Sådan laver du en plan for tidsstyring i 9 trin
I dagens tempofyldte verden er tidsstyring afgørende for din succes med enhver opgave, du måtte have, hvad enten det giver dig mulighed for at nyde livet uden for arbejdet bedre eller hjælper dig med at få mere fritid.
Gode tidsstyringsevner hjælper dig med at øge produktiviteten, prioritere opgaver og spare tid til faglig udvikling og privatliv.
"Vi er blevet 20 % mere rentable, fordi alle er vant til at registrere tid." - Richard Wingfield, chefnørd hos Envision Design
For at få en god tidsstyring skal du først lave en tidsstyringsplan. Derfor vil vi i denne artikel give dig 7 trin til, hvordan du laver en effektiv tidsstyringsplan.
Vi guider dig gennem de vigtigste trin, lige fra at opstille præcise arbejdsmål og evaluere din tilgængelige tid til at udføre planen og tilpasse den efter behov. Undervejs vil du opdage effektive teknikker til tidsstyring og effektive værktøjer til at forbedre din produktivitet betydeligt.
Hvad er en time management-plan?
En tidsstyringsplan er som et smart skema, der hjælper dig med at få tingene gjort effektivt. Det handler om at sætte sig realistiske mål, dele dem op i mindre opgaver og afsætte bestemte tidspunkter til at udføre dem. En ordentlig tidsstyringsplan hjælper dig og dit team med at holde styr på tingene, reducere stress og få succes i både privat- og arbejdslivet.
Hvad er en afgørende del af en vellykket plan?
- Tidsstyringsværktøjer som tidsregistreringsapps, kalendere og påmindelser hjælper dig med at holde dig til din plan
- Stærke færdigheder i tidsstyring
- Effektive strategier for tidsstyring
Vi kommer nærmere ind på detaljerne i de næste afsnit af denne artikel.
Læs også: Hvorfor er tidsstyring vigtig i en virksomhed?
Gratis e-bog: Hvordan planlægger du dit teams tid?
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
Sådan laver du en tidsstyringsplan i 9 trin
TIP: Før du går i gang med din tidsstyringsplan, er det vigtigt at skærpe dine tidsstyringsfærdigheder. Dårlig tidsstyring skyldes ofte manglende kendskab til tidsstyringsteknikker og tidsregistrering. For at udstyre dig med det væsentlige har vi inkluderet nogle effektive tips til tidsstyring i næste afsnit af denne artikel.
1. Bestem dine mål
Klarhed om dine mål er det grundlæggende udgangspunkt for en ordentlig tidsstyringsstrategi. Spørg dig selv: Hvad vil jeg opnå med en bestemt opgave, et projekt eller endda den kommende uge? Denne klarhed danner grundlaget for din time management-plan.
Det er vigtigt at sikre dine mål er realistiske. At sætte opnåelige mål forhindrer frustration og opretholder motivationen gennem hele processen, samtidig med at man sikrer, at der ikke er nogen spildtid.
Tip: Anvend dette trin på både dine personlige og professionelle mål.
2. Prioriter opgaver
Når dine mål er krystalklare, skal du prioritere dine opgaver. Kategorisering af dine daglige opgaver hjælper dig med at finde ud af, hvad der virkelig kræver din umiddelbare opmærksomhed. Det gør du ved at lave en daglig eller ugentlig to do-liste, hvor du placerer de mest afgørende og udfordrende opgaver øverst.
TIP: Det kan være en god idé at bruge et godt værktøj til prioritering af arbejdet.
3. Vurder din tilgængelige tidsplan
Lad os derefter se på din nuværende tidssituation. Se nøje på din tidsplan, og vurder den grundigt. Hvor meget tid har du til rådighed, og hvordan stemmer det overens med den tid, der kræves til dine opgaver? Denne evaluering er afgørende.
Når du dykker ned i denne øvelse, finder du ud af, om det er nødvendigt at justere din rutine eller tidsplan for at få en mere effektiv tidsstyring.
4. Reflekter over dine produktivitetsperioder
Overvej også, hvornår du er mest produktiv. Er du bedst om morgenen, om aftenen eller på andre tidspunkter? Denne individuelle tilbøjelighed, kendt som din kronotype, afhænger af forskellige faktorer. Nøglen her er at udnytte din kronotyps styrker ved at planlægge opgaver i overensstemmelse hermed. Hvis du er et natmenneske, så arbejd om natten! Det er bedre at lægge hele din ugeplan ud fra dine styrker end dine svagheder.
Du er måske mest produktiv om morgenen (AM-shifted), sidst på eftermiddagen eller om aftenen (PM-shifted) eller endda i to forskellige faser (Bi-phasic) - det er forskelligt fra person til person.
Vidste du, at selv en simpel metode som Don't Break the Chain, den produktivitetsmetode, der gjorde Seinfeld til en legende, kan have stor indflydelse på din produktivitet?
5. Lav en liste over dine opgaver
Lav en to-do-liste over alle de opgaver, du skal udføre. Sorter dem ved at starte med de mest presserende opgaver og gå nedad, indtil du når til den mindst vigtige opgave på din liste. Tilføj oplysninger om deadlines og anslåede tidsfrister.
6. Vælg de rigtige værktøjer
Brug af en tidsregistreringssoftware er en stor hjælp til at sikre, at planen følges, og at målene nås, mens du overvåger hver eneste opgave i softwaren.
Et tidsregistreringsværktøj er også nyttigt til at forstå, hvor meget tid der bruges på en bestemt opgave, og hvilke områder der kræver mest opmærksomhed og fokus. Det er en god idé at vurdere, hvad du gør, før du lægger en plan for at identificere de mest problematiske områder eller vaner. Før du vælger dit værktøj, skal du sørge for at forstå ulemperne ved elektronisk overvågning.
Vi vil udforske flere teknikker længere nede i denne artikel, f.eks. Pomodoro-teknikken eller tidsblokering, som kan følges med et tidsregistreringsværktøj.
Læs vores hovedguide, hvis du vil vide , hvad Pomodoro-teknikken er.
7. Gennemfør planen
Nu er det tid til at sætte planen i gang. Hold fast i det første udbrud af motivation, og hold fokus på de endelige mål uden at blive blokeret af de kritiske opgaver, som måske kræver mere tid og energi.
For at holde dig motiveret, vidste du så, at det at udarbejde en detaljeret opgaveliste på forhånd er et af de bedste tidsbesparende tips?
TIP: Overvej at bruge 2 2 3-skemaet til at implementere en tidsplan.
8. Juster efter behov
Efterhånden som tiden går, og arbejdsbyrden skifter og ændrer sig, kan du tilpasse din plan/skema endnu mere. Juster så mange gange som nødvendigt baseret på en ny strategi eller vigtige opgaver, der dukker op.
Vær ikke bange for at foretage ændringer, flytte rundt på opgaver og implementere nye teknikker, hvis det kan hjælpe dig med at nå dine mål mere effektivt.
Hvis du finder ud af, at der er andre overkommelige opgaver, du kan udføre på et tidspunkt, fordi du er stødt på blokeringer i færdiggørelsen af dine første opgaver, kan det kun fremskynde opnåelsen af dine mål, hvis du ændrer dit fokus.
9. Planlæg for uventede situationer
Desværre er det umuligt at kontrollere alle aspekter af tidsstyring. Når vi arbejder på at planlægge tid til opgaver, sætte deadlines og endda planlægge personlige ærinder, vil der ske uventede begivenheder.
Det kan være begivenheder som møder, spørgsmål fra kolleger eller hasteopgaver, der tager længere tid at udføre end oprindeligt planlagt.
Andre gange kan problemer i det virkelige liv komme i vejen. Prøv at planlægge det ved at afsætte lidt ekstra tid. Hvis du ikke har brug for det, er det ekstra tid til at slappe af og bare nyde hverdagen i et langsommere tempo.
- TIP: Brug de bedste bøger om tidsstyring til at lære, hvordan du håndterer uventede situationer.
Skabelon til tidsstyringsplan
Dette er et skematisk eksempel på, hvordan du enkelt, men effektivt kan styre din tid i løbet af en uge - eller endda dine tilbagevendende opgaver.
| Plan for tidsstyring | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Opgave | M | T | W | T | F |
| Læs e-mail | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 | 09:00 |
| Møde | 09:30 | 09:30 | 09:30 | ||
| Rapport til CEO | 15:00 | 15:00 | |||
| Upload data | 17:00 | 17:00 | 17:00 | 17:00 | |
Prioritering af to-do-listen
Dette er en skabelon, der giver dig mulighed for at organisere din liste ud fra rækkefølgen af prioriterede opgaver.
| DATO: | |
|---|---|
| Høj prioritet | |
| Opgave A | Opgave B |
| Opgave C | Opgave D |
| Opgave E | Opgave F |
| Mellemhøj prioritet | |
| Opgave G | Opgave H |
| Opgave I | Opgave J |
| Opgave K | Opgave L |
| Lav prioritet | |
| Opgave M | Opgave N |
| Opgave O | Opgave P |
| Opgave Q | Opgave R |
Men hvis du leder efter noget mere udførligt og nyttigt, er Eisenhowers Matrix også kendt som de 4 kvadranter for tidsstyring.
Tips og teknikker til at inkludere i din tidsstyringsplan
Gratis e-bog: Hvordan planlægger du dit teams tid?
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
Nedenfor har vi samlet nogle af de mest populære teknikker til tidsstyring, som hjælper med at styre tiden effektivt:
80/20-reglen
Denne tidsstyringsteknik, også kendt som Pareto-analysen (opkaldt efter dens italienske skaber), består i at prioritere de opgaver, der er mest effektive til at løse problemer.
Skriv alle de problemer ned, du står over for i øjeblikket, i din afdeling, virksomhed, agentur eller endda i dit privatliv, og identificer den grundlæggende årsag til hvert problem.
Giv hvert problem en score - jo højere score, jo større er problemet. Gruppér dem sammen efter deres score. Gruppen med den højeste score bør være den, du arbejder på først.
Når du ender med en opgaveliste, der allerede er prioriteret, er du bedre rustet til at styre din tid effektivt og fuldføre opgaverne i din daglige eller ugentlige tidsplan.
- Tjek det ud: De bedste citater om tidsstyring
Blokering af tid
Tidsblokering, også kendt som time batching, involverer planlægning af dedikerede tidsintervaller til specifikke opgaver, så du kan beskytte dit fokus, undgå overbelastning af opgaver og gøre konsekvente fremskridt med projekter. Det er en effektiv tidsstyringsstrategi, der hjælper med at undgå overspringshandlinger.
Ved at anvende denne metode udvikler du dine evner til tidsstyring, da du træner din bevidsthed om at udføre opgaver inden for en tidsgrænse.
Denne teknik har mange tilhængere, f.eks. den administrerende direktør for Tesla, Elon Musk, som bruger 5-minutters blokke til at organisere sin dag.
- Download gratis: Skabeloner til planlægning af tidsbegrænsning
Pomodoro-teknikken
Pomodoro-teknikken er en tidsstyringsteknik, der involverer arbejde i fokuserede 25-minutters intervaller, kendt som 'Pomodoros', efterfulgt af en 5-minutters pause. Denne metode forbedrer koncentrationen, minimerer overspringshandlinger og optimerer produktiviteten ved at opdele opgaver i håndterbare tidsintervaller med regelmæssige korte pauser.
Uanset hvor lang tid en opgave tager generelt, skal du dele den op i 25 minutter og holde fokus på den. Det vil frigøre tid til en pause og give en fornemmelse af, at det er lettere at afslutte en bestemt opgave, uanset den samlede tid, der bruges på den.
Husk, at tidsregistrering er kernen i denne teknik! Du kan endda planlægge møder på en Pomodoro-måde for at opnå bedre effektivitet.
Pro tip: Brug vores gratis Pomodoro-timer eller en af de Pomodoro-apps til at indstille Pomodoro-intervaller med et enkelt klik!
Tidsstyring Matrix
Tidsstyringsmatrixen, også kendt som Eisenhower-matrixen, er en prioriteringsstrategi, der kategoriserer opgaver i fire kvadranter baseret på, hvor meget de haster og hvor vigtige de er. Den hjælper enkeltpersoner med at træffe beslutninger, prioritere opgaver og nå deres mål effektivt ved at sortere opgaver i kategorier som f.eks:
- presserende og vigtig,
- ikke vigtigt, men presserende,
- presserende, men ikke vigtig,
- og hverken presserende eller vigtig.
Det meste af tiden mister vi fokus, enten fordi vores tidsstyringsevner ikke er så robuste, som vi har brug for, eller fordi vi er for stressede til at se klart, hvad effektiv tidsstyring egentlig betyder. Derfor vil Eisenhower-matrixen hjælpe med at rydde op i tankerne og vise sort på hvidt, hvad den næste opgave bør være.
Spis frø-teknikken
Opkaldt efter et Mark Twain-citat: "Spis en levende frø som det første om morgenen, og der vil ikke ske dig noget værre resten af dagen", betyder Eat the Frog-metoden, at du starter dagen med at udføre de "værste" af dine opgaver.
Det "værste" vil blive gjort før snarere end senere, og resten af dagen vil virke lettere at tackle. Du vil få en større følelse af at have opnået noget, når du ved, at du er langt foran de komplekse opgaver, som ikke længere trækker ned i løbet af dagen, og du vil være mere afslappet under dine back-to-back-møder i den anden del af dagen.
Parkinsons lov
Denne metode er især rettet mod mennesker, der arbejder godt under pres. Cyril Northcote Parkinson opfandt udtrykket "arbejdet udvides for at udfylde den tid, der er til rådighed for dets færdiggørelse".
Det betyder, at den tid, vi giver os selv til at udføre en opgave, er den tid, det vil tage at udføre den.
At anvende denne teknik betyder at arbejde mere effektivt i kortere tidsintervaller. For eksempel ved at sætte en grænse på et bestemt antal minutter til at tjekke e-mails (f.eks. en halv time), og så er det slut.
Prøv at arbejde uden en computeroplader, og udfordr dig selv til at afslutte opgaven, før computeren eller en anden enhed dør.
Afslutningsvis
Nu, hvor du har identificeret disse tidsstyringsteknikker, bør du være i stand til at skabe en effektiv tidsstyringsplan, uanset om det er for professionelle eller personlige livsmål.
Fordelene fordelene ved god tidsstyring er stort set umulige at ignorere, uanset om du planlægger en opgave eller klarer personlige ærinder. Du vil være mere forberedt på at møde enhver udfordring, der måtte dukke op, og holde styr på tingenemens du stadig overholder deadlines.
Brug af en tidsregistreringssoftware kan hjælpe med at sikre, at du når dine mål og holder dig til din plan, mens du overvåger alle opgaver i softwaren. Et tidsregistreringsværktøj er også nyttigt til at forstå, hvor meget tid der bruges på en bestemt opgave, og hvilke områder der kræver mest opmærksomhed og fokus.
Alt i alt, uanset hvilken teknik eller hvilket værktøj du vælger, vil det føre til øget effektivitet og produktivitet, og det vil få dig til at forblive motiveret på lang sigt, mens du nyder dit arbejde og din fritid.