Wie man sich bei der Arbeit organisiert, wenn man überwältigt ist
Ein aufsteigendes Gefühl der Beklemmung macht sich in Ihrer Brust breit, begleitet von kalten Schweißausbrüchen. Das bedeutet wahrscheinlich, dass Sie ein überforderter Mitarbeiter sind.
Dieses Gefühl des Schreckens und der allgemeinen Unruhe kann durch die Umsetzung einiger Organisationstipps vermieden werden. Und genau das werden Sie heute lernen: wie Sie sich bei der Arbeit organisieren können, wenn Sie überfordert sind.
12 Wege, sich bei der Arbeit zu organisieren, wenn man überfordert ist
- Machen Sie sich nicht selbst fertig und atmen Sie tief durch.
- Machen Sie einen "Brain Dump"
- Nutzen Sie Apps zur Zeiterfassung
- Organisieren Sie die Aufgaben nach Kategorie oder Aktion
- Setzen Sie Prioritäten
- Setzen Sie sich realistische Ziele für den Tag
- Sorgen Sie für Ordnung in Ihrem Arbeitsbereich
- Lassen Sie etwas Zeit für unerwartete Aufgaben
- Einfach anfangen und die Komplexität der Aufgaben schrittweise steigern
- Testen Sie weiter und wählen Sie die richtigen Produktivitätstools für sich
- Bei Bedarf delegieren
- Wiederkehrende Prozesse automatisieren
Sich bei der Arbeit zu organisieren, ist nicht so einfach, wie eine Aufgabenliste zu erstellen. Es ist eine Soft Skill, die man lernen sollte. Auch wenn Sie im Kern nicht organisiert sind, können Sie lernen, wie Sie Ihre Arbeitstage besser vorbereiten und bewältigen können.
Die Vorteile sind endlos, der wichtigste ist ein Gefühl von Glück und Ruhe bei der Arbeit.
Vermeiden Sie Stress und organisieren Sie sich, wenn Sie überfordert sind, indem Sie praktische Techniken und Hilfsmittel einsetzen, sowohl digital als auch analog.
1. Machen Sie sich nicht selbst fertig, und atmen Sie tief durch
Wenn Sie sich überfordert fühlen, ist es das Schlimmste, was Sie sich antun können, sich selbst zurechtzuweisen oder sich selbst zu misshandeln, weil Sie sich gestresst fühlen.
Das ist eine ganz normale Situation, die jeder erlebt. Man braucht nur einen zusätzlichen Anstoß, um wieder auf Kurs zu kommen und sich auf das zu konzentrieren, was man erledigen muss.
Es ist wichtig, diese Gefühle umzulenken und sie zu kanalisieren, um eine Lösung für Ihre Probleme zu finden.
Nehmen Sie sich bei Bedarf 10 Minuten Zeit und machen Sie Atemübungen, meditieren Sie ein wenig, schauen Sie aus dem Fenster oder gehen Sie nach draußen und atmen Sie frische Luft.
Nutzen Sie diese Techniken, um sich zu entspannen, Ihre Herzfrequenz zu senken und Ihre Gedanken neu zu ordnen.
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2. Machen Sie einen "Brain Dump"
All die verstreuten Ideen und Nachrichten in Ihrem Gehirn müssen geordnet werden.
Holen Sie all diese Gedanken hervor und "entsorgen" Sie alles in einer Liste, in Ihrem Planer, in einer Produktivitäts-App, in einem Stapel von Haftnotizen... Was auch immer für Sie funktioniert.
Diese Art von Übung ist der erste Schritt, um den Überblick zu bewahren.
Sie werden Ihr überlastetes Gehirn reorganisieren und alle Informationen dort speichern, wo sie hingehören. Stellen Sie sich Ihr Gehirn wie eine Reihe von Schubladen vor. Natürlich mit beschrifteten Schubladen.
Ihre persönlichen oder beruflichen Termine liegen in einer Schublade, Besprechungen in einer anderen, dringende Aufgaben in einer anderen... Und so weiter.
Zensieren Sie sich nicht selbst beim "Brain Dumping". Schreiben Sie alles auf, was Sie brauchen und woran Sie denken, denn wenn Sie es nicht beim Schreiben oder Tippen tun, können Sie es später organisieren.
Sie werden sich danach viel leichter fühlen und bereit sein, die Arbeit zu erledigen.
3. Nutzen Sie Apps zur Zeiterfassung
Wenn Sie sich bei der Arbeit überfordert fühlen, kann der Einsatz einer Top-App für die Zeiterfassung eine große Hilfe sein. Diese leistungsstarken Tools helfen Ihnen dabei, wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und Bereiche zu identifizieren , die bei der Arbeit verbessert werden können.
Beginnen Sie mit der Auswahl einer zuverlässigen Zeiterfassungs-App, die Ihren Bedürfnissen und Vorlieben entspricht. Setzen Sie sich klare Ziele und weisen Sie den verschiedenen Aufgaben oder Projekten bestimmte Zeitblöcke zu.
Verwenden Sie die App, um Ihre für jede Aktivität aufgewendete Zeit zu verfolgen. So können Sie Engpässe erkennen, effektiv Prioritäten setzen und notwendige Anpassungen an Ihrem Arbeitsablauf vornehmen. Die regelmäßige Überprüfung der von der App bereitgestellten Daten ermöglicht es Ihnen, Ihr Zeitmanagement zu optimieren, die Kontrolle wiederzuerlangen und die Überforderung zu reduzieren, was letztendlich zu einer höheren Produktivität und einem größeren Gefühl der Erfüllung führt.
Verfolgen Sie die Zeit, die Sie für jede Aktivität aufwenden, um Engpässe zu erkennen, Prioritäten zu setzen und notwendige Anpassungen an Ihrem Arbeitsablauf vorzunehmen.
4. Organisieren Sie die Aufgaben nach Kategorien oder Aktionen
Ihre Aufgaben und Projekte können auf verschiedene Arten organisiert werden, und Sie müssen diejenige finden, die für Sie am besten geeignet ist.
Eine gute Methode, um Dinge zu erledigen, besteht darin, alle Aufgaben und Verpflichtungen an einem Ort aufzubewahren, sei es digital oder analog, z. B. in einem Planer. Ein weiterer guter Tipp ist, jeden Punkt mit einem Verb zu beginnen, das sich umsetzen lässt.
Bleiben Sie beim Schreiben Ihrer Aufgabenliste nicht vage. Verwenden Sie Verben wie "planen", "lösen", "schaffen" und halten Sie sie im imperativen Modus.
Dann ist es an der Zeit, die Aufgaben in Ihrer Liste in Kategorien einzuteilen. Etwas, das Sie vielleicht schon begonnen haben, während Sie "brain dumped" waren.
Indem Sie die Aufgaben in Kategorien einteilen, können Sie einen Grund für die Erledigung der Aufgaben festlegen, und dadurch wird Ihre Arbeitsbelastung weniger überwältigend.
Die Art der Kategorien, die Sie verwenden, kann hilfreich sein. Vermeiden Sie es, sie nach dem Projekt oder der Person zu gruppieren, und versuchen Sie stattdessen, sie z. B. nach dem Fälligkeitsdatum zu ordnen.
Trennen Sie die Aufgaben, die zeitkritisch sind, von denen, die einfach nur auf eine To-Do-Liste gesetzt werden müssen.
Möchten Sie wissen, wie man einen Planer benutzt? In unserem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Produktivität mit diesem Hilfsmittel steigern können.
5. Setzen Sie Prioritäten, was Sie tun müssen
Das Setzen von Prioritäten ist auch eine Form der Einteilung von Aufgaben in Kategorien. Die Identifizierung der dringendsten Arbeiten, die erledigt werden müssen, ist ein strategischer Schritt.
Sie können die Prioritäten mit verschiedenen Methoden setzen. Auch hier geht es darum, eine Methode zu finden, die für Sie funktioniert. Aber es geht auch um die Kunst, bei der Arbeit Nein zu sagen.
- Empfohlene Lektüre: Wie viele Arbeitstage hat ein Jahr?
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Sie können mit der Arbeit an kleineren Aufgaben beginnen, die zu einem größeren Projekt führen.
Sie können Ihre Liste nach dem Fälligkeitsdatum organisieren, nach dem, was am wichtigsten und weniger wichtig ist, oder indem Sie Ihren Aufgaben einen Code zuweisen. Zum Beispiel A-B-C. Das A steht für das Dringendste, oder !, !!, !!!.. Sie können Ihren Code eingeben.
TIPP: Die besten Tools zur Priorisierung der Arbeitslast
6. Versuchen Sie tiefe Arbeit
Eine der besten Methoden, um Arbeit schnell und effizient zu erledigen, besteht darin, in einen tiefen Arbeitsmodus zu wechseln. Dabei konzentriert man sich über einen längeren Zeitraum auf eine einzige Aufgabe - ohne Kontextwechsel oder Unterbrechungen. Eine intensive Arbeitssitzung dauert in der Regel einige Stunden (einschließlich kurzer Pausen).
Um Ihre Zeit während einer intensiven Arbeitssitzung zu verwalten, verwenden Sie den Pomodoro-Timer, der die Sitzung in Arbeits- und Pausenabschnitte unterteilt. Der von Timeular bereitgestellte Timer verfügt auch über stimmungsvolle Musik, die Ihnen zusätzlich hilft, in den tiefen Arbeitsmodus zu gelangen.
Bessere Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie an jedem einzelnen Arbeitstag Zeit für vertieftes Arbeiten einplanen - der frühe Morgen, an dem Ihr Gehirn am frischesten ist, wäre ideal.
7. Setzen Sie sich realistische Ziele für den Tag
Wenn Sie gegen die Angst ankämpfen, die durch das Gefühl der Überforderung ausgelöst werden kann, vermeiden Sie alle Handlungen, die dieses Gefühl noch verstärken können.
Seien Sie sich Ihrer Grenzen bewusst und überfordern Sie sich nicht zu sehr und zu schnell. Machen Sie Ihre Liste und Ihren Zeitplan realistischer.
Setzen Sie sich ein Ziel für den Tag: "Ich werde heute drei Punkte von meiner Liste abhaken". Wenn das Ziel erreicht wird und Sie mehr Zeit haben, ist das großartig. Wenn nicht, sind Sie sich jetzt der Grenzen und Hindernisse dieser Aufgabe, dieses Treffens oder dieser Verpflichtung bewusster.
Deshalb ist es wichtig, sich realistische Ziele zu setzen. Es geht nur um Motivation.
Möchten Sie lernen , wie Sie sich realistische Ziele setzen können? Dann sollten Sie unseren Blog lesen!
Möchten Sie mehr über Zielsetzung erfahren? Entdecken Sie die 5/25-Regel von Warren Buffett.
7. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz organisiert ist
Ein schmutziger Arbeitsplatz kann der Grund dafür sein , dass Sie sich unproduktiv fühlen. Eine gute Möglichkeit, Stress in Schach zu halten, ist also, den Arbeitsplatz sauber zu halten.
Räumen Sie alles an seinen Platz und lassen Sie nur das übrig, was Sie für Ihre Arbeit brauchen. Sauberer Raum, sauberer Geist.
Dasselbe Motto gilt auch für Ihren virtuellen Arbeitsbereich. Digitale Unordnung kann Wunder bewirken, wenn es darum geht, Zeitangst abzubauen und Ihr Arbeitsleben zu verbessern.
Wenn Sie sich überfordert fühlen, probieren Sie einige dieser Dinge aus und tun Sie sie regelmäßig:
- Blockieren Sie Ihren Kalender, um die Zeit für jede Aufgabe zu reservieren;
- Halten Sie Ihren E-Mail-Posteingang bei null ungelesenen Nachrichten (oder so nahe wie möglich daran);
- Lesen und löschen Sie alle Ihre Benachrichtigungen auf verschiedenen Plattformen und sozialen Medienkanälen;
- Ordnen Sie überfällige Aufgaben und Verpflichtungen neu zu und organisieren Sie sie neu.
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Diese einfachen Maßnahmen sind wichtig, um weiteren Stress zu vermeiden. In Zukunft werden Sie dafür dankbar sein.
8. Lassen Sie etwas Zeit für das Extra oder das Unerwartete
Schätzen Sie die Zeit ein, die Sie für Ihre Aufgaben benötigen werden. Dinge passieren, wenn man sie am wenigsten erwartet, daher ist es immer besser, auf Überraschungen vorbereitet zu sein.
Sie können nicht wissen, wann eine Krise eintritt, also können Sie sich nur darauf einstellen, wenn sie eintritt.
Lassen Sie in Ihrem Arbeitsplan Flexibilität für unerwartete Situationen zu. Wenn Ihr Kalender mit Besprechungen, Terminen und Verpflichtungen vollgepackt ist, kann etwas Zusätzliches Ihren Tag durcheinander bringen.
Eine übermäßige Arbeitsbelastung ist eine der Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz. Daher ist es eine gute Idee, einige Stunden für solche Situationen freizuhalten.
Auf diese Weise fühlen Sie sich weniger überfordert, falls etwas passieren sollte.
Lesen Sie auch: Schaffen Sie ein Gleichgewicht bei Ihrer Arbeit, indem Sie eine effektive Analyse der Arbeitsbelastung durchführen.
9. Einfach anfangen und die Komplexität der Aufgaben schrittweise steigern
Große Ziele und Projekte können sehr überwältigend sein und sind schwer zu organisieren.
Es empfiehlt sich, große Ziele in kleinere, leichter zu erreichende Ziele aufzuteilen. So erscheinen die Dinge nicht nur machbar, sondern das Erreichen kurzfristiger Ziele ist auch äußerst motivierend und hält Sie auf Trab.
Indem Sie Ihre Ziele in umsetzbare Schritte unterteilen, vermeiden Sie auch Stress und das Gefühl, bei der Arbeit überfordert zu sein.
Ihre täglichen Bemühungen werden auf lange Sicht große Auswirkungen haben.
- Lesen Sie mehr über: Kurzfristige und langfristige Ziele
10. Testen Sie weiter und wählen Sie die richtigen Produktivitätstools für sich aus
Wir haben den Teil dieser Liste von Vorschlägen erreicht, der mit der Zeit in die Praxis umgesetzt werden muss, wenn Sie ein hohes Tempo auf dem Weg zu einem Zustand der Organisation erreichen.
Wenn Sie den besten Planer, das beste Marketing-Tool, die beste App für Notizen und den besten Zeiterfasser gefunden haben, behalten Sie sie.
Wenn Sie sie richtig einsetzen, werden sie Ihre besten Freunde sein. Genießen Sie die kostenlosen Testversionen und experimentieren Sie so lange, bis Sie sie gefunden haben.
Zusätzlicher Tipp: Ein Tool zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens kann eine große Hilfe bei der Organisation sein.
11. Delegieren, wenn nötig
Die Fähigkeit , Aufgaben zu delegieren, ist eine wertvolle Fähigkeit für Teamleiter, Projektmanager und Teammitglieder. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Kollegen auf der gleichen Wellenlänge sind und dass Sie die Aufgaben problemlos untereinander verteilen können.
Denken Sie über Outsourcing nach, wenn Sie allein arbeiten oder Ihr Team überlastet ist.
Auf diese Weise können Sie sich auf Projekte mit großer Wirkung konzentrieren und symbolisieren einen Akt des Vertrauens und der Validierung.
Planen Sie die wichtigen und dringenden Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, und die Aufgaben, die zwar nicht so wichtig sind, aber dennoch erledigt werden müssen, um sie zu delegieren. Alles, was dazwischen liegt, kann in der Zeit erledigt werden.
TIPP: Erfahren Sie , was die 4 Ds des Zeitmanagements sind und warum sie wichtig sind.
