Obiettivi di gestione del tempo per massimizzare la produttività

È probabile che abbiate obiettivi per ogni settore della vostra vita. Quindi, vi chiederete: anche il tempo è un'area in cui dovreste avere degli obiettivi?

Considerando che il tempo determina il raggiungimento di tutti gli altri obiettivi, vale la pena di investire energie e sforzi nella sua gestione.

Immergetevi in questo articolo per scoprire come impostare i vostri obiettivi di gestione del tempo e ogni passo che contribuisce a raggiungerli.

Quali sono gli obiettivi della gestione del tempo?

Gli obiettividi gestione del tempo sono obiettivi strategici che mirano a ottimizzare l'uso del vostro tempo. Anche se il tempo è un bene intangibile, considerate che la definizione degli obiettivi contribuisce a ottenere un rendimento del vostro investimento in tempo. Il miglior risultato della definizione di obiettivi per la gestione del tempo è che vi permette di essere intenzionali riguardo al vostro tempo e di ottenere produttività.

Inoltre, questi obiettivi vi sfidano ad allineare il vostro investimento di tempo con i vostri valori più profondi, le vostre aspirazioni e la vostra visione a lungo termine.

Perché avete bisogno di obiettivi di gestione del tempo?

Oltre a permettervi di allineare il modo in cui impiegate il vostro tempo con i vostri obiettivi a breve e a lungo termine e con una visione più ampia, gli obiettivi di gestione del tempo vi permettono di fare quanto segue:

• Stabilite le priorità in modo mirato: Concentrate il vostro tempo e la vostra energia sul lavoro ad alto impatto che porta a progressi significativi, realizza un lavoro importante e riempie il vostro bicchiere.
• Ridurre al minimo le attività di scarso valore: Per raggiungere il successo, sia nella vita professionale che in quella personale, è raro che ci si concentri su attività di scarso valore. Si tratta di compiti ad alta priorità che devono essere gestiti di conseguenza.
• Bilanciare tutte le attività in modo dinamico: Assegnare il tempo in modo flessibile a tutte le aree della vita, compreso il lavoro, la famiglia, la salute, l'apprendimento e il tempo libero, e adattarsi al mutare delle circostanze. In questo modo è possibile raggiungere il tanto ricercato equilibrio tra lavoro e vita privata, evitando il burnout.
• Eseguire con attenzione: Impegnarsi pienamente nel momento presente, concentrandosi completamente su ogni attività. Quando si ha il controllo sul proprio programma, l 'ansia da tempo scompare e permette di lavorare a fondo senza distrazioni su compiti cognitivamente impegnativi.
• Riflettere e ottimizzare la spesa per il tempo: Una volta fissati gli obiettivi di gestione del tempo, è possibile fare una pausa periodica per rivedere l'utilizzo del tempo, celebrare i progressi e riallineare le priorità. Questo è possibile grazie a un obiettivo intelligente rispetto al quale si possono misurare le proprie capacità di gestione del tempo e i propri comportamenti. Altrimenti, senza obiettivi di gestione del tempo, non si è consapevoli di come si spende il tempo, di quali sono le perdite di tempo e di come ottimizzarle.

In definitiva, gli obiettivi di gestione del tempo consentono di vivere e lavorare in modo più intenzionale, di concentrarsi su ciò che conta di più e di raggiungere il successo personale e professionale.

🎯 Sullo stesso argomento, potete consultare anche la nostra guida completa su come scrivere gli obiettivi di lavoro. È ricca di consigli su come fissare gli obiettivi di carriera per evitare che il nostro team si occupi di obiettivi di lavoro, e non solo.

Come impostare gli obiettivi di gestione del tempo

1. Iniziate a pensare a quale sia il vostro rapporto con il tempo

È necessario innanzitutto riflettere e ammettere la verità su come si sta impiegando il proprio tempo. Se avete un audit del tempo pieno di "bandiere rosse", allora sapete che è giunto il momento di stabilire degli obiettivi di gestione del tempo per voi stessi.

Ponetevi domande come:

• Perdo spesso il controllo del mio tempo e mi sento frustrato?
• Manco sempre le scadenze?
• Sono spesso ansioso di non finire la mia lista di cose da fare?
• Mi sto facendo carico di troppe cose e mi sto spremendo troppo?
• Capisco come spendo il tempo nelle attività quotidiane?
• Ho delle strategie efficaci di gestione del tempo a cui ricorrere quando perdo il controllo del mio tempo?

Se nel vostro elenco ci sono 3 o 4 risposte affermative, allora sapete che dovete darvi da fare, perché avete una cattiva gestione del tempo. Se il vostro elenco non è così in rosso, potete sempre migliorare le vostre capacità di gestione del tempo.

🎯 Sullo stesso argomento, consultate la nostra guida alle abilità di gestione del tempo per imparare a fissare obiettivi ragionevoli, a gestire l'energia e altro.

2. Iniziare a identificare le aree da migliorare

Individuate le aree esatte in cui è necessario lavorare sulla gestione del tempo.

Si può trattare di dare priorità ai compiti o di dedicare del tempo alla concentrazione quando si ha difficoltà a mantenere l'attenzione. Altre aree possono essere la delega dei compiti o il dire no al lavoro, perché si è sempre sopraffatti dal troppo lavoro.

3. Definire gli obiettivi di gestione del tempo

Il più delle volte abbiamo problemi a definire obiettivi temporali in qualsiasi ambito della nostra vita, per non parlare degli obiettivi direttamente legati alla gestione del tempo. Pertanto, è necessario creare obiettivi intelligenti (obiettivi intelligenti di gestione del tempo, ovvero obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili e pertinenti). Ecco alcuni obiettivi costruiti in base ai criteri del quadro SMART:

• "Ogni giorno darò priorità ai miei 3 compiti cruciali e li porterò a termine prima di occuparmi di qualsiasi altra cosa".
• "Modificherò il mio comportamento di controllo delle e-mail a solo 3 volte al giorno".
• "Dedicherò del tempo alla famiglia ogni sera dalle 18.00 alle 20.00, eliminando tutte le altre incombenze".

4. Sviluppare un piano d'azione

Suddividete i vostri obiettivi in passi concreti e abitudini da mettere in pratica. Inoltre, è utile assegnare delle scadenze per mantenere la propria responsabilità. Per esempio:

• "Inizierò ogni mattina elencando i miei 3 compiti più importanti".
• "Utilizzerò un timer Pomodoro per lavorare in blocchi mirati di 25 minuti con pause di 5 minuti tra l'uno e l'altro".
• "Imposterò l'opzione 'Non disturbare' sul mio telefono durante il tempo trascorso in famiglia".

5. Rivedere e regolare regolarmente

Valutate i vostri progressi settimanalmente o mensilmente in base all'evoluzione del vostro rapporto con il tempo. Un controllo del tempo con un software di time-tracking è il modo più semplice per verificare se le vostre capacità di gestione del tempo sono migliorate, in quanto fa emergere tutte le questioni relative al tempo in un rapporto come questo:

Altri modi più semplici sono verificare e capire se avete un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e se ora avete un maggiore controllo del vostro tempo con diverse tecniche di gestione del tempo. Festeggiate i vostri successi, imparate dalle battute d'arresto e modificate i vostri obiettivi.

Obiettivi di gestione del tempo [esempi]

Ora che avete un quadro di riferimento su come definire i vostri obiettivi di gestione del tempo, ecco cinque esempi di obiettivi con strategie di attuazione specifiche:

1. Identificare le attività che fanno perdere tempo

La gestione del tempo è più di una semplice abilità. Inizia con la comprensione del tempo speso per le attività e del tempo sprecato per il lavoro a basso impatto, in modo da poter iniziare a fare progressi costanti verso ciò che conta di più.

• Cosa dovete fare: Utilizzate un software di tracciamento del tempo (Timeular) per tenere traccia di tutte le attività legate al lavoro per i prossimi 30 giorni. Il vostro obiettivo sarà quello di registrare almeno il 95% delle attività e di analizzare i rapporti settimanali per identificare i vostri sprechi di tempo.
• Scopo: ottenere informazioni sull'utilizzo del tempo, pianificare le attività in modo più realistico in base ai comportamenti che richiedono tempo ed eliminare le inefficienze.

