✔️ Łatwe śledzenie czasu pracy
✔️ Bezproblemowe zarządzanie nieobecnościami
✔️ Łatwe zarządzanie obecnością
Harmonogram pracy: Rodzaje, wskazówki i strategia jego tworzenia
Zadowoleni klienci, płynne operacje, wysoka produktywność i rentowność, a także dobre samopoczucie pracowników. To oczywiste, że chcesz osiągnąć wszystkie te cele w swojej firmie, a harmonogram pracy jest potrzebny nie bez powodu. Dobrze przygotowany, czyni cuda.
Jednak tworzenie harmonogramów pracy, które zadowolą wszystkich, jest wyzwaniem. Aby odnieść sukces, trzeba użyć pozornie magicznych składników. W tym artykule omówię rodzaje harmonogramów pracy i sposoby ich tworzenia z myślą o atrakcyjności dla pracowników i wydajności biznesowej.
Upewnij się, że Twój czas jest dobrze wykorzystany, śledząc go i zarządzając nim za pomocą aplikacji do automatycznego śledzenia czasu.
TLDR
Ustalanie harmonogramów pracy pracowników w zrównoważony sposób jest korzystne dla obu stron: twoi pracownicy będą szczęśliwsi, bardziej zaangażowani w swoją pracę i bardziej produktywni, a twoja firma otrzyma bardzo potrzebną walutę do funkcjonowania: rentowność. Oto, co znajdziesz w tym artykule:
Zrozumienie, czym jest harmonogram pracy i dlaczego ma on znaczenie
Dowiedz się, jakie rodzaje harmonogramów pracy możesz dostosować do swojej firmy.
Poznaj strategie i wskazówki, które pomogą ci skonfigurować harmonogram pracy.
Co to jest harmonogram pracy?
Harmonogramy pracy zostały stworzone, aby zapewnić, że Twój zespół spełnia wymagania Twojej firmy. Innymi słowy, ważne jest, aby upewnić się, że zespół jest we właściwym miejscu we właściwym czasie, aby wszystko działało płynnie.
Harmonogram pracy to plan określający, kiedy każdy członek zespołu będzie pracować i zazwyczaj zawiera takie informacje, jak wyznaczone godziny pracy, przerwy, pory lunchu i inne szczegóły związane z czynnościami związanymi z pracą. To jak mapa, która pokazuje, kto kiedy pracuje i co powinien robić podczas swojej zmiany.
Uwaga: istnieje więcej nawyków pracy, które prowadzą do udanego biznesu. Poznaj je wszystkie!
Podobnie jak wyszukiwarki używają algorytmów, aby zrozumieć, czego chcą użytkownicy, tak firmy używają harmonogramów pracy, aby dostosować swoje działania zarówno do potrzeb pracowników, jak i celów biznesowych. Kiedy tworzysz harmonogram pracy, nie tylko wypełniasz przedziały czasowe. Zastanawiasz się, jak zmaksymalizować produktywność, dostosować się do preferencji pracowników i zapewnić, że Twoja firma spełnia wymagania operacyjne.
Tak naprawdę tworzenie harmonogramów pracy ma wszystko wspólnego ze zrozumieniem i zadowoleniem ludzi - to coś, co powinno nadać temu wszystkiemu odpowiednią perspektywę.
Pamiętaj, że w pracy trzeba też czasem umieć powiedzieć " nie".
Rodzaje harmonogramów pracy
Posiadanie efektywnego harmonogramu pracy zaczyna się od zrozumienia, jakie są rodzaje harmonogramów pracy. Jeśli to nie wystarczy, jestem przekonany, że można stworzyć własny, ale odkrywanie koła na nowo może być czasochłonne. Harmonogram pracy to stale zmieniający się rodzaj procesu. Ewoluuje on wraz z rozwojem firmy i należy zawsze mieć na uwadze potrzeby pracowników, a także rozwój firmy.
Czy wiesz, że przy 40-godzinnym harmonogramie pracy spędzamy w pracy 71,5% naszego czasu w ciągu roku? Temat ten rozwinąłem bardziej szczegółowo w artykule na temat liczby dni roboczych w roku.
Pozwól, że przedstawię Ci 10 rodzajów harmonogramów pracy:
1. Harmonogram w pełnym wymiarze godzin
Schemat 8-godzinnych dni roboczych, od poniedziałku do piątku, jest najczęściej spotykanym rodzajem harmonogramu pracy - często określanym jako stały harmonogram pracy. Zazwyczaj ten rodzaj harmonogramu pracy obejmuje 40 godzin pracy tygodniowo, z regularnymi godzinami pracy od 9:00 do 17:00, ale zależy to od branży.
