Śledzenie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu w celu śledzenia projektów

Rozliczanie klientów: Jak robić to dokładnie

Autor: Karolina Matyska

17 maja 2023 r.

Dokładne rozliczanie klientów ma fundamentalne znaczenie w każdej organizacji. Jeśli chodzi o prowadzenie firmy, niewiele rzeczy jest tak ważnych, jak zrozumienie, jak prawidłowo rozliczać klientów.

Chociaż budowanie sprzedaży, pozyskiwanie nowych klientów i potencjalnych klientów oraz promowanie swoich towarów i usług są kluczowe dla każdej firmy, nie przyniosą one oczekiwanych przychodów, jeśli brakuje wiedzy na temat skutecznego rozliczania klientów.

Zacznij śledzić każdą rozliczaną minutę, aby zmaksymalizować swoje dochody.

Timeular to łatwa w obsłudze aplikacja, dzięki której z łatwością zmierzysz czas poświęcony na pracę dla klienta.

Tak więc, jeśli chcesz być mistrzem w rozliczaniu klientów i otrzymywać płatności lepiej i szybciej, oto nasz proces krok po kroku, aby prowadzić swój biznes znacznie płynniej.

Co oznacza rozliczenie klienta?

Fakturowanie klienta to proces rozliczania kogoś za dostarczone towary lub usługi. Wręczasz lub wysyłasz klientowi rachunek określający, ile pieniędzy jest ci winien za te towary lub usługi.

Fakturowanie jest niezwykle ważnym zadaniem dla każdej firmy, aby utrzymać przepływ gotówki i utrzymać płynność finansową firmy. Utrzymanie dodatniego przepływu gotówki przez cały rok jest koniecznością dla każdej firmy.

Jak wygląda proces rozliczania klienta?

Proces rozliczania klienta zazwyczaj obejmuje takie kroki, jak utworzenie faktury, która zawiera listę dostarczonych towarów lub usług, cenę za jednostkę, ilość i całkowitą należną kwotę.

Faktura może również zawierać inne czynniki, takie jak obowiązujące podatki, opłaty lub rabaty. Po wysłaniu faktury do klienta, musi on zapłacić należną kwotę w uzgodnionym terminie.

WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz artykuł o rozliczaniu projektów, jeśli myślisz, że to to samo, co rozliczanie klientów.

Etapy procesu rozliczania klienta

Jednak dokładne kroki, które obejmują proces rozliczeniowy, mogą się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak rodzaj działalności, akceptowane metody płatności i inne. Niemniej jednak, niektóre wspólne kroki w procesie rozliczania klienta obejmują:

Utwórz fakturę: jest to pierwszy krok w procesie rozliczeniowym. Faktura zawiera listę produktów lub usług, które Ty lub Twoja firma dostarczyliście klientowi oraz cenę za każdą pozycję. Bardzo ważne jest, aby faktura była dokładna i zawierała wszystkie właściwe informacje, których klienci potrzebują, aby prawidłowo zapłacić za wymienione pozycje. Kluczowe jest również, aby faktura była tworzona w sposób łatwy do zrozumienia dla klienta. W razie potrzeby podaj wyjaśnienia dotyczące wszelkich opłat, wymień warunki płatności i dołącz dodatkowe informacje, takie jak kontakt w celu uzyskania dodatkowych informacji.
Wyślij fakturę: po wygenerowaniu faktury nadszedł czas, aby wysłać ją do klienta. Możesz wysłać ją e-mailem, pocztą, faksem, a nawet za pośrednictwem internetowego portalu rozliczeniowego, jeśli taki posiadasz.
Śledzenie płatności: ostatnim krokiem w procesie rozliczeniowym jest odebranie pieniędzy od klienta. Po wysłaniu faktury oczekujesz otrzymania pieniędzy, więc musisz je śledzić. Możesz śledzić płatności za pomocą oprogramowania do fakturowania lub po prostu wysyłać przypomnienia lub powiadomienia w przypadku zaległej płatności.
Przetwarzanie płatności: po otrzymaniu płatności przystępujesz do jej przetwarzania, co może obejmować zdeponowanie czeków, przeprowadzenie transakcji kartą kredytową lub wykorzystanie innych akceptowanych metod płatności.

Zalecane narzędzia:

Zwiększ zaufanie klientów dzięki przejrzystemu fakturowaniu

Dzięki Timeular można uzyskać dostęp do dokładnych raportów za pomocą jednego kliknięcia

Jakie są różne sposoby rozliczania klienta?

W zależności od prowadzonej działalności i osobistych preferencji, może istnieć wiele sposobów rozliczania klientów: rozliczenia godzinowe, oparte na wartości, ryczałtowe, retainer i subskrypcyjne .

Rozliczanie godzinowe: obejmuje rozliczanie klientów na podstawie liczby godzin spędzonych na pracy dla nich. Stawka godzinowa jest uzgadniana z góry i zazwyczaj opiera się na poziomie wymaganej wiedzy specjalistycznej i ilości czasu potrzebnego do wykonania zadania.
Rozliczanie na podstawie wartości: polega na obciążaniu klientów na podstawie wartości dostarczanej przez Twoje usługi, a nie czasu lub wysiłku. Ta metoda rozliczeń może opierać się na wpływie usług na działalność klienta, takim jak między innymi stopień wzrostu przychodów lub redukcji kosztów.
Rozliczanie ryczałtowe: w tym procesie rozliczeniowym pobierana jest stała kwota za konkretny projekt lub usługę, niezależnie od czasu poświęconego na jego realizację. Może to być korzystne na przykład dla klientów, którzy chcą przewidywalnego kosztu pracy z góry.
Retainer billing: polega na pobieraniu stałej opłaty od klienta za określoną ilość pracy w określonym okresie, zwykle miesiącu, za bieżące usługi, takie jak doradztwo lub usługi prawne. Opłata retainer jest zazwyczaj uiszczana z góry i zapewnia klientowi dostęp do określonej liczby godzin lub usług każdego miesiąca.
Rozliczenia subskrypcyjne: najczęściej spotykane w branżach takich jak usługi oprogramowania, usługi przesyłania strumieniowego, czasopisma i członkostwo w siłowni. Metoda ta polega na obciążaniu klientów cykliczną opłatą za dostęp do produktu lub usługi przez określony czas, na przykład co miesiąc lub co rok. Może to być korzystne dla klientów, którzy chcą mieć stały dostęp do usługi lub produktu.

Dowiedz się wszystkiego o rozliczanych godzinach i ich znaczeniu dla przychodów.

Jaki jest termin wystawienia faktury?

Chociaż nie ma dobrej odpowiedzi, czas, jaki można dać klientom na opłacenie faktury, może się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak branża, relacje z klientem i uzgodnione wcześniej warunki płatności.

Powszechnym terminem płatności jest danie klientom 30 dni na opłacenie faktury. Termin ten można jednak negocjować. Można to omówić z klientem i ustalić krótszy lub dłuższy termin płatności niż 30 dni.

Niektórzy mogą oferować krótsze terminy płatności, takie jak 15 lub 20 dni, podczas gdy inni mogą preferować dłuższe terminy płatności, takie jak 45 lub 60 dni. Tak czy inaczej, niezależnie od tego, na co się zgodzisz, warunki płatności i termin płatności powinny być wyraźnie określone na fakturze.

Załóżmy, że ty i twój klient zgadzacie się na 30 dni; oznacza to, że twój klient ma 30 dni od daty wystawienia faktury na dokonanie płatności.

Posiadanie jasnych warunków płatności jako firma lub usługodawca ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia nieporozumień lub opóźnień w płatnościach i ważne jest, aby poinformować o nich klientów z wyprzedzeniem. Jeśli płatność nie zostanie otrzymana w uzgodnionym terminie, konieczne może być wysłanie przypomnienia lub dalszych działań do klienta, aby upewnić się, że nie zostanie ona zapomniana.

W jaki sposób śledzenie czasu może pomóc w rozliczaniu klientów?

Śledzenie czasu pracy to proces monitorowania i rejestrowania czasu spędzonego na działaniach, zadaniach i projektach. Wiąże się to z prowadzeniem szczegółowego rejestru czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy nad określonymi zadaniami oraz śledzeniem czasu trwania przerw, spotkań i innych czynności w ciągu dnia.
Śledzenie czasu może być wykonywane ręcznie przy użyciu narzędzi, takich jak arkusze czasu pracy, arkusze kalkulacyjne lub dedykowane oprogramowanie do śledzenia czasu. Alternatywnie, można to zautomatyzować za pomocą niesamowitych aplikacji, takich jak Timeular.

Wdrożenie śledzenia czasu i korzystanie z odpowiedniego oprogramowania do śledzenia czasu może być bardzo przydatne w rozliczaniu klientów, ponieważ pozwala dokładnie śledzić ilość czasu spędzonego na projekcie lub zadaniu dla klienta.

Śledząc poświęcony czas, można wykorzystać te informacje do dokładnego rozliczania wszystkich klientów w oparciu o rzeczywisty czas poświęcony na pracę.

Oto kilka sposobów, w jakie śledzenie czasu pracy może pomóc w rozliczaniu klientów:

Dokładne fakturowanie: śledząc czas spędzony nad projektem lub zadaniem, można łatwiej wystawiać klientom rachunki za rzeczywisty czas pracy. Może to pomóc uniknąć zawyżania lub zaniżania rachunków klientów, co może prowadzić do sporów lub utraty ogólnych przychodów.
Przejrzystość: śledzenie czasu jest kluczem do zapewnienia przejrzystości dla klientów, pokazując im, w jaki sposób rozliczone godziny zostały spędzone. Na przykład, jeśli korzystasz z aplikacji do śledzenia czasu pracy, takiej jak Timeular, możesz tworzyć raporty ze wszystkich zapisów czasu pracy, dostosowywać je lub eksportować dane. Może to pomóc w budowaniu zaufania klientów i zademonstrowaniu wartości swoich usług.
Lepsze zarządzanie projektami: śledzenie czasu może dostarczyć cennych informacji do zarządzania projektami i pomóc w optymalizacji procesu pracy. Pozwala określić, gdzie mogą być potrzebne dodatkowe zasoby, śledzić postępy i zapewnić, że projekty zostaną ukończone na czas i w ramach budżetu.
Zwiększona wydajność: śledzenie czasu może pomóc w zidentyfikowaniu nieefektywności lub obszarów, w których czas jest niewłaściwie wykorzystywany. Śledzenie czasu i uzyskiwanie tych cennych danych może pomóc w udoskonaleniu procesów i zwiększeniu produktywności, co ostatecznie może przynieść korzyści Tobie i Twoim klientom oraz doprowadzić do zwiększenia rentowności.

Przeczytaj: Jak prawnicy śledzą rozliczane godziny?

FAQ

Jak poprosić klienta o więcej pieniędzy?

Pierwszą rzeczą, którą możesz zrobić, jest przejrzenie umowy lub porozumienia, które masz z tym klientem i potwierdzenie, że jest ona zgodna z pożądanymi parametrami. Jeśli tak nie jest, musisz jasno i konkretnie wyrazić swoją prośbę o więcej pieniędzy od klienta, aby upewnić się, że rozumie on, dlaczego chcesz poprosić o więcej. Pamiętaj, aby być elastycznym i otwartym na negocjacje, aby wszyscy byli zadowoleni, i zawsze zachowuj profesjonalny ton.

Jak grzecznie poprosić klienta o zapłatę?

Możesz wysłać uprzejmą wiadomość e-mail z przypomnieniem lub wiadomość do klienta przypominającą o konieczności zapłaty. Nie zapomnij jasno i konkretnie określić należnej kwoty, terminu płatności i akceptowanych metod płatności. Jeśli klient ma jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące procesu płatności, zaoferuj pomoc i podaj termin płatności, aby zachęcić klienta do jak najszybszego działania.

Wnioski

Mamy nadzieję, że ten artykuł okazał się pomocny!

Pamiętaj, że dokładne rozliczenia z klientami mają kluczowe znaczenie dla kondycji finansowej i sukcesu Twojej firmy, niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie, czy samodzielnie jako freelancer.

Rozumiejąc różne dostępne metody rozliczeń, ustalając jasne warunki płatności i dokładnie śledząc czas, możesz zapewnić, że rozliczasz swoich klientów uczciwie i odpowiednio.

Chociaż może to być delikatna kwestia, ważne jest, aby podchodzić do rozliczeń w sposób przejrzysty i profesjonalny. Pamiętaj o tym, że dzięki przejrzystym rozliczeniom z klientami możesz budować silne relacje z klientami i zapewnić, że Twoja firma działa tak skutecznie i wydajnie, jak to tylko możliwe.

Możesz być zainteresowany: