Efekt czasowej małpy: jak prowadzi do niedokładnych szacunków i niepowodzeń projektów?
Czy pamiętasz, jak siedziałeś w klasie, a twoje oczy były utkwione w zegarze i nie posuwały się do przodu, bez względu na to, jak długo się wpatrywałeś? E.t.e.r.n.i.t.y. Wręcz przeciwnie, podczas ekscytujących zajęć dzwonek zadzwonił po kilku minutach, a nie po godzinie.
W obu scenariuszach nasze emocje rozszerzają naszą percepcję czasu.
Chociaż jest to znane i potwierdzone przez naukę, to uczucie cofania się w czasie i latania w czasie nie miało nazwy. Nazwaliśmy je więc Efektem Małpy Czasu.
Pobierz bezpłatną kopię i dowiedz się, jak wykorzystać moc śledzenia czasu w swoim zespole.
Czym jestefekt małpy czasu?
Koncepcja ta czerpie inspirację z tego, co większość z nas zna jako wewnętrzną małpę mózgową, którą Tim Urban dobrze zwizualizował w swoim wykładzie TED z ponad 60 milionami wyświetleń.
Kiedy nasza wewnętrzna małpa dobrze się bawi, czas wydaje się lecieć. I odwrotnie, gdy jest niezainteresowana lub nieszczęśliwa, czas wydaje się wlec i mamy tendencję do zwlekania. Ta subiektywna dylatacja i kurczenie się czasu jest tym, co nazwaliśmy efektem małpy czasu.
W rzeczywistości to nie małpa. To nasze emocje kontrolują naszą percepcję. Naukowcy szeroko udokumentowali to zjawisko, ale nigdy nie nadali mu nazwy. Zrobiliśmy to, ponieważ uważamy, że efekt małpy czasu jest najważniejszą rzeczą, która psuje nasze codzienne plany.
Jest to podstawowa przyczyna błędnej oceny czasu realizacji zadań, a tym samym codziennej porażki. Na szczęście można to naprawić.
Zalety efektu czasowej małpy
Efekt Małpki Czasu przejawia swoje zalety, gdy znajdujemy się w "stanie przepływu", stanie psychicznym całkowitego pochłonięcia zadaniem, ukutym przez psychologa Mihaly'ego Csikszentmihalyi'ego. W tym stanie można wykonywać złożone zadania z wysoką wydajnością i jakością.
Możesz pozostać skupionym laserowo, nie zdając sobie sprawy z upływu czasu, co prowadzi do dalszych korzyści. Ludzie są do pięciu razy bardziej produktywni, mogą uczyć się do 230% szybciej i są bardziej szczęśliwi. Jeśli tego doświadczyłeś, z pewnością pamiętasz, że po wykonaniu pracy byłeś prawie bardziej naładowany energią niż przed nią, prawda? Wszystko po prostu płynie. Czas. Energia. Postęp. Właśnie dlatego mamy tendencję do bardzo optymistycznego szacowania podobnych zadań.
Wady efektu czasowej małpy
Z drugiej strony, gdy rzeczy są nieciekawe, wada efektu małpy czasu zaczyna działać. Czas wlecze się w zwolnionym tempie i wydaje się, że idziesz pod górę. W pewnym sensie jest to dobra rzecz, ponieważ twoja małpa mówi ci, że czas byłby lepiej spędzony na czymś innym.
Czasami jednak trzeba wykonać również mniej przyjemną pracę. Wszyscy o tym wiemy, ale to nie pomaga. Z pewnością odczułeś kiedyś ból i tarcie każdej minuty spędzonej na takich zadaniach. Pochłaniają one mnóstwo energii, przez co jesteś na nie niemal uczulony i przeceniasz czas trwania podobnych zadań, gdybyś musiał wykonać je ponownie.
Projekty kończą się fiaskiem z powodu efektu małpy czasu
Ponieważ efekt małpiej godziny powoduje, że interesujące i nieinteresujące zadania mają różne wagi czasowe, mamy tendencję do nieprawidłowego szacowania czasu. Niedokładne oszacowanie czasu na etapie planowania jest jednym z głównych powodów, dla których projekty często przekraczają budżet i prowadzą do przekroczenia kosztów.
