Tidsrøvere på arbejdspladsen: Hvad er de, og hvordan undgår man dem?
I dagens tempofyldte arbejdsmiljø kan opgaver med lav værdi, som spilder tid, hæmme produktiviteten og den generelle effektivitet. I denne artikel udforsker vi praktiske strategier til at identificere og eliminere disse produktivitetsdræbere.
Ved at tage proaktive skridt til at håndtere tidsspilde kan fagfolk genvinde deres tid, forbedre fokus og opnå optimal produktivitet. Lær, hvad der er tidsrøvere, og hvordan du undgår dem på arbejdet.
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
Hvad er tidsrøvere?
Tidsrøvere er aktiviteter eller opgaver, der dræner vores tid uden at give positive/værdifulde resultater.
Det er meget nemt at spilde adskillige minutter i løbet af dagen med småsnak med kolleger, scrolling gennem sociale medier, navigation på internettet, og det er nemt at komme ud af kurs.
Ifølge en undersøgelse er mere end 50 % af medarbejderne enige om, at de bruger for meget tid på møder, hvilket forhindrer dem i at være mere produktive på arbejdet. Og de fleste af os kan blive enige om, at vi også multitasker under disse møder.
Alle disse ting spilder din tid og kan få dig til at miste fokus og motivation. Nogle af dem er grundene til, at du føler dig uproduktiv.
Så er du klar til at afsløre de tidsrøvende aktiviteter i dit skema? Her er vores liste over 10 tidsrøvere på arbejdet og nogle tips til, hvordan du kan undgå dem.
De 10 mest almindelige tidsrøvere på arbejdet
- Møder
- Multitasking
- At udføre andre menneskers arbejde
- Online distraktioner
- E-mails
- Afbrydelser (f.eks. notifikationer)
- Omfangsrige to-do-lister
- Desorganisering
- Udskyder sværere opgaver
- Overdrevne pauser
1. Møder
Undgå altid unødvendige møder. I stedet for bare at dukke op til et møde og bruge flere timer på det, så prøv at strukturere det på forhånd og få alle de relevante diskussionspunkter med.
Sæt også tidsgrænser for møderne, lad dem ikke glide væk, og gør dem kortere. Hvis alle allerede har forberedt deres talepunkter, behøver du ikke superlange møder for at komme til sagen.
Prøv også at holde dig til emnet så meget som muligt. Det er let at begynde at sprede sig og begynde at tale om personlige forhold og andre ting, der ikke er relevante for selve mødet.
Spor tid brugt på møder for at finde flere fakturerbare timer
2. Multitasking
Vi tror nogle gange, at multitasking og/eller skift af indhold sparer tid, men for det meste giver det os bare ikke mulighed for at engagere os fuldt ud i hvert projekt. At springe fra opgave til opgave sparer dig ikke i det lange løb.
Det er bevist, at kun en lille procentdel af mennesker kan multitaske effektivt, fordi det kan få dig til at begå fejl, gå på kompromis med kvaliteten af dit arbejde og hæmme din kreativitet.
Så hvad kan du gøre? Prioritér dine opgaver, og opdel din daglige to-do-liste i små bidder af tid.
Vidste du, at multitasking er en af grundene til, at folk føler sig uproduktive?
Gratis e-bog: Sådan planlægger du dit teams tid
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
3. At udføre andre menneskers arbejde
Hvis du er teamleder, er dette tip til dig. Tag ikke alt ansvaret og arbejdet på dine skuldre, når du har et team. Uddelegér opgaver, og få tingene gjort.
Selv om det nogle gange kan være svært, fordi du er så sikker på dit arbejde, kan det være svært at give slip og give opgaverne videre til en anden.
Men der er en grund til, at du har et team. Sæt mål for dem, kommuniker åbent, giv dem mulighed for at vokse, giv konstruktiv feedback, og uddelegér arbejde.
Hvis du har svært ved at styre dit team og din arbejdsbyrde, så læs vores blog om , hvordan du leder et team. Her finder du alt, hvad du skal bruge for at få succes.
4. Online distraktioner
Vi tror, at det er en af de vigtigste grunde til, at vi bliver så distraherede og spilder tiden, især hvis vi arbejder digitalt. De to mest almindelige online-distraktioner er:
- Sociale medier: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, TikTok, you name it. Hvis du smugkigger på de sociale medier i din arbejdstid, er det ikke noget problem. Men hvis du ofte kigger på dem og bruger for meget tid på dem, dræber det både tid og produktivitet.
- Browsing på internettet: Uanset om det handler om at købe et stykke tøj, finde et sted at tage hen på din næste ferie eller bare tjekke nyhedsbreve, så prøv ikke at bruge timer på det. Brug dine pauser til at gøre det.
For at undgå at spilde for meget tid med denne type distraktion, kan du bruge en tidsstyringsapp. Timeular - sikrer, at du holder passende pauser fra tid til anden.
5. E-mails
Vores afhængighed af e-mails til at kommunikere på arbejdet betyder, at vi jævnligt tjekker dem i løbet af dagen, hvilket får os til at spilde vores tid. Det er sandsynligvis en af de største tidsrøvere, du kan lave på dit job.
Så hvis du leder efter et tidsstyringshack til at forblive produktiv, skal du begrænse den tid, du bruger på at tjekke dine e-mails.
6. Afbrydelser
Det er næsten uundgåeligt, især hvis du arbejder på kontoret. Fra e-mailnotifikationer, opkald, sms'er og kolleger, der kommer forbi for at stille et spørgsmål.
Selv om disse afbrydelser kan virke harmløse, kan de distrahere dig fra de opgaver, der oprindeligt stod på din to-do-liste, og gøre det svært at fokusere igen og igen.
Overvej at blokere en bestemt periode i løbet af din arbejdsdag, som du kan bruge til at fokusere uden afbrydelser. Du kan lægge en væk-besked på din e-mail eller slukke din telefon, så du ikke bliver forstyrret.
Gratis e-bog: Sådan planlægger du dit teams tid
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
7. Desorganisering
Vi har alle været der. Har du nogensinde kæmpet for at finde et supervigtigt dokument eller en fil før et møde, eller bare for at sende det til en kollega?
Pointen er, at det er en stor tidsrøver ikke at have sit arbejde organiseret. Desuden er det superstressende og frustrerende at lede efter noget vigtigt og ikke finde det.
Prøv at organisere din computer og dit arbejdsområde ved at oprette et organisationssystem, der fungerer for dig og de mennesker, der er omkring dig, rydde op på arbejdspladsen og lave et skema eller en tjekliste. Det vil gøre dit liv meget lettere.
8. Omfangsrige to-do-lister
To-do-lister kan være din bedste ven eller værste fjende. Smart prioritering er afgørende for at blive mere produktiv og få succes i din arbejdsdag.
Hvis din to-do-liste skal være effektiv, skal du holde den kort, normalt omkring 3 af dine vigtigste opgaver pr. dag. Så se på dine opgaver, og marker, hvad der er vigtigt den dag.
På den måde kan du helt sikkert holde fokus på det, der betyder noget, ikke føle dig overvældet, og du kan lettere være produktiv i dagtimerne.
9. Udskyder sværere opgaver
Der er bare nogle opgaver, som vi ikke føler os motiverede nok til at få gjort. Vi ender med at gøre alt muligt andet og bliver ved med at udskyde den ene opgave, men det får den desværre ikke til at forsvinde.
Så i stedet for at lade det hænge i baghovedet, skal du bare undgå at spilde tiden og gå i gang. Vi har et tip til dig: Gør det om morgenen. Det bliver lettere, som du kan læse i vores indlæg om tidsstyring med spis-frø-teknikken.
Vidste du, at du kan bruge et værktøj til at automatisere nogle opgaver, selv de kedelige? Find den bedste software til automatisering af opgaver.
10. Overdrevne pauser
Det er nødvendigt af og til at få tankerne og øjnene væk fra computerskærmen under arbejdet. Det vil give dig mulighed for at genskabe fokus og motivation samt reducere stress.
Gratis e-bog: Sådan planlægger du dit teams tid
Få dit gratis eksemplar, og find ud af, hvordan du udnytter tidsregistreringens kraft i dit team.
Men det er ikke i orden at tage en pause for at drikke kaffe og slappe af udenfor alt for mange gange i løbet af dagen.
Afsæt et bestemt tidspunkt til pauser, og brug en tidsregistreringsapp til at tjekke, hvor meget tid du bruger.
Det er okay at rejse sig op, strække ud eller gå en kort tur indimellem, men lad være med at presse på, ellers spilder du alt for meget tid.
Hvordan undgår man tidsrøvere?
Hvis du er træt af at have utallige tidsrøvere i din arbejdsplan, skal du prøve at finde den eller de præcise kilder for at finde løsningen. Tag dig tid til at stoppe op, se godt efter og fjerne dem fra dit liv.
Den positive side af det er, at når du først har fundet ud af, hvad der får dig til at spilde din tid, kan du lettere fjerne det fra din tidsplan og organisere dit liv. Se her, hvordan du gør:
1. Budgetter din tid
Hvis du ikke ved, hvad et tidsbudget er, kan vi fortælle dig, at det ikke er så forskelligt fra at lave et økonomisk budget.
Du opretter et budget for at vide, hvor og hvordan vi skal bruge vores tid. Hvis du vil vide mere om denne teknik, kan du læse vores blog om tidsbudgettering og fordelene ved den.
2. Blokering af tid
Hvis du ikke ved, hvad tidsblokering er, kan vi fortælle dig det: Tidsblokering er at planlægge hvert øjeblik af din dag på forhånd og afsætte specifikke tidsblokke til bestemte opgaver, men også til pauser.
Dette er en af de bedste teknikker til tidsstyring, og ideen bag tidsblokering er at reducere rodet af opgaver i din kalender og øge din produktivitet og effektivitet ved at få dig til at fokusere på det, der betyder noget.
Hvis du tror, at denne metode ikke er effektiv, kan du måske genoverveje det, når du ved, at Elon Musk styrer sin dag efter en 5-minutters regel.
3. Tidsregistrering
Et tidsregistreringsværktøj giver dig mulighed for at være produktiv hele dagen og ikke spilde tid. Hvordan og hvorfor?
Hvis du registrerer tiden for de opgaver, du arbejder med hver dag, bliver du ikke bare mere effektiv med din tid, men du lærer også, hvilke opgaver der har taget mest af din tid.
Alt i alt giver det dig bare mulighed for at få en bedre fornemmelse af, hvor din tid går hen og ikke bliver spildt.
Med denne form for analyse vil du kunne styre din tid bedre og reducere tidsspilde. Det er derfor, tidsregistrering er vigtigt, det handler om produktivitet.
Identificer og fjern de opgaver, der spilder din tid
4. Sæt dine notifikationer på lydløs
Nogle gange er det så svært ikke at blive distraheret af notifikationer, der popper op på vores telefoner i løbet af dagen.
E-mails, beskeder, sociale medier, det hele. En af de bedste måder at holde fokus på dit arbejde og ikke spilde tid på distraktioner er ved at slå notifikationer fra i løbet af dagen.
5. Tjek ikke dine e-mails regelmæssigt
Her taler vi ikke om personlige e-mails. Ja, vi taler om arbejdsmails.
Hvis du forsøger at svare hurtigt på alle de e-mails, du modtager, vil du sandsynligvis miste fokus meget ofte. Så du kan vælge et bestemt tidspunkt til at tjekke din indbakke og besvare e-mails, ellers bliver du unødigt stresset.
6. Prioriter
Der er flere måder at prioritere sin arbejdsdag på.
Vi foreslår, at du anvender Stephen Coreys 4 kvadranter til tidsstyring eller Eat the Frog-teknikken. De er eksempler på de mest kendte og bedste prioriteringsteknikker på grund af deres effektivitet.
Hvis du allerede har prøvet denne teknik, og resultatet ikke var godt, kan du prøve en anden. Du skal bare bruge den, der fungerer bedst for dig.
Hvordan rapporterer man tidsrøvere til sin leder?
Hvis du er færdig med at spilde din tid på arbejdet på ting, der ikke gavner dig, er det på tide, at du fortæller det til din leder.
For at gøre det skal du bare følge disse trin:
- Hold styr på din tid: Hold styr på tiden og se, hvor mange timer du bruger på ting, der ikke gavner dig.
- Lav en liste: Lav en liste over alle de tidsrøvere, du opdager, f.eks. at du laver andres opgaver, sidder fast i møder eller modtager og skal besvare e-mails hvert 10. minut.
- Lav et regnestykke: Regn ud, hvor meget tid det tager på din uge, og vis det til din leder.
Hvorfor er det vigtigt at undgå tidsrøvere på arbejdspladsen?
Afslutningsvis er det vigtigt at undgå alle tidsrøvere, fordi de kun vil medføre distraktion, afbrydelser og mangel på kvalitet og produktivitet.
Ved at undgå dem vil du kunne forbedre din professionelle udvikling og din evne til at fokusere og nå dine mål.
Derfor er tidsbesparelser en måde at øge produktiviteten på. Det er også vigtigt at forstå, at produktivitet er mere end bare den mængde arbejde, du udfører. Det handler om, hvor meget værdi du producerer.
Selv om det er meget svært at undgå disse tidsrøvere, er det allerede et stort skridt at være opmærksom på dem, så du kan overvinde dem og få succes i din karriere.
Men hvad får os til at spilde tiden i løbet af dagen? Det kan være, at vi føler os mentalt trætte og simpelthen ikke kan få tingene gjort, eller at vi ikke har nogen deadlines.
Andre forklaringer kan være, at man ikke føler sig inspireret eller fokuseret, og at det at være omgivet af nemme distraktioner også gør livet sværere.
Vi ved, at det kan være ekstremt svært at undgå tidsrøvere. Så læg telefonen væk, tag en pause, og organiser din tidsplan.
Ofte stillede spørgsmål
Er møder tidsrøvere?
Svaret er for det meste ja. Møder kan komme ud af kontrol, og når man først er inde i det, er der ingen vej ud. Fjern dem, og vælg en anden måde at diskutere og samarbejde på, eller begræns møderne til tilfælde, hvor intet andet fungerer.
Hvad er et andet ord for tidsspilde?
Afhængigt af sammenhængen er der flere ord for tidsrøvere, f.eks. miste tid, forsinke, udskyde, slå tid ihjel osv.
En tidsrøver forsinker en vigtig opgave. Hvis din opgave bliver forsinket, fordi du fokuserer på mindre presserende, sjovere og lettere aktiviteter. Med andre ord: Du udskyder.
Det kan begrænse dit potentiale og underminere din karriere. Så det er vigtigt at tage proaktive skridt for at forhindre det!
Du er måske interesseret i: