Como usar um planejador: Dicas e ideias para iniciantes
Começar a usar uma nova ferramenta, seja uma agenda digital ou uma agenda de papel grosso, pode ser intimidador.
Mesmo que o seu objetivo seja aliviar sua agenda de trabalho em troca de mais tempo livre, se você não usar o planejador de forma eficaz, poderá obter o resultado oposto.
Muitas vezes, compliquei demais o processo de utilização de uma nova ferramenta ou não a utilizei em sua capacidade máxima, anulando o objetivo inicial da ferramenta - organizar minha lista de tarefas.
Portanto, pesquisei a fundo o tópico de como usar um planejador, e aqui estão meus aprendizados:
Aqui está a versão explicada:
- Usar um planejador de forma divertida e sem pressão funciona melhor (pelo menos para mim);
- Não exagere; organize seu planejador diário com leveza e deixe espaço para mudanças;
- Planejar na segunda-feira para a semana seguinte pode proporcionar um bom avanço e ajudar no controle do estresse.
- As notas adesivas são a melhor opção para mim quando estou usando uma agenda de papel;
- Um bom planejador sempre ajuda a manter a organização das tarefas pessoais e também evita a perda de prazos importantes no trabalho.
Como usar um planejador (kit inicial)
1. Escolha o planejador certo para você
Em primeiro lugar, se você ainda não comprou seu planejador, certifique-se de que não está entrando na onda porque outras pessoas compraram um determinado tipo de planejador.
Analise as ideias de planejadores anunciadas em todos os lugares ou recomendadas e decida se elas fazem sentido para você. Seu caso pode ser singular, e suas necessidades ou datas de vencimento das tarefas diárias não se assemelham às de outra pessoa.
Portanto, tenha um objetivo claro em mente
Esclareça os motivos por trás da sua escolha de usar um planejador:
- O que você deseja alcançar?
- Talvez você queira ser mais produtivo? Ou quer melhorar o gerenciamento do tempo?
- Deseja melhorar seu bem-estar ou o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e precisa de um planejador para atingir esse objetivo?
Um rastreador automático de tempo pode ajudar a identificar seus hábitos de tempo. Assim, você saberá como planejar seu tempo.
Lembre-se de que, mesmo que esteja definindo metas de trabalho ou apenas fazendo uma lista de compras de supermercado, é importante defini-las tendo em mente o panorama geral. Nosso artigo sobre por que é tão importante definir metas realistas pode ser útil para definir expectativas realistas e etapas acionáveis.
Tenha em mente o que um planejador ajuda a fazer
O dicionário Merriam-Webster define um planejador como "Algo (como um dispositivo, programa ou caderno) que fornece um cronograma e é usado para planejar atividades, viagens, etc.". "
Portanto, os planejadores digitais e de papel são ferramentas que o ajudam a capturar todas as tarefas, metas ou ações necessárias à medida que surgem.
2. Estruture seu planejador
Uma vez que os fundamentos e as motivações estejam claros, é hora de pensar em como estruturar uma agenda. É essencial criar um sistema para anotar as coisas em sua agenda. Não há uma maneira correta de fazer isso, mas é vital que você seja consistente e que todas as informações necessárias estejam facilmente acessíveis.
Alguns itens a serem incluídos são:
Nome da tarefa
Data e hora de vencimento
Prioridade
Localização (se aplicável)
Informações suplementares (por exemplo, nomes, detalhes de contato)
Use os recursos do planejador
Dependendo do tipo de agenda que estiver usando, ela pode ter alguns recursos excelentes que podem ajudá-lo a economizar tempo e manter-se organizado. Tenha isso em mente:
Seções de anotações: Fazendo anotações durante reuniões ou sessões de brainstorming? Muitos planejadores têm seções designadas para anotações que facilitam a localização de seus pensamentos mais tarde.
Seções de referência: Tem uma agenda com um catálogo de endereços? Use-o para manter o controle de contatos importantes, para que possa encontrar facilmente as informações deles quando necessário.
Adesivos, etiquetas e rótulos: Alguns planejadores vêm com adesivos ou etiquetas que podem ser usados para marcar datas ou tarefas importantes. O código de cores também pode ser uma ótima maneira de dar um toque pessoal ao seu planejador.
3. Decidir quando e o que escrever na agenda
Uma maneira eficaz de organizar seu tempo é escrever sua programação semanal.
Todas as segundas-feiras de manhã, enquanto se readapta ao trabalho, pegue seu planejador semanal e planeje a semana seguinte, verifique as datas de vencimento, as tarefas recorrentes ou os compromissos que ocorrerão em dias específicos. Por exemplo, digamos que você tenha uma reunião semanal com sua equipe todas as segundas-feiras às 10 horas. Você sabe que essa reunião levará cerca de uma hora, portanto, precisará bloquear esse horário em sua agenda. Além disso, você deve reservar um tempo extra antes e depois da reunião para preparação e acompanhamento.
Ao fazer uma programação semanal, você pode garantir que está preparado para tudo o que está por vir - e que tem tempo para realizá-las. Consulte nossos modelos de agenda gratuitos, que podem funcionar como um planejador digital.
Anote as coisas com as quais você se importa:
Horários de trabalho
Aniversários, datas comemorativas e feriados
Prazos
Listas de tarefas
Dias de férias
Data de vencimento do pagamento da fatura
Consultas médicas
Lista de compras
Reparos de automóveis
Partes
Citações inspiradoras
Pensamentos que você tem
Objetivos
Se estiver usando seu planejador também para organizar a saúde e o bem-estar pessoal, talvez também queira anotar:
Hábitos de sono
Hábitos alimentares
Níveis de energia
Consumo de mídia social
Esporte e atividade física
Cinco dicas para maximizar seu planejador
1. Definir prioridades de tarefas
Todos os dias, reserve alguns minutos para pensar no que é mais importante. Quais tarefas precisam ser concluídas primeiro? Que prazos você precisa cumprir? Escreva suas principais prioridades no seu planejador para que possa se concentrar nelas primeiro.
