✔️ Tracciamento delle presenze senza problemi
✔️ Gestione delle assenze senza problemi
✔️ Facile gestione delle presenze
Programma di lavoro: Tipi, consigli e strategie per crearlo
Clienti soddisfatti, operazioni senza intoppi, alta produttività e redditività, oltre al benessere dei dipendenti. Non c'è dubbio che si vogliano raggiungere tutti questi obiettivi nella propria azienda, e un programma di lavoro è necessario per una buona ragione. Se fatto bene, fa miracoli.
Tuttavia, creare programmi di lavoro che soddisfino tutti è una sfida. Per riuscirci, è necessario utilizzare una serie di ingredienti apparentemente magici. In questo articolo illustrerò i tipi di orari di lavoro e come crearli in modo che siano attraenti per i dipendenti ed efficienti per l'azienda.
Assicuratevi che il vostro tempo sia ben speso tracciandolo e gestendolo con le applicazioni automatiche di time-tracking.
TLDR
Stabilire gli orari di lavoro dei dipendenti in modo equilibrato è un vantaggio per tutti: i vostri dipendenti saranno più felici, più coinvolti nel loro lavoro e più produttivi, e la vostra azienda otterrà la moneta tanto necessaria per funzionare: la redditività. Ecco cosa troverete in questo articolo:
Capire che cos'è un orario di lavoro e perché è importante
Scoprite quali tipi di orari di lavoro si possono adattare alla vostra attività.
Imparate le strategie e i suggerimenti che vi aiutano a configurare il vostro programma di lavoro.
Che cos'è un programma di lavoro?
Gli orari di lavoro sono stati creati per garantire che il vostro team corrisponda alle esigenze della vostra azienda. In altre parole, è importante assicurarsi che il team sia nel posto giusto al momento giusto per far sì che le cose funzionino senza intoppi.
Un programma di lavoro è un piano che stabilisce quando ciascun membro del team lavorerà e di solito include informazioni come le ore di lavoro designate, le pause, gli orari del pranzo e altri dettagli relativi alle attività lavorative. È come una mappa che mostra chi lavora, quando lavora e cosa deve fare durante il turno.
Nota bene: ci sono altre abitudini lavorative che portano a un'attività di successo. Esploratele tutte!
Proprio come i motori di ricerca usano gli algoritmi per capire cosa vogliono gli utenti, le aziende usano gli orari di lavoro per allineare le loro attività alle esigenze dei dipendenti e agli obiettivi aziendali. Quando si crea un orario di lavoro, non si tratta solo di riempire delle fasce orarie. Si tratta di capire come massimizzare la produttività, soddisfare le preferenze dei dipendenti e garantire che l'azienda soddisfi i propri requisiti operativi.
Quindi, in realtà, la creazione di orari di lavoro ha tutto a che fare con la comprensione e la soddisfazione degli esseri umani - questo è un aspetto che dovrebbe mettere le cose in prospettiva.
Ricordate che a volte dovete anche saper dire di no al lavoro.
Tipi di orari di lavoro
Per avere un programma di lavoro efficace bisogna innanzitutto capire quali sono i tipi di programmi di lavoro. Se questo non è sufficiente, sono convinto che possiate crearne uno vostro, ma reinventare la ruota può richiedere molto tempo. Un piano di lavoro è un processo in continua evoluzione. Si è evoluto con la vostra azienda e dovete sempre tenere conto delle esigenze dei vostri dipendenti e della crescita dell'azienda.
Sapevate che con un orario di lavoro di 40 ore, in un anno trascorriamo il 71,5% del nostro tempo al lavoro? Ho approfondito questo argomento nell'articolo su quanti giorni lavorativi ci sono in un anno.
Vi presento 10 tipi di orari di lavoro:
1. Orario a tempo pieno
Lo schema di giornate lavorative di 8 ore, dal lunedì al venerdì, è il tipo più comune di orario di lavoro incontrato, spesso identificato come orario di lavoro fisso. In genere, questo tipo di orario prevede 40 ore di lavoro settimanali, con orario regolare dalle 9 alle 17, ma dipende dal settore.
