Sådan øger du produktiviteten: 16 praktiske tips
At øge produktiviteten er det ultimative mål for enhver virksomhed og professionel i dag.
Da det er et almindeligt mål for en enheds (og en medarbejders) vækst og udvikling, er det en faktor, der i høj grad tages i betragtning. Individuel forbedring af produktiviteten vil også resultere i teamforbedring.
Få dit gratis eksemplar og find de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere.
Nogle gange kan jagten på produktivitet blive mindre end bæredygtig. Folk bliver drevet til udbrændthed, hvis de ikke bliver guidet på en god vej mod produktivitet.
De strategier og tips, der præsenteres her, er alle fokuseret på at finde en balance mellem effektive måder at øge produktiviteten og arbejde smartere på. Find ud af, hvordan du øger din produktivitet.
Sådan øger du produktiviteten
1. Gør brug af produktivitetsmålere
Det er en af de bedste måder at øge produktiviteten på, fordi du kommer til at måle, hvordan du bruger din tid!
Brug alle de værktøjer, du har til rådighed, men gør især brug af produktivitetssporingsapps som f.eks. Timeular.
Disse værktøjer er meget nyttige til at vurdere situationen: De hjælper dig med at kende dine arbejdsrytmer og behov ved at spore, hvor lang tid en bestemt opgave tager, og det hjælper dig med at sikre, at du overholder dine mål. Tidsmåling er en vane, du kan udvikle for at blive mere og mere produktiv i fremtiden.
Opbyg en vane ved hjælp af muskelhukommelse og en stærk fysisk påmindelse. Alle nye brugere får 2 måneders gratis abonnement, når de tilslutter en ny Tracker.
2. Vær klar over, hvad du skal gøre
Der er mange måder at øge produktiviteten på. Lad os starte med det grundlæggende.
Produktivitet på arbejdspladsen eller i arbejdstiden afhænger af mange elementer i dit daglige liv. Jo mere du forbereder dig på forhånd og gør dig klart, præcis hvad det er, du vil, har brug for eller skal gøre, jo lettere og hurtigere vil du bevæge dig, når du først er i gang.
Folk, der kæmper med at være og forblive produktive, springer ofte denne forberedelsesfase over.
Det kan være nyttigt at udarbejde en to-do-liste, have en planlægger (analog eller digital) til at planlægge møder og opgaver og bruge teknikker som tidsboksning.
Organiser din tidsplan, og brug en tidsregistrering for at sikre, at du udfører opgaverne på den rigtige tid. I dit privatliv skal du sørge for, at tingene er organiseret på en måde, der kan hjælpe dig med at undgå distraktioner.
3. Stop med at multitaske
Du har sikkert hørt det før, og forhåbentlig tror du på det nu: Multitasking skader din produktivitet.
At jonglere med mange opgaver på samme tid er ikke så produktivt, som det måske ser ud til. Ved at fokusere på én opgave ad gangen vil den blive udført på et højere niveau og på kortere tid, så du uden problemer kan gå videre til den næste opgave. Ved at multitaske spilder du energi og tid.
4. Gå i dybden med arbejdet
Deep work er det modsatte af multitasking eller konstant kontekstskift. I dyb arbejdstilstand dedikerer du bevidst alt dit fokus til én opgave ad gangen, hvilket giver flere fordele som f.eks. hurtigere opgaveløsning, mere flittigt arbejde eller forbedret kreativitet.
Planlæg en dyb arbejdssession hver dag for at sikre, at mindst to eller tre timer om dagen bruges 100 % produktivt. For at styre din tid under en dyb arbejdssession kan du bruge vores gratis Pomodoro-timer, som automatisk registrerer tiden for dine arbejds- og pausesessioner.
5. Sæt realistiske mål
Lad være med at sabotere dig selv fra starten. Produktivitet eksisterer ikke på en statisk spillebane.
Store projekter kan let blive skræmmende, selv om de ikke ser sådan ud i begyndelsen. Målene skal være forståelige og opnåelige, men først og fremmest skal de være klart definerede.
Spørg dig selv, om du har ressourcerne til at udføre det, du skal, og del dine opgaver op i overkommelige mindre opgaver. Du vil udføre opgaver, nå dine mål og føle dig mere produktiv i det hele taget.
TIP: Lær forskellige prioriteringsteknikker at kende, som du kan bruge til at øge produktiviteten.
6. Lær at prioritere opgaver
At vide , hvordan man prioriterer opgaver, er en anden måde at øge sin produktivitet på. Du skal bare identificere det mest presserende arbejde, der skal gøres, i et meget smart strategisk træk, der hjælper med at øge produktiviteten.
Du kan prioritere tingene på flere forskellige måder. Du skal bare følge den metode, der fungerer bedst for dig. Det kan for eksempel være
- Prioriter efter forfaldsdato.
- Prioriter efter, hvor meget det haster.
- Prioriter efter vigtighed.
Der er flere metoder til at organisere din arbejdsbyrde. Vidste du, at utilstrækkelig prioritering er ansvarlig for overbelastning af arbejdet? Så vælg en og prøv den!
Få dit gratis eksemplar og find de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere.
7. Gør de sværeste ting først
Det er fristende at undgå svære, hårdere og tidskrævende opgaver, men sandheden er, at hvis du tager fat på dine sværeste projekter først, vil du øge din motivation og dit fokus resten af dagen.
Vi vender tilbage til dette punkt, men prøv at få løst disse større og mere krævende opgaver på det tidspunkt af dagen, hvor du er mest produktiv. For de fleste mennesker vil det være som det første om morgenen.
Har du hørt om Eat the Frog-teknikken? Opkaldt efter et Mark Twain-citat: "Spis en levende frø som det første om morgenen, og der vil ikke ske dig noget værre resten af dagen", betyder denne teknik, at du starter dagen med at udføre de "værste" af dine opgaver. Det "værste" vil blive gjort før snarere end senere, og resten af dagen vil virke lettere at tackle.
8. Uddelegér, når det er nødvendigt
Hvis du er teamleder, er dette punkt endnu vigtigere, men selv hvis du arbejder alene, kan det være nødvendigt at overveje outsourcing.
På den måde kan du fokusere på dine projekter med større effekt. Planlæg og afstem de opgaver, der er vigtige og presserende for dig selv at arbejde på, og de opgaver, der ikke er så vigtige, men som stadig skal udføres, og som skal uddelegeres.
Hvis du kæmper med uddelegering, så læs dit indlæg og lær, hvordan du mestrer uddelegering af opgaver.
9. Begræns dine distraktioner
Det er meget normalt at blive distraheret, mens man arbejder eller udskyder noget, og fokus kommer ikke altid af sig selv. Men helt ærligt, vi kunne alle gøre en større indsats for at bekæmpe distraktioner. Sluk din telefon, vælg flytilstand, og brug apps til fokustilstand eller teknikker som Pomodoro.
Pomodoro-teknikken bruges ofte til at forhindre distraktioner og fuldføre opgaver. Brug en Pomodoro-timer til at indstille tidsindstillede sprints på 25 minutter. I løbet af dette tidsrum fokuserer du på opgaven. At vide, at du kun skal fokusere i en kortere periode, er en fremragende måde at øve din evne til at fokusere i længere tid på.
Læs også: De bedste alternativer til Pomodoro-metoden
10. Indstil påmindelser
Indstil påmindelser på din telefon eller i din produktivitetsapp. Det er meget nyttigt at have en liste med påmindelser, hvis du hurtigt kan angive de specifikke handlinger, du skal udføre, og hvorfor de er vigtige.
Det betyder, at det er vigtigt at give dine påmindelser en vis kontekst, da det bliver hurtigere at identificere, hvad der er nødvendigt for at handle og være mere produktiv.
11. Sørg for at holde pauser
At være "produktiv" betyder ikke nødvendigvis at sidde stille i otte timer i træk. Det er muligt at gøre det i en dag eller to, men et menneske er ikke og kan ikke være en robot. I sidste ende brænder man ud.
Produktivitet handler om flow. Det handler om at kende sine grænser og være bevidst om, hvordan man bevæger sig inden for sine egne begrænsninger.
Måske er du nødt til at holde 10 minutters pause for hver 50 minutters fokus. Eller måske kan du arbejde i fire timer uden problemer, men så har du brug for at holde fri om eftermiddagen, før du kaster dig ud i en ny arbejdssession.
At være produktiv kan ikke baseres på andres vaner eller måde at gøre tingene på. Det handler om at kende sig selv og bruge sine vaner til sin fordel. En undtagelse, der kan opretholdes, er, at når du er i et godt flow, en tilstand af ubesværet og effektiv produktivitet, er det bedst ikke at afbryde dig selv.
Vidste du, at pauser hjælper med at reducere stress? Find ud af de mest almindelige årsager til stress på arbejdet.
Du kan også prøve fem-minutters reglen. Den fungerer ved, at du lover at bruge bare fem minutter på en bestemt opgave. På den måde eliminerer du mange af de undskyldninger, der afholder dig fra overhovedet at gå i gang med den til tider frygtelige opgave. Næsten alle kan afsætte bare fem minutter til at skrive en e-mail, svare på beskeder, skitsere noget eller organisere noter, bare for at give et par eksempler.
Teknikken er nyttig, fordi motivationen til at fortsætte som regel er der, når de fem minutter er gået. Selv om du går videre til en anden produktiv opgave, er de små opgaver, der er afsluttet inden for de fem minutter, et stort bidrag til din overordnede motivation og produktivitet, da de mindre opgaver er dem, vi udskyder mest.
12. Del, hvad du gør, for at få feedback
Feedback er ekstremt vigtigt, og der kan spares meget tid på en enkelt samtale, hvor nogen meget tydeligt påpeger noget, der ikke fungerer, som det skal. Det er måske ikke let at høre i øjeblikket, men du vil være taknemmelig for det senere.
At modtage feedback og omsætte den til handling er vigtigt for, at alle kan udvikle sig, både karrieremæssigt og personligt. Konstruktiv kritik er med til at øge produktiviteten, da den hjælper dig med at undgå fejl og spildtid i fremtiden.
13. Planlæg arbejdsdagen strategisk
Vi har alle forskellige rytmer. Nogle mennesker er superproduktive, så snart de vågner, og andre er natteravne. Uanset hvad du foretrækker, skal du bare få det til at fungere til din fordel. Læg mærke til, hvornår du er mest produktiv på arbejdet, og planlæg de sværeste opgaver til den periode.
Hvis du er ramt af den berømte energipause efter frokost, så brug den tid til at udføre opgaver som at tjekke e-mails, gøre rent på dit skrivebord, udføre administrative opgaver osv. "Nemmere" ting, som ikke kræver 100 % af dit fokus.
Fleksible og hybride arbejdsformer har fremmet arbejdskonceptet og har i den grad fremmet fleksibilitet og produktivitet. Folk er ansvarlige for deres egen tid og skema.
Nogle medarbejdere arbejder bedst om morgenen, mens andre er mest produktive efter frokost. Nu er der mere frihed til at handle ud fra det: At finde ud af, hvornår man er mest produktiv, og tilrettelægge sin dagsplan, så man får mest muligt ud af de tidspunkter, hvor energien er på sit højeste, er en glimrende måde at øge produktiviteten på.
Læs også: Hvordan påvirker fjernarbejde produktiviteten?
14. Find den produktivitetsapp, der virker for dig
Vi er nået til den del af denne liste med forslag, som skal omsættes til praksis over tid, når du når et højt tempo på vejen mod en tilstand af organisering.
Når du har fundet den bedste kalender, den bedste gratis digitale planner, det bedste marketingværktøj, den bedste app til at tage noter og den bedste tidsregistrering, så behold dem. Brug dem godt, så bliver de dine bedste venner.
Nyd de gratis forsøg, og bliv ved med at eksperimentere, indtil du finder dem.
Læs også her:
15. Skab en rutine
Der er absolut noget at sige om at have en rutine. Så snart timen slår til, træner du dig selv til at vide, at du skal indstille dig på det fokus, der kræves for at udføre dit bedste arbejde. Konsistens er det, du er ude efter, og det er en nøglefaktor for højere produktivitet.
Det er udmattende at forsøge at være produktiv, når man den ene dag arbejder om morgenen, den næste dag arbejder om aftenen, og den næste dag arbejder midt på dagen.
En rutine er gavnlig og fjerner i sig selv distraktionen ved at skulle tilpasse sig noget "nyt".
Tænk på at skabe en rutine, der giver din dag struktur og en følelse af forudsigelighed. Det vil ikke fungere perfekt hver dag, for der sker uventede ting, og sådan er det.
Det, du har brug for, er en grundlæggende struktur for, hvornår du vågner, spiser, arbejder, laver aktiviteter og sover, hvilket kan hjælpe dig med at føle dig mindre stresset og mere organiseret.
16. Hold din arbejdsplads ren og organiseret
En god måde at holde hovedet klart og være produktiv på er at holde sin arbejdsplads ren. Læg alting på plads, og lad kun det ligge, som du har brug for til at udføre dit arbejde.
Hvis du arbejder hjemmefra, skal du indrette og organisere dit rum strategisk efter din smag. Det er smart at være minimalistisk og undgå rod, prøv det. Rent rum, rent sind! Og den samme logik gælder for din virtuelle arbejdsplads.
Vidste du, at digitalt rod kan gøre underværker i forhold til at reducere angst og forbedre dit arbejdsliv? Du vil føle dig motiveret, og dermed vil du være mere produktiv, samtidig med at du undgår stress. Brug lidt tid på at organisere dine filer, læse ventende beskeder i din indbakke, tjekke notifikationer i arbejdssoftware osv.
Konklusion
Dette er nogle af de bedste måder at øge produktiviteten på. Det betyder ikke, at de alle vil fungere for dig. Du må prøve dig frem og finde ud af, hvad der fungerer bedst for dig.
Ingen er produktive på samme måde, og hvis du prøver at blive mere produktiv, skal du ikke forsøge at overkompensere lige fra starten.
Fokuser på at prøve et eller to af disse produktivitetstips ad gangen. Ved at gøre dem til en vane kan alle udvikle færdigheder på dette område, reducere stress og nå personlige og professionelle mål.
Et vigtigt begreb at huske på og tage alvorligt er at sætte grænser. Det er godt at udvise fleksibilitet, melde sig frivilligt til ekstra arbejde og være proaktiv, men manglen på grænser på arbejdet kan skade din produktivitet. At sætte grænser forhindrer dig i at blive overvældet.
Balance og konsekvens er de to begreber, der bør styre dine arbejdsdage.
Du er måske interesseret i: