Wie man mehrere Projekte verwaltet: 14 Schritte
Jedes Unternehmen ist auf der Suche nach einem Projektmanager, der mehrere Projekte gleichzeitig leiten kann. Diese Fähigkeit ist heutzutage schwer zu finden, und wenn ein Unternehmen so jemanden findet, investiert es sofort in einen Projektmanager.
Es ist keine leichte Aufgabe, aber mit Disziplin und Leidenschaft für diesen Beruf können Sie eine Routine aufrechterhalten, bei der alles und jeder um Sie herum auf die Minute genau getaktet und vorbereitet ist.
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Wenn man an mehreren Projekten arbeitet, gibt es nur wenig Spielraum für Fehler, und jede Minute zählt, um alles auf Kurs zu halten.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die unsagbare Erfahrung, die mit der Verwaltung mehrerer Projekte verbunden ist. Sie erhalten einen vollständigen Leitfaden zu diesem Thema, der Sie Schritt für Schritt in diese komplexe Aufgabe einführt.
Und schließlich erhalten Sie auch die besten Tipps, die Ihnen helfen, der beste Multitasker im Projektmanagement zu werden.
Wie man mehrere Projekte verwaltet
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Maßnahmen nach Prioritäten ordnen
- Nutzen Sie die Zeitsperrung, um Ihre Stunden zu erhalten
- Konzentration ist die geheime Zutat
- Streichen Sie die unwichtigen Elemente Ihrer Arbeitsbelastung
- Delegieren Sie Ihre dringenden, aber unwichtigen Aufgaben
- Finden Sie einen Weg, um das Gesamtbild Ihrer Projektplanung zu sehen
- Investieren Sie in die Analyse Ihrer Fortschritte
- Nutzen Sie die Vorteile flexibler Elemente
- Organisation ist der Schlüssel
- Halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden
Die Arbeit an mehreren Projekten, vor allem wenn sie sehr unterschiedlich sind, bedeutet Jonglieren. Als Projektleiter ist es schon schwer genug, den Arbeitsablauf der eigenen Aufgaben zu überwachen, aber stellen Sie sich vor, wie es ist, wenn der Rest des Teams und seine jeweiligen Aufgaben mit einbezogen werden.
Die gesamte Planung, Überwachung, Analyse und Überprüfung ist viel schwieriger, wenn man an mehr als einem Projekt gleichzeitig arbeitet.
Wenn Sie also als Projektmanager mehrere Projekte leiten, müssen Sie sich einen Weg durch alle Aufgaben bahnen, die in jedem Projekt anfallen.
Wenn man diesem Gedankengang folgt, ist es möglich, als Projektmanager zu glänzen, während man seine Arbeit und Aufmerksamkeit in jedem einzelnen Projekt jongliert. Wenn Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung gewissenhaft befolgen, werden Sie beim Multitasking Ihrer Projekte erfolgreich sein.
1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Maßnahmen nach Prioritäten ordnen
Prioritäten zu setzen ist die wichtigste Regel für jedes Projekt, an dem Sie beteiligt sind, insbesondere wenn Sie es leiten.
Als Erstes müssen Sie eine Liste der wichtigsten Projekte erstellen, die sich derzeit in Ihrer Pipeline befinden, denn unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Prioritäten sowohl von Ihrer Seite als auch von Seiten Ihres Teams.
In Wirklichkeit müssen Sie festlegen, was dringend ist und was nicht, denn dann können Sie sich voll und ganz auf das konzentrieren, was Sie brauchen.
Stellen Sie einfach die Liste für die Verwaltung Ihrer Projekte zusammen und ordnen Sie die folgenden Kategorien zu:
- Wichtig und dringlich;
- Wichtig, aber nicht dringlich;
- Dringend, aber nicht wichtig;
- Nicht dringend und nicht wichtig.
Im Idealfall sollte sich Ihr Team ausschließlich auf die zweite Kategorie konzentrieren: wichtig, aber nicht dringend. In der Realität werden einige Tätigkeiten auch in anderen Kategorien anfallen. Lesen Sie die vier Quadranten des Zeitmanagements von Stephen Covey, um zu erfahren, was Sie für jede Kategorie tun sollten.
Bitte denken Sie daran, dass Sie unabhängig von der Priorisierung jeder einzelnen Aufgabe den Überblick behalten müssen, um die Fristen und die sich daraus ergebenden Prioritäten zu verstehen.
Lies auch: Wie man einen Projektbericht erstellt
2. Nutzen Sie die Zeitblockierung, um Ihre Stunden zu bewahren
Um alle Projekte unter einen Hut zu bringen, müssen Sie Ihr Arbeitspensum hervorragend bewältigen. Es erfordert viel Mühe, Engagement und Konzentration, Aufgaben zu erledigen und die Ihres Teams zu überwachen.
Um an mehreren Projekten arbeiten zu können und gleichzeitig Ihre Arbeit zu erledigen, müssen Sie sich Zeit für die Erledigung von Aufgaben nehmen. Timeblocking oder Timeboxing ist die ideale Technik, um die Produktivität zu steigern, und sie ist der Schlüssel, wenn man an mehreren Projekten arbeitet.
Wussten Sie, dass Elon Musk seinen Zeitplan in 5-Minuten-Blöcken organisiert?
Timeboxing ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, ohne durch Ihr Team oder andere Anrufe abgelenkt zu werden. Diese Technik stellt sicher, dass Sie voll präsent und engagiert sind.
Sie sollten Ihre Zeit erfassen, wenn Sie genau abschätzen wollen, wie lange jede Aufgabe dauert, und die nächsten Timeboxen genau planen wollen.
- Kostenloses Herunterladen:
Vorlage für einen Zeitblockierungsplan
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3. Konzentration ist die geheime Zutat
Konzentration ist ein weiteres Wort, das in Ihrem Wortschatz auffallen sollte. Nur so können Sie sich nicht ablenken lassen, während Sie mit den Projekten jonglieren, für die Sie sich angemeldet haben.
Sie können nur dann ein optimales Produktivitätsniveau erreichen, wenn Sie Ihre Zeitfenster klug und strategisch nutzen, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Die einzige Lösung besteht darin, jeder Aufgabe Priorität einzuräumen und sich um die wichtigsten Aufgaben zu kümmern. Sorgen Sie dafür, dass Sie von den Dingen umgeben sind, die Sie am produktivsten machen, und sei es, dass Sie Musik hören oder sich an einem ruhigen Ort aufhalten - suchen Sie sich etwas aus.
Stellen Sie sicher, dass Sie genau die richtige Einstellung für sich selbst finden, und lassen Sie sich auf die anstehenden Aufgaben ein.
4. Streichen Sie die unwichtigen Elemente Ihres Arbeitspensums
Während eines durchschnittlichen Arbeitstages ist es leider ganz normal, dass es unvorhergesehene und zufällige Ereignisse gibt, die sich stark auf Sie auswirken können, vor allem, wenn es ein arbeitsreicher Tag ist, und auch als Projektmanager.
Wenn Sie jemand sind, der viel damit zu tun hat, müssen Sie an diese schwierigen Tage denken, an denen Sie gestresst sein und mit Ihren Aufgaben in Verzug geraten können. Überprüfen Sie alle wichtigen Dinge, um die Sie sich kümmern müssen, sowie die Fristen für jedes einzelne.
Eine hilfreiche Strategie für die Erledigung unwichtiger Aufgaben ist es, sie auf einen Teil des Tages zu verteilen, am besten auf den Nachmittag, wenn Ihre Aufmerksamkeit weniger hoch ist. Nehmen Sie sich Zeit, um alle unwichtigen Aufgaben zu erledigen, anstatt sie auf mehrere Stunden zu verteilen. Dies wird Ihnen helfen, sich zu konzentrieren.
