Zeitmanagement-Ziele zur Maximierung deiner Produktivität

Autorin: Madalina Roman

Sie haben wahrscheinlich Ziele für jeden Bereich Ihres Lebens. Sie fragen sich also: Ist die Zeit auch ein Bereich, für den Sie Ziele haben sollten?

Wenn man bedenkt, dass die Zeit für das Erreichen aller anderen Ziele ausschlaggebend ist, lohnt es sich, Energie und Mühe in ihr Management zu investieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeitmanagement-Ziele festlegen und welche Schritte dazu beitragen, sie zu erreichen.

Was sind die Ziele des Zeitmanagements?

Zeitmanagementziele sind strategische Ziele, die darauf abzielen, die Nutzung Ihrer Zeit zu optimieren. Auch wenn Zeit ein immaterielles Gut ist, sollten Sie bedenken, dass die Festlegung von Zielen dazu beiträgt, eine Rendite für Ihre Zeitinvestition zu erzielen. Das beste Ergebnis beim Setzen von Zielen für das Zeitmanagement ist, dass es Ihnen ermöglicht, bewusst mit Ihrer Zeit umzugehen und gleichzeitig Produktivität zu erreichen.

Darüber hinaus fordern diese Ziele Sie auf, Ihre Zeitinvestitionen mit Ihren tiefsten Werten, Bestrebungen und langfristigen Visionen in Einklang zu bringen.

Warum brauchen Sie Ziele für Ihr Zeitmanagement?

Ein gutes Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen nicht nur, die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, mit Ihren kurz- und langfristigen Zielen und einer umfassenderen Vision in Einklang zu bringen, sondern auch, Folgendes zu tun:

  • Setzen Sie zielgerichtet Prioritäten: Konzentrieren Sie Ihre Zeit und Energie auf wichtige Aufgaben, die zu bedeutenden Fortschritten führen, die Sie erfüllen und die Ihr Budget auffüllen.
  • Minimieren Sie geringwertige Tätigkeiten: Wenn Sie Erfolg haben wollen, sei es im Berufs- oder im Privatleben, dann geht es selten darum, sich auf geringwertige Tätigkeiten zu konzentrieren. Es geht um Aufgaben mit hoher Priorität, die entsprechend verwaltet werden müssen.
  • Bringen Sie alle Aktivitäten dynamisch ins Gleichgewicht: Verteilen Sie Ihre Zeit flexibel auf alle Lebensbereiche, einschließlich Arbeit, Familie, Gesundheit, Lernen und Freizeit, und passen Sie sich den veränderten Umständen an. Auf diese Weise können Sie die begehrte gesunde Work-Life-Balance erreichen und einem Burnout vorbeugen.
  • Führen Sie es achtsam aus: Versetzen Sie sich ganz in den gegenwärtigen Moment und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf jede Tätigkeit. Wenn Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan haben, verschwindet die Zeitangst und Sie können ohne Ablenkung intensiv an kognitiv anspruchsvollen Aufgaben arbeiten.
  • Reflektieren und optimieren Sie Ihre Zeiteinteilung: Wenn Sie sich Ziele für Ihr Zeitmanagement gesetzt haben, können Sie in regelmäßigen Abständen innehalten, um Ihre Zeitnutzung zu überprüfen, Fortschritte zu feiern und Prioritäten neu zu setzen. Das ist möglich, weil Sie ein kluges Ziel haben, an dem Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten und Ihr Verhalten messen können. Ohne Zeitmanagement-Ziele wissen Sie nicht, wie Sie Ihre Zeit verbringen, was Ihre Zeitfresser sind und wie Sie sie optimieren können.

Letztendlich ermöglicht Ihnen das Zeitmanagement, bewusster zu leben und zu arbeiten, sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen am wichtigsten ist, und persönlichen und beruflichen Erfolg zu erzielen.

🎯 Zum gleichen Thema können Sie auch unseren umfassenden Leitfaden zum Schreiben von Arbeitszielen lesen. Er ist vollgepackt mit Ratschlägen, wie Sie Ihre Karriereziele setzen können, um diese Fragen der Arbeitsziele von unserem Team zu scheuen, und nicht nur.

Wie man sich Ziele für das Zeitmanagement setzt

Kurzfristige und langfristige Ziele

1. Überlegen Sie zunächst, wie Ihr Verhältnis zur Zeit ist

Sie müssen zuerst darüber nachdenken und sich die Wahrheit darüber eingestehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn Sie eine Zeitbilanz voller "roter Fahnen" haben, dann wissen Sie, dass es höchste Zeit ist, sich Ziele für Ihr Zeitmanagement zu setzen.

Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Verliere ich oft die Kontrolle über meine Zeit und bin frustriert?
  • Verpasse ich immer wieder Fristen?
  • Bin ich oft besorgt darüber, dass ich meine To-Do-Liste nicht fertigstellen kann?
  • Nehme ich mir zu viel vor und mache mich zu dünn?
  • Verstehe ich, wie ich meine Zeit für tägliche Aufgaben verwende?
  • Habe ich wirksame Zeitmanagementstrategien, auf die ich zurückgreifen kann, wenn ich die Kontrolle über meine Zeit verliere?

Wenn Ihre Liste 3 oder 4 "Ja"-Antworten enthält, dann wissen Sie, dass Sie sich beeilen müssen, denn Sie haben ein schlechtes Zeitmanagement. Wenn Ihre Liste nicht so rot markiert ist, können Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten immer noch verbessern.

🎯 Zum gleichen Thema finden Sie in unserem Leitfaden zum Zeitmanagement Informationen über vernünftige Zielsetzung, Energiemanagement und andere Themen.

2. Beginnen Sie mit der Ermittlung der zu verbessernden Bereiche

Ermitteln Sie genau die Bereiche, in denen Ihr Zeitmanagement verbessert werden muss.

Das könnte bedeuten, dass Sie Aufgaben nach Prioritäten ordnen oder sich mehr Zeit nehmen, wenn Sie Probleme mit der Aufmerksamkeit haben. Andere Bereiche können das Delegieren von Aufgaben oder das Ablehnen von Arbeit sein, weil man immer mit zu viel Arbeit überfordert ist.

3. Definieren Sie Ihre Zeitmanagementziele

Meistens haben wir ein Problem damit, zeitgebundene Ziele für irgendeinen Bereich unseres Lebens zu definieren, ganz zu schweigen von Zielen, die direkt mit dem Zeitmanagement zusammenhängen. Deshalb müssen Sie sich intelligente Ziele setzen (intelligente Zeitmanagementziele, auch bekannt als spezifische, messbare, erreichbare und relevante Ziele). Hier sind einige Ziele, die auf den Kriterien des SMART-Rahmens basieren:

  • "Ich werde meinen 3 wichtigsten Aufgaben täglich Priorität einräumen und sie erledigen, bevor ich mich um etwas anderes kümmere."
  • "Ich werde mein E-Mail-Abfrageverhalten ändern und nur noch 3 Mal am Tag E-Mails abrufen.
  • "Ich werde mir jeden Abend von 18 bis 20 Uhr Zeit für die Familie nehmen und alle anderen Aufgaben streichen."

4. Entwickeln Sie einen Aktionsplan

Teilen Sie Ihre Ziele in konkrete Schritte und Gewohnheiten auf, die Sie umsetzen können. Außerdem ist es von Vorteil, sich Fristen zu setzen, um sich selbst zur Verantwortung zu ziehen. Zum Beispiel:

  • "Ich werde jeden Morgen damit beginnen, meine 3 wichtigsten Aufgaben aufzulisten."
  • "Ich verwende einen Pomodoro-Timer, um in konzentrierten 25-Minuten-Blöcken mit 5-Minuten-Pausen dazwischen zu arbeiten.
  • "Ich werde mein Telefon während der Familienzeit auf 'Nicht stören' einstellen.

5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Bewerten Sie Ihre Fortschritte wöchentlich oder monatlich anhand der Entwicklung Ihres Verhältnisses zur Zeit. Ein Zeit-Audit mit einer Zeiterfassungssoftware ist der einfachste Weg, um zu überprüfen, ob sich Ihre Zeitmanagement-Fähigkeiten verbessert haben, da es alle zeitbezogenen Angelegenheiten in einem Bericht wie diesem aufzeigt:

Zeitmanagement-Berichte

Andere, einfachere Möglichkeiten sind, zu prüfen und zu verstehen, ob Sie eine bessere Work-Life-Balance haben und ob Sie jetzt mehr Kontrolle über Ihre Zeit mit verschiedenen Zeitmanagementtechniken haben. Feiern Sie Ihre Erfolge, lernen Sie aus Rückschlägen, und passen Sie Ihre Ziele an.

Ziele im Zeitmanagement [Beispiele]

Nachdem Sie nun einen Rahmen für die Festlegung Ihrer Zeitmanagement-Ziele haben, finden Sie hier fünf Zielbeispiele mit konkreten Umsetzungsstrategien:

1. Identifizieren Sie Ihre zeitverschwenderischen Aktivitäten

Zeitmanagement ist mehr als nur eine Fähigkeit. Es fängt damit an, dass Sie wissen, wie viel Zeit Sie für Aufgaben aufwenden und wie viel Zeit Sie mit weniger wichtigen Aufgaben vergeuden, damit Sie bei dem, was Ihnen am wichtigsten ist, stetige Fortschritte machen können.

  • Was Sie tun müssen: Verwenden Sie eine Zeiterfassungssoftware (Timeular), um alle arbeitsbezogenen Aktivitäten für die nächsten 30 Tage zu erfassen. Ihr Ziel ist es, mindestens 95 % der Aufgaben zu erfassen und die wöchentlichen Berichte zu analysieren, um Ihre Zeitfresser zu identifizieren.
  • Zweck: Gewinnen Sie Einblicke in Ihre Zeitnutzung, planen Sie Aufgaben realistischer auf der Grundlage Ihrer zeitaufwendigen Verhaltensweisen und beseitigen Sie Ineffizienzen.
Verfolgen Sie alle arbeitsbezogenen Aktivitäten mit den richtigen Tools

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Schritte:

  1. Richten Sie Kategorien und Tags in Timeular die sich an den Arbeitsprioritäten orientieren (z. B. Anrufe, Schreiben, E-Mails).
  2. Verpflichten Sie sich, die App während der Arbeitszeit konsequent zu nutzen. Das Tolle an Timeular ist, dass es Ihre Arbeit automatisch verfolgt, ohne dass Sie etwas tun müssen, sobald Sie es eingerichtet haben.
  3. Planen Sie jeden Freitag eine 15-minütige Besprechung ein, um die Fortschritte zu verfolgen, den Wochenbericht zu analysieren und die Prioritäten für die folgende Woche anzupassen.
  4. Setzen Sie sich auf der Grundlage Ihrer Beobachtungen Ziele für das Zeitmanagement (z. B. Reduzierung der Besprechungszeit um 10 % bis zum Ende des Monats).

Tipp: Das Bild zeigt einen Zeitbericht in Timeular, der Daten wie produktive und unproduktive App-Nutzung, Zeiten, in denen Sie am produktivsten sind, und andere Daten anzeigt.

2. Effektive Priorisierung von Aufgaben

Die Erledigung von Aufgaben ist schwierig, wenn man an einem Tag nur Brände löscht. Sie müssen also lernen, Prioritäten zu setzen, und damit meine ich nicht nur die dringenden Aufgaben, sondern auch all die Aktivitäten, die Sie bei vielen Projekten vorangebracht haben.

  • Was Sie tun müssen: Verwenden Sie jeden Tag eine Priorisierungsstrategie, die so genannte Zeitmanagement-Matrix (auch Eisenhower-Matrix genannt). Auf diese Weise wissen Sie, welche Aufgaben hohe Priorität haben und zuerst erledigt werden müssen.
  • Zweck: Durch eine effektive Prioritätensetzung stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, bewältigen den Stress, der durch drohende Fristen entsteht, und kommen mit der Arbeit voran.

