Wie kann man die Produktivität der Mitarbeiter steigern? Best Practices
In den letzten Jahren haben wir einige Veränderungen in der Art und Weise gesehen, wie Unternehmen agieren und Mitarbeiter führen.
In einer so schnelllebigen Geschäftsumgebung, in der Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle immer häufiger werden, ist die Optimierung und Steigerung der Mitarbeiterproduktivität ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Wenn du also dein Unternehmen erfolgreich machen und lernen möchtest, wie du die Produktivität deiner Mitarbeiter verbessern kannst, ist dieser Artikel genau das Richtige für dich!
Wir werden einige Strategien und Erkenntnisse untersuchen, um dir zu helfen, die Produktivität deiner Mitarbeiter zu steigern und letztendlich dein Unternehmen zu größeren Erfolgen zu führen.
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Top-Produktivitätstipps für Teams und ihre Führungskräfte
Was ist Mitarbeiterproduktivität?
Die Mitarbeiterproduktivität bezieht sich auf das Maß der Effizienz und Wirksamkeit eines Mitarbeiters bei der Erledigung von Aufgaben und der Erreichung von Zielen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, was zum Gesamterfolg der Organisation beiträgt.
Mit anderen Worten: Es geht darum, wie viel ein Mitarbeiter in einer bestimmten Zeit erledigen kann.
Warum ist es wichtig, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern?
Die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität ist sowohl für die Erreichung kurzfristiger als auch langfristiger Unternehmensziele unerlässlich.
Aus der Sicht des Unternehmens bedeutet eine verbesserte Produktivität, dass mit denselben oder weniger Ressourcen mehr erreicht wird. Unternehmen können Kosten senken, Verschwendung minimieren und Zeit, Ausrüstung und Arbeitskräfte effizienter nutzen. Leistungsstarke Mitarbeiter können einen enormen Einfluss auf die Steigerung der Unternehmensrentabilität haben.
Produktivere Mitarbeiter können Unternehmen auch dabei helfen im Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie können Güter und Dienstleistungen effizienter produzieren, was es Unternehmen ermöglicht, wettbewerbsfähige Preise, bessere Qualität oder schnellere Lieferung anzubieten.
Aus der Sicht der Arbeitnehmer kann dies zu beruflichen Aufstiegsmöglichkeiten, mehr Arbeitsplatzsicherheit, Anerkennung und Belohnungen wie Prämien und Gehaltserhöhungen, Kompetenzentwicklung und weniger Überstunden führen. Wenn die Mitarbeiter während der regulären Arbeitszeit produktiv sind, besteht weniger Bedarf an Überstunden.
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Für Teammanager ist die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität entscheidend für das Erreichen von Teamzielen, die Optimierung von Ressourcen, den Erhalt von Wettbewerbsvorteilen und die Sicherung des Team- und Unternehmenserfolgs.
Produktive Teams sind besser in der Lage, sich an Veränderungen anzupassen, Probleme zu lösen und Innovationen voranzutreiben, was letztlich zu einem florierenden und effizienten Arbeitsplatz beiträgt.
Lies auch: Wie man Überstundenvergütung berechnet
Wie man die Produktivität der Mitarbeiter steigert
Die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität ist ein wichtiges Ziel für jedes Unternehmen, da sie sich direkt auf die Effizienz, die Rentabilität und den Gesamterfolg auswirkt.
Nachdem wir nun die Bedeutung der Mitarbeiterproduktivität erörtert haben, wollen wir uns als nächstes mit effektiven Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität beschäftigen.
1. Nutze die Zeiterfassung
Du weißt nicht, was Zeiterfassung ist? Hier ist eine einfache Definition: Zeiterfassung ist der Prozess der genauen Erfassung, wie viel Zeit du für Aktivitäten/Aufgaben aufwendest.
Die Zeiterfassung ist eine der wirksamsten Methoden zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, da sie eine genaue Messung der für Tätigkeiten aufgewendeten Zeit ermöglicht.
Außerdem fördert es das Selbstbewusstsein und die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter. Wenn sie wissen, dass ihre Arbeitszeiten erfasst werden, gehen sie bewusster mit ihrer Zeit um.
Darüber hinaus hilft die Zeiterfassung bei der Ermittlung von Produktivitätsengpässen und Bereichen, in denen zusätzliche Schulungen oder Ressourcen benötigt werden.
Wenn bestimmte Aufgaben konsequent länger dauern, kann dies auf einen Bedarf an zusätzlicher Schulung oder eine Neubewertung der vorhandenen Tools und Ressourcen hinweisen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen, aber die effektivste ist die Verwendung eines Zeiterfassungsgeräts.
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2. Verwende Produktivitätstools
Produktivitätswerkzeuge und -anwendungen können die Produktivität der Mitarbeiter erheblich steigern, wenn sie effizient in den Arbeitsbereich integriert werden. Es gibt Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, die Teams dabei helfen, Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Fortschritte zu verfolgen.
Wie bereits erwähnt, können Teams mit Hilfe von Zeiterfassungs-Apps zeitraubende Aktivitäten überwachen und identifizieren und ihr Zeitmanagement optimieren.
Terminplanungsanwendungen und Teamkommunikations-Apps helfen Mitarbeitern auch, ihre Termine, Besprechungen und Fristen zu verwalten. Sie stellen Einblicke und Visualisierungen wichtiger Leistungskennzahlen bereit, die Unternehmen bei datengesteuerten Entscheidungen unterstützen.
Durch die Integration von Produktivitätsanwendungen in die täglichen Arbeitsabläufe können Unternehmen ihre Effizienz steigern, den Verwaltungsaufwand reduzieren, Fehler minimieren und die Zusammenarbeit verbessern.
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3. Ausbildung in Zeitmanagement
Zeitmanagement-Schulungen für Mitarbeiter sind ein wirksames Mittel zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
Die Arbeitnehmer können sich verschiedene Fähigkeiten und Techniken aneignen, die es ihnen ermöglichen, ihre Zeit und ihre Aufgaben besser zu verwalten.
Einer der wichtigsten Vorteile ist die Festlegung von Prioritäten. Die Mitarbeiter lernen, Aufgaben auf der Grundlage ihrer Wichtigkeit und Fristen zu identifizieren und zu priorisieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Zeit für die wichtigsten Aktivitäten verwenden.
Dieser Ansatz hilft ihnen, die Effizienz und Effektivität ihrer Arbeit zu verbessern.
Es hilft ihnen auch zu verstehen, wie man komplexe Projekte in kleinere und besser handhabbare Komponenten aufteilt und wie man effektiv plant.
Sie erhalten die Möglichkeit, gut strukturierte Zeitpläne zu erstellen, die eine Tages-, Wochen- und Monatsplanung umfassen. Eine solche Planung kann dazu beitragen, die Zeit für verschiedene Aufgaben und Projekte einzuteilen. Das Risiko, Termine zu versäumen, wird dadurch verringert und die Mitarbeiter sind besser organisiert.
Diese Techniken (z. B. Time Boxing oder Time Blocking) können in Verbindung mit der Verwendung eines Zeiterfassungsgeräts und einer Produktivitäts-App dazu beitragen, dass sie ihre Aufgaben pünktlich erledigen und ihre Zeit und Ressourcen besser nutzen.
Lies auch: Effektive Wege zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten
4. Verwende Priorisierungstechniken
Priorisierungstechniken sind entscheidend für die Verbesserung der Produktivität, da sie Teams helfen, sich auf die wichtigsten Aufgaben und Aktivitäten zu konzentrieren.
Einer der wichtigsten Vorteile von Priorisierungstechniken besteht in ihrer Fähigkeit, eine effiziente Ressourcenzuweisung zu erleichtern. Sie ermöglichen es Einzelpersonen, ihre Zeit, Energie und Ressourcen effektiver zu lenken und ihre Bemühungen auf die wichtigsten Aufgaben zu optimieren.
Ein sehr wichtiger Aspekt der Priorisierungstechniken ist ihre Rolle beim Stressabbau. Indem sie die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angehen, können die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten effektiver verwalten und ein Gefühl der Kontrolle über ihre Arbeit zurückgewinnen, was letztlich den Stress mindert.
TIPP: Lies unseren Beitrag und erfahre, wie die Zeiteinteilung die Produktivität steigert.
5. Halte Work-Life-Balance
Die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben ist für die Verbesserung der Produktivität unerlässlich, da sie zum allgemeinen Wohlbefinden und zur psychischen Gesundheit der Arbeitnehmer beiträgt.
Eine ausgewogene Work-Life-Balance beugt Burnout vor, erhöht die Motivation, verbessert den Fokus und die Konzentration, steigert die Kreativität und reduziert Stress.
Unternehmen, die eine ausgewogene Work-Life-Balance fördern, haben in der Regel auch eine höhere Mitarbeiterbindung sowie eine höhere Arbeitszufriedenheit, was wiederum die Gesamtproduktivität erhöht.
Zeiterfassungstools können dir dabei helfen, das Arbeitspensum deiner Mitarbeiter zu analysieren und korrekte Daten darüber zu erhalten, wie viel Zeit sie insgesamt für ihre Tätigkeiten aufgewendet haben. Durch die Optimierung der Arbeitszeiten haben die Mitarbeiter mehr Zeit für persönliche Aktivitäten und können einen gesünderen Lebensstil pflegen.
Lies auch: Wie wirkt sich Stress auf die Produktivität aus?
6. Setze klare Ziele
Die Festlegung klarer und realistischer Ziele ist aus mehreren Gründen wichtig und ein Eckpfeiler für die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität.
Sie helfen den Mitarbeitern, Prioritäten zu setzen, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Gut definierte Ziele geben den Mitarbeitern ein besseres Gefühl für Richtung und Zweck. Sie wissen genau, was sie erreichen müssen, und können sich auf Aufgaben konzentrieren, die mit diesen Zielen übereinstimmen, wodurch das Risiko von Ablenkungen und zeitraubenden Aktivitäten verringert wird.
Klare Ziele tragen auch zu einer intrinsischen Motivation bei. Die Mitarbeiter sind engagierter und setzen sich für ihre Arbeit ein, wenn sie wissen, wie ihre Bemühungen zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
7. Sorge für ein positives Arbeitsumfeld
Ein positiver Arbeitsplatz fördert das Wohlbefinden, die Motivation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Wenn sich der Einzelne in seinem Arbeitsumfeld unterstützt, geschätzt und wohl fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass er seine Energie und Begeisterung in seine Aufgaben investiert.
Ein positives Arbeitsklima fördert außerdem eine offene Kommunikation, konstruktives Feedback und Teamarbeit, die für Problemlösungen und Kreativität unerlässlich sind.
TIPP: Lies unseren Leitfaden und erfahre alles, was du über die Kultur der Remote-Arbeit wissen musst.
8. Investiere in die Ausbildung und Entwicklung der Mitarbeiter
Indem der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern, befähigt er sie, ihre Arbeit effektiver und effizienter zu erledigen.
Schulungsprogramme zur Entwicklung und Verbesserung von Soft Skills, Kreativität und Führungsqualitäten sind ebenfalls sehr nützlich, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.
Je mehr Vertrauen die Mitarbeiter in ihre Fähigkeiten gewinnen, desto kompetenter werden sie in ihrer Rolle.
Einige Ausbildungskurse:
- Die besten Kurse zur Kommunikationsfähigkeit
- Zeitmanagement-Kurse
- Die beste Projektmanagement-Ausbildung
9. Schränke Multitasking ein
Viele Menschen glauben, dass sie hochproduktiv sind, wenn sie Multitasking betreiben, aber in Wirklichkeit kann Multitasking die Produktivität und Effizienz verringern. Multitasking kann zu mehr Fehlern führen und Zeitverschwendung bedeuten.
Es ist effektiver, sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren, was zu einer höheren Qualität und Produktivität führt, als zu versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
TIPP: Höre mit dem Multitasking auf, indem du eines der besten Tools zur Priorisierung von Arbeit einsetzt.
10. Gib angemessenes Feedback
Feedback ist bei der Führung von Leistungsträgern von entscheidender Bedeutung und ein wirksames Mittel zur Steigerung der Leistung von Mitarbeitern, da es mehr Klarheit über Erwartungen und Ziele schafft.
Wenn Mitarbeiter spezifisches und umsetzbares Feedback erhalten, können sie ihre Bemühungen an den Unternehmenszielen ausrichten und sicherstellen, dass sie an den richtigen Aufgaben und Prioritäten arbeiten.
Wenn Feedback regelmäßig und effektiv gegeben wird, sind die Mitarbeiter besser in der Lage, ihre Bemühungen an den Unternehmenszielen auszurichten, ihre Leistung kontinuierlich zu verbessern und zu einem produktiveren Arbeitsplatz beizutragen.
Lies auch: Wie du die Leistung deiner Mitarbeiter verfolgen kannst
11. Delegiere und übertrage mehr Befugnisse
Die Delegation von Aufgaben ist eine weitere wertvolle Strategie zur Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz.
Wenn sie effektiv durchgeführt wird, erleichtert sie nicht nur die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters, sondern befähigt auch andere, zum Erfolg des Teams beizutragen.
Außerdem werden Produktivität und Effizienz insgesamt gesteigert, da sich die Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenzen und Fachgebiete konzentrieren können.