Lesen Sie unseren Blog und erfahren Sie, wie Sie durch den Einsatz einer Software zur Aufgabenautomatisierung Zeit sparen können
5. Delegieren Sie Ihre dringenden, aber unwichtigen Aufgaben
Wenn Sie ein leistungsfähiges Team aufbauen wollen, ist das Erlernen des Delegierens von Aufgaben ein Muss für dessen Erfolg. Sie sollten Aufgaben an Ihr Team delegieren, wenn Sie in einem Projekt dringende, aber unwichtige Aufgaben zu erledigen haben.
Dies setzt natürlich Vertrauen zwischen den Teammitgliedern voraus. Der Trick besteht darin, dass Sie jede Aufgabe demjenigen Teammitglied zuweisen, von dem Sie glauben, dass es der richtige Experte dafür ist.
Vertrauen ist jedoch ein Privileg, das schnell entzogen werden kann, wenn etwas passiert. Behalten Sie die Aufgaben, die Sie delegieren, im Auge, damit Sie Unterstützung anbieten und eine abschließende Analyse vornehmen können, um sicherzustellen, dass alles perfekt ist.
Das Delegieren von Aufgaben ist eines der vier D's des Zeitmanagements. Lesen Sie unseren Beitrag, um zu erfahren , was die Bedeutung der 4 D's ist.
6. Finden Sie einen Weg, um das Gesamtbild Ihrer Projektplanung zu sehen
Wenn Sie über eine Projektmanagement-Software verfügen, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt, haben Sie Ihre gesamte Projektplanung auf einen Blick. So können Sie die Meilensteine Ihrer Projekte oder die Phasen Ihrer Karriere und deren Auswirkungen auf das Projekt genauer erkennen.
Auf diese Weise können Sie sich auf alles vorbereiten, was auftauchen könnte, und sehen, ob Sie einige zusätzliche Arbeiten rund um das Projekt erledigen können, die Sie sonst nicht in Betracht ziehen würden.
7. Investieren Sie in die Analyse Ihrer Fortschritte
Die Verwaltung mehrerer Projekte ist schwierig, vor allem weil man schnell den Überblick über bestimmte Aufgaben oder Analysen verlieren kann, die man benötigt. Um dies zu verhindern und Ihr Projekt erfolgreich zu machen, sollten Sie den Fortschritt bei allen Ihren Projekten im Auge behalten.
Es empfiehlt sich, eine Projektmanagement-Checkliste zu verwenden, damit Sie sich alles merken können. Versuchen Sie gleichzeitig, alle Informationen zu sammeln und an einem Ort zu bündeln. Ein hilfreicher Tipp ist, die Zeit zu blockieren, um alles zu überprüfen, was getan wurde und was nicht.
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8. Nutzen Sie die Vorteile flexibler Elemente
Eine der wichtigsten Maßnahmen bei der Verwaltung mehrerer Projekte besteht darin, die Bedeutung der festgelegten Fristen zu kennen.
Einige Termine sind fest und können nicht geändert werden, andere hingegen können flexibel gehandhabt werden. Nutzen Sie diese flexiblen Termine und verschieben Sie sie, bis Sie sich wohler fühlen und leichter arbeiten können.
Achten Sie bei jedem Projekt auf diese Zeitfenster, denn sie können eine hervorragende Gelegenheit sein, um Zeit für andere wichtige Aufgaben zu gewinnen.
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9. Organisation ist der Schlüssel
Ihr Projekt zu planen ist etwas anderes als organisiert zu bleiben. Es kann ein brutaler Fehler sein, das eine dem anderen vorzuziehen, denn Organisation und Planung sollten Hand in Hand gehen.
Legen Sie Prozesse, Systeme und alle Elemente fest, die Ihnen bei der Organisation und Planung helfen können. Suchen Sie auch nach Instrumenten, die Ihnen helfen, bei der Projektplanung organisiert zu bleiben.
Es könnte eine gute Idee sein, ein oder mehrere Projektmanagement-Tools zu verwenden, um Ihnen bei der Organisation zu helfen.
Sie müssen einfachen Zugang zu den Projektplänen und Aufgabenlisten aller Mitarbeiter haben, die mit Ihren laufenden Projekten in Verbindung stehen. Um Ihre Aufmerksamkeit auf jedes Projekt zu lenken, weisen Sie jedem Projekt entsprechend seiner Priorität ein Zeitfenster zu.
Um Ihre Produktivität aufrechtzuerhalten, müssen Sie sich auf die Aufgabe konzentrieren, an der Sie gerade arbeiten, wie oben im Schritt der Fokusmethode beschrieben.
10. Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten
Als Projektleiter ist es ganz normal, dass man nicht alles gleichzeitig für alle erledigen kann. Deshalb sind an einem Großprojekt viele Experten beteiligt, die dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft.
Es ist wichtig, dass Ihr Team und Ihre Stakeholder wissen, was vor sich geht, um sie auf die Maßnahmen aufmerksam zu machen, mit denen Sie das Projekt vorantreiben.
Alle Beteiligten sollten jederzeit auf dem Laufenden sein, daher ist Zusammenarbeit ein Muss.
Finden Sie die besten Apps für die Teamkommunikation, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
11. Planen Sie den Weg Ihres Projekts
Wenn Sie sich dafür entscheiden, viele verschiedene Projekte zu verwalten, müssen Sie mit Bedacht vorgehen und alle möglichen Ergebnisse einplanen.
Es ist wichtig, hoffnungsvoll zu bleiben und sich auf das Ziel zu konzentrieren, aber gleichzeitig muss man sich auch Gedanken darüber machen, was in den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus schief gehen könnte und was man tun kann, um es zu beheben.
Bevor Sie sich an all die Aufgaben, Besprechungen und Fristen machen, muss für jedes Projekt ein umfassender und narrensicherer Plan erstellt werden, um Sie und Ihr Team auf alles vorzubereiten.
Bleiben Sie proaktiv und machen Sie sich die Vor- und Nachteile eines jeden Projekts bewusst, dann werden Sie nicht überrascht und können alles sehen.
Versuchen Sie, Ihren Projektmanagementplan mit einem Zeitmanagementplan zu kombinieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen. So verwalten Sie die Ressourcen und die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Müssen Sie ein Problem lösen? Lesen Sie unseren Artikel, um herauszufinden, wie Sie ein Tigerteam aufbauen können.
12. Überprüfen Sie Ihren Plan in regelmäßigen Abständen
Wenn Sie erst einmal alles für Ihre aktuellen Projekte geplant haben, ist es fast sicher, dass sie im Laufe ihrer Reise erwartungsgemäß angepasst werden müssen.
Als Projektleiter muss man flexibel bleiben und sich bewusst sein, dass man sich nicht an den ursprünglichen Plan halten muss, weil sich viele Variablen einfach so ändern können.
Der beste Tipp, der Ihnen sofort helfen kann, ist ein regelmäßiges Treffen, um zu sehen, wie es mit dem Projekt vorangeht.
13. Bleiben Sie stets in Kontakt mit Ihrem Team
Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts. Wenn Sie mehrere Projekte leiten, müssen Sie immer ein Auge auf mögliche Probleme haben, die bei Ihnen oder Ihrem Team auftreten können, und auf mögliche Lösungen, die Ihnen vorgeschlagen werden.
Sorgen Sie dafür, dass Sie mit Ihrem Vorgesetzten, Ihren Interessengruppen und Ihrem Team über Ihre Arbeitsbelastung in Kontakt bleiben. Die Wahrheit ist, dass ein Team dazu da ist, sich gegenseitig bei jedem Schritt zu helfen, aber das kann nur geschehen, wenn Sie Kommunikation herstellen.
Wenn die Kommunikation im Team nicht optimal ist, könnte Sie unser Artikel über die Verbesserung der Kommunikation im Team interessieren.
14. In hilfreiche Managementtechniken investieren
Ein Tag hat nur 24 Stunden; manchmal fühlt sich das nicht genug an, vor allem, wenn man nicht alles auf die Minute genau programmiert hat. Aber Ihr Antrieb und Ihre Leidenschaft für das Projekt können nicht einfach aufhören, weil Sie bereits zu sehr involviert sind, um das Projekt zu Ende zu bringen.