L'aspetto migliore degli orari fissi è che sia i dipendenti hanno la prevedibilità di un orario prestabilito, sia la vostra azienda ha una disponibilità affidabile durante gli orari di lavoro più importanti.
2. Orario part-time
I dipendenti part-time potrebbero preferire un orario di lavoro alternativo, che li aiuti a bilanciare la loro vita personale e gli impegni familiari. Dal punto di vista aziendale, per la vostra organizzazione, un orario di lavoro ottimale può comportare la necessità di soddisfare i picchi di lavoro senza impegnarsi in una settimana di 40 ore.
Grazie a questo tipo di orari flessibili, le aziende possono gestire i costi di manodopera, coprendo al contempo le esigenze operative più importanti. Questo tipo di orario di lavoro varia da 20 a 30-35 ore settimanali e può essere fisso o meno, ed è a discrezione dell'azienda o del dipendente il numero di ore di lavoro da svolgere.
Tra l'altro, il part-time è spesso un orario di lavoro da freelance. Molti dei freelance che ho incontrato mi hanno detto che più aumentavano le tariffe, più iniziavano ad avere un orario di lavoro sano.
3. Orari flessibili
L'orario di lavoro flessibile, come viene chiamato, è cresciuto di popolarità negli ultimi anni. E la domanda è: perché non dovrebbe? Finché i dipendenti lavorano e rispettano i loro impegni, dovrebbero poter lavorare quando sono produttivi.
Tuttavia, un elemento utile per un orario di lavoro flessibile è la definizione di un orario di lavoro centrale.
Prendiamo il nostro esempio: a Timeularpossiamo lavorare quando vogliamo, ma a una condizione: essere disponibili tra le 13:00 e le 16:00 CET - queste sono le nostre ore principali, in cui tutti noi dobbiamo essere sincronizzati in un giorno o dobbiamo fare delle chiamate, mentre le altre ore sono a nostra discrezione.
4. Orari compressi
Immaginate di riuscire a svolgere un'intera settimana di lavoro in meno giorni. Il sogno!
Ecco cos'è un orario di lavoro compresso: lavorare più ore in quattro giorni invece che in cinque. Questo tipo di orario di lavoro è anche chiamato " orario 4-10". Questo tipo di orario compresso consente di mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata del dipendente e di rendere prevedibili le operazioni dell'azienda, poiché le ore di lavoro sono fisse.
5. Orari dei turni Dupont
L'orario Dupont è un tipo di programma più complesso che funziona sul modello di un orario di lavoro a turni. Si incontra spesso in aziende o settori che operano 24 ore su 24, come la sanità, la polizia, la ristorazione e l'industria manifatturiera, in quanto necessitano di una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Quindi, il programma di turni Dupont è formato da un ciclo di 8 settimane con turni di 12 ore. È importante notare che in questi turni i dipendenti hanno generalmente pause prolungate per mantenere la loro produttività e ridurre il tasso di burnout.
I turni a rotazione prevedono che si lavori per 4 giorni di fila, seguiti da 3 giorni di riposo, poi 3 giorni di lavoro, 1 giorno di riposo, poi 3 giorni di lavoro e 3 giorni di riposo. Questo ciclo garantisce ai dipendenti di riposare, ma non c'è controllo sul fatto che i turni siano anticipati o posticipati.
6. Programma di reperibilità
L'orario di reperibilità si applica spesso all'assistenza sanitaria, ai servizi di emergenza o ai negozi online che devono essere operativi24 ore su 24, 7 giorni su 7. Questo tipo di orario di lavoro irregolare può ostacolare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, poiché chi fa turni di notte o ha un giorno di reperibilità deve essere disponibile a recarsi al lavoro con poco preavviso.
Quindi, se la vostra attività richiede una risposta immediata a esigenze urgenti, questo orario di lavoro imprevedibile potrebbe fare al caso vostro.
7. Turni di lavoro 2-2-3
Un'altra soluzione alternativa prevedeva di lavorare per 12 ore in un ciclo di 2 giorni di lavoro, 2 giorni di riposo e 3 giorni di lavoro, ripetuto ogni due settimane. Questo orario aiuta a mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, ma consente anche una copertura aziendale continua. Questo orario di lavoro è chiamato anche orario di Panama.
