Arbetsschema: Typer, tips och strategier för att skapa det
Nöjda kunder, smidig verksamhet, hög produktivitet och lönsamhet samt välmående medarbetare. Det är självklart att du vill uppnå alla dessa mål i ditt företag, och ett arbetsschema behövs av en god anledning. Om det görs på rätt sätt gör det underverk.
Men det är en utmaning att skapa arbetsscheman som tillfredsställer alla. Du måste använda en till synes magisk kombination av ingredienser för att lyckas. I den här artikeln går jag igenom olika typer av arbetsscheman och hur man skapar dem på ett sätt som tilltalar medarbetarna och gör verksamheten effektiv.
Se till att din tid används väl genom att spåra och hantera den med automatiska appar för tidsregistrering.
TLDR
Att lägga upp arbetsscheman för de anställda på ett balanserat sätt är en win-win-situation: dina anställda blir gladare, mer engagerade i sina jobb och mer produktiva, och ditt företag får den valuta som behövs för att fungera: lönsamhet. Här är vad du hittar i den här artikeln:
Förstå vad ett arbetsschema är och varför det är viktigt
Upptäck vilka typer av arbetsscheman du kan anpassa till ditt företag
Lär dig strategier och tips som hjälper dig att konfigurera ditt arbetsschema
Vad är ett arbetsschema?
Arbetsscheman har skapats för att säkerställa att ditt team matchar kraven i ditt företag. Med andra ord är det viktigt att se till att ditt team är på rätt plats vid rätt tidpunkt för att allt ska fungera smidigt.
Ett arbetsschema är en plan för när varje teammedlem ska arbeta och innehåller vanligtvis information om arbetstider, raster, lunchtider och andra detaljer som rör arbetsaktiviteter. Det är som en karta som visar vem som arbetar när de arbetar och vad de ska göra under sitt skift.
Observera: Det finns fler arbetsvanor som leder till ett framgångsrikt företag. Utforska dem alla!
Precis som sökmotorer använder algoritmer för att förstå vad användarna vill ha, använder företag arbetsscheman för att anpassa sin verksamhet till både medarbetarnas behov och affärsmålen. När du skapar ett arbetsschema fyller du inte bara i tidsluckor. Du funderar på hur du kan maximera produktiviteten, tillgodose medarbetarnas önskemål och se till att företaget uppfyller sina operativa krav.
Så egentligen har skapandet av arbetsscheman allt att göra med att förstå och tillfredsställa människor - det är något som borde sätta saker och ting i perspektiv.
Kom ihåg att du också måste veta hur du säger nej på jobbet ibland.
Olika typer av arbetsscheman
Att ha ett effektivt arbetsschema börjar med att förstå vilka typer av arbetsscheman som finns. Om detta inte räcker är jag övertygad om att du kan skapa ditt eget, men att uppfinna hjulet på nytt kan vara tidskrävande. Ett arbetsschema är en ständigt föränderlig typ av process. Det utvecklas med ditt företag, och du måste alltid hålla ögonen öppna för dina anställdas behov och även för företagets tillväxt.
Visste du att vi med ett 40-timmars arbetsschema tillbringar 71,5% av vår tid på jobbet under ett år? Jag fördjupade mig mer i detta ämne i artikeln om hur många arbetsdagar det finns på ett år.
Låt mig presentera 10 olika typer av arbetsscheman för dig:
1. Heltidsschema
Mönstret med 8 timmars arbetsdag, måndag till fredag, är den vanligaste typen av arbetsschema - ofta benämnt fast arbetsschema. Vanligtvis omfattar denna typ av arbetsschema 40 timmars arbete per vecka, med ordinarie arbetstid från kl. 9.00 till 17.00, men det beror på branschen.
Det bästa med fasta scheman är att både de anställda har ett förutsägbart schema och att ditt företag har en pålitlig tillgänglighet under viktiga affärstider.
2. Deltidsschema
Deltidsanställda kanske föredrar ett alternativt arbetsschema, eftersom det kan hjälpa dem att balansera sitt privatliv och sina familjeåtaganden. På företagssidan kan ett optimalt arbetsschema för din organisation innebära att du tar hänsyn till topptider utan att binda dig till en 40-timmarsvecka.
Med sådana flexibla arbetsscheman kan företag hantera arbetskraftskostnader samtidigt som de täcker kritiska operativa behov. Den här typen av arbetsschema varierar från 20 till 30-35 timmar i veckan och kan vara ett fast schema eller inte, och det är upp till företaget eller den anställde att bestämma hur många arbetstimmar de ska ha.
BTW, deltid är ofta ett go-to frilansschema. Många av de frilansare jag träffade nämnde att ju mer de ökade sina priser, desto mer började de ett hälsosamt arbetsschema.
- Kolla in det: App för tidrapportering för frilansare
3. Flexibla scheman
Det flexibla arbetsschemat, som det kallas, har blivit allt populärare under de senaste åren. Och frågan är varför det inte skulle göra det? Så länge de anställda arbetar och fullgör sina åtaganden bör de få arbeta när de är produktiva.
Något som dock är bra för ett flexibelt arbetsschema är att fastställa kärnarbetstiden.
Ta vårt exempel: på Timeularkan vi arbeta när vi vill, men med ett villkor: att vara tillgängliga mellan 13:00 - 16:00 CET - det är våra kärntimmar, då vi alla måste vara synkroniserade under en dag eller ha samtal, och de återstående timmarna är efter eget gottfinnande.
4. Komprimerade scheman
Tänk att få en hel veckas arbete gjort på färre dagar. Drömmen!
Det är vad ett komprimerat arbetsschema är: att arbeta längre timmar under fyra dagar istället för fem. Den här typen av arbetsschema kallas också 4-10-skiftsschema. Det komprimerade schemat gör att balansen mellan medarbetarens arbetsliv och privatliv samt företagets verksamhet förblir förutsägbar, eftersom arbetstiden är fast.
5. Duponts skiftschema
Dupontschemat är en mer komplex typ av program som fungerar enligt modellen för ett roterande skiftschema. Det förekommer ofta i företag eller branscher som arbetar dygnet runt, t.ex. sjukvård, polis, livsmedelsservice och tillverkning, eftersom de behöver täckning 24/7.
Duponts skiftschema är alltså uppbyggt utifrån en 8-veckorscykel med 12-timmarsskift. Det är viktigt att notera att de anställda i allmänhet får längre raster i ett sådant skift för att upprätthålla sin produktivitet och minska utbrändheten.
Arbetsscheman med roterande skift innebär att man arbetar 4 dagar i rad, följt av 3 dagars ledighet, sedan 3 dagar på, 1 dag ledigt, sedan 3 dagar på och 3 dagar ledigt. Denna cykel säkerställer att de anställda får vila, men det finns ingen kontroll över att ha tidiga eller sena skift.
6. Schema för jourtjänstgöring
Jourschemat tillämpas ofta inom sjukvården, räddningstjänsten eller i webbutiker som måste varaigång 24/7. Den här typen av oregelbundna arbetsscheman kan göra det svårt att få en bra balans mellan arbete och privatliv, eftersom den som har jour nattetid eller jour dagtid måste vara tillgänglig för att gå till jobbet med kort varsel.
Så om ditt företag kräver omedelbar respons på brådskande behov kan detta oförutsägbara arbetsschema passa dig.
7. 2-2-3 skiftschema
En annan alternativ schemalösning innebär att man arbetar 12 timmar i en cykel med 2 dagar på, 2 dagar ledigt och 3 dagar på, vilket upprepas varannan vecka. Det här schemat hjälper till att hålla en bra balans mellan arbete och privatliv, men möjliggör också kontinuerlig affärstäckning. Det här arbetsschemat kallas också Panama-schema.
