Wie man den Überblick behält: 15 Tipps, die dein Leben verändern werden
Eine häufige Frage für alle, denen Produktivität wichtig ist, lautet: "Wie behalte ich den Überblick?".
Produktiv zu sein ist eine Herausforderung, da sind wir uns alle einig. Es scheint, dass viele von uns trotz aller Apps, Tools zur Aufgabenautomatisierung, To-Do-Listen, Aufgabenlisten, Zeiterfassungs-Apps usw. immer noch damit kämpfen, konzentriert zu bleiben und die Prokrastination zu besiegen.
Aber auch wenn es nicht einfach ist, wollen wir Ihnen so gut wie möglich helfen. Deshalb haben wir eine Liste mit 15 Hacks zusammengestellt, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Ihren Tag produktiv zu planen.
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Wie Sie in 15 Schritten den Überblick behalten
- Verfolgen Sie Ihre Zeit!
- Planen Sie Ihren Tag
- Erledigen Sie die schwierigsten Aufgaben zuerst
- Legen Sie Zeitblöcke für Ihre Aufgaben fest
- Kein Multitasking
- Wissen, wann man nein sagen muss
- Überanstrengen Sie sich nicht und machen Sie Pausen!
- Halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber
- Behalten Sie den Großteil Ihrer Arbeit an einem Ort
- Setzen Sie sich Ziele und feiern Sie das Erreichte
- Genug Schlaf bekommen
- Vermeiden Sie alle Ablenkungen
- Sitzungen minimieren
- Überprüfen Sie nicht ständig Ihre E-Mails
- Passen Sie auf sich auf
1. Verfolgen Sie Ihre Zeit!
Einer der wichtigsten Tipps für alle, die den Überblick behalten wollen, ist schließlich die Zeiterfassung.
Wenn Sie nicht wissen, was Zeiterfassung ist, können Sie damit nicht nur genau feststellen, wie viel Zeit Sie jeden Tag mit Ihrer Arbeit verbringen, sondern auch, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe aufwenden.
Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit besser einzuschätzen, wenn Sie Ihre Aufgabenlisten erstellen und Ihren Zeitplan organisieren.
Timeular Zeiterfassungs-App ist eine großartige Lösung, die Ihnen hilft, Ihre Ablenkungen zu quantifizieren, Ihre Konzentration zu steigern und Ihre Zeitplanung zu ändern.
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2. Planen Sie Ihren Tag
Möchten Sie wissen, wie Sie den Überblick behalten können? Beginnen Sie mit der Erstellung eines Zeitmanagementplans und planen Sie Ihren Tag oder Ihre Woche, wenn Sie möchten. Erstellen Sie eine Aufgabenliste und sortieren Sie die Aufgaben nach Priorität und Wichtigkeit.
Bei der Priorisierung geht es darum, den Grad der Wichtigkeit Ihrer Aufgaben zu bestimmen. Wir sind davon überzeugt, dass eine intelligente Prioritätensetzung für einen produktiven und erfolgreichen Arbeitsalltag unerlässlich ist.
Sehen Sie sich Ihre Aufgabenliste an, markieren Sie, was für diesen Tag wichtig ist, und setzen Sie Prioritäten. Auf diese Weise können Sie sich mit Sicherheit besser auf das konzentrieren, was wichtig ist, und tagsüber produktiver sein.
Lernen Sie die besten Techniken zur Prioritätensetzung kennen, die Ihre Produktivität steigern werden.
3. Erledigen Sie die schwierigsten Aufgaben zuerst
Wenn Sie Ihren Tag geplant und Ihre Aufgabenliste erstellt haben, schauen Sie sich diese genau an und beginnen Sie damit, einen Frosch zu essen, d. h. die schwierigste/anspruchsvollste Aufgabe für den Tag auszuwählen.
Wenn Sie wissen, dass Sie den schwierigsten Teil des Tages hinter sich gebracht haben, werden Sie sich für den Rest des Tages viel besser fühlen und die verbleibenden Aufgaben viel motivierter erledigen können.
4. Legen Sie Zeitblöcke für Ihre Aufgaben fest
Wie ärgerlich ist es, wenn Sie endlich Ihre To-Do-Liste für den Tag erstellt haben, aber eine der Aufgaben den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nimmt? In solchen Fällen ist die beste Technik, die Sie anwenden können, die Zeitblockierung.
Wenn Sie nicht wissen, wie Zeitblockierung funktioniert, haben Sie jetzt die Gelegenheit, alles über diese Zeitmanagementtechnik zu erfahren.
Zeitblockierung bedeutet, dass Sie Ihre tägliche To-Do-Liste in Zeitabschnitte unterteilen, um Aufgaben oder Projekte zu bearbeiten.
Haben Sie schon einmal von der "Elon Musk 5-Minuten-Regel" gehört? Ja, man sagt, dass der Milliardär, Gründer und CEO von Tesla und SpaceX ein großer Fan des Zeitblockierens ist.
Die Idee hinter der Zeitblockierung ist, dass wir mehr schaffen können, wenn wir uns auf einzelne Aufgaben konzentrieren, anstatt zu versuchen, an mehreren Dingen gleichzeitig zu arbeiten.
- Kostenlose Ressourcen:
Vorlagen für Zeitsperren: Google Sheets, Excel und zum Ausdrucken
Laden Sie hier die Vorlage für die 5-Minuten-Regel von Elon Musk herunter.
5. Kein Multitasking
Manchmal haben wir einfach zu viel zu tun. Aber um produktiv zu sein und Ihre Zeit richtig einzuteilen, sollten Sie Ihre Aufgabenliste überschaubar halten und nicht versuchen, viele Dinge auf einmal zu erledigen.
Manchmal denken wir, dass Multitasking eine Zeitersparnis ist, aber meistens erlaubt es uns nicht, uns voll und ganz den einzelnen Projekten zu widmen. Kurz gesagt, die meiste Zeit ist Multitasking unproduktiv.
Bleiben Sie also konzentriert, halten Sie sich an Ihre Aufgabenliste und legen Sie Zeitpläne fest.
Wussten Sie, dass Multitasking einer der Hauptgründe ist , warum Menschen unproduktiv sind?
6. Wissen, wann man nein sagen muss
Es ist normal, dass wir immer das Gefühl haben, zu allem Ja sagen zu müssen: neue Projekte, neue Verantwortlichkeiten, neue Aufgaben, was auch immer.
Selbst wenn wir wissen, dass es sowohl für unsere Arbeit als auch für uns selbst schlecht sein wird, beschließen wir einfach, die Kugel zu nehmen. Die Wahrheit ist, dass wir das gar nicht müssen.
Wenn Sie sich von der vielen Arbeit, die Sie haben, überfordert fühlen, denken Sie nicht, dass Sie kein guter Fachmann oder Kollege sind, wenn Sie nein sagen.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht mehr arbeiten können, versuchen Sie, Ihren Kollegen oder Ihrem Chef die Gründe dafür zu erklären, und sie werden es sicher verstehen.
7. Überanstrengen Sie sich nicht und machen Sie Pausen!
Ausgewogenheit ist der Schlüssel, immer. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht zu sehr unter Druck setzen: Packen Sie nicht Arbeit auf Arbeit, nur um vor anderen gut dazustehen. Machen Sie auch tagsüber Pausen!
Gehen Sie nach draußen, unterhalten Sie sich mit jemandem, hören Sie Musik und genießen Sie Ihre freie Zeit.
Verletzen Sie sich nicht selbst, sorgen Sie dafür, dass Sie Zeit für die Arbeit, für Ihr soziales Leben, für Hobbys, für Freunde und Familie und schließlich für sich selbst haben.
Finden Sie ein Gleichgewicht. Denken Sie daran, dass Erfolg nie auf Kosten der körperlichen oder geistigen Gesundheit gehen darf.