Przykładowo, ankieta przeprowadzona przez KPMG wykazała, że 60% firm zgłosiło jeden lub więcej nierentownych projektów w poprzednim roku, przy czym niedokładne szacunki czasu i kosztów były istotnym czynnikiem. Efekt czasowej małpy jest główną przyczyną błędnych szacunków, wraz z rozszerzaniem zakresu i zmieniającymi się priorytetami.
Te istotne wyzwania związane z szacowaniem czasu i planowaniem projektów można jednak przezwyciężyć. Możesz ćwiczyć swoje postrzeganie czasu, śledząc, jak długo rzeczy trwają w rzeczywistości.
Trenuj małpę czasu, śledząc swój czas
Aby zminimalizować ryzyko błędnych szacunków, ważne jest, aby wytrenować swoją małpę czasu. Powinieneś rozwinąć dokładne zrozumienie i szacowanie czasu poprzez śledzenie czasu. W ten sposób zbudujesz świadomość tego, jak długo trwają rzeczywiste działania.
- Zdasz sobie sprawę, że czynności takie jak odpowiadanie na e-maile nie zajmują dużo czasu, ale z drugiej strony ta jedna "szybka" sprawa, która wkradła się do twojego popołudnia, zajęła 1 godzinę.
- Pod koniec miesiąca zdasz sobie sprawę, że wszystkie te małe rzeczy w międzyczasie dały w sumie 10 godzin.
- Zdasz sobie sprawę, że jeden rodzaj zadania zajmuje X godzin, a drugi Y.
- Zdasz sobie sprawę, że poświęcasz 30% swojego czasu na nieplanowaną pracę.
- Otrzymasz potwierdzenie, że nie da się wykonać swojej pracy bez zatrudnienia kolejnej osoby, ale teraz masz liczby, aby uświadomić to swojemu przełożonemu.
Wszystkie te uświadomienia i spostrzeżenia trenują twoje postrzeganie tego, jak długo rzeczy trwają naprawdę, a w rezultacie sprawią, że twoje szacunki, budżety i plany będą bardziej dokładne i wiarygodne.
Nagle wszystkie codzienne plany przestaną być tak chaotyczne, a lista rzeczy do zrobienia skróci się, a nie wydłuży.
Jest tylko jedno zastrzeżenie - śledzenie czasu nie jest łatwe, chyba że wybierzesz łatwe rozwiązanie. Na szczęście z pomocą przychodzi Timeular .
Najłatwiejsze i najdokładniejsze rozwiązanie do śledzenia czasu pracy
Śledzenie czasu nie jest najbardziej ekscytującą rzeczą na świecie. Jednak ogromne korzyści sprawiają, że warto to robić. Najważniejszą rzeczą jest jednak natychmiastowe śledzenie czasu. Ma to kluczowe znaczenie, aby dowiedzieć się, ile czasu naprawdę zajmują rzeczy. Jeśli skończymy na śledzeniu w piątek tego, co zrobiliśmy w poniedziałek, efekt małpy czasu sprawi, że będziemy okłamywać samych siebie, tak jak w przypadku każdego innego szacunku. Małpa czasu potrzebuje krótkiej pętli sprzężenia zwrotnego. Tylko w ten sposób można ją wytrenować.
Aby natychmiast śledzić czas, ważne jest, aby wybrać rozwiązanie do śledzenia czasu, które jest łatwe. Dlatego Timeular łączy najprostsze metody śledzenia czasu w jednym rozwiązaniu: Wystarczy nacisnąć jeden skrót na komputerze, rzucić naszą 8-ścienną kostką lub aktywować automatyczne śledzenie. Jeśli nie wierzysz, że to proste, spójrz na nasze recenzje.
Już po kilku dniach śledzenia doświadczysz pierwszych momentów Aha. Po kilku tygodniach będziesz mieć znacznie lepsze wyobrażenie o tym, dokąd zmierza twój czas, co pozwoli ci na ustalenie znacznie dokładniejszych szacunków i wiarygodnych planów. Być może będziesz nawet w stanie rozliczać więcej swojego czasu.
Ale to już inna historia. Najpierw oswójmy swoją Małpę Czasu! Gotowy, by zacząć?
Możesz być zainteresowany:
- Kompletny przewodnik po zarządzaniu projektami
- Jakie są cele zarządzania projektami?
- Jak sporządzić raport z zarządzania projektem
"Jeśli nie śledzisz swojego czasu, możesz oddawać go za darmo. Korzystanie z Timeular pozwala nam świadomie planować i spędzać czas" - Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design.