Tidsstyringsmål for å maksimere produktiviteten

Forfatter: Madalina Roman

Du har sannsynligvis mål for alle områder av livet ditt. Så du lurer på: er tid også et område hvor du bør ha mål?

Vel, med tanke på at tiden bestemmer oppnåelsen av alle de andre målene, er det verdt å investere energi og krefter på å administrere det.

Dykk ned i denne artikkelen for å lære hvordan du setter dine tidsstyringsmål og hvert trinn som bidrar til å oppnå dem.

Hva er målene for tidsstyring?

Tidsstyringsmål er strategiske mål som tar sikte på å optimalisere bruken av tiden din. Selv om tid er en immateriell eiendel, tenk på at målsetting bidrar til å oppnå et utbytte av investeringen din i tide. Det beste resultatet for å sette mål for tidsstyring er at det lar deg være bevisst om tiden din samtidig som du oppnår produktivitet .

Dessuten utfordrer disse målene deg til å tilpasse tidsinvesteringen din til dine dypeste verdier, ambisjoner og langsiktige visjoner.

Hvorfor trenger du tidsstyringsmål?

Foruten å tillate deg å tilpasse måten du bruker tiden din på med dine kort- og langsiktige mål og bredere visjon, gir riktige tidsstyringsmål deg mulighet til å gjøre følgende:

  • Prioriter målrettet: Fokuser din tid og energi på arbeid med høy effekt som driver meningsfull fremgang, utfører arbeid som betyr noe og fyller koppen din.
  • Minimer travelt arbeid med lav verdi: Å oppnå suksess, enten det er i ditt profesjonelle eller personlige liv, handler sjelden om å fokusere på aktiviteter med lav verdi. Det handler om høyt prioriterte oppgaver som må styres deretter.
  • Balanser alle aktiviteter dynamisk: Tildel tid fleksibelt på tvers av alle dine livsområder, inkludert arbeid, familie, helse, læring og fritid, og tilpass ettersom omstendighetene endrer seg. På denne måten kan du oppnå den svært ettertraktede sunne balansen mellom arbeid og privatliv og holde deg unna utbrenthet.
  • Utfør bevisst: Engasjer deg fullt ut i øyeblikket, fokuser fullt ut på hver aktivitet. Når du har kontroll over timeplanen din, forsvinner tidsangsten og lar deg jobbe dypt uten distraksjon med kognitivt krevende oppgaver.
  • Reflektere og optimalisere tidsbruken: Med tidsstyringsmål satt, kan du pause med jevne mellomrom for å vurdere tidsbruk, feire fremgang og justere prioriteringer. Det er mulig på grunn av å ha et smart mål som du kan måle dine tidsstyringsferdigheter og atferd mot. Ellers, uten tidsstyringsmål, er du uvitende om hvordan du bruker tid, hva som kaster bort tid , og hvordan du kan optimalisere det.

Til syvende og sist gjør tidsstyringsmål deg i stand til å leve og jobbe mer bevisst, fokusere på det som betyr mest for deg, og oppnå personlig og profesjonell suksess.

🎯 Om samme emne kan du også sjekke vår omfattende veiledning for å skrive arbeidsmål . Den er fullpakket med råd om hvordan du setter dine karrieremål for å unngå disse spørsmålene om arbeidsmål fra teamet vårt, og ikke bare.

Hvordan sette tidsstyringsmål

Kortsiktige og langsiktige mål

1. Start med å tenke på hva forholdet ditt til tid er

Du må først reflektere og innrømme sannheten om hvordan du bruker tiden din. Hvis du har en tidsrevisjon full av "røde flagg", så vet du at det er på høy tid at du setter deg tidsplanleggingsmål.

Still deg selv spørsmål som:

  • Mister jeg ofte kontrollen over tiden min og blir frustrert?
  • Går jeg alltid glipp av tidsfrister?
  • Er jeg ofte engstelig for å ikke fullføre huskelisten min?
  • Tar jeg på meg for mye og sprer meg for tynn?
  • Forstår jeg hvordan jeg bruker tid på daglige gjøremål?
  • Har jeg noen effektive strategier for tidsstyring å ty til når jeg mister kontrollen over tiden min?

Hvis listen din har 3 eller 4 svar på "ja", så vet du at du trenger å bli sprek, siden du har dårlig tidsstyring. Hvis listen din ikke er så rødflagget, er det alltid en forbedring du kan gjøre i tidsstyringsferdighetene dine.

🎯 Om det samme emnet , sjekk vår guide for tidsstyringsferdigheter for å lære om rimelige målsettinger, energistyring og andre.

2. Begynn å identifisere områder som kan forbedres

Finn ut de nøyaktige områdene der tidsstyringen din trenger arbeid.

Dette kan være å prioritere oppgaver eller bruke fokusert tid når du sliter med oppmerksomhet. Andre områder kan være å delegere oppgaver eller si nei til arbeid , siden du alltid blir overveldet av for mye arbeid.

3. Definer dine tidsstyringsmål

Oftere enn ikke har vi et problem med å definere tidsbestemte mål rundt et hvilket som helst område av livet vårt, enn si mål direkte relatert til tidsstyring. Derfor må du lage dine smarte mål (smart tidsstyringsmål, aka spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante mål). Her er noen mål som er bygget basert på SMART-rammekriteriene:

  • "Jeg vil prioritere mine topp 3 viktige oppgaver på daglig basis og fullføre dem før jeg tar for meg noe annet."
  • "Jeg vil endre oppførselen min for e-postsjekking til bare 3 ganger om dagen."
  • "Jeg vil dedikere familietid hver kveld fra 18.00 til 20.00 og fjerne alle andre oppgaver."

4. Utvikle en handlingsplan

Bryt målene dine ned i konkrete trinn og vaner du kan implementere. Det er også fordelaktig å tildele tidsfrister for å holde deg ansvarlig. For eksempel:

  • "Jeg vil starte hver morgen med å liste mine topp 3 viktige oppgaver."
  • "Jeg vil bruke en Pomodoro-timer for å jobbe i fokuserte 25-minutters blokker med 5-minutters pauser i mellom."
  • "Jeg vil sette 'Ikke forstyrr' på telefonen min under familietid."

5. Gjennomgå og juster regelmessig

Vurder fremgangen din ukentlig eller månedlig basert på hvordan forholdet ditt til tid utvikler seg. En tidsrevisjon med programvare for tidsporing er den enkleste måten å vurdere om dine tidsstyringsferdigheter er bedre, siden den viser alle tidsrelaterte saker i en rapport som denne:

Tidsstyringsrapporter

Andre enklere måter er å sjekke og forstå om du har en bedre balanse mellom arbeid og privatliv og om du nå har mer kontroll over tiden din med forskjellige tidsstyringsteknikker. Feir suksessen din, lær av tilbakeslag og juster målene dine.

Tidsstyringsmål [eksempler]

Nå som du har et rammeverk for hvordan du setter dine tidsstyringsmål, er her fem måleksempler med spesifikke implementeringsstrategier:

1. Identifiser dine tidssløsende aktiviteter

Tidsstyring er mer enn bare en ferdighet. Det starter med å forstå tiden du bruker på oppgaver og tid som er bortkastet på arbeid med lav effekt, slik at du kan begynne å gjøre jevn fremgang mot det som betyr mest.

  • Hva du trenger å gjøre: Bruk tidsporingsprogramvare ( Timeular ) for å spore alle arbeidsrelaterte aktiviteter de neste 30 dagene. Målet ditt vil være å logge minst 95 % av oppgavene og analysere ukentlige rapporter for å identifisere dine tidsbrukere.
  • Formål: Få innsikt i tidsbruken din, planlegg oppgaver mer realistisk basert på din tidkrevende atferd, og eliminer ineffektivitet.
Spor alle arbeidsrelaterte aktiviteter med de riktige verktøyene

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and manage it in < 1 minute a day.

Trinn:

  1. Sett opp kategorier og tagger i Timeular som er på linje med arbeidsprioriteringer (f.eks. anrop, skriving, e-post).
  2. Forplikt deg til å bruke appen konsekvent i arbeidstiden. Det flotte med Timeular er at den automatisk sporer arbeidet ditt uten noen manuell handling når du har satt det opp.
  3. Planlegg en 15-minutters gjennomgang hver fredag for å spore fremgang, analysere den ukentlige rapporten og justere prioriteringer for neste uke.
  4. Sett tidsplanleggingsmål basert på observasjonene dine (f.eks. reduser møtetiden med 10 % innen slutten av måneden).

Tips: Bildet viser en tidsrapport i Timeular , som viser data som produktiv og uproduktiv appbruk, tidspunkter når du er mest produktiv og andre.

2. Prioriter oppgaver effektivt

Å fullføre oppgaver er vanskelig hvis alt du gjør er å slukke branner på en dag. Så du må lære deg å prioritere oppgaver, og jeg refererer ikke bare til de presserende oppgavene, men også til alle aktivitetene som presset deg fremover på mange prosjekter.

  • Hva du trenger å gjøre: Bruk en prioriteringsstrategi kalt tidsstyringsmatrisen (aka Eisenhower-matrisen) hver dag. På denne måten forstår du hvilke oppgaver som har høy prioritet og må løses først.
  • Formål: Ved å prioritere effektivt vil du sørge for at det mest kritiske arbeidet ditt blir gjort i tide, håndtere stress fra truende tidsfrister og fremgang med arbeidet.

Trinn:

  • Lag en daglig oppgaveliste: List opp alle oppgavene dine på begynnelsen av dagen.
  • Tildel oppgavene dine i kvadranter:
    1. Haster og viktig (Gjør nå).
    2. Viktig, men ikke haster (Plan).
    3. Haster, men ikke viktig (Delegat).
    4. Verken presserende eller viktig (Eliminerer).
  • Planlegg fokustid: Dediker dine mest produktive timer til oppgaver i kvadrant 1 og kvadrant 2.
  • Gjennomgå regelmessig: På slutten av hver dag eller uke, revurder matrisen din for å se om denne tidsstyringsteknikken fungerer for deg eller om du trenger å justere den, og kanskje prøve en annen strategi.

🎯 Om det samme emnet kan du gjøre deg kjent med tidsstyringsstrategier som å lage knockout-lister, gruppere avbruddene dine og bruke tidsstyringsverktøy .

utsettelse

3. Reduser utsettelse

Utsettelse ødelegger produktiviteten, men vi er alle skyldige i det, kanskje mer enn vi ønsker å gjenkjenne. Problemet er at utsettelse holder deg tilbake fra å nå dine mål og forårsaker unødvendig stress.

Hvis det er en aktivitet du utsetter mest for, er det sannsynligvis den vanskeligste eller lite attraktive oppgaven på listen din.

  • Hva du trenger å gjøre: Bruk Eat the Frog -teknikken hver morgen i arbeidsuken. "Frosken", i dette tilfellet, er den utfordrende oppgaven nevnt ovenfor. Du må i utgangspunktet starte og fullføre denne oppgaven om morgenen, slik at du ikke drar den med deg i det uendelige.
  • Formål: Ta tak i arbeid med høy verdi når energien din er på topp, reduser mental rot og skap en følelse av prestasjon tidlig på dagen. Og, selvfølgelig, redusere utsettelse.

Trinn:

  1. Identifiser frosken din: Identifiser hver kveld den mest avgjørende oppgaven du trenger å fullføre neste dag, og du gruer deg til det.
  2. Prioriter den: Gjør frosken din til det første du tar opp om morgenen før du forstyrrer eller mindre oppgaver.
  3. Bryt det ned: Hvis oppgaven føles overveldende, kan du dele den opp i mindre, handlingsrettede trinn for å gjøre det enklere og lettere å begynne å fokusere på den.
  4. Forplikt deg til å fokusere: Still inn en tidtaker for fokusert arbeid (f.eks. 60–90 minutter) og sørg for at oppgaven din får fullt fokus.
  5. Belønn deg selv: Når frosken din er "spist", belønn deg selv med en pause eller en liten godbit for å forsterke denne nye vanen.

4. Implementer tidsblokkering

Hvis du sliter med å håndtere distraksjoner og bare holde fokus på én oppgave om gangen, vil tidsblokkerende teknikker hjelpe deg å bruke tiden din effektivt.

  • Hva du trenger å gjøre: Bruk én tidsblokkerende teknikk for å dele opp dagen i dedikerte perioder for spesifikke aktiviteter. For dette eksemplet vil jeg bruke den kjente Pomodoro-teknikken .
  • Formål: Tidsblokkering bidrar generelt til å eliminere distraksjoner, redusere beslutningstrøtthet og til slutt nå de ønskede resultatene.

Trinn:

  1. Velg en oppgave: Velg en spesifikk oppgave å fokusere på under Pomodoro-økten (det kan være alle typer oppgaver, fra vanskelige til rutineoppgaver).
  2. Still inn en tidtaker: Start en tidtaker i 25 minutter og forplikt deg til å jobbe med oppgaven uten avbrudd.
  3. Ta en kort pause: Når timeren går av, ta 5 minutter og lad opp. Ta en kaffe eller te eller strekk deg litt.
  4. Gjenta syklusen: Etter fire Pomodoros, belønn deg selv med en lengre pause på 15–30 minutter.
  5. Spor øktene dine: Bruk en notatbok eller en gratis digital Pomodoro-timer for å spore fullførte Pomodoros og måle produktiviteten din over tid.

5. Reduser oppgavebytte med 50 %

Konstant bytte av oppgaver dreper produktiviteten din og tømmer mental energi, men mange av oss hopper mellom oppgavene dusinvis av ganger daglig. Hver bryter krever at hjernen din fokuserer på nytt og bruker mye mer mental energi enn om du bare hadde fokus på én oppgave.

  • Hva du trenger å gjøre: Implementer et "batching-system" der du grupperer alle lignende oppgaver sammen og fullfører dem i dedikerte tidsperioder. I de neste 10 dagene kan du spore oppgavebryterne dine med en produktivitetsmåler, slik at du kan ha en grunnlinje og deretter overvåke fremgangen din.
  • Formål: Når du reduserer kontekstbytte , reduserer du mental tretthet, og som forskning antyder, kan du bli 40 % mer produktiv.

Trinn:

  1. Lag oppgavekategorier: Grupper alle lignende oppgaver sammen (f.eks. e-poster, telefonsamtaler, kreativt arbeid, administrative oppgaver).
  2. Planlegg batch-økter: Angi spesifikke tidsblokker i kalenderen din for hver kategori av oppgaver (f.eks. e-postlesing fra 9-9.20 og 16.30-16.00).
  3. Implementer en "fullføring før bytte"-regel: Fullfør én batch helt før du flytter til en annen med mindre det er en virkelig nødsituasjon.
  4. Sett opp miljøet ditt: Lukk unødvendige faner, slå av varsler og bruk nettstedblokkering under fokuserte batch-økter. Ellers er det stor sjanse for at fokuset ditt blir avledet.
  5. Spor fremgang: Logg oppgavebyttene dine daglig og beregn det ukentlige gjennomsnittet for å sikre at du når målet på 50 %.

Velg dine mål og gå for det

Nå har du et strukturert rammeverk for å begynne å forbedre forholdet ditt med tiden. Enten du er ute etter bedre mental helse, du ønsker å holde deg organisert, enkelt oppnå mål og ha en harmonisk balanse mellom arbeid og privatliv, er tid valutaen som fører til alle disse målene.

Så velg dine tidsstyringsmål og la tiden jobbe for deg og dine mål.