To, co jest najlepsze w stałych harmonogramach, to fakt, że zarówno pracownicy mają przewidywalność ustalonego harmonogramu, jak i Twoja firma ma niezawodną dostępność w kluczowych godzinach pracy.
2. Harmonogram pracy w niepełnym wymiarze godzin
Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin mogą preferować alternatywny harmonogram pracy, ponieważ może to pomóc im zrównoważyć życie osobiste i zobowiązania rodzinne. Z biznesowego punktu widzenia, optymalny harmonogram pracy może obejmować obsługę godzin szczytu bez konieczności angażowania się w 40-godzinny tydzień pracy.
Dzięki takim elastycznym harmonogramom pracy firmy mogą zarządzać kosztami pracy, jednocześnie zaspokajając krytyczne potrzeby operacyjne. Ten rodzaj harmonogramu pracy waha się od 20 do 30-35 godzin tygodniowo i może być stałym harmonogramem lub nie, a to od firmy lub pracownika zależy, ile godzin pracy powinien mieć.
BTW, praca w niepełnym wymiarze godzin jest często wybierana przez freelancerów. Wielu freelancerów, których spotkałem, wspominało, że im bardziej zwiększali swoje stawki, tym bardziej zaczynali zdrowy harmonogram pracy.
- Sprawdź to: Aplikacja do śledzenia czasu dla freelancerów
3. Elastyczne harmonogramy
Elastyczny harmonogram pracy, jak się go nazywa, zyskuje na popularności w ciągu ostatnich kilku lat. Pytanie brzmi, dlaczego miałoby być inaczej? Tak długo, jak pracownicy pracują i wypełniają swoje zobowiązania, powinni mieć możliwość pracy wtedy, gdy są produktywni.
Jednak czymś, co jest pomocne w przypadku elastycznego harmonogramu pracy, jest ustalenie podstawowych godzin pracy.
Weźmy nasz przykład: w Timeularmożemy pracować, kiedy tylko chcemy, ale pod jednym warunkiem: musimy być dostępni między 13:00 a 16:00 CET - są to nasze podstawowe godziny, w których wszyscy musimy być zsynchronizowani w ciągu dnia lub mieć połączenia, a pozostałe godziny są według naszego uznania.
4. Skompresowane harmonogramy
Wyobraź sobie wykonanie całego tygodnia pracy w mniej dni. Marzenie!
Tym właśnie jest skompresowany harmonogram pracy: praca w dłuższym wymiarze godzin przez cztery dni zamiast pięciu. Ten rodzaj harmonogramu pracy jest również nazywany harmonogramem zmianowym 4-10. Ten skompresowany harmonogram utrzymuje równowagę między życiem zawodowym a prywatnym pracownika oraz przewidywalność operacji biznesowych, ponieważ godziny pracy są stałe.
5. Harmonogram zmian Dupont
Harmonogram Dupont jest bardziej złożonym rodzajem programu, który funkcjonuje w oparciu o model rotacyjnego harmonogramu pracy zmianowej. Często spotykany w firmach lub branżach, które działają przez całą dobę, takich jak opieka zdrowotna, policja, usługi gastronomiczne i produkcja, ponieważ wymagają one obsługi 24/7.
Tak więc harmonogram zmianowy Dupont składa się z 8-tygodniowego cyklu z 12-godzinnymi zmianami. Ważne jest, aby pamiętać, że pracownicy zazwyczaj mają dłuższe przerwy w takiej zmianie, aby utrzymać swoją produktywność i zmniejszyć wskaźniki wypalenia zawodowego.
Rotacyjne harmonogramy pracy zmianowej obejmują pracę przez 4 dni z rzędu, po których następują 3 dni wolnego, następnie 3 dni pracy, 1 dzień wolnego, następnie 3 dni pracy i 3 dni wolnego. Cykl ten zapewnia pracownikom odpoczynek, jednak nie ma kontroli nad wczesnymi lub późnymi zmianami.
6. Harmonogram dyżurów
Harmonogram dyżurów często ma zastosowanie w służbie zdrowia, służbach ratunkowych lub sklepach internetowych, które muszą działać24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Ten rodzaj nieregularnego harmonogramu pracy może utrudniać zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, ponieważ każdy, kto ma nocne zmiany lub dzień dyżuru, musi być dostępny do pracy w krótkim czasie.
Jeśli więc Twoja firma wymaga natychmiastowej reakcji na pilne potrzeby, ten nieprzewidywalny harmonogram pracy może Ci odpowiadać.
7. Harmonogram zmian 2-2-3
Inne alternatywne rozwiązanie polegało na pracy przez 12 godzin w cyklu 2 dni pracy, 2 dni wolnego i 3 dni pracy, powtarzanym co dwa tygodnie. Ten harmonogram pomaga zachować równowagę między pracą a życiem osobistym, ale także pozwala na ciągłe pokrycie biznesowe. Ten harmonogram pracy jest również nazywany harmonogramem panamskim.
- Przeczytaj więcej o harmonogramie 2 2 3.
8. Harmonogram zmian 9-80
Ten innowacyjny harmonogram pozwala pracownikom pracować 80 godzin w ciągu dziewięciu dni zamiast zwykłych dziesięciu, co skutkuje długim weekendem co drugi tydzień. Jest to dość kreatywne rozwiązanie dla pracowników poszukujących bardziej elastycznego harmonogramu pracy niż standardowy harmonogram.
9. Podzielony harmonogram pracy
W systemie dwuzmianowym pracownicy pracują na dwóch oddzielnych zmianach w ciągu jednego dnia, często z większą przerwą pomiędzy nimi. Jest to często stosowane w hotelarstwie i obsłudze klienta, gdzie najwyższe wymagania są w godzinach śniadania i kolacji, ale z mniejszą przerwą pomiędzy nimi.
Harmonogram pracy pracowników w systemie zmianowym obejmuje zazwyczaj godziny od 7:00 do 11:00, a następnie ponownie od 16:00 do 20:00.
10. Harmonogramy sezonowe
Harmonogramy sezonowe są odpowiednie dla firm, które doświadczają wahań popytu w ciągu roku, takich jak sklepy detaliczne w okresie świątecznym lub ośrodki wypoczynkowe w szczytowych miesiącach turystycznych. Dzięki temu rodzajowi harmonogramu można tymczasowo zatrudnić dodatkowych pracowników do obsługi zwiększonego obciążenia pracą.
Przykładowo, ośrodek narciarski może zatrudniać więcej pracowników w miesiącach zimowych i redukować ich liczbę w okresie letnim. W przeciwnym razie ośrodek narciarski może mieć nadwyżkę pełnoetatowej siły roboczej przez cały rok, co wpływa na stabilność finansową.
Strategia i wskazówki dotyczące konfiguracji harmonogramu pracy
Skonfigurowanie najlepszego harmonogramu pracy dla zespołu, konkretnej branży i firmy wymaga zrozumienia kilku ważnych czynników. Należy pamiętać o następujących kwestiach:
A. Zrozumieć swój punkt zerowy
Zacznij od zrozumienia unikalnych potrzeb swojej firmy, mając na uwadze dwa jasne cele: Ocenić wymagania operacyjne i zidentyfikować godziny szczytu.
Aby uzyskać odpowiedź, zadaj sobie następujące pytania:
Czy obecnie zaspokajamy popyt naszą obecną podażą?
Kiedy odnotowujesz największy ruch klientów w swoim sklepie internetowym?
Kiedy otrzymujesz najwięcej zgłoszeń serwisowych?
Co przekazują dane dotyczące sprzedaży?
Czy Twoja firma działa w intensywnej operacyjnie branży, która wymaga całodobowej ochrony?
Czy masz sezonowe wymagania, np. latem, zimą lub tylko podczas Czarnego Piątku?
B. Uzyskaj wkład swojego zespołu
Narzucanie pracownikom nowego harmonogramu pracy może odbić się negatywnie na produktywności firmy. Dlatego najlepiej jest omówić preferencje pracowników dotyczące harmonogramu pracy. Nie musisz omawiać 1-1 ze wszystkimi; wystarczy ankieta. Zadaj pytania takie jak:
Czujesz się komfortowo pracując wcześnie rano, późno wieczorem lub na nocne zmiany?
Czy są jakieś dni lub godziny, w których jesteś stale niedostępny do pracy?
Czy są jakieś powody zdrowotne lub osobiste, które wpływają na twoją zdolność do pracy w określonych godzinach?
W jakim stopniu jesteś zadowolony ze swojego obecnego harmonogramu pracy?
Czy masz jakieś sugestie dotyczące ulepszenia naszych obecnych praktyk planowania?
Co sądzisz o możliwości pracy na wezwanie?
Czy wiesz, że przekazywanie informacji zwrotnych jest jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie motywacji pracowników?
Upewnij się, że Twój czas jest dobrze wykorzystany, śledząc go i zarządzając nim za pomocą aplikacji do automatycznego śledzenia czasu.
C. Ocena wszystkich rodzajów harmonogramów
Nie ma jednego uniwersalnego podejścia ani jednego idealnego harmonogramu pracy. Oceń różne rodzaje harmonogramów pracy, które ci przedstawiłem i zastanów się, w jaki sposób są one zgodne z twoimi potrzebami biznesowymi i preferencjami pracowników.
