Tracciare le ore fatturabili e non fatturabili per tenere traccia dei vostri progetti

Fatturazione dei clienti: Come farlo in modo accurato

Autore: Karolina Matyska

17 maggio 2023

La fatturazione accurata dei clienti è fondamentale in ogni organizzazione. Quando si tratta di mantenere un'azienda, poche cose sono importanti quanto capire come fatturare correttamente ai clienti.

Sebbene la creazione di vendite, l'acquisizione di nuovi clienti e contatti e la promozione di beni e servizi siano fondamentali per qualsiasi azienda, non genereranno i ricavi attesi se non si sa come fatturare efficacemente ai clienti.

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Quindi, se volete essere i padroni della fatturazione dei clienti e farvi pagare meglio e più velocemente, ecco il nostro processo passo dopo passo per gestire la vostra attività in modo molto più fluido.

Che cosa si intende per fatturazione al cliente?

La fatturazione al cliente è il processo di fatturazione di una persona per i beni o i servizi che le avete fornito. Il cliente riceve o invia una fattura che indica l'importo che gli è dovuto per tali beni o servizi.

La fatturazione è un'attività estremamente importante per qualsiasi azienda, per mantenere il flusso di cassa e le finanze. Mantenere un flusso di cassa positivo durante tutto l'anno è una necessità per qualsiasi azienda.

Qual è il processo di fatturazione dei clienti?

Il processo di fatturazione al cliente comprende solitamente fasi quali la creazione di una fattura che elenca i beni o i servizi forniti, il prezzo unitario, la quantità e l'importo totale dovuto.

La fattura può includere anche altri fattori, come le tasse, le commissioni o gli sconti applicabili. Una volta inviata la fattura al cliente, questi deve pagare l'importo dovuto entro i termini concordati.

SUGGERIMENTO: leggete il nostro articolo sulla fatturazione dei progetti se pensate che sia la stessa cosa della fatturazione dei clienti.

Fasi del processo di fatturazione al cliente

Tuttavia, le fasi esatte del processo di fatturazione possono variare a seconda di molti fattori, come il tipo di azienda, i metodi di pagamento accettati e altri. Tuttavia, alcune fasi comuni del processo di fatturazione al cliente includono:

Creare una fattura: è la prima fase del processo di fatturazione. Nella fattura vengono elencati i prodotti o i servizi che voi o la vostra azienda avete fornito al cliente e il prezzo di ciascun articolo. È molto importante che la fattura sia accurata e contenga tutte le informazioni giuste di cui i clienti hanno bisogno per pagare correttamente gli articoli elencati. È inoltre fondamentale che la fattura sia creata in modo da essere facilmente comprensibile per il cliente. Se necessario, fornite spiegazioni su eventuali addebiti, elencate i termini di pagamento e includete informazioni aggiuntive, come il vostro contatto per eventuali informazioni aggiuntive.
Inviare la fattura: una volta generata la fattura, è il momento di inviarla al cliente. Potete inviarla per e-mail, posta, fax o anche attraverso un portale di fatturazione online, se ne avete uno.
Tracciare il pagamento: la fase finale del processo di fatturazione consiste nell'incassare il denaro dal cliente. Dopo aver inviato la fattura, ci si aspetta di ricevere il denaro, quindi è necessario tracciarlo. È possibile tenere traccia dei pagamenti utilizzando un software di fatturazione o semplicemente inviando promemoria o follow-up in caso di ritardo nel pagamento.
Elaborare il pagamento: dopo aver ricevuto il pagamento, si procede alla sua elaborazione, che può comportare il deposito di assegni, l'esecuzione di transazioni con carta di credito o l'utilizzo di altri metodi di pagamento accettati.

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Quali sono i diversi modi per fatturare a un cliente?

A seconda della vostra attività e delle vostre preferenze personali, potete fatturare i vostri clienti in molti modi: fatturazione oraria, a valore, forfettaria, a quota fissa e in abbonamento.

Fatturazione oraria: prevede la fatturazione ai clienti in base al numero di ore di lavoro. La tariffa oraria viene concordata in anticipo e di solito si basa sul livello di competenza richiesto e sulla quantità di tempo necessaria per completare il lavoro.
Fatturazione basata sul valore: prevede la fatturazione ai clienti in base al valore fornito dai vostri servizi, anziché al tempo o all'impegno profuso. Questo metodo di fatturazione può basarsi sull'impatto che i servizi hanno sull'attività del cliente, come ad esempio l'aumento dei ricavi o la riduzione dei costi.
Fatturazione a forfait: con questo processo di fatturazione, si addebita un importo fisso per un progetto o un servizio specifico, indipendentemente dal tempo impiegato. Questo può essere vantaggioso, ad esempio, per i clienti che vogliono un costo prevedibile per il lavoro in anticipo.
Fatturazione con ritenuta d'acconto: prevede l'addebito di un compenso fisso a un cliente per una determinata quantità di lavoro in un periodo specifico, di solito un mese, per servizi continuativi, come la consulenza o i servizi legali. Il compenso viene solitamente pagato in anticipo e consente al cliente di accedere a un numero prestabilito di ore o di servizi ogni mese.
Fatturazione in abbonamento: è comune soprattutto in settori come i servizi software, i servizi di streaming, le riviste e gli abbonamenti alle palestre. Questo metodo prevede l'addebito ai clienti di una quota ricorrente per l'accesso a un prodotto o a un servizio per un determinato periodo, ad esempio mensile o annuale. Questo metodo può essere vantaggioso per i clienti che desiderano un accesso continuo a un servizio o a un prodotto.

Scoprite tutto sulle ore fatturabili e sulla loro importanza per le vostre entrate.

Qual è il termine per l'emissione di una fattura?

Anche se non esiste una risposta giusta, il tempo che si può concedere ai clienti per pagare una fattura può variare a seconda di molti fattori, come il settore, il rapporto con il cliente e i termini di pagamento concordati in anticipo.

Un termine di pagamento comune è quello di concedere ai clienti 30 giorni per pagare una fattura. Tuttavia, se lo desiderate, questo termine può essere negoziato. Potete discuterne con il vostro cliente e stabilire un termine più breve o più lungo di 30 giorni.

Alcuni possono scegliere di offrire termini di pagamento più brevi, come 15 o 20 giorni, mentre altri possono preferire termini di pagamento più lunghi, come 45 o 60 giorni. In ogni caso, a prescindere da quanto concordato, i termini di pagamento e la data di scadenza devono essere chiaramente indicati sulla fattura.

Supponiamo che voi e il vostro cliente siate d'accordo con i 30 giorni; ciò significa che il cliente ha 30 giorni di tempo dalla data di emissione della fattura per effettuare il pagamento.

Avere termini di pagamento chiari come azienda o fornitore di servizi è fondamentale per evitare confusione o ritardi nei pagamenti, ed è importante comunicare questi termini ai clienti in anticipo. Se il pagamento non viene ricevuto entro i termini concordati, potrebbe essere necessario inviare un promemoria o un follow-up al cliente per assicurarsi che non venga dimenticato.

In che modo il monitoraggio del tempo può aiutarvi nella fatturazione ai clienti?

La rilevazione del tempo è il processo di monitoraggio e registrazione del tempo dedicato ad attività, compiti e progetti. Si tratta di tenere un registro dettagliato di quando si inizia e si smette di lavorare su compiti specifici e di tracciare la durata delle pause, delle riunioni e di altre attività nel corso della giornata.
La rilevazione del tempo può essere effettuata manualmente utilizzando strumenti come fogli di presenza, fogli di calcolo o software di rilevazione del tempo dedicati. In alternativa, può essere automatizzato attraverso applicazioni straordinarie come Timeular.