Wenn Sie sich müde fühlen, lesen Sie unseren Blog und erfahren Sie , wie Sie bei der Arbeit organisiert bleiben, wenn Sie überfordert sind.
8. Halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber
Normalerweise wird Ihr Arbeitsbereich im Laufe des Tages etwas unübersichtlich: die Kaffeetassen, die Ihnen helfen, wach zu bleiben, die Wassergläser, die Sie mit Flüssigkeit versorgen, oder sogar die Packungen mit Snacks, die Sie im Laufe des Tages gegessen haben, um bei Kräften zu bleiben!
Um einen sauberen und aufgeräumten Schreibtisch zu erhalten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, ihn aufzuräumen und alles in den Mülleimer zu werfen.
Und damit es schön bleibt, können Sie sogar Dinge wie Schreibtisch-Organizer, Stifthalter, Papierablagen, Bücherregale und Schubladenteiler verwenden.
Richten Sie Ihren Arbeitsbereich hübsch und aufgeräumt ein, damit Sie konzentriert bleiben und einen klaren Kopf behalten.
9. Bewahren Sie den Großteil Ihrer Arbeit an einem einzigen Ort auf
Ein sauberer Arbeitsplatz ist, wie wir bereits gesagt haben, sehr wichtig. Aber auch die Planung und Ordnung deiner Aufgaben und deiner Arbeit ist für die Produktivität entscheidend.
Die Idee ist, eine Methode zu haben, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Arbeit zu organisieren und alles an einem Ort zu haben.
Sie können zum Beispiel einen Cloud-Speicher (Google Drive oder iCloud) verwenden, um Ihre Arbeitsdateien zu speichern. Dort können Sie sie so organisieren, dass Sie keine Zeit verschwenden, wenn Sie sie brauchen. Wer verbringt schon gerne Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen?
Damit soll vermieden werden, dass Sie Zeit damit verbringen, zwischen verschiedenen Anwendungen, Tools oder Dokumenten hin und her zu springen, um das zu finden, was Sie brauchen.
Wenn Sie mit verschiedenen Dateien, Anwendungen oder Tools arbeiten und keine Methode haben, haben wir einen Tipp für Sie: Verfolgen Sie die Zeit, die Sie mit der Suche nach Dateien oder Notizen verbringen, die Sie benötigen. Machen Sie das eine Woche lang, und Sie werden sehen, wie produktiv es wäre, eine Methode zu haben.
10. Setzen Sie sich Ziele und feiern Sie das Erreichte
Es spielt keine Rolle, ob Ihre Arbeitsziele groß oder klein sind, alle Errungenschaften verdienen es, gefeiert zu werden! Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie bei Ihrer Arbeit gut vorangekommen sind, belohnen Sie sich.
Sie können lustige Materialien wie hübsche Stifte oder Notizbücher verwenden, sich mit einem Snack oder einer Süßigkeit belohnen, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, oder einfach nur Ihre Lieblingsmusik laufen lassen.
Wie auch immer Sie sich für Ihr Belohnungssystem entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst und Ihre gut gemachte Arbeit wertschätzen!
11. Genug Schlaf bekommen
Dies ist im wahrsten Sinne des Wortes der wichtigste Tipp, den Sie lesen werden. Ausreichend Schlaf ist notwendig, um einen klaren Kopf zu haben und den Tag frei zu bekommen!
Machen Sie nicht die ganze Nacht durch, Sie sind kein Teenager mehr... Das wird Ihnen auf Dauer nicht helfen, Ihre Ziele zu erreichen und produktiv zu sein.
Schlafen Sie täglich mindestens 8 Stunden und halten Sie sich an Ihre Schlafzeiten. Es gibt viele Apps und Hilfsmittel, die Ihnen dabei helfen, die Zeit zu nutzen, die Ihr Körper braucht, um optimal zu funktionieren.
12. Vermeiden Sie alle Ablenkungen
Manchmal kann es schwer sein, sich tagsüber nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen. E-Mails, Nachrichten, soziale Medien, was auch immer.