D. Szpiegowanie konkurentów w branży
Jeśli twoi konkurenci wydają się dobrze prosperować w swojej branży, to nie ma nic złego w próbie zrozumienia, w jaki sposób podchodzą do planowania pracy. Jeśli dowiadujesz się, że inna odnosząca sukcesy firma z Twojej branży zatrudnia pracowników na kilka godzin (na przykład w niepełnym wymiarze godzin), podczas gdy Ty zatrudniasz w pełnym wymiarze godzin, oznacza to, że mają sekret, o który i Ty musisz się ubiegać.
E. Wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji
Po zastosowaniu pewnych praktyk w zakresie planowania należy określić, co działa, a co nie. Poszukaj wzorców, które wskazują na skuteczne planowanie i jego metryki ważne dla produktywności i dobrego samopoczucia pracowników. Musisz
-> Monitoruj wskaźniki wydajności, które mają znaczenie: Śledź wskaźniki, takie jak produktywność, frekwencja, nadgodziny i zadowolenie pracowników, aby ocenić skuteczność zastosowanych harmonogramów.
Korzystaj z oprogramowania do automatycznego śledzenia czasu pracy, aby uzyskać wgląd w takie informacje, jak godziny nadliczbowe, kiedy zespół jest najbardziej produktywny, a kiedy nie, a następnie twórz harmonogramy pracy w oparciu o dane oprogramowania do śledzenia czasu pracy.
Skorzystaj z oprogramowania do planowania pracowników, aby sprawdzić dostępność pracowników i z większą łatwością informować o procesie planowania. Taką aplikacją do planowania pracowników jest Deputy.
F. Regularny przegląd i dostosowanie
Tworzenie idealnego harmonogramu pracy jest procesem ciągłym. Należy stale monitorować jego skuteczność i być gotowym do wprowadzania poprawek. Podobnie jak w przypadku rewizji strategii dotyczącej treści w oparciu o dane dotyczące wydajności, regularnie sprawdzaj swoje praktyki w zakresie planowania.
Zaplanuj okresowe spotkania zespołu w celu sprawdzenia, jak działa harmonogram.
Bądź elastyczny i otwarty na wprowadzanie zmian odzwierciedlających opinie zespołu lub zmieniające się potrzeby biznesowe.
Możesz być zainteresowany Jak mierzyć efektywność zespołu i Jak radzić sobie z pracownikami, którzy narzekają na obciążenie pracą.
Dlaczego planowanie pracy jest ważne?
Planowanie pracy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania szczęśliwego, wydajnego i produktywnego miejsca pracy. Nie chodzi tylko o decydowanie, kto kiedy pracuje - chodzi o stworzenie systemu, który przyniesie korzyści zarówno firmie, jak i pracownikom. Oto dlaczego planowanie pracy jest ważne i powinno być traktowane priorytetowo:
Optymalizuje produktywność: Zawsze, gdy pracownicy otrzymują konkretne ramy czasowe i ustrukturyzowane ramy do sfinalizowania jakiejś pracy, będą dążyć do osiągnięcia celu.
Większa zgodność z przepisami: Przepisy prawa pracy dotyczące godzin pracy, harmonogramu nadgodzin i przerw są dość rygorystyczne, więc dzięki predefiniowanemu harmonogramowi pracy jesteś chroniony przed kwestiami prawnymi.
Gwarantowana ochrona personelu: Dotyczy to nie tylko firm, które działają przez całą dobę, ale także tych, które mogą potrzebować pracy na wezwanie. Dzięki precyzyjnie ustalonemu harmonogramowi, Twoje potrzeby są zaspokajane przez planowanie siły roboczej.
Lepsze samopoczucie w pracy: Pracownicy mają większą przewidywalność w radzeniu sobie ze swoim życiem osobistym i dobrym samopoczuciem, a równowaga między pracą a życiem prywatnym również ma na to dobry wpływ.
Większa odpowiedzialność: Kiedy jasno definiujesz harmonogram pracy, pracownicy rozumieją, że ich obowiązki muszą być wypełnione w tych ustalonych godzinach - nie mniej, nie więcej. W ten sposób zachęcasz do spójności, odpowiedzialności i zaangażowania.
Upewnij się, że planujesz harmonogram pracy w oparciu o dane. Automatyczne śledzenie czasu ujawnia nawyki dotyczące spędzania czasu, a także miejsca, w których produktywność spada.
Tworzenie harmonogramów pracy zorientowanych na człowieka
Czasami zastanawiamy się, jak zamienić harmonogram pracownika na harmonogram biznesowy. Ale tak naprawdę można robić jedno i drugie. Możesz tworzyć i zarządzać harmonogramami pracy dla pracowników, a także dla swojej firmy. Dzięki kilku kluczowym strategiom i odpowiedniemu harmonogramowi pracy dla Twojego wyjątkowego przypadku, możesz zrównoważyć wymagania biznesowe z zadowolonym zespołem.