Timeboxing: Definisjon, fordeler og hvordan det fungerer

Hvis du er på utkikk etter praktiske metoder for å forbedre produktiviteten og få mest mulig ut av tiden din, har du kommet til rett side. I denne artikkelen vil jeg gå nærmere inn på konseptet timeboxing - en av de mest effektive strategiene for tidsstyring som brukes av vellykkede team og enkeltpersoner.

Hva du vil lære:

• Hva er tidsboksing?
• Hva er fordelene med tidsboksing?
• Hvordan bruke tidsboksing og holde fokus

Jeg begynte å bruke tidsboksing for et par måneder siden, og jeg skulle ønske jeg hadde kjent til det tidligere! La oss se hvordan det å sette en streng grense for de enkelte oppgavene kan hjelpe deg med å holde fokus og levere mer på kortere tid.

• Last ned gratis nå: Mal for tidsboksing

Hva er timeboxing?

Timeboxing, også kjent som tidsblokkering, er en enkel tidsstyringsteknikk som brukes i Scrum og Agile-prosjektledelse. Den bidrar til effektiv planlegging ved å tildele viktige oppgaver en bestemt tidsramme.

Det avgjørende for å lykkes er å holde fokus på én enkelt oppgave innenfor den tilmålte tiden, og unngå distraksjoner eller kontekstbytte.

Hvordan fungerer det? Timeboxing-teknikken sikrer effektiv tidsbruk og bidrar til å fullføre prosjektledelsesoppgaver innenfor den maksimale tidsenheten, som kan variere fra minutter til uker eller måneder avhengig av oppgavens kompleksitet.

Du kan bruke tidsboksing til å planlegge individuelle oppgaver på en effektiv måte, hjelpe teamet ditt med å organisere seg, styre et prosjekt eller planlegge møter mer effektivt.

Et eksempel: La oss si at du har en kunde som ber om en strategi for sosiale medier, et prosjekt som tar rundt 30 timer å ferdigstille. For å rekke tidsfristen på 10 dager, må du legge inn tre timer hver dag. Eller, hvis du foretrekker det, kan du bruke fem timer fordelt over seks dager. Alt handler om å finne de riktige tidsblokkene for å få jobben gjort i tide.

Visste du at... Timeboxing-teknikken utnytter det psykologiske fenomenet med å sette en streng tidsfrist. Uten slike tidsfrister mister du lett fokus, og viktige oppgaver har en tendens til å vokse i varighet, som beskrevet i Parkinsons lov.

Spor tid for individuelle oppgaver med Timeular

"Takket være Timeular har jeg doblet inntektene mine og klart å halvere arbeidsmengden min" - Valdemar Alfred, eier av Valdefar

Prøv 30 dager gratis

Fordelene med tidsboksing

Selv om tidsboksing er en enkel teknikk for tidsstyring, har den uendelig mange fordeler:

• Forbedrer tidsstyringsferdighetene og bidrar til å spare tid
• Forbedrer produktiviteten, forhindrer multitasking og gir mulighet til å gå i dybden
• Gir en måte å måle produktiviteten på
• Hjelper deg med å overvinne prokrastinering
• Tøyler perfeksjonistiske tendenser
• Hjelper deg med å overholde tidsfrister med letthet
• Effektiviserer sprintplanlegging, sprintgjennomgang og sprintretrospektiv

La oss se nærmere på hver av fordelene.

1. Bidrar til å forbedre tidsstyringen og spare tid

Timeboxing lærer deg å ta ansvar for tiden din, noe som er en av de viktigste ferdighetene innen tidsstyring. Med en streng grense for ukentlig eller daglig arbeidstid og et sett med oppgaver som tar en bestemt mengde tid, får du mest mulig ut av hver time, slik at du ikke mister tid. I stedet sparer du tid!

I tillegg hjelper tidsregistrering sammen med en tidsregistreringsapp deg med å finne ut hvor mye tid spesifikke oppgaver tar, slik at du bedre kan estimere hvor lang tid prosjektene og oppgavene dine vil ta i fremtiden. Dette gjør det igjen enklere å planlegge både din egen og teamets tid.

2. Bidrar til å øke produktiviteten gjennom dyptgående arbeid

Timeboxing, også kjent som tidsblokkering, kan hjelpe deg med å krysse av punkter på gjøremålslisten raskt. Hvordan? Ved å jobbe med oppgaven i en dyp arbeidsmodus kan du bruke de mentale ressursene dine på den mest effektive måten. Når du fokuserer på én enkelt oppgave, trenger ikke hjernen å bruke energi på å skifte fokus hele tiden, og den sparer krefter til å ta fatt på neste oppgave.

I tillegg får en fast tidsperiode for å jobbe med en oppgave og en skikkelig tidsfrist deg til å bevege deg, bevege deg, bevege deg!

• Anbefalt lesning: Hvor mange arbeidsdager i løpet av et år?

2. Måler produktivitet

Timeboxing kombinert med en tidsregistrering hjelper deg med å måle produktiviteten ved å gi et tydelig rammeverk for tildeling av tid til oppgaver og prosjekter. Ved å sette spesifikke tidsgrenser for hver aktivitet kan du og teamet ditt følge med på fremdriften og evaluere hvor effektivt dere utnytter tiden.

Dette gir en mer nøyaktig vurdering av produktiviteten basert på fullføring av oppgaver innenfor de angitte tidsrammene.

3. Forhindrer utsettelser

Å bruke tid på en ubehagelig oppgave krever en høy grad av selvdisiplin. Hvis du ikke presser deg selv nok, kan du ende opp med å utsette det hele dagen eller uken, og i stedet fokusere på andre prosjekter eller mindre oppgaver.

Heldigvis er tidsboksing en tidsstyringsmetode som også hjelper deg med å få bukt med prokrastinering.

Det bryter ned selv de mest skremmende oppgavene i håndterbare biter. Å sette en tidsfrist skaper en følelse av at det haster, og gjør at du føler deg ansvarlig for tiden din.

Et annet viktig aspekt er tidsboksingens strukturerte natur - den gir deg en klar plan for dagen som reduserer overveldelsen.

5. Tøyler perfeksjonistiske tendenser

Det sies at bedre gjort enn perfekt. Vel, ikke for dem med et perfeksjonistisk sinn som har en tendens til å overkonstruere arbeid, for hvem arbeidet utvides og hver oppgave tar mye lenger tid enn det som faktisk trengs. Ikke spør meg hvordan jeg vet det 😉.

Den gode nyheten er at tidsboksing hjelper mot trangen til å gjøre ting perfekt. Det hjelper perfeksjonister som meg med å unngå å bruke for mye tid på å sitte fast i en beslutning eller avslutte et prosjekt. Når tidtakeren ringer, er det på tide å ta en kort pause og starte på en ny oppgave.

6. Hjelper deg med å overholde tidsfrister med letthet

Timeboxing bidrar til å estimere tidsfrister ved å gi innsikt i hvor lang tid det tar å fullføre bestemte oppgaver eller prosjekter. Dette hjelper teamene med å unngå å love for mye, og sikrer at tidsfristene er realistiske og oppnåelige.

For teamledere gjør timeboxing det også enklere å måle tilgjengeligheten av ressurser for nye prosjekter. Ved å analysere hvor mye tid teamene kan bruke på tilleggsoppgaver innenfor de eksisterende arbeidsplanene, kan lederne ta informerte beslutninger om prosjektets tidslinjer og ressursallokering.

Hvordan brukes tidsavgrensning i Agile og Scrum?

Timeboxing er som den hemmelige sausen i Agile Software Development og Scrum - den holder ting i gang og sørger for at alle holder seg på sporet.

I Agile handler det om å sette seg klare mål og holde seg til dem innenfor bestemte tidsrammer. På den måten unngår teamene stresset ved å overskride tidsfrister, og holder fremdriften oppe.

I Scrum er tidsavgrensning bakt rett inn i prosessen. Sprintene, som er disse fokuserte arbeidsøktene, har en fastsatt varighet for å få arbeidet gjort.

Selv daglige Scrum-møter, for eksempel sprintplanlegging eller en sprintgjennomgang, har tidsbegrensninger, så de må være korte og konsise. Timeboxing handler altså ikke bare om å administrere tid - det handler om å holde hele teamet synkronisert og sørge for at ting blir gjort når de skal.

Slik bruker du timeboxing-teknikken

1. Anslå hvor lang tid som trengs for en bestemt oppgave

Begynn med å anslå hvor lang tid det kan ta å fullføre hver enkelt oppgave på oppgavelisten, og sett av en bestemt tidsramme til den.

Disse beregningene bør inkludere pausetid og bufferperioder for eventuelle uventede avbrudd.

Hvis du sliter med dette trinnet, kan du lese veiledningen vår om tidsestimering.

2. Bestem deg for hvordan du skal spre arbeidet ditt

Nå må du sette av bestemte tidsbokser i kalenderen din - to timer, tre timer eller mer - det er helt opp til deg. Bare ha tidsfristen din i bakhodet.

Her kan du innlemme andre teknikker for tidsstyring, som Pomodoro-teknikken (sørg for å bruke vår gratis Pomodoro-timer). Pomodoro-teknikken er en form for tidsboksing som innebærer at du jobber i 25-minutters segmenter, etterfulgt av en kort pause på 5 minutter hver. 

Som et alternativ til Pomodoro-teknikken finnes det mange andre teknikker for tidsstyring du kan bruke. Husk å legge inn pauser i fokusøktene dine. De vil hjelpe deg med å holde energinivået oppe.

🎯 Tips: Jeg har satt av to timer til fordypning hver morgen. Det hjelper meg å starte dagen på den mest produktive måten. Anbefales på det sterkeste!

3. Legg til tidsblokkene dine i kalenderen din

Bruk en analog eller digital kalender, alt etter hva som fungerer best for deg. På Timeular bruker vi Google Calendar, som automatisk oppretter tidsoppføringer i timelistene våre (Vil du vite hvordan det fungerer? Les mer om automatisk tidsregistrering).

Når du oppretter en tidsblokk i kalenderen, kan du legge til et notat med en kort beskrivelse og forventede resultater. Men ikke bruk for mye tid på dette; det er bare for å hjelpe deg med å navigere gjennom oppgavene dine.

4. Still inn en tidtaker

Bruk alarmen på smarttelefonen eller en tidsregistreringsapp til å varsle deg når det er på tide å avslutte en oppgave og gå videre til neste. Å forstå viktigheten av å stoppe akkurat når tidtakeren går, er avgjørende for å øke fokuset og sikre at oppgavene blir fullført innen den tilmålte tiden, noe som understreker effekten av tidsboksing på oppgaveløsningen.

5. Vurdere og gjennomgå

Hva skjer hvis du ikke rekker å fullføre oppgaven i løpet av den tilmålte tiden? Hver gang du krysser av for en tidsboks, bør du evaluere og gå gjennom hvordan det gikk.

Sett at du ikke har fullført den aktuelle oppgaven i tide. Gå gjennom fremdriften din og prøv å forstå hva du burde ha gjort annerledes. Trenger du mer tid til denne typen arbeid? Må du planlegge oppgavene i en annen rekkefølge?

Å nå målene dine betyr ikke alltid å fullføre oppgaven på én gang. Svaret ligger i å vurdere dine og prosjektets behov.

6. Belønn deg selv

Prøv å skape positive assosiasjoner til det å fullføre en oppgave, og belønn deg selv!

Denne holdningen vil motivere deg til å krysse av flere oppgaver fra gjøremålslisten din. Det finnes mange måter du kan belønne deg selv på. En forfriskende spasertur, lek med et kjæledyr, spis en god og sunn matbit eller lytt til beroligende musikk er enkle, men effektive måter å belønne deg selv på.

Nyttige strategier for en vellykket tidsboksing

1. Gjør tidsboksene dine synlige og fargede

Fargelegg tidsboksene for å hjelpe deg med å navigere i uke- eller dagsplanen. Enten du velger å jobbe med en analog eller digital kalender, kan du tilordne forskjellige farger, emojis eller koder til hver tidsboks, slik at du enkelt kan skille mellom dem.

2. Definere type tidsbokser

Det finnes to typer tidsbokser: harde tidsbokser og myke tidsbokser. Definer hver av tidsboksene dine for å få en bedre oversikt over hva som venter deg i løpet av en dag eller en uke.

En hard tidsboks er en fast periode som er dedikert til en enkeltstående oppgave. Forrige og neste tidsboks er ikke relatert til den harde tidsboksen.

En myk tidsboks er i stedet en tidsboks som er en del av et sett med relaterte oppgaver. Når en myk tidsboks er ferdig, er det en ny som er relatert til og avhengig av den.

Et eksempel på en hard tidsboks kan være å arrangere et retrospektivt møte. En myk tidsboks kan i stedet være å undersøke en artikkelidé, som er en del av den mer omfattende historien om å skrive et stykke innhold.

3. Forplikt deg til tidsrammene dine med en streng tidsfrist

Tenk på tidsbokser som møter du har planlagt med deg selv. Motstå fristelsen til å avlyse dem. Forplikt deg til tidsboksen, og respekter start og slutt.

4. Still inn en tidtaker

Ved å stille inn en tidtaker kan du holde deg selv ansvarlig for den tiden du har satt deg, og du blir varslet når tiden er ute.

5. Beskytt fokustiden din

Hemmeligheten bak effektiv tidsboksing er å hjelpe deg med å fokusere på den aktuelle oppgaven. Minimer sjansen for avbrytelser når du er i flyten. Slå for eksempel av lyden på telefonen og Slack-varsler - de er noen av de største fiendene til produktivitet på jobben.

6. Ikke glem å ta pauser

Tidsstyringsverktøy eller produktivitetsteknikker er utviklet for å hjelpe deg med å være produktiv, men du må huske å ta vare på fritiden din og beskytte den. Sørg for at du tar korte pauser mellom tidsboksene dine: strekk deg, gå litt rundt eller gjør en kort yogasekvens.

7. Integrer kalenderen din med en tidsregistrator

Hvis du bruker en tidsregistrator for å måle tidsbokser, kan du sammenligne resultatet av arbeidsdagen med den planlagte tiden.

Ved å integrere tidsregistreringen med kalenderen din ser du hvor lang tid det tar å utføre en oppgave, og du blir mer nøyaktig i planleggingen neste gang.

Vanlige feil du bør unngå når du bokser på tid

• Ikke bytt oppgave før den tilmålte tiden er utløpt
• Respekter tidsbegrensningen for hver tidsboks. Ikke tøy eller reduser den
• Ikke fyll kalenderen din flere ganger etter hverandre uten å ta hensyn til pauser eller buffertid
• Ikke glem å tilpasse oppgavene dine til de tidspunktene på dagen der du vanligvis er mest produktiv
• Ikke distraher deg selv med sosiale medier eller Slack-varsler når du jobber med oppgaven
• Ikke glem å stille inn en alarm for hver tidsboks i tidsstyringsappen din

Ofte stilte spørsmål om timeboxing

Hvem skapte tidsboksing?

Konseptet timeboxing ble introdusert av James Martin, en bokforfatter som er kjent for sitt arbeid med smidig programvareutvikling. I boken sin skisserer Martin hvordan timeboxing kan bidra til økt produktivitet og mer effektiv prosjektstyring.

Jeg synes det er vanskelig å bli ferdig med oppgaven min før tidsrammen er ute. Hvordan kan jeg løse det?

Mange kan støte på dette problemet helt i begynnelsen. Det er en del av prosessen med å tilpasse seg tidsboksene. Begynn med å prøve myke tidsbokser, slik at du fortsatt kan fullføre oppgaver hvis du undervurderer hvor lang tid de burde ta.

Med tiden, og jo flere tidsbokser du setter, vil du bli bedre til å anslå hvor lang tid en oppgave tar. Tidsregistrering er også til stor hjelp når du skal lære hvor lang tid en oppgave vil ta.

Hva om tidsboksing fører til at jeg haster med oppgavene og dermed reduserer kvaliteten på arbeidet mitt?

Det er viktig å være realistisk når du setter deg mål for hver tidsboks. Målet med denne teknikken er ikke å presse ut alt du har av produktivitet. Sørg for at du er realistisk med hensyn til hvor lang tid arbeidet vil ta.

Hva om tidsboksene mine er for korte for prosjektet mitt?

Det enkle svaret er å gjøre tidsboksene lengre i neste sprint. Når du begynner å bruke tidsbokser, kan det å dele opp arbeidet eller prosjektet i mindre biter også hjelpe deg med å forstå hvordan du bruker tiden din og hvor lang tid bestemte oppgaver tar.

Bruker Elon Musk tidsboksing?

Elon Musk, som er kjent for sin eksepsjonelle produktivitet, bruker tidsboksingsteknikken for å optimalisere arbeidsflyten sin. Ved å tildele spesifikke tidsblokker til hver oppgave kan Musk effektivt håndtere distraksjoner og holde fokus, selv i pressede situasjoner.

Med tidsboksing setter han klare grenser og holder seg til forhåndsbestemte tidslinjer, noe som gjør det mulig for ham å utføre oppgaver effektivt og holde seg på sporet gjennom hele dagen. Denne teknikken spiller en viktig rolle i Musks evne til å navigere i kaos og forbli produktiv i det han foretar seg

Hvem bruker tidsboksing?

Elon Musk og Bill Gates bruker timeboxing. Denne metoden kan kreve litt innsats å mestre, men den bidrar definitivt til å skjerpe fokus og øke produktiviteten.

Det viktigste med denne metoden er at den øker bevisstheten rundt hvor lang tid en oppgave vil ta.