Tracciare tutte le attività lavorative con gli strumenti giusti

Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and manage it in < 1 minute a day.

Iniziate subito la vostra prova gratuita di 30 giorni

Passi:

1. Impostare categorie e tag in Timeular che siano in linea con le priorità di lavoro (ad esempio, chiamate, scrittura, e-mail).
2. Impegnatevi a utilizzare l'app in modo costante durante le ore di lavoro. L'aspetto positivo di Timeular è che, una volta impostato, tiene automaticamente traccia del vostro lavoro senza alcuna azione manuale.
3. Programmate una revisione di 15 minuti ogni venerdì per monitorare i progressi, analizzare il rapporto settimanale e modificare le priorità per la settimana successiva.
4. Stabilite degli obiettivi di gestione del tempo in base alle vostre osservazioni (ad esempio, ridurre del 10% il tempo delle riunioni entro la fine del mese).

Suggerimento: l'immagine mostra un rapporto sul tempo in Timeular, che mostra dati come l'uso produttivo e improduttivo delle app, i momenti in cui si è più produttivi e altri ancora.

2. Dare priorità ai compiti in modo efficace

È difficile portare a termine i compiti se non si fa altro che spegnere incendi in un giorno. Dovete quindi imparare a dare priorità ai compiti, e non mi riferisco solo a quelli urgenti, ma anche a tutte le attività che vi hanno spinto a portare avanti molti progetti.

• Cosa dovete fare: Utilizzate ogni giorno una strategia di definizione delle priorità chiamata matrice di gestione del tempo (o matrice di Eisenhower). In questo modo, capirete quali compiti sono ad alta priorità e devono essere affrontati per primi.
• Scopo: stabilendo le priorità in modo efficace, vi assicurerete che il vostro lavoro più critico venga svolto in tempo, gestirete lo stress dovuto alle scadenze incombenti e progredirete nel lavoro.

Passi:

• Creare un elenco giornaliero di cose da fare: Elencate tutti i vostri compiti all'inizio della giornata.
• Assegnate i compiti in quadranti:
  1. Urgente e importante (da fare subito).
  2. Importante ma non urgente (Piano).
  3. Urgente ma non importante (Delegato).
  4. Né urgente né importante (eliminare).
• Programmate il tempo di concentrazione: Dedicate le ore più produttive alle attività del Quadrante 1 e del Quadrante 2.
• Rivedere regolarmente: Alla fine di ogni giornata o settimana, rivalutate la vostra matrice per vedere se questa tecnica di gestione del tempo funziona per voi o se dovete modificarla e magari provare un'altra strategia.

🎯 Sullo stesso argomento, potete familiarizzare con le strategie di gestione del tempo come la creazione di elenchi a tappeto, il raggruppamento delle interruzioni e l'utilizzo di strumenti di gestione del tempo.

3. Ridurre la procrastinazione

La procrastinazione distrugge la produttività, ma tutti ne siamo colpevoli, forse più di quanto vorremmo riconoscere. Il problema è che la procrastinazione impedisce di raggiungere i propri obiettivi e causa stress inutile.

Se c'è un'attività su cui procrastinate maggiormente, è probabile che sia il compito più difficile o meno attraente della vostra lista.

• Cosa dovete fare: Utilizzate la tecnica " Mangia la rana" ogni mattina della vostra settimana lavorativa. La "rana", in questo caso, è il compito impegnativo di cui sopra. Dovete iniziare e completare questo compito come prima cosa al mattino, in modo da non trascinarlo all'infinito.
• Scopo: affrontare il lavoro di alto valore quando l'energia è al massimo, ridurre il disordine mentale e creare un senso di realizzazione nelle prime ore della giornata. E, naturalmente, ridurre la procrastinazione.

Passi:

1. Identificate la vostra rana: Ogni sera, individuate il compito più cruciale che dovete portare a termine il giorno successivo e temetelo.
2. Dare la priorità: Fate in modo che la rana sia la prima cosa che affrontate al mattino, prima di qualsiasi distrazione o compito minore.
3. Suddividetelo: Se il compito sembra opprimente, suddividetelo in passi più piccoli e fattibili per rendere più facile l'avvio e la concentrazione.
4. Impegnatevi a concentrarvi: Impostate un timer per un lavoro mirato (ad esempio, 60-90 minuti) e assicuratevi che il vostro compito sia completamente concentrato.
5. Premiatevi: Una volta che la rana è stata "mangiata", premiatevi con una pausa o un piccolo premio per rafforzare questa nuova abitudine.

4. Implementare il blocco del tempo

Se avete difficoltà a gestire le distrazioni e a concentrarvi solo su un compito alla volta, le tecniche di time-blocking vi aiuteranno a impiegare il vostro tempo in modo efficace.

• Cosa fare: Utilizzare una tecnica di blocco del tempo per suddividere la giornata in periodi dedicati ad attività specifiche. Per questo esempio, utilizzerò la nota tecnica del Pomodoro.
• Scopo: il blocco del tempo in genere aiuta a eliminare le distrazioni, a ridurre l'affaticamento decisionale e a raggiungere finalmente i risultati desiderati.

Passi:

1. Scegliere un compito: Selezionare un'attività specifica su cui concentrarsi durante la sessione di Pomodoro (può essere qualsiasi tipo di attività, da quelle difficili a quelle di routine).
2. Impostate un timer: avviate un timer per 25 minuti e impegnatevi a lavorare sul compito senza interruzioni.
3. Fate una breve pausa: Quando il timer scatta, prendetevi 5 minuti per ricaricarvi. Prendete un caffè o un tè o fate un po' di stretching.
4. Ripetere il ciclo: Dopo quattro Pomodori, premiatevi con una pausa più lunga di 15-30 minuti.
5. Tracciare le sessioni: Utilizzate un taccuino o un timer digitale gratuito per tenere traccia dei Pomodori completati e misurare la vostra produttività nel tempo.

5. Riduzione del 50% del cambio di attività

Il continuo passaggio da un'attività all'altra uccide la vostra produttività e vi fa esaurire l'energia mentale, eppure molti di noi saltano da un'attività all'altra decine di volte al giorno. Ogni passaggio richiede al cervello di ricentrarsi e consuma molta più energia mentale di quanta ne consumerebbe se si rimanesse concentrati su un solo compito.

• Cosa dovete fare: Implementate un "sistema di raggruppamento" in cui raggruppate tutti i compiti simili e li completate in periodi di tempo dedicati. Per i prossimi 10 giorni, tenete traccia dei vostri turni di lavoro con un tracker di produttività, in modo da avere una base di riferimento e monitorare i vostri progressi.
• Scopo: riducendo il passaggio da un contesto all'altro, si riduce l'affaticamento mentale e, come suggeriscono le ricerche, si può diventare più produttivi del 40%.

Passi:

1. Creare categorie di attività: Raggruppate tutte le attività simili (ad esempio, e-mail, telefonate, lavoro creativo, attività amministrative).
2. Programmare sessioni batch: Impostate nel calendario blocchi di tempo specifici per ogni categoria di attività (ad esempio, lettura delle e-mail dalle 9 alle 9.20 e dalle 16 alle 16.30).
3. Implementate la regola del "completamento prima del passaggio": Terminare completamente un lotto prima di passare a un altro, a meno che non ci sia una vera emergenza.
4. Configurate il vostro ambiente: Chiudete le schede non necessarie, disattivate le notifiche e utilizzate i blocchi dei siti web durante le sessioni di lavoro concentrate. Altrimenti, è molto probabile che la vostra attenzione venga distolta.
5. Monitoraggio dei progressi: Registrate ogni giorno i vostri scambi di attività e calcolate la media settimanale per assicurarvi di raggiungere l'obiettivo del 50%.

Scegliete i vostri obiettivi e andate avanti

Ora avete un quadro strutturato per iniziare a migliorare il vostro rapporto con il tempo. Sia che stiate cercando di migliorare la vostra salute mentale, sia che vogliate essere organizzati, raggiungere gli obiettivi con facilità e avere un equilibrio armonioso tra lavoro e vita privata, il tempo è la moneta che porta a tutti questi obiettivi.

Quindi, scegliete i vostri obiettivi di gestione del tempo e lasciate che il tempo lavori per voi e per i vostri obiettivi.