Schritte:

  • Erstellen Sie eine tägliche To-Do-Liste: Listen Sie alle Ihre Aufgaben zu Beginn des Tages auf.
  • Ordnen Sie Ihre Aufgaben in Quadranten ein:
    1. Dringend und wichtig (Do Now).
    2. Wichtig, aber nicht dringend (Plan).
    3. Dringend, aber nicht wichtig (Delegierter).
    4. Weder dringend noch wichtig (Eliminieren).
  • Planen Sie Konzentrationszeit ein: Widmen Sie Ihre produktivsten Stunden den Aufgaben in Quadrant 1 und Quadrant 2.
  • Überprüfen Sie regelmäßig: Überprüfen Sie am Ende jedes Tages oder jeder Woche Ihre Matrix, um zu sehen, ob diese Zeitmanagementtechnik für Sie funktioniert oder ob Sie sie anpassen und vielleicht eine andere Strategie ausprobieren müssen.

In diesem Zusammenhang können Sie sich auch mit Zeitmanagement-Strategien vertraut machen, z. B. mit dem Erstellen von K.O.-Listen, dem Ordnen von Unterbrechungen und dem Einsatz von Zeitmanagement-Tools.

Prokrastination

3. Prokrastination einschränken

Prokrastination schadet der Produktivität, aber wir sind alle schuldig, vielleicht mehr, als wir wahrhaben wollen. Das Problem ist, dass Prokrastination Sie davon abhält, Ihre Ziele zu erreichen, und unnötigen Stress verursacht.

Wenn es eine Tätigkeit gibt, die Sie am meisten aufschieben, ist es wahrscheinlich die schwierigste oder unattraktivste Aufgabe auf Ihrer Liste.

  • Was Sie tun müssen: Wenden Sie die "Eat the Frog" -Technik jeden Morgen in Ihrer Arbeitswoche an. Der "Frosch" ist in diesem Fall die oben erwähnte schwierige Aufgabe. Im Grunde müssen Sie diese Aufgabe gleich am Morgen beginnen und erledigen, damit Sie sie nicht endlos mit sich herumschleppen.
  • Zweck: Erledigen Sie hochwertige Aufgaben, wenn Ihre Energie am höchsten ist, reduzieren Sie die geistige Unordnung und schaffen Sie schon früh am Tag ein Gefühl der Vollendung. Und natürlich die Prokrastination verringern.

Schritte:

  1. Identifizieren Sie Ihren Frosch: Bestimmen Sie jeden Abend die wichtigste Aufgabe, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen, und fürchten Sie sie.
  2. Setzen Sie Prioritäten: Kümmern Sie sich morgens als erstes um Ihren Frosch, noch vor allen anderen Ablenkungen oder kleineren Aufgaben.
  3. Unterteilen Sie sie: Wenn Sie sich mit einer Aufgabe überfordert fühlen, unterteilen Sie sie in kleinere, umsetzbare Schritte, damit es leichter wird, mit der Aufgabe zu beginnen und sich darauf zu konzentrieren.
  4. Verpflichten Sie sich zur Konzentration: Stellen Sie einen Timer für konzentriertes Arbeiten ein (z. B. 60-90 Minuten) und sorgen Sie dafür, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Aufgabe konzentrieren können.
  5. Belohne dich selbst: Sobald dein Frosch "gegessen" ist, belohne dich mit einer Pause oder einer kleinen Leckerei, um diese neue Gewohnheit zu festigen.

4. Zeitblockierung einführen

Wenn es Ihnen schwer fällt, Ablenkungen zu bewältigen und sich immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren, helfen Ihnen Zeitblockierungstechniken, Ihre Zeit effektiv zu nutzen.