L'implementazione del monitoraggio del tempo e l'utilizzo del giusto software di monitoraggio del tempo possono essere molto utili per la fatturazione ai clienti, in quanto consentono di tenere traccia in modo accurato del tempo dedicato a un progetto o a un compito per il cliente.

Tracciando il tempo impiegato, è possibile utilizzare queste informazioni per fatturare accuratamente a tutti i clienti in base al tempo effettivamente impiegato per il lavoro.

Ecco alcuni modi in cui il monitoraggio del tempo può aiutarvi nella fatturazione ai clienti:

Fatturazione accurata: tracciando il tempo dedicato a un progetto o a un'attività, è più facile fatturare ai clienti con precisione il tempo effettivo in cui si è lavorato per loro. In questo modo si può evitare di fatturare troppo o troppo poco ai clienti, il che può portare a controversie o alla perdita di entrate complessive.
Trasparenza: il time tracking è fondamentale per fornire trasparenza ai clienti, mostrando loro come sono state impiegate le ore fatturate. Ad esempio, se si utilizza un'applicazione per la rilevazione delle ore, come Timeular, è possibile creare rapporti da tutte le registrazioni delle ore, personalizzarli o esportare i dati. Ciò può contribuire a creare fiducia nei clienti e a dimostrare il valore dei vostri servizi.
Migliore gestione dei progetti: il monitoraggio del tempo può fornire informazioni preziose per la gestione dei progetti e aiutare a ottimizzare il processo di lavoro. Permette di individuare dove possono essere necessarie risorse aggiuntive, di monitorare i progressi e di garantire che i progetti siano portati a termine nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Miglioramento dell'efficienza: il monitoraggio del tempo può aiutarvi a identificare le inefficienze o le aree in cui il vostro tempo viene utilizzato in modo improprio. Tracciando il tempo e ottenendo questi dati preziosi, si può contribuire a perfezionare i processi e a migliorare la produttività, a tutto vantaggio vostro e dei vostri clienti e con un aumento della redditività.

Leggi: Come fanno gli avvocati a tenere traccia delle ore fatturabili?

Domande frequenti

Come chiedere a un cliente più soldi?

La prima cosa da fare è rivedere il contratto o l'accordo che avete con quel cliente e confermare che sia in linea con i parametri desiderati. In caso contrario, dovete essere chiari e specifici quando chiedete più soldi al vostro cliente, per assicurarvi che capisca perché volete chiedere di più. Ricordate di essere flessibili e aperti alla negoziazione, in modo che tutti siano soddisfatti, e di mantenere sempre un tono professionale.

Come si fa a chiedere gentilmente il pagamento al cliente?

Potete inviare un'e-mail di sollecito amichevole o un messaggio al cliente per ricordargli che il pagamento è dovuto. Non dimenticate di essere chiari e specifici sull'importo dovuto, sulla data di scadenza e sui metodi di pagamento accettati. Se il cliente ha domande o dubbi sulla procedura di pagamento, offrite aiuto e fornite una scadenza per il pagamento, in modo da incoraggiarlo ad agire al più presto.

Conclusione

Ecco, speriamo che questo articolo vi sia stato utile!

Ricordate che una fatturazione accurata dei clienti è essenziale per la salute finanziaria e il successo della vostra attività, sia che lavoriate in un'azienda o da soli come liberi professionisti.

Comprendendo i diversi metodi di fatturazione disponibili, stabilendo termini di pagamento chiari e monitorando accuratamente i tempi, potete assicurarvi di fatturare ai vostri clienti in modo equo e appropriato.

Anche se può essere una questione delicata, è importante affrontare la fatturazione con trasparenza e professionalità. Tenetelo a mente: con una fatturazione trasparente potete costruire relazioni solide con i vostri clienti e garantire che la vostra attività operi nel modo più efficace ed efficiente possibile.

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