Hur man använder en planerare: Tips och idéer för nybörjare

Det kan vara skrämmande att börja använda ett nytt verktyg, oavsett om det är en digital eller en tjock pappersplanering.

Även om ditt syfte är att lätta på ditt hektiska arbetsschema i utbyte mot mer fritid, kan du få motsatt resultat om du inte använder planeraren på ett effektivt sätt.

Jag har ofta överkomplicerat processen med att använda ett nytt verktyg eller inte använt det till sin fulla kapacitet, vilket har motverkat det ursprungliga syftet med verktyget - att organisera min att-göra-lista.

Så jag har grundligt undersökt ämnet om hur man använder en planerare, och här är mina lärdomar:

Här är den förklarade versionen:

1. Att använda en planerare på ett roligt sätt utan press fungerar bäst (åtminstone för mig);
2. Överdriv inte; organisera din dagliga planering lätt och lämna utrymme för ändringar;
3. Att på en måndag planera för den kommande veckan kan ge en hel del avancemang och hjälper till med stresshantering.
4. Klisterlappar är det bästa alternativet för mig när jag använder en pappersplanerare;
5. En riktigt bra planerare hjälper alltid till att hålla ordning på både personliga uppgifter och undviker att missa viktiga deadlines på jobbet.

Hur man använder en planner (startpaket)

1. Välj rätt planerare för dig

För det första, om du inte har köpt din planner ännu, se till att du inte hoppar på tåget för att andra människor har köpt en viss typ av planner.

Analysera de planeringsidéer som annonseras överallt eller rekommenderas och bestäm om dessa skulle vara meningsfulla för dig. Ditt fall kan vara unikt, och dina behov eller förfallodatum för dagliga uppgifter liknar inte någon annans.

Så ha ett tydligt mål i åtanke

Klargör varför du väljer att använda en planner:

1. Vad är det du vill uppnå?
2. Kanske vill du bli mer produktiv? Eller vill du bli bättre på att hantera din tid?
3. Vill du förbättra ditt välbefinnande eller balansen mellan arbete och fritid, och behöver du en planner för att uppnå detta mål? 

Är du osäker på var din tid tar vägen?

En automatisk tidmätare kan hjälpa dig att upptäcka dina tidsvanor. Då vet du hur du ska planera din tid.

Prova automatisk spårning gratis

🤔 Tänk på att även om du sätter upp arbetsmål eller bara gör en inköpslista, är det viktigt att sätta upp dem med helheten i åtanke. Vår artikel om varför det är så viktigt att sätta upp realistiska mål kan vara till hjälp för att sätta upp realistiska förväntningar och genomförbara steg.

Tänk på vad en planerare hjälper till med

Merriam-Websters ordbok definierar en planerare som "Något (t.ex. en enhet, ett program eller en anteckningsbok) som ger ett schema och används för att planera aktiviteter, resor etc. "

Så digitala och pappersbaserade planners är verktyg som hjälper dig att fånga upp varje uppgift, mål eller nödvändig åtgärd när den dyker upp.

2. Strukturera din planerare

När grunderna och drivkrafterna är klara är det dags att fundera på hur du ska strukturera en planner. Det är viktigt att utforma ett system för att skriva ner saker i din planerare. Det finns inte ett korrekt sätt att göra detta på, men det är viktigt att du är konsekvent och att all information du behöver är lättillgänglig.

Några saker att inkludera är:

• Uppgiftens namn

• Förfallodag och tid

• Prioritet

• Plats (om tillämpligt)

• Kompletterande information (t.ex. namn, kontaktuppgifter)

Använd planeringsfunktionerna

Beroende på vilken typ av planering du använder kan den ha några bra funktioner som kan hjälpa dig att spara tid och hålla dig organiserad. Ha dessa i åtanke:

• Avsnitt för anteckningar: Skriver du ner anteckningar under möten eller brainstormingsessioner? Många planners har särskilda anteckningssektioner som gör det enkelt att hitta dina tankar senare.

• Referensavsnitt: Har du en planner med adressbok? Använd den för att hålla reda på viktiga kontakter, så att du enkelt kan hitta deras information när det behövs.

• Klistermärken, taggar och etiketter: En del planners levereras med klistermärken eller etiketter som du kan använda för att markera viktiga datum eller uppgifter. Färgkodning kan också vara ett bra sätt att ge din kalender en personlig prägel.

3. Bestäm när och vad du skriver i kalendern

Ett effektivt sätt att organisera din tid är att skriva ett veckoschema.

Varje måndag morgon, när du har kommit tillbaka till jobbet, tar du fram din veckoplanerare och planerar för den kommande veckan, kontrollerar förfallodatum, återkommande uppgifter eller möten som ska ske på specifika dagar. Låt oss till exempel säga att du har ett veckomöte med ditt team varje måndag kl. 10.00. Du vet att mötet kommer att ta ungefär en timme, så du måste blockera den tiden i din planerare. Dessutom vill du lämna lite extra tid före och efter mötet för förberedelser och uppföljning.

Genom att göra ett veckoschema kan du se till att du är förberedd på allt som kommer att hända - och att du har tid att genomföra det. Du kanske vill kolla in våra gratis schemamallar, som kan fungera som en digital planerare.

Anteckna saker du bryr dig om:

• Arbetsscheman

• Födelsedagar, jubileer och helgdagar

• Tidsfrister

• Att-göra-listor

• Semesterdagar

• Räkningens förfallodag

• Läkarbesök

• Inköpslista

• Reparationer av bilar

• Parterna

• Inspirerande citat

• Tankar du har

• Mål

Om du använder din kalender även för att organisera din personliga hälsa och ditt välbefinnande kanske du också vill anteckna:

• Sömnvanor

• Matvanor

• Energinivåer

• Konsumtion av sociala medier

• Sport och fysisk aktivitet

Fem tips för att maximera din planering

1. Prioritera arbetsuppgifter

Ta några minuter varje dag för att fundera över vad som är viktigast. Vilka uppgifter måste klaras av först? Vilka deadlines måste du hålla? Skriv upp dina topprioriteringar i din kalender så att du kan fokusera på dem först.

Jag har använt en pappersplanerare där det fanns gott om utrymme för mig att skriva ner mina högsta prioriteringar för dagen. Andra har inte det, så du kan behöva tänka ut ett system för att representera dessa manuellt, t.ex:

• Stjärnor (t.ex. 1 stjärna = låg prioritet; 5 stjärnor = brådskande)

• Färgkodning (t.ex. blå = låg prioritet; röd = brådskande)

• Listordning (t.ex. sist = låg prioritet; först = brådskande)

Eftersom jag är en visuell inlärare fungerar det bäst att använda färgpennor för att färgkoda alla viktiga mål i mina pappersplanerare för mina årliga mål ( Obs: Jag har upptäckt att det fungerar bäst för mig att skriva mina årliga mål med penna och på papper, men det kanske inte är samma sak för dig).

När jag diskuterar arbetsuppgifter är en digital planering mer fördelaktig för mig eftersom den skickar viktiga påminnelser. När det gäller prioriteringar gör metoden med kvadranter i matrisen för tidshantering underverk för mig, på samma sätt som Warren Buffets 5/25-regel.

2. Använd timeboxning

Timeboxing är en av de bästa teknikerna för tidshantering som hjälper dig att maximera tiden. Det innebär att du delar upp din dag i mindre delar och ägnar varje del åt en specifik uppgift, ett mål, en aktivitet eller ett fokus.

Du kan till exempel blockera din dag på följande sätt:

• 08.00-9.00: Kontrollerar och svarar på e-postmeddelanden.

• kl. 9.00-12.00 Skriva.

• 12.00-13.00 Lunch och paus.