Deshalb sind Zeitmanagementmethoden wie Timeblocking oder Timeboxing ideal, um Ihre Konzentration und Produktivität im Hinblick auf die Projektziele zu verbessern.
Von Online-Plattformen bis hin zu einfachen Notizen - investieren Sie in die richtige Technik für Sie und Ihr Projekt. Sie werden etwas finden, das genau das tut, was Sie brauchen, um die Meilensteine des Projekts zu erreichen.
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9 Extra-Tipps zur Verwaltung mehrerer Projekte
Unter den Schritten, die Sie unternehmen sollten, um mehrere Projekte erfolgreich zu managen, gibt es einige zusätzliche Tipps, die Sie nutzen können. Von Beispielen für Vorlagen über einfache Kick-off-Meetings bis hin zum Einsatz spezieller Software haben Sie viele Möglichkeiten, um die Oberhand zu behalten.
Im Folgenden finden Sie alle unsere Vorschläge, die Ihnen bei der gleichzeitigen Verwaltung aller Projekte helfen können:
1. Überwachen Sie Ihre Stunden durch Zeiterfassung
Manchmal nimmt eine Aufgabe viel Zeit in Anspruch, und Sie können den Überblick über die Zeit verlieren, die Sie nur für eine einzige Tätigkeit aufwenden. Das ist sowohl unproduktiv als auch anstrengend für Sie, wenn Sie so viele Stunden für nur eine Aufgabe aufwenden.
Für dieses Problem gibt es die Lösung der Zeiterfassung. Sie sollten bestimmten Aufgaben einen bestimmten Zeitraum zuweisen und sie über den Tag hinweg überwachen. Es gibt auch Zeiterfassungssoftware wie Timeular, die Ihr Leben vereinfachen und Ihre Arbeit und die Ihres Teams ohne allzu großen Aufwand überwachen kann.
Problemloses Jonglieren mit mehreren Projekten durch Verfolgung von Zeitplänen und Budgets
2. Personalisierte Excel-Vorlage
Manchmal ist es so, dass man nicht alle alternativen Wege braucht, um Projekte erfolgreich zu managen.
Mit einer einfachen Excel-Vorlage kommen Sie sehr weit, wenn Sie alle Informationen in einer geeigneten Tabelle zusammenfassen. Werfen Sie einen Blick auf dieses Beispiel.
Projektmanagement-Vorlage
| JAN | FEB | MAR | APR | MAI | JUN | JUL | AUG | SEP | OCT | NOV | DEC | |
| Projekt 1 | ||||||||||||
| Aufgabe 1 | ||||||||||||
| Aufgabe 2 | ||||||||||||
| Projekt 2 | ||||||||||||
| Aufgabe 1 | ||||||||||||
| Aufgabe 2 |
3. Treffen mit dem Team und den Beteiligten
Bei jedem Projekt, an dem Sie als Projektmanager beteiligt sind, ist es Ihre Aufgabe, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Beginnen Sie mit einem Kick-off-Meeting zu Beginn des Projekts, um das Projektkonzept zu erläutern und Ihr Team den Beteiligten vorzustellen und vice versa.
Ein Profi-Tipp wäre, zu Beginn etwas Unvergessliches zu machen, z. B. ein lustiges Teambuilding, bei dem Ihr Team seine Soft Skills üben kann.
In unserem Blog erfahren Sie alles, was Sie über die Leitung eines erfolgreichen Meetings wissen müssen .
4. Verwenden Sie ein Aufgabenmanagement-Tool
Ein Aufgabenmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Arbeiten aus verschiedenen Projekten an einem Ort zu konzentrieren. Das Ziel ist es, Ihnen bei allem zu helfen, was Sie gesammelt haben, von Berichtsdaten bis hin zu einfachen Aufgaben, so dass Sie nicht mehrere Stellen auf einmal überprüfen müssen.