12. Wiederkehrende Prozesse automatisieren
Die Automatisierung des Arbeitsplatzes nutzt die Vorteile der verfügbaren technischen Hilfsmittel und versucht, einige Prozesse zu automatisieren. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und steigern die Effizienz Ihres Unternehmens und damit auch Ihre Effizienz.
Unternehmen können nur durch Automatisierungstechnologie gestärkt werden, indem manuelle Arbeit abgebaut und doppelte Prozesse vermieden werden.
Die besten Tools zur Aufgabenautomatisierung können unter anderem dazu verwendet werden, Personen Aufgaben zuzuweisen, E-Mails zu versenden, digitale Kampagnen einzurichten, Fristen anzupassen und Personen über den Projektstatus zu informieren.
Warum ist es wichtig, bei der Arbeit organisiert zu sein?
Der größte Vorteil einer organisierten Arbeitsweise besteht darin, dass sie sich auf die Qualität der von Ihnen geleisteten Arbeit auswirkt.
Wenn Sie organisiert und produktiv sind, haben Sie die Möglichkeit, sich beruflich zu profilieren.
Ihre Organisationsmethode ist an Ihren Arbeitsstil anpassbar und unterstützt und fördert Ihr berufliches Fortkommen. Ein sicherlich positiver und professioneller Fortschritt.
FAQ
Wie kann man sich bei der Arbeit organisieren?
Die Arbeit zu organisieren ist nicht schwer. Es geht nur darum, eine Routine für die einfachsten und wichtigsten Aufgaben zu schaffen. So schaffen Sie Gewohnheiten, die mit der Zeit zur Selbstverständlichkeit werden. Bewahren Sie alles an seinem Platz auf, seien es Gegenstände oder virtuelle Hilfsmittel, und machen Sie sich Notizen. Schreiben Sie alles auf: Ihre Listen, Ihre Fälligkeitstermine...
Lernen Sie mit uns, wie Sie Zeitblöcke oder Timeboxen einrichten und sich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren können. Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um die Grundlagen zu organisieren, können Sie Systeme und Grenzen schaffen, die für Sie funktionieren.
- Herunterladen: Kostenlose Vorlagen für Zeitsperrpläne
Wie kann man sich mit ADHS bei der Arbeit organisieren?
Wenn es Ihnen so geht, sprechen Sie zunächst mit Ihrem Arzt, falls Sie klinische Hilfe benötigen. Ansonsten können wir Ihnen einige Tipps für den Anfang geben: Setzen Sie sich ein Ziel und unterteilen Sie es in kleinere Schritte, um loszulegen, und planen Sie die Zeit ein, die Sie für die Arbeit daran brauchen. Fang klein an, um groß rauszukommen.
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Wie kann man bei der Arbeit organisiert bleiben, wenn man an mehreren Projekten arbeitet?
Das Schlüsselwort zu dieser Antwort lautet: Prioritäten setzen. Nachdem Sie herausgefunden haben, was am dringlichsten ist, teilen Sie Ihren Tag oder Ihre Woche in Zeitblöcke ein und verwenden Sie ein Tool zur Zeiterfassung, das Ihnen dabei hilft.
Achten Sie darauf, dass Sie die verschiedenen Zeitfresser vermeiden und dass Ihr Arbeitsplatz organisiert ist, während Sie an Ihrer Prioritätenliste arbeiten, und scheuen Sie sich nicht, wenn nötig zu delegieren. Seien Sie realistisch, was die Fristen angeht.
Schlussfolgerung
Wenn man sich gestresst und von der Arbeit überfordert fühlt, ist es kein Zeichen von Schwäche, um Hilfe zu bitten.
Sie wird als konkrete Methode oder Organisation verstanden. Sie sind sich Ihrer Bedürfnisse und Grenzen bewusst und können diese Informationen nutzen, um Ihre Arbeits- und Zeitmanagementfähigkeiten zu entwickeln.
Um zu vermeiden, dass Sie bei der Arbeit überfordert werden, sollten Sie eine Routine einführen, die für Sie funktioniert, und diese auch umsetzen.
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