• 13.00-16.00: Kundmöten.

• 16.00-17.00: Ta itu med punkter på att-göra-listan.

Genom att använda tidsblock kan du se till att du gör framsteg med dina viktigaste uppgifter och mål och att du har kontroll över alla de saker som är viktiga. Det kan också hjälpa dig att förhindra att du blir överväldigad av allt som måste göras under en dag.

Inom dessa specifika tidsblock kan det finnas specifika uppgifter eller kalenderhändelser som du måste ta hand om. Eller så kan tiden vara relativt ostrukturerad. Det är den flexibiliteten som gör tidsblockering så effektivt! 

• Kolla in: Bästa podcasts för produktivitet

Kämpar du med tidshantering?

Jag förstår dig! Med hjälp av ett sömlöst tidrapporteringssystem kan du se var tiden går åt och hantera den bättre. 

Prova Timeular gratis

Du kan också använda Pomodoro-tekniken, som innebär att du delar upp arbetet i intervaller (vanligtvis cirka 25 minuter) och tar små pauser. För det använder du en gratis Pomodoro-timer.

3. Gör det till en vana

Ju mer du använder din planner, desto lättare blir det att hålla ordning. Se till att använda din kalender dagligen, så att den blir en del av din rutin. Tills det blir en vana rekommenderar jag att du ställer in ett dagligt alarm på din telefon som påminner dig om att uppdatera din kalender.

Kom ihåg att du kanske har en tendens, som jag, att använda flera olika planners för olika uppgifter, t.ex. personliga eller professionella, men till att börja med bör du prioritera en enda planner.

4. Schemalägg i bufferttid

Oavsett hur väl du planerar kommer det alltid att dyka upp överraskningar. Det är därför det är så viktigt att planera in lite bufferttid mellan uppgifter och händelser. Du kommer inte att hamna ur kurs om något tar längre tid än väntat.

Bufferttid kan också innebära att ta en paus, komma ikapp med e-postmeddelanden eller ge dig själv lite andrum. Om en av de viktigaste sakerna för att hålla sig produktiv är att ta pauser, glöm inte att skapa dessa buffertar i din planerare.

Gör den mer funktionell för dig. På den punkten har de flesta digitala planners denna inbyggda funktion.

• Läs mer: Hur många arbetsdagar är det på ett år?

5. Var flexibel

Planer ändras, och det är okej. Var inte rädd för att ändra din plan när ditt schema utvecklas. Det är bättre att omprioritera och flytta runt möten i ditt schema än att stressa över en överbokad kalender.

Behovet av att fylla i och hålla reda på nya händelser i din pappersplanerare kan störa ditt behov av att upprätthålla ett rent och polerat utseende, så det kan vara vettigt att gå digitalt. 

Kuriosa om hur man använder en planeringsbok på ett effektivt sätt

Vad mer kan ingå i en planner?

Vanligtvis innehåller vissa planerare ett motiverande citat för var och en av veckans sju dagar, exempel på mindfulnessövningar för stresshantering eller några tips för att få ut det mesta av din fritid. Jag har sett andra med ramar för månatliga eller veckovisa avstämningar för att ta vara på det man lärt sig och planera mer effektivt i framtiden.

Finns det bättre alternativ än planerare?

Planerare kan alltid hjälpa dig att hålla dig organiserad, men de hjälper dig inte nödvändigtvis att hantera din tid bättre; du måste fortfarande tillämpa tidshanteringsmetoder eller använda en app för tidsspårning som automatiserar hela processen.

Här är bara ett exempel på vad ett automatiskt tidrapporteringsverktyg kan ge dig med hjälp av AI:

• tider du är improduktiv eller produktiv på;

• mest öppnade apparna som hindrar din produktivitet;

Med sådana smarta produktivitetsinsikter som genereras automatiskt får du snabbt en djupare förståelse för var din tid tar vägen och hur du kan hantera den på ett bättre sätt.