Eu usei uma agenda de papel que tinha um espaço amplo para eu escrever minhas principais prioridades do dia. Outros não o fazem, então talvez você precise pensar em um sistema para representá-las manualmente, por exemplo:
Estrelas (por exemplo, 1 estrela = baixa prioridade; 5 estrelas = urgente)
Código de cores (por exemplo, azul = baixa prioridade; vermelho = urgente)
Ordem da lista (por exemplo, último = baixa prioridade; primeiro = urgente)
Como sou um aprendiz visual, usar canetas coloridas para codificar com cores todas as metas importantes em meus planejadores de papel funciona melhor para minhas metas anuais ( observação: descobri que escrever minhas metas anuais com caneta e papel funciona melhor para mim, mas pode não ser o mesmo para você).
Ao discutir as tarefas do trabalho, um planejador digital é mais benéfico para mim, pois ele me envia lembretes importantes. Para definir prioridades, o método dos quadrantes da matriz de gerenciamento de tempo faz maravilhas para mim, semelhante à regra 5/25 de Warren Buffet.
2. Usar timeboxing
O Timeboxing é uma das melhores técnicas de gerenciamento de tempo que o ajuda a maximizar o tempo. Ela envolve dividir seu dia em partes menores e dedicar cada uma delas a uma tarefa, meta, atividade ou foco específico.
Por exemplo, você pode bloquear seu dia da seguinte forma:
8h-9h: Verificação e resposta a e-mails.
9h-12h: Escrita.
Das 12h às 13h: Almoço e intervalo.
13h às 16h: Reuniões com clientes.
16h às 17h: Resolver itens da lista de tarefas.
O uso de blocos de tempo pode garantir que você esteja progredindo em suas tarefas e metas mais importantes e que todas as coisas que movem a agulha estejam sob controle. Isso também pode ajudar a evitar que você fique sobrecarregado com tudo o que precisa ser feito em um dia.
Dentro desses blocos de tempo específicos, pode haver tarefas específicas ou eventos do calendário que você precisará cumprir. Ou o tempo pode ser relativamente desestruturado. Essa flexibilidade é o que torna o bloqueio de tempo tão eficaz!
- Confira: Melhores podcasts de produtividade
Eu entendo você! O uso de um sistema de controle de tempo contínuo ajuda a descobrir onde o tempo afunda e a gerenciá-lo melhor.
Você também pode usar a técnica Pomodoro, que envolve dividir o trabalho em intervalos (normalmente em torno de 25 minutos) e fazer pequenas pausas. Para isso, use um cronômetro Pomodoro gratuito.
3. Faça disso um hábito
Quanto mais você usar sua agenda, mais fácil será manter-se organizado. Certifique-se de usar sua agenda diariamente, para que ela se torne parte de sua rotina. Até que isso se torne um hábito, recomendo definir um alarme diário em seu telefone para lembrá-lo de atualizar sua agenda.
Lembre-se de que você pode ter a tendência, como eu tenho, de usar vários planejadores para tarefas diferentes, como pessoais ou profissionais, mas, para começar, priorize um único planejador.
4. Programar em tempo de buffer
Não importa o quanto você planeje, sempre haverá surpresas. É por isso que é fundamental programar algum tempo de espera entre tarefas e eventos. Você não será desviado do curso se algo demorar mais do que o esperado.
O tempo de buffer também pode envolver fazer uma pausa, colocar os e-mails em dia ou dar a si mesmo algum espaço para respirar. Se uma das coisas mais importantes para se manter produtivo é fazer pausas, não se esqueça de criar esses amortecedores no seu planejador.
Torne-a mais funcional para você. Nesse sentido, a maioria dos planejadores digitais vem com esse recurso incorporado.
5. Seja flexível
Os planos mudam, e isso não é problema. Não tenha medo de mudar seu plano à medida que sua agenda evolui. É melhor redefinir prioridades e mudar os compromissos em sua agenda do que se estressar com um calendário lotado.
A necessidade de preencher e acompanhar os novos eventos em sua agenda de papel pode interferir na necessidade de manter uma aparência limpa e polida, portanto, pode fazer sentido optar pelo digital.
Curiosidades sobre como usar um planejador de forma eficaz
O que mais pode ser incluído em um planejador?
Normalmente, alguns planejadores incluem uma citação motivacional para cada um dos sete dias da semana, exemplos de exercícios de atenção plena para o controle do estresse ou algumas dicas para aproveitar ao máximo o seu tempo livre. Já vi outros com estruturas para check-ins mensais ou semanais para realizar seus aprendizados e planejar com mais eficiência no futuro.
Existem alternativas melhores do que os planejadores?
Os planejadores sempre podem ajudá-lo a se manter organizado, mas não necessariamente o ajudarão a gerenciar melhor seu tempo; você ainda precisará aplicar métodos de gerenciamento de tempo ou usar um aplicativo de controle de tempo que automatize todo o processo.
Este é apenas um exemplo do que uma ferramenta automática de controle de tempo pode revelar para você com a IA:
momentos em que você é improdutivo ou produtivo;
aplicativos mais abertos que prejudicam sua produtividade;
Com esses insights inteligentes de produtividade gerados automaticamente, você obtém rapidamente uma compreensão mais profunda do destino do seu tempo e de como gerenciá-lo melhor.