Eine der besten Möglichkeiten, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren und Ablenkungen, auch bekannt als Zeitfresser, zu vermeiden, ist das Ausschalten von Benachrichtigungen während des Tages. Legen Sie eine Zeit fest, zu der alle Benachrichtigungen stumm geschaltet werden, und versuchen Sie, so produktiv wie möglich zu sein.
Sie können dies auch mit Zeitsperr-Apps tun. Legen Sie bestimmte Zeiten am Tag fest, zu denen Sie Ihr Telefon benutzen und die sozialen Medien abrufen können - das wird Ihnen sicher helfen!
13. Sitzungen minimieren
Wir sind uns alle einig, dass Sitzungen meistens nutzlos sind. Wie oft haben wir schon in Besprechungen festgesessen und gedacht, dass wir diese Zeit für echte Arbeit hätten nutzen können?
Selbst bei Sitzungen, die vorher geplant wurden, verlieren wir manchmal mittendrin den Sinn der Sitzung und verbringen mehr Zeit damit, über beliebige Dinge zu reden.
Auch wenn es manchmal sehr schwer ist, Sitzungen einfach zu schwänzen, vor allem, wenn man nicht verantwortlich ist, sollte man versuchen, sie so weit wie möglich zu vermeiden oder sie kurz zu halten.
Erfassen Sie den Zeitaufwand für Besprechungen, um mehr abrechenbare Stunden zu finden. Mit Timeular können Sie einfach Ihren Kalender integrieren, um die Zeit automatisch zu erfassen
14. Überprüfen Sie nicht ständig Ihre E-Mails
Auch hier können Sie die Zeitsperre nutzen. Anstatt Ihren Posteingang mehrmals am Tag zu überprüfen, blockieren Sie eine bestimmte Zeit des Tages, um ihn zu überprüfen.
Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Posteingang Ihren Tag bestimmt, wenn Sie Ihre Aufgaben bereits erledigt haben! Markieren Sie bestimmte Zeiten am Tag, um den Posteingang zu überprüfen, und lassen Sie nicht zu, dass er Ihren Tag bestimmt.
15. Passen Sie auf sich auf
Wenn es bei der Arbeit hektisch wird, vergisst man leicht, auf sich selbst zu achten. Manchmal glaubt man, dass Multitasking die Produktivität steigert und dass Pausen nur dazu führen, dass man langsamer wird. Das ist nicht wahr, ganz im Gegenteil.
Wenn Sie einige gesunde Gewohnheiten in Ihre Routine einbauen, werden Sie sich wahrscheinlich den ganzen Tag über viel produktiver fühlen.
Tun Sie Ihr Bestes, um jede Nacht 8 Stunden Schlaf zu bekommen, verbringen Sie etwas Zeit an der frischen Luft, versuchen Sie, während der Woche Sport zu treiben, um sich energiegeladener zu fühlen, und ernähren Sie sich so gesund wie möglich.
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Wie kann ich am besten den Überblick behalten?
Das hängt von Ihren Vorlieben ab!
Aber wenn Sie nicht wussten, wie Sie den Überblick behalten können, haben Sie jetzt eine Liste mit Tipps, die Ihnen helfen werden, den Überblick zu behalten und produktiver zu sein.
Kurz gesagt, wenn Sie diese Tipps in Ihrem Leben umsetzen, werden Sie produktiver als je zuvor sein.
Denken Sie daran, dass Sie nicht alle 15 Tipps umsetzen müssen!
Finden Sie heraus, welche Methode für Sie und Ihren Beruf besser geeignet ist. Schon bald werden Sie positive Ergebnisse sowohl in Ihrem Berufs- als auch in Ihrem Privatleben sehen.
Mit der Zeit wird es Ihnen leichter fallen, Ihren Terminkalender und Ihre Aufgabenliste zu organisieren, und Sie werden die Arbeit viel mehr genießen können!