Tidsslukare på arbetsplatsen: Vilka är de och hur undviker man dem?
I dagens snabba arbetsmiljö kan uppgifter med lågt värde som slösar tid hindra produktiviteten och den övergripande effektiviteten. I den här artikeln går vi igenom praktiska strategier för att identifiera och eliminera dessa produktivitetsslukare.
Genom att vidta proaktiva åtgärder för att ta itu med tidsslukande aktiviteter kan yrkesverksamma återfå sin tid, öka fokus och uppnå optimal produktivitet. Lär dig vad som är tidstjuvar och hur du undviker dem på jobbet.
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
Vad är tidstjuvar?
Tidstjuvar är aktiviteter eller uppgifter som slukar vår tid utan att ge positiva/värdefulla resultat.
Det är extremt lätt att slösa bort flera minuter under dagen med småprat med kollegor, scrolla genom sociala medier, navigera på internet och det är lätt att hamna på fel spår.
Enligt en studie håller mer än 50% av de anställda med om att för mycket tid i möten hindrar dem från att vara mer produktiva på jobbet. Och de flesta av oss kan hålla med om att vi också multitaskar under dessa möten.
Alla dessa saker slösar bort din tid och kan leda till att du tappar fokus och motivation. Några av dem är skälen till att du känner dig improduktiv.
Så, är du redo att avslöja de tidsslukande aktiviteterna i ditt schema? Här är vår lista över 10 tidstjuvar på jobbet och några tips på hur du kan undvika dem.
De 10 vanligaste tidstjuvarna på jobbet
- Möten
- Multitasking
- Utföra andras arbete
- Distraktioner på nätet
- E-postmeddelanden
- Avbrott (t.ex. meddelanden)
- Skrymmande att-göra-listor
- Desorganisation
- Skjuta upp svårare uppgifter
- Överdrivna pauser
1. Möten och sammanträden
Undvik alltid onödiga möten. Istället för att bara dyka upp på ett möte och tillbringa timmar där, försök att strukturera det i förväg och få med alla relevanta diskussionspunkter.
Sätt också upp tidsgränser för mötena, låt dem inte rinna iväg och gör dem kortare. Om alla redan har förberett sina diskussionsämnen behöver ni inte ha superlånga möten för att komma till saken.
Försök också att hålla dig till ämnet så mycket som möjligt. Det är lätt att börja spreta och börja prata om personliga angelägenheter och annat som inte är relevant för själva mötet.
Spåra tid som läggs på möten för att hitta fler fakturerbara timmar
2. Multitasking
Ibland tror vi att multitasking och/eller att byta innehåll är tidsbesparande, men för det mesta tillåter det oss helt enkelt inte att engagera oss fullt ut i varje projekt. Att hoppa från uppgift till uppgift kommer inte att spara dig i det långa loppet.
Det är bevisat att endast en liten andel människor kan multitaska effektivt eftersom det kan få dig att göra misstag, äventyra kvaliteten på ditt arbete och hämma din kreativitet.
Så vad kan du göra? Prioritera dina uppgifter och dela upp din dagliga att-göra-lista i tidsmässiga bitar.
Visste du att multitasking är en av orsakerna till att människor känner sig improduktiva?
Gratis e-bok: Så planerar du ditt teams tid
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
3. Utföra andras arbete
Om du är teamchef är det här tipset för dig. Ta inte allt ansvar och arbete på dina axlar när du har ett team. Delegera uppgifter och få saker gjorda.
Även om det kan vara svårt ibland eftersom du är så säker på ditt arbete kan det vara svårt att släppa taget och lämna över uppgifterna till någon annan.
Men du har ett team av en anledning. Sätt upp mål för dem, kommunicera öppet, låt dem växa, ge konstruktiv feedback och delegera arbete.
Om du kämpar med att hantera ditt team och din arbetsbelastning, läs vår blogg om hur du leder ett team. Där hittar du allt du behöver för att lyckas.
4. Distraktioner online
Vi tror att detta förmodligen är en av de främsta orsakerna till att vi blir så distraherade och slösar bort tid, särskilt om vi arbetar digitalt. De två vanligaste distraktionerna online är:
- Sociala medier: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, allt möjligt. Om du kikar på sociala medier under arbetstid är det ingen stor sak. Men om du ofta tittar på dem och tillbringar för mycket tid med dem är det både tids- och produktivitetsdödande.
- Surfa på Internet: Oavsett om det handlar om att köpa ett klädesplagg, leta efter en plats att åka till på nästa semester eller bara kolla nyhetsbrev, försök att inte ägna timmar åt det. Använd din rast för att göra detta.
För att undvika att slösa bort för mycket tid på den här typen av distraktioner, använd en tidshanteringsapp Timeular - kan du se till att du tar ordentliga pauser då och då.
5. E-postmeddelanden
Vårt beroende av e-post för att kommunicera på jobbet innebär att vi regelbundet kollar dem under dagen, vilket gör att vi slösar bort vår tid. Det är förmodligen en av de största tidsslöserierna du kan göra på ditt jobb.
Så om du letar efter ett tidshanteringshack för att förbli produktiv måste du begränsa den tid du spenderar på att kontrollera dina e-postmeddelanden.
6. Avbrott i verksamheten
Det är praktiskt taget oundvikligt, särskilt om du arbetar på kontoret. Från e-postmeddelanden, samtal, textmeddelanden och kollegor som kommer förbi för att ställa en fråga.
Även om dessa avbrott kan verka harmlösa, kan de distrahera dig från de uppgifter som ursprungligen fanns på din att göra-lista och göra det svårt att åter fokusera upprepade gånger.
Överväg att tidsblockera en viss period under arbetsdagen som du kan använda för att fokusera utan avbrott. Du kan lägga upp ett borta-meddelande på din e-post eller stänga av din telefon för att inte bli störd.
Gratis e-bok: Så planerar du ditt teams tid
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
7. Oorganiserad verksamhet
Vi har alla varit med om det. Har du någonsin kämpat för att hitta ett superviktigt dokument eller en fil före ett möte, eller bara för att skicka över det till en kollega?
Poängen är att det är en stor tidsslukare att inte ha ditt arbete organiserat. Dessutom är det superstressande och frustrerande att leta efter något viktigt och inte hitta det.
Försök att organisera din dator och arbetsplats genom att skapa ett organisationssystem som fungerar för dig och människorna omkring dig, rensa upp på arbetsplatserna och gör ett schema eller en checklista. Det kommer att göra ditt liv mycket enklare.
8. Skrymmande att-göra-listor
Att-göra-listor kan vara din bästa vän eller värsta fiende. Smarta prioriteringar är avgörande för att bli mer produktiv och framgångsrik under arbetsdagen.
För att din att-göra-lista ska vara effektiv måste du hålla den kort, vanligtvis runt 3 av dina viktigaste uppgifter per dag. Så titta på dina uppgifter och markera vad som är viktigt för den dagen.
På så sätt kan du helt säkert hålla dig mer fokuserad på det som är viktigt, inte känna dig överväldigad och du kan lättare vara produktiv under dagtid.
9. Skjuter upp svårare uppgifter
Det finns bara vissa uppgifter som vi inte känner oss tillräckligt motiverade för att få gjorda. Det slutar med att vi gör allt annat och fortsätter att skjuta upp den där uppgiften, men tyvärr kommer det inte att få den att försvinna.
Så istället för att låta det hänga kvar i bakhuvudet, undvik bara att slösa bort tid och gå för det. Vi har ett tips till dig, gör det på morgonen. Det kommer att bli lättare, som du kan läsa i vårt inlägg om tidshanteringstekniken äta-grodan.
Visste du att du kan använda ett verktyg för att automatisera vissa uppgifter, även tråkiga sådana? Hitta den bästa programvaran för automatisering av uppgifter.
10. Överdrivna raster
Det är nödvändigt att då och då få bort tankarna och ögonen från datorskärmen under arbetet. Det gör att du kan återupprätta fokus och motivation samt minska stressen.
Gratis e-bok: Så planerar du ditt teams tid
Få ditt gratis exemplar och upptäck hur du kan utnyttja kraften i tidsregistrering i ditt team.
Men att ta en paus för att fika och bara koppla av utomhus alldeles för många gånger under dagen är inte okej.
Bestäm en särskild tid för raster och använd en app för tidsregistrering för att kontrollera hur mycket tid du lägger ner.
Det är okej att stå upp, sträcka på sig eller ta en kort promenad mellan dessa tillfällen, men överdriv inte, annars slösar du bort alldeles för mycket tid.
Hur undviker man tidstjuvar?
Om du är trött på att ha otaliga tidstjuvar i ditt arbetsschema måste du försöka hitta den eller de exakta källorna för att hitta lösningen. Ta dig tid att stanna upp, ta en ordentlig titt och ta bort dem från våra liv.
Den positiva sidan av det är att när du väl har bestämt vad som får dig att slösa bort din tid, kan du lättare ta bort det från ditt schema och organisera ditt liv. Så här gör du:
1. Budgetera din tid
Om du inte vet vad en tidsbudget är, kan vi berätta att det inte skiljer sig så mycket från att skapa en ekonomisk budget.
Du skapar en budget för att veta var och hur vi ska spendera vår tid. Om du vill veta mer om den här tekniken kan du läsa vår blogg om tidsbudgetering och dess fördelar.
2. Tidsblockering
Om du inte vet vad tidsblockering är så kan vi berätta: tidsblockering innebär att du planerar varje ögonblick av din dag i förväg och avsätter specifika tidsblock för vissa uppgifter, men också för pauser.
Det här är en av de bästa teknikerna för tidshantering och tanken bakom tidsblockering är att minska mängden uppgifter i din kalender och öka din produktivitet och effektivitet genom att få dig att fokusera på det som är viktigt.
Om du tror att den här metoden inte är effektiv kanske du ska tänka om när du vet att Elon Musk sköter sin dag med en 5-minutersregel.
3. Tidrapportering
Med hjälp av ett tidsregistreringsverktyg kan du vara produktiv hela dagen och inte slösa bort någon tid. Hur och varför?
Om du registrerar tid för de uppgifter du arbetar med varje dag kommer du inte bara att bli mer effektiv med din tid, utan du kommer också att lära dig vilka uppgifter som tar mest av din tid.
Sammantaget gör det att du får en bättre känsla för var din tid går och inte slösas bort.
Med den här typen av analys kommer du att kunna hantera din tid bättre och minska tidstjuvarna. Det är därför det är viktigt med tidsregistrering, det handlar om produktivitet.
Identifiera och eliminera de uppgifter som slösar bort din tid
4. Stäng av ljudet för dina meddelanden
Ibland är det så svårt att inte bli distraherad av alla meddelanden som dyker upp på våra telefoner under dagen.
E-postmeddelanden, meddelanden, sociala medier, allt. Ett av de bästa sätten att hålla fokus på ditt arbete och inte slösa tid på distraktioner är att stänga av aviseringar under dagen.
5. Kolla inte din e-post regelbundet
Här talar vi inte om personliga e-postmeddelanden. Ja, vi pratar om arbetsmejl.
Om du försöker att snabbt svara på varje e-postmeddelande du får kommer du förmodligen att tappa fokus mycket ofta. Så du kan välja en specifik tid för att kontrollera din inkorg och svara på e-postmeddelanden, annars kommer du att bli superstressad i onödan.
6. Prioritera
Det finns flera sätt att prioritera din arbetsdag.
Vi föreslår att du tillämpar Stephen Coreys 4 kvadranter för tidshantering eller Eat the Frog-tekniken. De är exempel på de mest kända och bästa prioriteringsteknikerna på grund av deras effektivitet.
Om du redan har provat den här tekniken och resultatet inte blev bra, kan du prova en annan. Du måste bara använda den som fungerar bäst för dig.
Hur rapporterar jag tidstjuvar till din chef?
Om du är trött på att slösa bort din tid på jobbet på saker som inte gynnar dig är det dags att du rapporterar det till din chef.
Följ bara dessa steg för att göra det:
- Håll koll på din tid: Håll koll på tiden och se hur många timmar du lägger på saker som du inte har någon nytta av.
- Gör en lista: Gör en lista över alla tidstjuvar som du upptäcker, till exempel att du gör andras uppgifter, fastnar i möten eller får och måste svara på e-post var tionde minut.
- Gör matematiken: Räkna ut hur mycket tid det tar på din vecka och visa det för din chef.
Varför är det viktigt att undvika tidsfördriv på arbetsplatsen?
Sammanfattningsvis är det viktigt att undvika alla tidsfördrivare eftersom de bara leder till distraktion, avbrott och bristande kvalitet och produktivitet.
Genom att undvika dem kan du förbättra din professionella utveckling och din förmåga att fokusera och uppnå mål.
Att spara tid är därför ett sätt att öka produktiviteten. Det är också viktigt att förstå att produktivitet är mer än bara den mängd arbete du utför. Det handlar om hur mycket värde du producerar.
Även om det är extremt svårt att förhindra dessa tidstjuvar, är det redan ett stort steg att vara medveten om det för att hjälpa dig att övervinna dem och odla framgång i din karriär.
Men vad är det som får oss att slösa bort tid under dagen? Det kan vara att vi känner oss mentalt trötta och helt enkelt inte kan få saker gjorda, eller att vi inte har några deadlines.
Andra förklaringar kan vara att man inte känner sig inspirerad eller fokuserad, och att vara omgiven av enkla distraktioner gör också livet svårare.
Vi vet att det kan vara extremt svårt att undvika tidstjuvar. Så lägg bort telefonen, ta en paus och organisera ditt schema.
Vanliga frågor
Är möten tidstjuvar?
Svaret är för det mesta ja. Möten kan ibland gå överstyr, men när du väl är där finns det ingen väg ut. Eliminera dem och välj andra sätt att diskutera och samarbeta eller begränsa mötena till tillfällen då inget annat fungerar.
Vad är ett annat ord för tidsspillare?
Beroende på sammanhanget finns det flera ord för tidstjuvar, t.ex. förlora tid, fördröja, skjuta upp, döda tid etc.
En tidstjuv fördröjer en viktig uppgift. Om din uppgift försenas för att du fokuserar på mindre brådskande, roligare och enklare aktiviteter. Med andra ord, du prokrastinerar.
Det kan begränsa din potential och underminera din karriär. Så det är viktigt att vidta proaktiva åtgärder för att förhindra det!
Du kanske är intresserad av: