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Facturación de clientes: Cómo hacerlo con precisión

Autor: Karolina Matyska

17 de mayo de 2023

Facturar con precisión a los clientes es fundamental en todas las organizaciones. Cuando se trata de mantener un negocio, pocas cosas son tan importantes como saber cómo facturar correctamente a los clientes.

Aunque la creación de ventas, la captación de nuevos clientes y clientes potenciales y la promoción de sus productos y servicios son cruciales para cualquier empresa, no generarán los ingresos esperados si carece de los conocimientos necesarios para facturar eficazmente a sus clientes.

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Así que, si quieres ser el maestro de la facturación a clientes y cobrar mejor y más rápido, aquí tienes nuestro proceso paso a paso para llevar tu negocio mucho más fluido.

¿Qué significa facturación a clientes?

La facturación a clientes es el proceso de facturar a alguien por bienes o servicios que usted le ha prestado. Le entregas o envías una factura en la que se indica cuánto dinero te deben por esos bienes o servicios.

La facturación es una tarea extremadamente importante para cualquier empresa, para mantener el flujo de caja y para que el negocio fluya financieramente. Mantener un flujo de caja positivo a lo largo del año es una necesidad para cualquier empresa.

¿Cuál es el proceso de facturación a los clientes?

El proceso de facturación al cliente suele incluir pasos como la creación de una factura que enumere los bienes o servicios prestados, el precio por unidad, la cantidad y el importe total adeudado.

La factura también puede incluir otros factores como impuestos, tasas o descuentos aplicables. Una vez enviada la factura al cliente, éste debe abonar el importe adeudado en el plazo acordado.

CONSEJO: Lee nuestro artículo sobre la facturación de proyectos si crees que es lo mismo que la facturación a clientes.

Etapas del proceso de facturación al cliente

Sin embargo, los pasos exactos que implica el proceso de facturación pueden variar en función de muchos factores, como el tipo de empresa, los métodos de pago aceptados y otros. No obstante, algunos pasos comunes en el proceso de facturación al cliente incluyen:

Crear una factura: es el primer paso del proceso de facturación. En la factura se enumeran los productos o servicios que usted o su empresa han prestado al cliente y el precio de cada artículo. Es muy importante que la factura sea precisa e incluya toda la información que tus clientes necesitan para pagar correctamente los artículos enumerados. También es fundamental que la factura se elabore de forma que sea fácil de entender para el cliente. Si es necesario, ofrece explicaciones de los cargos, enumera las condiciones de pago e incluye información adicional, como tu contacto para cualquier información adicional.
Envía la factura: una vez generada la factura, es hora de enviarla al cliente. Puedes enviarla por correo electrónico, correo postal, fax o incluso a través de un portal de facturación en línea, si dispones de uno.
Seguimiento del pago: el último paso del proceso de facturación es cobrar el dinero de tu cliente. Después de enviar la factura, esperas recibir el dinero, así que tienes que hacer un seguimiento. Puedes hacer el seguimiento del pago utilizando un software de facturación o simplemente enviando recordatorios o seguimientos en caso de que el pago se haya retrasado.
Procesar el pago: tras recibir el pago, se procede a procesarlo, lo que puede implicar el ingreso de cheques, la realización de transacciones con tarjeta de crédito o la utilización de otros métodos de pago aceptados.

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¿Cuáles son las distintas formas de facturar a un cliente?

Dependiendo de tu negocio y de tus preferencias personales, puedes facturar a tus clientes de muchas formas: por horas, por valor, a tanto alzado, por retención y por suscripción.

Facturación por horas: consiste en facturar a los clientes en función del número de horas que pasas trabajando para ellos. La tarifa por hora es algo que se acuerda de antemano y suele basarse en el nivel de experiencia requerido y la cantidad de tiempo necesario para completar el trabajo.
Facturación basada en el valor: consiste en cobrar a los clientes en función del valor aportado por tus servicios, en lugar del tiempo o el esfuerzo invertidos. Este método de facturación puede basarse en el impacto que los servicios tienen en el negocio de tu cliente, como el grado de aumento de los ingresos o la reducción de costes conseguida, entre otros.
Facturación a tanto alzado: con este proceso de facturación, cobras una cantidad fija por un proyecto o servicio concreto, independientemente del tiempo que le dediques. Esto puede ser beneficioso, por ejemplo, para los clientes que quieren un coste predecible por adelantado.
Facturación por retención: consiste en cobrar unos honorarios fijos a un cliente por una cantidad determinada de trabajo durante un periodo específico, normalmente un mes, por servicios continuados, como consultoría o servicios jurídicos. La tarifa de retención suele pagarse por adelantado y proporciona al cliente acceso a un número determinado de horas o servicios cada mes.
Facturación por suscripción: muy habitual en sectores como los servicios de software, servicios de streaming, revistas y suscripciones a gimnasios. Este método consiste en cobrar a los clientes una cuota periódica por el acceso a un producto o servicio durante un periodo determinado, por ejemplo mensual o anualmente. Puede ser beneficioso para los clientes que desean un acceso continuo a un servicio o producto.

Descúbralo todo sobre las horas facturables y su importancia para sus ingresos.

¿Cuál es el plazo para emitir una factura?

Aunque no existe una respuesta correcta, el plazo que puede dar a sus clientes para pagar una factura puede variar en función de muchos factores, como el sector, la relación con el cliente y las condiciones de pago acordadas de antemano.

Un plazo de pago habitual es dar a los clientes 30 días para pagar una factura. Sin embargo, este plazo puede negociarse si se desea. Puedes hablarlo con tu cliente y fijar un plazo inferior o superior a 30 días.

Algunos pueden optar por ofrecer plazos de pago más cortos, como 15 o 20 días, mientras que otros pueden preferir plazos de pago más largos, como 45 o 60 días. En cualquier caso, independientemente de lo que se acuerde, las condiciones de pago y la fecha de vencimiento deben figurar claramente en la factura.

Supongamos que usted y su cliente están de acuerdo con los 30 días; significa que su cliente dispone de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura para efectuar el pago.

Tener unas condiciones de pago claras como empresa o proveedor de servicios es crucial para evitar confusiones o retrasos en el pago, y es importante comunicar estas condiciones a los clientes por adelantado. Si el pago no se recibe en el plazo acordado, puede ser necesario enviar un recordatorio o seguimiento al cliente para asegurarse de que no se olvida.

¿Cómo puede ayudarle el control del tiempo a facturar a sus clientes?

El control del tiempo es el proceso de controlar y registrar el tiempo dedicado a actividades, tareas y proyectos. Implica llevar un registro detallado de cuándo se empieza y se deja de trabajar en tareas específicas y controlar la duración de los descansos, las reuniones y otras actividades a lo largo del día.
El control del tiempo puede realizarse manualmente utilizando herramientas como hojas de horas, hojas de cálculo o software específico de control del tiempo. Alternativamente, se puede automatizar a través de aplicaciones increíbles como Timeular.

Implementar el seguimiento del tiempo y utilizar el software de seguimiento del tiempo adecuado puede ser muy útil para facturar a los clientes, ya que permite realizar un seguimiento preciso de la cantidad de tiempo invertido en un proyecto o tarea para el cliente.

Mediante el seguimiento del tiempo empleado, puede utilizar esta información para facturar a todos sus clientes con exactitud basándose en el tiempo real empleado en el trabajo.

He aquí algunas formas en las que el control del tiempo puede ayudarle a facturar a sus clientes:

Facturación precisa: al hacer un seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto o tarea, es más fácil facturar a los clientes el tiempo real que se ha trabajado para ellos. Así evitarás facturar de más o de menos a los clientes, lo que puede dar lugar a disputas o a la pérdida de ingresos totales.
Transparencia: el control del tiempo es clave para ofrecer transparencia a los clientes, mostrándoles cómo se han empleado las horas facturadas. Por ejemplo, si utilizas una aplicación de control del tiempo como Timeular, puedes crear informes a partir de todos tus registros de tiempo, personalizarlos o exportar tus datos. Esto puede ayudar a generar confianza con los clientes y demostrar el valor de tus servicios.
Mejor gestión de proyectos: el control del tiempo puede proporcionar información valiosa para la gestión de proyectos y ayudarle a optimizar su proceso de trabajo. Te permite identificar dónde pueden ser necesarios recursos adicionales, hacer un seguimiento del progreso y garantizar que tus proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto.
Mejora de la eficiencia: el seguimiento del tiempo puede ayudarle a identificar ineficiencias o áreas en las que su tiempo se está empleando mal. El seguimiento del tiempo y la obtención de estos valiosos datos pueden ayudar a perfeccionar los procesos y mejorar la productividad, lo que, en última instancia, puede beneficiarte a ti y a tus clientes y aumentar la rentabilidad.

Leer: ¿Cómo llevan los abogados el control de las horas facturables?

Preguntas frecuentes

¿Cómo pedir más dinero a un cliente?

Lo primero que puedes hacer es revisar el contrato o acuerdo que tienes con ese cliente y confirmar que se ajusta a los parámetros deseados. Si no es así, debes ser claro y específico a la hora de solicitar más dinero a tu cliente para asegurarte de que entiende por qué quieres pedirle más. Recuerda ser flexible y estar abierto a la negociación para que todos queden contentos, y mantén siempre un tono profesional.

¿Cómo pedir educadamente el pago al cliente?

Puedes enviar un amistoso correo electrónico recordatorio o un mensaje al cliente recordándole que debe pagar. No olvides ser claro y específico sobre el importe adeudado, la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados. Si el cliente tiene alguna pregunta o duda sobre el proceso de pago, ofrézcale ayuda y proporciónele una fecha límite de pago para animarle a actuar cuanto antes.

Conclusión

Esperamos que este artículo le haya sido útil.

Recuerde que la facturación precisa a los clientes es esencial para la salud financiera y el éxito de su negocio, tanto si trabaja en una empresa como si lo hace solo como autónomo.

Si conoce los distintos métodos de facturación disponibles, establece unas condiciones de pago claras y realiza un seguimiento preciso del tiempo, podrá asegurarse de que factura a sus clientes de forma justa y adecuada.

Aunque puede ser un asunto delicado, es importante abordar la facturación con transparencia y profesionalidad. Tenlo en cuenta: con una facturación transparente puedes establecer relaciones sólidas con tus clientes y asegurarte de que tu negocio funciona con la mayor eficacia y eficiencia posibles.

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