- Per saperne di più sul programma 2 2 3.
8. Turno 9-80
Questo orario innovativo consente ai dipendenti di lavorare 80 ore su nove giorni invece dei soliti dieci, il che si traduce in un weekend lungo ogni due settimane. Si tratta di una soluzione creativa per i dipendenti che desiderano un orario di lavoro più flessibile rispetto a quello standard.
9. Orario di lavoro suddiviso
In un turno spezzato, i dipendenti lavorano in due turni separati in un solo giorno, spesso con una pausa più ampia tra l'uno e l'altro. È spesso utilizzato nei settori dell'ospitalità e del servizio clienti, dove le richieste più elevate si hanno durante le ore di colazione e cena, ma con una pausa intermedia.
L'orario di lavoro dei dipendenti nei turni spezzati è in genere dalle 7 alle 11 del mattino e poi di nuovo dalle 16 alle 20.
10. Orari stagionali
Gli orari stagionali sono adatti alle aziende che registrano fluttuazioni della domanda nel corso dell'anno, come i negozi al dettaglio durante le vacanze o i villaggi turistici durante i mesi di punta. Con questo tipo di orario è possibile assumere temporaneamente personale aggiuntivo per gestire l'aumento del carico di lavoro.
Ad esempio, una stazione sciistica potrebbe assumere più personale durante i mesi invernali e ridurlo durante l'estate. In caso contrario, la stazione sciistica potrebbe avere un sovraccarico di personale a tempo pieno per tutto l'anno, con conseguenti ripercussioni sulla sostenibilità finanziaria.
Strategia e suggerimenti per configurare il vostro orario di lavoro
La configurazione del miglior orario di lavoro per il vostro team, il vostro settore specifico e la vostra azienda richiede la comprensione di alcune dinamiche importanti. Tenete presente quanto segue:
A. Capire il proprio punto di riferimento
Iniziate a comprendere le esigenze specifiche della vostra azienda con due obiettivi chiari in mente: Valutare i requisiti operativi e identificare le ore di punta.
Per arrivare a una risposta, ponetevi le seguenti domande:
Stiamo soddisfacendo la domanda con la nostra attuale offerta?
Quando avete il maggior traffico di clienti sul vostro negozio online?
Qual è il momento in cui ricevete il maggior numero di richieste di assistenza?
Cosa trasmettono i vostri dati di vendita?
La vostra azienda opera in un settore ad alta intensità operativa e necessita di una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
Avete richieste stagionali, ad esempio in estate, in inverno o solo durante il Black Friday?
B. Ottenere il contributo del team
Imporre ai dipendenti un nuovo orario di lavoro può ritorcersi contro la produttività dell'azienda. Pertanto, è meglio discutere le preferenze dei dipendenti in materia di orari di lavoro. Non è necessario discutere con tutti dell'1-1; un sondaggio può fare al caso vostro. Ponete domande come:
Siete a vostro agio nel lavorare la mattina presto, la sera tardi o nei turni di notte?
Ci sono giorni o orari in cui non è disponibile a lavorare?
Ci sono motivi di salute o personali che influiscono sulla sua capacità di lavorare in determinati orari?
Quanto è soddisfatto del suo attuale orario di lavoro?
Avete suggerimenti per migliorare le nostre attuali pratiche di programmazione?
Cosa ne pensa della possibilità di fare turni di guardia?
Sapevate che fornire feedback è uno dei modi migliori per mantenere i vostri dipendenti motivati?
Assicuratevi che il vostro tempo sia ben speso tracciandolo e gestendolo con le applicazioni automatiche di time-tracking.
C. Valutare tutti i tipi di orari
Non esiste un approccio unico o un unico orario di lavoro ideale. Valutate i vari tipi di orari di lavoro che vi ho presentato e considerate come questi si allineano alle vostre esigenze aziendali e alle preferenze dei dipendenti.
D. Spiare i concorrenti del settore
Se i vostri concorrenti sembrano prosperare nel loro business, allora non c'è nulla di male nel cercare di capire come approcciano la programmazione del lavoro. Se scoprite che un'altra azienda di successo del vostro settore assume dipendenti per poche ore (ad esempio, part-time) mentre voi assumete a tempo pieno, significa che anche loro hanno un segreto che dovete sfruttare.
E. Utilizzare i dati per prendere decisioni
Una volta applicate alcune pratiche di pianificazione, è necessario identificare ciò che funziona e ciò che non funziona. Cercate modelli che indichino una programmazione efficace e che facciano emergere metriche importanti per la produttività e il benessere dei dipendenti. È necessario
-> Monitorare le metriche di performance che contano: Tracciare metriche come la produttività, le presenze, le ore di straordinario e la soddisfazione dei dipendenti per valutare l'efficacia degli orari applicati.
Utilizzate un software di rilevazione automatica del tempo per ottenere informazioni come le ore di straordinario, i momenti in cui il vostro team è più produttivo e quelli in cui non lo è, e quindi create programmi di lavoro basati sui dati del software di rilevazione del tempo.
Utilizzate un software di pianificazione dei dipendenti per verificare la disponibilità dei dipendenti e informare il vostro processo di pianificazione con maggiore facilità. Un'applicazione di programmazione dei dipendenti di questo tipo è Vice.
F. Rivedere e regolare regolarmente
La creazione del programma di lavoro ideale è un processo continuo. Monitorate costantemente la sua efficacia e siate pronti ad apportare modifiche. Così come rivedete la vostra strategia di contenuti in base ai dati sulle prestazioni, rivedete regolarmente le vostre pratiche di pianificazione.
Programmate riunioni periodiche del team per fare un check-up con il vostro team e capire come funziona il programma per loro.
Rimanete flessibili e aperti ad apportare modifiche che si riflettono nel feedback del vostro team o nell'evoluzione delle vostre esigenze aziendali.
Potreste essere interessati a Come misurare l'efficacia del team e Come gestire i dipendenti che si lamentano del carico di lavoro.
Perché è importante la programmazione del lavoro?
La programmazione del lavoro è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro felice, efficiente e produttivo. Non si tratta solo di decidere chi lavora quando, ma di creare un sistema che sia vantaggioso sia per l'azienda che per i dipendenti. Ecco perché la programmazione del lavoro è importante e deve essere considerata una priorità:
Ottimizza la produttività: Ogni volta che i dipendenti hanno a disposizione un tempo specifico e un quadro strutturato per portare a termine un lavoro, si impegnano a raggiungerlo.
Migliora la conformità: Le leggi sul lavoro relative all'orario di lavoro, agli straordinari e alle pause sono piuttosto severe, quindi con un orario di lavoro predefinito si è al riparo da problemi legali.
Copertura garantita del personale: Non solo per le aziende che funzionano 24 ore su 24, ma anche per quelle che possono avere bisogno di lavoro su chiamata. Con un programma preciso, le vostre esigenze sono soddisfatte dalla pianificazione della forza lavoro.
Maggiore benessere sul lavoro: I dipendenti hanno una maggiore prevedibilità nella gestione della loro vita personale e del loro benessere, e anche l'equilibrio tra lavoro e vita privata ne risente in modo positivo.
Maggiore responsabilità: Quando si definisce chiaramente un orario di lavoro, i dipendenti capiscono che le loro responsabilità devono essere soddisfatte in quelle ore stabilite, né più né meno. In questo modo, si incoraggiano la coerenza, la responsabilità e l'impegno.
Assicuratevi di pianificare il programma di lavoro in base ai dati. Un sistema di tracciamento automatico del tempo consente di individuare le abitudini di impiego del tempo e i punti in cui la produttività sta diminuendo.
Creare programmi di lavoro incentrati sulle persone
A volte si tende a confondere l'orario dei dipendenti con l'orario di lavoro. Ma in realtà è possibile fare entrambe le cose. È possibile creare e gestire orari di lavoro per i dipendenti e anche per l'azienda. Con alcune strategie chiave e il giusto orario di lavoro per il vostro caso specifico, potete bilanciare le vostre esigenze aziendali con un team felice.