Wenn Mitarbeiter an Aufgaben arbeiten, die ihren Fähigkeiten und Stärken entsprechen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie hervorragende Leistungen erbringen und Aufgaben effizienter erledigen.
Dein Vertrauen in ihre Fähigkeiten fördert ihr Selbstvertrauen und stärkt ihren Stolz und ihr Engagement für den Erfolg des Teams.
Ähnlicher Artikel: Wie man Aufgaben delegiert
12. Verwende Hilfsmittel zur Förderung von Fokus und Konzentration
Fokussierungs- und Konzentrations-Apps helfen den Mitarbeitern, sich durch verschiedene Techniken auf ihre täglichen Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. die Pomodoro-Methode, bei der auf Arbeitsintervalle kurze Pausen folgen, um die Konzentration aufrechtzuerhalten.
Indem sie Technologien wie einen Pomodoro-Timer verwenden, um Konzentration und Produktivität zu steigern, sind diese Apps zu unverzichtbaren Werkzeugen für Menschen geworden, die ihre Arbeitsgewohnheiten optimieren und eine größere Effizienz bei ihren Aufgaben erreichen möchten.
13. Stelle den Mitarbeitern einen angemessen Arbeitsplatzes zur Verfügung
Ein eigener Arbeitsbereich hilft, Ablenkungen zu minimieren. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter im Büro oder von zu Hause aus arbeiten, ist ein gut organisierter und angemessener Arbeitsplatz unerlässlich, um die Produktivität zu steigern.
Du kannst visuelle Hinweise und Erinnerungen erstellen, um den Mitarbeitern zu helfen, ihren Zeitplan einzuhalten und die Zeit für verschiedene Aufgaben einzuteilen. Du kannst Tools und Anwendungen verwenden, um die Zeit für die Suche nach Informationen oder die Einrichtung verschiedener Geräte zu reduzieren, und du kannst personalisierte Bereiche einrichten, um den Zugang zu relevanten Dokumenten und Referenzmaterialien zu gewährleisten.
14. Ermutige die Mitarbeiter, eine Routine zu haben
Routinen helfen den Mitarbeitern, ihre Zeit effektiv einzuteilen.
Wenn du eine feste Routine hast, neigst du eher dazu, Aufgaben zu priorisieren, spezifische Zeitblöcke für verschiedene Aktivitäten zuzuweisen und Zeitverschwendung bei unproduktiven oder nicht wesentlichen Aktivitäten zu vermeiden. Routine trägt auch zur Konsistenz bei, was einer der Schlüssel zur Produktivität ist.
Ob es sich um eine tägliche, wöchentliche oder aufgabenspezifische Routine handelt, eine gut geplante und disziplinierte Arbeitsweise kann zu erheblichen Produktivitätssteigerungen führen.
- Herunterladen:
Kostenlose Vorlage für einen Zeitblockierungsplan
Vorlage Wochenarbeitszeitplan für Mitarbeiter
15. Schaffe unnötige Besprechungen ab
Dies ist ein praktischer Schritt zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
Durch die Abschaffung unnötiger Besprechungen können Teammanager Besprechungen priorisieren, die wirklich Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erfordern.
Du kannst auch die Anzahl und Dauer der Besprechungen reduzieren, um mehr Zeit für produktive Arbeit zu gewinnen. Stelle sicher, dass die Sitzungen klare Tagesordnungen und Ziele haben.
Ähnlicher Artikel: Wie man ein Meeting effektiv leitet
16. Setze Belohnungs- und Anreizprogramme um
Dies sind sehr strategische Methoden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und sie zu motivieren. Sie spornen die Mitarbeiter an, ihr Bestes zu geben und die Leistungserwartungen zu übertreffen, was die Produktivität steigert.
Anerkenne und belohne Mitarbeiter für ihre harte Arbeit und ihre Leistungen und führe Anreizprogramme ein, die sich an den Produktivitätszielen orientieren.
17. Fördere eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Fördere eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der die Mitarbeiter ermutigt werden, Prozessverbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen.
Die kontinuierliche Verbesserung beinhaltet häufig die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, was den Sinn für Teamarbeit und gemeinsame Ziele fördert und zu einer besseren Kommunikation und Produktivität führt. Sie fördert auch die Innovation, da die Mitarbeiter eher bereit sind, neue Ideen und Technologien zu teilen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung die Anpassungsfähigkeit fördert. Unternehmen, die sich auf Veränderungen einlassen und sich schnell anpassen, bleiben in einem sich schnell verändernden Umfeld eher wettbewerbsfähig und effizient.
TIPP: Lies unseren Artikel und erfahre, wie die Arbeit im Team die Arbeitseffizienz erhöht.
18. Identifiziere Schwächen und Stärken in deinem Team
Führe eine umfassende Bewertung deines Teams durch, um sowohl Schwachstellen als auch Stärken zu ermitteln.
Das Erkennen von Schwächen hilft dir, gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen, während das Erkennen von Stärken es dir ermöglicht, diese für eine bessere Teamleistung und mehr Erfolg zu nutzen.
19. Wende Out-of-the-Box-Strategien an
Die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität kann durch innovative Strategien erreicht werden, bei denen die Kreativität im Vordergrund steht.
Ziehe in Erwägung, Gamification-Elemente in Aufgaben oder Prozesse einzubauen, flexible Arbeitsregelungen einzuführen, Pausenpläne zu optimieren, teambildende Aktivitäten im Freien zu organisieren, Musik einzubinden, Achtsamkeitspraktiken zu fördern, einzigartige Anreize und personalisierte Belohnungen zu geben und verschiedene unkonventionelle Ansätze zu erkunden.
Lies auch: Steigert Musik die Produktivität?
20. Feiere Erfolge
Das Feiern von Erfolgen ist ein starker Motivator, der die Produktivität in einem Unternehmen erheblich steigern kann.
Wenn Teams für ihre Leistungen anerkannt und belohnt werden, stärkt dies ihr Gefühl von Zielstrebigkeit, Stolz und Engagement.
FAQ zur Mitarbeiterproduktivität
Wie lässt sich die Produktivität der Mitarbeiter bei der Arbeit von zu Hause aus steigern?
Die Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, erfordert eine Kombination aus effektiven Managementstrategien, technologischer Unterstützung und der Schaffung eines förderlichen Umfelds für Telearbeit.
Beginne damit, klare Erwartungen zu formulieren und die richtigen Werkzeuge und Technologien bereitzustellen, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit effizient erledigen können.
Du kannst auch regelmäßig mit dem Team kommunizieren und Schulungen und Weiterbildungen anbieten, um die Mitarbeiter bei der Anpassung an die Fernarbeit zu unterstützen und ihre Fähigkeiten zu verbessern.
Die Festlegung von Pausen und Grenzen, die Bereitstellung emotionaler Unterstützung und die Förderung sozialer Interaktion sind ebenfalls sehr hilfreich für die Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten.
Diese Strategien können Unternehmen dabei helfen, ein Umfeld zu schaffen, das die Produktivität der Mitarbeiter unterstützt und steigert und gleichzeitig sicherstellt, dass Fernarbeit effektiv und nachhaltig bleibt.
Wie wird die Produktivität der Mitarbeiter gemessen?
Die Messung der Mitarbeiterproduktivität ist unerlässlich, um zu verstehen, wie gut ein Team arbeitet, und um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Zur Messung der Mitarbeiterproduktivität kannst du verschiedene Methoden und Messgrößen verwenden, z. B. KPIs, Bewertung der Arbeitsqualität, Messung der Teamzufriedenheit usw. Wenn du alles darüber erfahren möchtest, empfehlen wir dir unseren Leitfaden "Wie man die Produktivität von Mitarbeitern misst".
Schlussfolgerungen
Wie bereits erwähnt, ist die Messung der Mitarbeiterproduktivität von entscheidender Bedeutung für das Wachstum der Organisation und das Erreichen kurzfristiger Ziele. Es geht nicht nur darum, härter, sondern auch intelligenter zu arbeiten.
Von der Festlegung klarer Erwartungen und der Bereitstellung der richtigen Instrumente bis hin zur Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und der Berücksichtigung des Wohlbefindens der Mitarbeiter sind diese Ansätze für Produktivitätssteigerungen unerlässlich.
Denke daran, dass die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität ein fortlaufender Prozess ist, der Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Verbesserung erfordert.
Der Einsatz von Werkzeugen zur Rationalisierung des Prozesses kann auf diesem Weg ebenfalls sehr hilfreich sein, wenn du realistisch einschätzst, was für dein Team am nützlichsten ist.
Wenn Unternehmen mehr in ihre Mitarbeiter investieren und die Voraussetzungen für eine optimale Leistung schaffen, profitieren sie nicht nur von einer höheren Effizienz und Rentabilität, sondern fördern auch eine Arbeitsplatzkultur, die das Wachstum und die Entwicklung ihres wertvollsten Kapitals - ihrer Mitarbeiter - wertschätzt und unterstützt.
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