- Läs mer om schemat 2 2 3.
8. 9-80 skiftschema
Detta innovativa schema gör det möjligt för medarbetarna att arbeta 80 timmar under nio dagar istället för de vanliga tio, vilket resulterar i en långhelg varannan vecka. Det är en ganska kreativ lösning för anställda som vill ha ett mer flexibelt arbetsschema i stället för ett standardschema.
9. Delat arbetsschema
I ett delat skift arbetar medarbetarna två separata skift under en och samma dag, ofta med en större paus däremellan. Det används ofta inom hotell- och restaurangbranschen och kundservice, där de högsta kraven ställs under frukost- och middagstid, men med en minskning däremellan.
De anställdas arbetsscheman i delade skift är vanligtvis från kl. 07.00 till 11.00 och sedan från kl. 16.00 till 20.00.
10. Säsongsbaserade scheman
Säsongsbaserade scheman är lämpliga för företag som upplever fluktuationer i efterfrågan under året, t.ex. detaljhandelsbutiker under semesterperioden eller semesterorter under turistmånaderna. Med den här typen av schema kan du anställa extra personal tillfälligt för att hantera ökade arbetsbelastningar.
En skidort kan till exempel anställa mer personal under vintermånaderna och minska personalstyrkan under sommaren. Annars kan skidanläggningen ha en överkostnad för en heltidsanställd personal året runt, vilket påverkar den ekonomiska hållbarheten.
Strategi och tips för att konfigurera ditt arbetsschema
För att kunna fastställa det bästa arbetsschemat för ditt team, din bransch och ditt företag måste du förstå några viktiga dynamiska faktorer. Tänk på följande:
A. Förstå din nollpunkt
Börja med att förstå ditt företags unika behov med två tydliga mål i åtanke: Bedöm verksamhetens krav och identifiera dina topptimmar.
För att komma fram till ett svar, ställ dig själv följande frågor:
Tillfredsställer vi för närvarande efterfrågan med vårt nuvarande utbud?
När har du som mest kundtrafik i din webbutik?
När får ni flest serviceförfrågningar?
Vad förmedlar dina försäljningsdata?
Är ditt företag verksamt i en intensiv bransch som behöver täckning dygnet runt?
Har ni säsongsbetonade krav, t.ex. under sommaren, vintern eller bara under Black Friday?
B. Få ditt teams synpunkter
Om du tvingar på dina anställda ett nytt arbetsschema kan det slå tillbaka på företagets produktivitet. Därför är det bäst att diskutera de anställdas preferenser när det gäller arbetsscheman. Du behöver inte diskutera 1-1 med alla, en enkät skulle göra jobbet. Ställ frågor som t.ex:
Är du bekväm med att arbeta tidiga morgnar, sena kvällar eller nattskift?
Finns det dagar eller tider då du inte är tillgänglig för arbete?
Finns det några hälsoskäl eller personliga skäl som påverkar din förmåga att arbeta vissa timmar?
Hur nöjd är du med ditt nuvarande arbetsschema?
Har du några förslag på hur vi kan förbättra våra nuvarande rutiner för schemaläggning?
Vad tycker du om möjligheten att arbeta jourskift?
Visste du att feedback är ett av de bästa sätten att hålla dina medarbetare motiverade?
Se till att din tid används väl genom att spåra och hantera den med automatiska appar för tidsregistrering.
C. Utvärdera alla typer av scheman
Det finns ingen metod som passar alla eller ett enda idealiskt arbetsschema. Utvärdera de olika typerna av arbetsscheman som jag presenterade för dig och fundera på hur de stämmer överens med ditt företags behov och medarbetarnas preferenser.
D. Spionera på dina konkurrenter i branschen
Om dina konkurrenter verkar vara framgångsrika i sin verksamhet är det inte fel att försöka förstå hur de arbetar med schemaläggning. Om du lär dig att ett annat framgångsrikt företag i din bransch anställer medarbetare för några timmar (till exempel deltid) medan du anställer på heltid, betyder det att de har en hemlighet som du också måste ansöka om.
E. Använd data som underlag för dina beslut
När du har tillämpat några schemaläggningsmetoder måste du identifiera vad som fungerar och vad som inte gör det. Leta efter mönster som tyder på effektiv schemaläggning och mätvärden som är viktiga för produktiviteten och medarbetarnas välbefinnande. Du behöver
-> Övervaka viktiga prestationsmått: Följ upp mätvärden som produktivitet, närvaro, övertidstimmar och medarbetarnöjdhet för att mäta hur effektiva de tillämpade scheman är.
Använd programvara för automatisk tidsregistrering för att få fram insikter som övertidstimmar, när ditt team är som mest produktivt och när de inte är det, och skapa sedan arbetsscheman baserade på uppgifterna i tidsregistreringsprogrammet.
Använd programvara för schemaläggning av anställda för att kontrollera anställdas tillgänglighet och informera din schemaläggningsprocess med större lätthet. En sådan app för schemaläggning av anställda är Deputy.
F. Regelbunden översyn och justering
Att skapa det perfekta arbetsschemat är en pågående process. Övervaka kontinuerligt dess effektivitet och var redo att göra justeringar. Precis som du skulle se över din innehållsstrategi baserat på resultatdata, bör du regelbundet se över dina schemaläggningsmetoder.
Planera in regelbundna teammöten för avstämningar med ditt team och för att förstå hur schemat fungerar för dem.
Var flexibel och öppen för att göra ändringar som återspeglas i teamets feedback eller dina förändrade affärsbehov.
Du kanske är intresserad av Hur man mäter teamets effektivitet och Hur man hanterar anställda som klagar på arbetsbelastningen.
Varför är det viktigt att planera arbetet?
Arbetsschemaläggning är avgörande för att hålla en glad, effektiv och produktiv arbetsplats. Det handlar inte bara om att bestämma vem som ska arbeta när - det handlar om att skapa ett system som gynnar både ditt företag och dina anställda. Här är några exempel på varför schemaläggning är viktigt och bör prioriteras:
Optimerar produktiviteten: När medarbetarna får en specifik tidsram och ett strukturerat ramverk för att slutföra ett arbete kommer de att sträva efter att nå dit.
Förbättrar efterlevnaden: Arbetslagstiftningen när det gäller arbetstider, övertidsscheman och raster är ganska strikt, så med ett fördefinierat arbetsschema är du skyddad från juridiska problem.
Garanterad täckning av personal: Detta gäller inte bara för företag som arbetar dygnet runt utan även för dem som kan behöva jourtjänstgöring. Med ett exakt fastställt schema uppfylls dina behov av efterfrågan genom din personalplanering.
Ökat välbefinnande på jobbet: Medarbetarna har bättre förutsägbarhet när det gäller att hantera sitt privatliv och sitt välbefinnande, och balansen mellan arbete och privatliv påverkas också på ett bra sätt.
Förbättrad ansvarsskyldighet: När du tydligt definierar ett arbetsschema förstår medarbetarna att deras ansvar måste uppfyllas under de fastställda timmarna - varken mer eller mindre. På så sätt uppmuntrar du till konsekvens, ansvarstagande och engagemang.
Se till att du planerar arbetsschemat baserat på data. En automatisk tidsregistrering visar dina vanor när det gäller tidsanvändning och var produktiviteten sjunker.
Skapa arbetsscheman som sätter människan i centrum
Ibland kastar vi runt syftet med ett anställningsschema till ett affärsschema. Men egentligen kan du göra både och. Du kan skapa och hantera arbetsscheman både för dina anställda och för ditt företag. Med några viktiga strategier på plats och rätt arbetsschema för ditt unika fall kan du balansera dina företagskrav med ett lyckligt team.