Hvordan bruke en planlegger: Tips og ideer for nybegynnere
Det kan være skremmende å begynne å bruke et nytt verktøy, enten det er en digital planlegger eller en tykk papirplanlegger.
Selv om formålet ditt er å lette arbeidshverdagen i bytte mot mer fritid, kan du få det motsatte resultatet hvis du ikke bruker planleggeren effektivt.
Jeg har ofte overkomplisert prosessen med å bruke et nytt verktøy eller ikke utnyttet det maksimalt, noe som har gått ut over det opprinnelige formålet med verktøyet - å organisere gjøremålslisten min.
Jeg har derfor gjort grundige undersøkelser om hvordan man bruker en planlegger, og her er det jeg har lært:
Her er den forklarte versjonen:
- Å bruke en planlegger på en morsom måte uten press fungerer best (i hvert fall for meg);
- Ikke overdriv; organiser dagsplanleggeren lett, og la det være rom for endringer;
- Å planlegge den kommende uken på en mandag kan gi god fremdrift og bidra til stressmestring.
- Klistrelapper er det beste alternativet for meg når jeg bruker en papirplanlegger;
- En virkelig god planlegger hjelper deg alltid med å holde orden på både personlige oppgaver og unngå å gå glipp av viktige tidsfrister på jobben.
Hvordan bruke en planlegger (startpakke)
1. Velg den rette planleggeren for deg
For det første, hvis du ikke har kjøpt planleggeren din ennå, må du passe på at du ikke hopper på bølgen fordi andre har kjøpt en bestemt type planlegger.
Analyser planleggingsidéene som annonseres overalt eller anbefales, og avgjør om disse vil gi mening for deg. Ditt tilfelle kan være unikt, og dine behov eller forfallsdatoer for daglige oppgaver ligner ikke andres.
Så ha et klart mål i tankene
Avklar hvorfor du har valgt å bruke en planlegger:
- Hva ønsker du å oppnå?
- Kanskje du ønsker å bli mer produktiv? Eller ønsker du å bli bedre på tidsstyring?
- Ønsker du å forbedre trivselen din eller balansen mellom jobb og fritid, og trenger du en planlegger for å nå dette målet?
En automatisk tidsregistrering kan hjelpe deg med å oppdage tidsvanene dine. Da vet du hvordan du skal planlegge tiden din.
🤔 Selv om du setter deg mål på jobb eller bare lager en handleliste, er det viktig å sette dem med tanke på helheten. Artikkelen vår om hvorfor det er så viktig å sette seg realistiske mål, kan være nyttig for å sette realistiske forventninger og konkrete tiltak.
Husk hva en planlegger hjelper deg med
Merriam-Webster-ordboken definerer en planlegger som "Noe (for eksempel en enhet, et program eller en notatbok) som gir en tidsplan og brukes til å planlegge aktiviteter, reiser osv. "
Digitale planleggere og papirplanleggere er verktøy som hjelper deg med å fange opp alle oppgaver, mål og nødvendige handlinger etter hvert som de dukker opp.
2. Strukturer planleggeren din
Når det grunnleggende og motivasjonen er på plass, er det på tide å tenke på hvordan du skal strukturere planleggeren. Det er viktig å finne et system for å skrive ned ting i planleggeren. Det finnes ingen fasit, men det er viktig at du er konsekvent og at all informasjonen du trenger, er lett tilgjengelig.
Noen ting du bør inkludere er:
Oppgavens navn
Forfallsdato og -tid
Prioritet
Sted (hvis aktuelt)
Tilleggsinformasjon (f.eks. navn, kontaktinformasjon)
Benytt deg av planleggingsfunksjonene
Avhengig av hvilken type planlegger du bruker, kan den ha noen gode funksjoner som kan hjelpe deg med å spare tid og holde orden. Husk disse:
Seksjon for notater: Skriver du ned notater under møter eller idédugnader? Mange planleggere har egne notatseksjoner som gjør det enkelt å finne igjen tankene dine senere.
Referanseavsnitt: Har du en planlegger med adressebok? Bruk den til å holde oversikt over viktige kontakter, slik at du enkelt kan finne informasjonen når du trenger den.
Klistremerker, merkelapper og etiketter: Noen planleggere leveres med klistremerker eller etiketter som du kan bruke til å markere viktige datoer eller oppgaver. Fargekoding kan også være en fin måte å sette et personlig preg på planleggeren din.
3. Bestem når og hva du skriver i planleggeren
En effektiv måte å organisere tiden din på er å skrive en ukeplan.
Hver mandag morgen, mens du gjør deg klar til å begynne på jobb, kan du ta ukeplanleggeren din og planlegge uken som kommer, sjekke forfallsdatoer, tilbakevendende oppgaver eller avtaler som skal gjøres på bestemte dager. La oss for eksempel si at du har et ukentlig møte med teamet ditt hver mandag kl. 10.00. Du vet at dette møtet vil ta omtrent en time, så du må sette av den tiden i planleggeren din. I tillegg bør du sette av litt ekstra tid før og etter møtet til forberedelser og oppfølging.
Ved å lage en ukeplan kan du sørge for at du er forberedt på alt som skal gjøres - og at du har tid til å gjennomføre det. Sjekk gjerne våre gratis maler for ukeplaner, som kan fungere som en digital planlegger.
Ta notater om ting du bryr deg om:
Arbeidsplaner
Bursdager, merkedager og høytider
Tidsfrister
Gjøremålslister
Feriedager
Forfallsdato for betaling av regningen
Legeavtaler
Dagligvareliste
Reparasjoner av biler
Partene
Inspirerende sitater
Tanker du har
Målsettinger
Hvis du også bruker planleggeren til å organisere personlig helse og velvære, kan det være lurt å notere ned dette:
Søvnvaner
Spisevaner
Energinivåer
Bruk av sosiale medier
Idrett og fysisk aktivitet
Fem tips for å få mest mulig ut av planleggeren din
1. Prioriter oppgaver
Bruk noen minutter hver dag på å tenke over hva som er viktigst. Hvilke oppgaver må fullføres først? Hvilke tidsfrister må du overholde? Skriv ned de viktigste prioriteringene i planleggeren din, slik at du kan fokusere på dem først.
Jeg har brukt en papirplanlegger som har hatt god plass til å skrive ned mine topprioriteringer for dagen. Andre har ikke det, så det kan hende du må finne et system for å representere disse manuelt, for eksempel:
Stjerner (f.eks. 1 stjerne = lav prioritet; 5 stjerner = haster)
Fargekoding (f.eks. blå = lav prioritet; rød = haster)
Rekkefølge på listen (f.eks. sist = lav prioritet; først = haster)
Siden jeg er en visuell elev, fungerer det best å bruke fargede penner til å fargekode alle de viktige målene i papirplanleggerne mine for årsmålene mine ( merk: Jeg har oppdaget at det å skrive årsmålene mine med penn og på papir fungerer best for meg, men det er ikke sikkert at det er det samme for deg).
Når jeg diskuterer arbeidsoppgaver, er en digital planlegger mer fordelaktig for meg, siden den sender meg viktige påminnelser. Når jeg skal prioritere, gjør metoden med kvadranter i en matrise for tidsstyring underverker for meg, på samme måte som Warren Buffets 5/25-regel.
2. Bruk tidsboksing
Timeboxing er en av de beste teknikkene for tidsstyring som hjelper deg med å maksimere tiden din. Det innebærer at du deler opp dagen i mindre deler og dedikerer hver del til en bestemt oppgave, et mål, en aktivitet eller et fokus.
Du kan for eksempel dele opp dagen din på følgende måte:
08.00-09.00: Sjekker og svarer på e-post.
Kl. 09.00-12.00 Skriving.
12.00-13.00 Lunsj og pause.
13.00-16.00: Kundemøter.
16.00-17.00: Ta fatt på gjøremål på huskelisten.
Ved å bruke tidsblokker kan du sikre at du gjør fremgang med de viktigste oppgavene og målene dine, og at du har kontroll på alle de tingene som beveger nålen. Det kan også bidra til å forhindre at du blir overveldet av alt som skal gjøres i løpet av en dag.
Innenfor disse tidsblokkene kan det være spesifikke oppgaver eller kalenderhendelser du må ta deg av. Eller så kan tiden være relativt ustrukturert. Det er denne fleksibiliteten som gjør tidsblokkering så effektivt!
- Sjekk ut: De beste produktivitetspodcastene
Jeg skjønner deg! Ved hjelp av et sømløst tidsregistreringssystem kan du avdekke hvor tiden synker, og dermed styre tiden bedre.
Du kan også bruke Pomodoro-teknikken, som går ut på å dele opp arbeidet i intervaller (vanligvis rundt 25 minutter) og holde små pauser. Til det kan du bruke en gratis Pomodoro-timer.
3. Gjør det til en vane
Jo mer du bruker planleggeren, desto lettere blir det å holde orden. Sørg for å bruke kalenderen hver dag, slik at den blir en del av rutinen din. Inntil det blir en vane, anbefaler jeg at du setter inn en daglig alarm på telefonen som minner deg på å oppdatere planleggeren.
Husk at du kanskje har en tendens til å bruke flere planleggere til forskjellige gjøremål, for eksempel personlige eller profesjonelle, men til å begynne med bør du prioritere én enkelt planlegger.
4. Planlegg inn buffertid
Uansett hvor godt du planlegger, vil det alltid dukke opp overraskelser. Derfor er det avgjørende å planlegge litt buffertid mellom oppgaver og hendelser. Da slipper du å bli slått ut av kurs hvis noe tar lengre tid enn forventet.
Buffertid kan også innebære å ta en pause, lese e-post eller gi deg selv et pusterom. Hvis noe av det viktigste for å holde seg produktiv er å ta pauser, må du ikke glemme å legge inn slike buffere i planleggeren din.
Gjør den mer funksjonell for deg. De fleste digitale planleggere har denne funksjonen innebygd.
5. Vær fleksibel
Planer endres, og det er helt greit. Ikke vær redd for å endre planen etter hvert som timeplanen utvikler seg. Det er bedre å omprioritere og flytte rundt på avtaler enn å stresse over en overbooket kalender.
Behovet for å fylle ut og holde oversikt over nye hendelser i papirplanleggeren kan komme i konflikt med behovet for å opprettholde et rent og polert utseende, så det kan være fornuftig å gå over til digital planlegging.
Nysgjerrighet på hvordan man bruker en planlegger effektivt
Hva annet kan inkluderes i en planlegger?
Noen planleggere inneholder typisk et motiverende sitat for hver av ukens syv dager, eksempler på mindfulness-øvelser for stressmestring eller noen tips for å få mest mulig ut av fritiden din. Jeg har sett andre med rammer for månedlige eller ukentlige innsjekkinger for å samle opp det du har lært og planlegge mer effektivt i fremtiden.
Finnes det bedre alternativer enn planleggere?
Planleggere kan alltid hjelpe deg med å holde orden, men de vil ikke nødvendigvis hjelpe deg med å styre tiden din bedre; du må fortsatt bruke tidsstyringsmetoder eller bruke en tidsregistreringsapp som automatiserer hele prosessen.
Her er bare et eksempel på hva et automatisk tidsregistreringsverktøy med kunstig intelligens kan få frem for deg:
tidspunkter du er uproduktiv eller produktiv på;
de mest åpnede appene som hindrer produktiviteten din;
Med slik smart produktivitetsinnsikt som genereres automatisk, får du raskt en dypere forståelse av hva tiden din går med til, og hvordan du kan forvalte den bedre.