Sie können Ihr Team hinzufügen und es in der gewünschten Aufgabe markieren. Normalerweise gibt es Listen, Tafeln, Kalender und Gantt-Diagramme, die Ihnen helfen, Ihr Arbeitspensum zu organisieren.
5. Nutzen Sie die Vorteile einer Projektmanagementsoftware
Wenn man aufgrund der Vielfalt der Projekte mit vielen Dingen gleichzeitig jongliert, ist es normal, dass man sich mit Hilfe von Management-Software helfen lässt. Das ist eine großartige Alternative, weil man damit alles mit einer Software zentralisieren kann, die den Prozess vereinfacht.
Software wie Asana und Trello gehören zu den besten Tools für die Verwaltung von Remote-Teams. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu erstellen, sie zu kategorisieren und Teammitglieder zu markieren.
Es gibt auch ein großartiges Gefühl der Kommunikation, weil man zu 100 % immer weiß, was vor sich geht.
6. Legen Sie Meilensteine für den gesamten Verlauf Ihres Projekts fest
Meilensteine gelten als Kontrollpunkte für jede Phase Ihres Projekts, die erfolgreich abgeschlossen wurde. Sie können auch als Zeitplan betrachtet werden, da Sie den Aufwand und die Zeit für die Fertigstellung des erforderlichen Meilensteins berechnen können. Es gibt keine Mindest- oder Höchstzahl von Meilensteinen, die Sie haben sollten, aber Sie müssen während des gesamten Projektverlaufs Meilensteine definieren, um mit dem Projektfortschritt Schritt zu halten.
Lernen Sie einige Beispiele für Meilensteine des Projektmanagements kennen.
7. Suche nach der perfekten Vorlage, die Ihren Bedürfnissen entspricht
Es gibt nichts Besseres als eine gute Recherche über das, wonach Sie speziell suchen. Loggen Sie sich einfach in Ihren Webbrowser ein und suchen Sie nach einer Vorlage, die den Anforderungen Ihres Projekts entspricht.
8. Erstellen Sie ein periodisches Ereignis, um einen Überblick über alle Ihre Projekte zu erhalten
It should be <standard practice for you to make a sort of event/appointment where you would look at and analyze the progress of every project.
Es sollte eine geplante Zeit sein, die Sie nur für einen Überblick über alles verwenden, um zu sehen, was anhängig ist, was genehmigt werden muss usw.
TIPP: Eine Checkliste ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um diesen Überblick zu behalten. Was eine Projektmanagement-Checkliste ist und wie man sie erstellt, erfahren Sie in unserem Blog.
9. Bleiben Sie hoffnungsvoll und proaktiv
Es ist schwer, den Überblick zu behalten, vor allem, wenn man als Projektmanager mit all diesen verschiedenen Projekten jongliert. Sie sollten nicht nur an dieser komplexen Fähigkeit arbeiten, sondern auch eine bestimmte mentale Kapazität beibehalten, um möglichst gesund damit umzugehen.
Mit diesem Gedanken im Hinterkopf sollten Sie immer hoffnungsvoll bleiben, dass die Dinge dank Ihrer harten Arbeit gelingen werden. Bleiben Sie aber auch proaktiv und bereit, sich bei der Verwaltung all Ihrer Projekte die Hände schmutzig zu machen.
Schlussfolgerung
Wie Sie bereits gesehen haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mehrere Projekte zu verwalten.
Es ist zu erwarten, dass einige der Indikatoren nicht zu Ihrer Arbeitsweise passen, aber das ist der Grund, warum Sie herausfinden müssen, was am besten zu Ihnen passt.
Viele Online- und Offline-Tools helfen Ihnen bei der Navigation, insbesondere mit Hilfe vieler Funktionen, die Ihre Aufgaben vereinfachen.
Wenn Sie mit verschiedenen Projekten gleichzeitig jonglieren wollen, könnten diese Tipps Ihre Karriere als Projektmanager entscheidend voranbringen. Sie würden nicht nur eine komplexe Fähigkeit erlernen, die sehr gefragt ist, sondern auch die Qualität Ihrer Arbeit verbessern.
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