  • Was Sie tun müssen: Verwenden Sie eine Zeitblockierungstechnik, um Ihren Tag in bestimmte Zeiträume für bestimmte Aktivitäten zu unterteilen. In diesem Beispiel verwende ich die weithin bekannte Pomodoro-Technik.
  • Zweck: Das Blockieren von Zeit hilft im Allgemeinen, Ablenkungen zu vermeiden, die Entscheidungsmüdigkeit zu verringern und endlich die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Schritte:

  1. Wählen Sie eine Aufgabe: Wählen Sie eine bestimmte Aufgabe, auf die Sie sich während Ihrer Pomodoro-Sitzung konzentrieren möchten (es kann jede Art von Aufgabe sein, von schwierigen bis hin zu Routineaufgaben).
  2. Stellen Sie einen Timer ein: Starten Sie einen Timer für 25 Minuten und verpflichten Sie sich, ohne Unterbrechung an der Aufgabe zu arbeiten.
  3. Machen Sie eine kurze Pause: Sobald der Timer abgelaufen ist, nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, um sich zu erholen. Trinken Sie einen Kaffee oder Tee oder strecken Sie sich ein wenig.
  4. Wiederholen Sie den Zyklus: Nach vier Pomodoros belohnen Sie sich mit einer längeren Pause von 15-30 Minuten.
  5. Verfolgen Sie Ihre Sitzungen: Verwenden Sie ein Notizbuch oder einen kostenlosen digitalen Pomodoro-Timer, um die erledigten Pomodoro-Sitzungen zu verfolgen und Ihre Produktivität im Laufe der Zeit zu messen.

5. Reduzieren Sie den Aufgabenwechsel um 50%.

Ständiges Wechseln zwischen den Aufgaben macht Ihre Produktivität zunichte und verbraucht Ihre geistige Energie, doch viele von uns wechseln täglich Dutzende Male zwischen den Aufgaben. Bei jedem Wechsel muss sich das Gehirn neu konzentrieren und verbraucht viel mehr geistige Energie, als wenn man sich nur auf eine Aufgabe konzentriert.

  • Was Sie tun müssen: Führen Sie ein "Batching-System" ein, bei dem Sie alle ähnlichen Aufgaben zusammenfassen und in bestimmten Zeiträumen erledigen. Verfolgen Sie in den nächsten 10 Tagen Ihre Aufgabenwechsel mit einem Produktivitäts-Tracker, damit Sie eine Ausgangsbasis haben und dann Ihre Fortschritte überwachen können.
  • Zweck: Wenn Sie den Kontextwechsel reduzieren, verringern Sie die geistige Ermüdung, und wie die Forschung zeigt, können Sie 40 % produktiver werden.

Schritte:

  1. Erstellen Sie Aufgabenkategorien: Fassen Sie alle ähnlichen Aufgaben zusammen (z. B. E-Mails, Telefonate, kreative Arbeit, Verwaltungsaufgaben).
  2. Planen Sie Batch-Sitzungen: Legen Sie für jede Aufgabenkategorie bestimmte Zeitblöcke in Ihrem Kalender fest (z. B. E-Mail-Lesen von 9-9.20 Uhr und 16-16.30 Uhr).
  3. Führen Sie eine Regel "Fertigstellung vor Wechsel" ein: Schließen Sie einen Stapel vollständig ab, bevor Sie zu einem anderen Stapel wechseln, es sei denn, es liegt ein echter Notfall vor.
  4. Richten Sie Ihre Umgebung ein: Schließen Sie unnötige Registerkarten, schalten Sie Benachrichtigungen aus und verwenden Sie Website-Blocker während konzentrierter Batch-Sitzungen. Andernfalls ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Aufmerksamkeit abgelenkt wird.
  5. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt: Protokollieren Sie täglich Ihre Aufgabenwechsel und berechnen Sie Ihren Wochendurchschnitt, um sicherzustellen, dass Sie Ihr 50%-Ziel erreichen.

Wählen Sie Ihre Ziele und setzen Sie sie um

Jetzt haben Sie einen strukturierten Rahmen, um Ihr Verhältnis zur Zeit zu verbessern. Ganz gleich, ob Sie eine bessere geistige Gesundheit anstreben, organisiert bleiben, Ihre Ziele mit Leichtigkeit erreichen und eine harmonische Work-Life-Balance erreichen wollen - Zeit ist die Währung, die zu all diesen Zielen führt.

Wählen Sie also Ihre Zeitmanagementziele und lassen Sie die Zeit für sich und Ihre Ziele arbeiten.