Cele zarządzania czasem w celu maksymalizacji produktywności
Prawdopodobnie masz cele dla każdego obszaru swojego życia. Zastanawiasz się więc, czy czas jest również obszarem, w którym powinieneś mieć cele?
Cóż, biorąc pod uwagę, że czas determinuje osiągnięcie wszystkich innych celów, warto zainwestować energię i wysiłek w zarządzanie nim.
Zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się, jak wyznaczyć sobie cele w zarządzaniu czasem i każdy krok, który przyczynia się do ich osiągnięcia.
Jakie są cele zarządzania czasem?
Celezarządzania czasem to cele strategiczne, które mają na celu optymalizację wykorzystania czasu. Nawet jeśli czas jest wartością niematerialną, należy wziąć pod uwagę, że wyznaczanie celów przyczynia się do uzyskania zwrotu z inwestycji w czas. Najlepszym rezultatem wyznaczania celów w zarządzaniu czasem jest to, że pozwala to na świadome zarządzanie czasem przy jednoczesnym osiąganiu produktywności.
Co więcej, cele te stanowią wyzwanie dla dostosowania inwestycji czasu do najgłębszych wartości, aspiracji i długoterminowej wizji.
Dlaczego potrzebujesz celów zarządzania czasem?
Poza umożliwieniem dostosowania sposobu spędzania czasu do krótko- i długoterminowych celów oraz szerszej wizji, właściwe cele zarządzania czasem umożliwiają wykonanie następujących czynności:
- Celowo ustalaj priorytety: Skoncentruj swój czas i energię na pracy o dużym wpływie, która napędza znaczący postęp, spełnia pracę, która ma znaczenie i wypełnia twój puchar.
- Zminimalizuj zajętą pracę o niskiej wartości: Osiągnięcie sukcesu, czy to w życiu zawodowym, czy osobistym, rzadko polega na skupieniu się na działaniach o niskiej wartości. Chodzi o zadania o wysokim priorytecie, którymi należy odpowiednio zarządzać.
- Dynamicznie równoważ wszystkie działania: Elastycznie przydzielaj czas na wszystkie obszary życia, w tym pracę, rodzinę, zdrowie, naukę i wypoczynek, i dostosowuj się do zmieniających się okoliczności. W ten sposób można osiągnąć bardzo pożądaną zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i uniknąć wypalenia.
- Wykonuj swoje zadania uważnie: Zaangażuj się w pełni w chwilę obecną, skupiając się w pełni na każdej czynności. Kiedy masz kontrolę nad swoim harmonogramem, niepokój związany z czasem znika i pozwala ci głęboko pracować bez rozpraszania się nad wymagającymi poznawczo zadaniami.
- Refleksja i optymalizacja spędzania czasu: Mając ustalone cele w zakresie zarządzania czasem, możesz okresowo zatrzymywać się, aby przeanalizować wykorzystanie czasu, świętować postępy i zmieniać priorytety. Jest to możliwe dzięki posiadaniu inteligentnego celu, względem którego można mierzyć swoje umiejętności i zachowania w zakresie zarządzania czasem. W przeciwnym razie, bez celów zarządzania czasem, nie jesteś świadomy tego, jak spędzasz czas, jakie są twoje marnotrawstwa czasu i jak je zoptymalizować.
Ostatecznie, cele związane z zarządzaniem czasem pozwalają ci żyć i pracować bardziej świadomie, skupiać się na tym, co dla ciebie najważniejsze i osiągać sukcesy osobiste i zawodowe.
🎯 W tym samym temacie możesz również zapoznać się z naszym kompleksowym przewodnikiem na temat pisania celów zawodowych. Jest on pełen porad na temat tego, jak wyznaczać cele zawodowe, aby nieśmiało podchodzić do tych kwestii od naszego zespołu i nie tylko.
Jak wyznaczać cele w zarządzaniu czasem?
1. Zacznij od zastanowienia się, jaki jest twój związek z czasem
Musisz najpierw zastanowić się i przyznać prawdę o tym, jak spędzasz swój czas. Jeśli masz audyt czasu pełen "czerwonych flag", to wiesz, że najwyższy czas wyznaczyć sobie cele w zakresie zarządzania czasem.
Zadaj sobie pytania takie jak:
- Czy często tracę kontrolę nad swoim czasem i jestem sfrustrowany?
- Czy zawsze nie dotrzymuję terminów?
- Czy często denerwuję się, że nie skończyłem listy rzeczy do zrobienia?
- Czy biorę na siebie zbyt wiele i za bardzo się rozleniwiam?
- Czy rozumiem, jak spędzam czas na codziennych zadaniach?
- Czy mam jakieś skuteczne strategie zarządzania czasem, do których mogę się odwołać, gdy stracę kontrolę nad swoim czasem?
Jeśli twoja lista zawiera 3 lub 4 odpowiedzi "tak", to wiesz, że musisz zacząć działać, ponieważ masz słabe zarządzanie czasem. Jeśli twoja lista nie jest tak czerwona, zawsze możesz poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem.
W tym samym temacie sprawdź nasz przewodnik po umiejętnościach zarządzania czasem, aby dowiedzieć się o rozsądnym wyznaczaniu celów, zarządzaniu energią i innych.
2. Rozpoczęcie identyfikacji obszarów wymagających poprawy
Wskaż dokładne obszary, w których zarządzanie czasem wymaga pracy.
Może to być ustalanie priorytetów zadań lub spędzanie czasu w skupieniu, gdy masz trudności z koncentracją uwagi. Innymi obszarami może być delegowanie zadań lub odmawianie pracy, ponieważ zawsze jesteś przytłoczony zbyt dużą ilością pracy.
3. Zdefiniuj swoje cele zarządzania czasem
Najczęściej mamy problem ze zdefiniowaniem celów czasowych w dowolnym obszarze naszego życia, nie mówiąc już o celach bezpośrednio związanych z zarządzaniem czasem. Dlatego też należy opracować swoje inteligentne cele (inteligentne cele zarządzania czasem, czyli konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne cele). Oto kilka celów zbudowanych w oparciu o kryteria SMART:
- "Codziennie będę ustalać priorytety dla moich 3 najważniejszych zadań i wykonywać je przed zajęciem się czymkolwiek innym".
- "Zmienię sposób sprawdzania poczty e-mail na tylko 3 razy dziennie".
- "Poświęcę czas rodzinie każdego wieczoru od 18:00 do 20:00 i usunę wszystkie inne zadania".
4. Opracowanie planu działania
Podziel swoje cele na konkretne kroki i nawyki, które możesz wdrożyć. Korzystne jest również wyznaczenie sobie terminów, aby być odpowiedzialnym. Na przykład:
- "Każdego ranka zacznę od wymienienia 3 najważniejszych zadań".
- "Będę używać czasomierza Pomodoro do pracy w skoncentrowanych 25-minutowych blokach z 5-minutowymi przerwami pomiędzy nimi".
- "Ustawię "Nie przeszkadzać" na moim telefonie w czasie spędzanym z rodziną".
5. Regularnie przeglądaj i dostosowuj
Oceniaj swoje postępy co tydzień lub co miesiąc w oparciu o to, jak zmienia się twoja relacja z czasem. Audyt czasu za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu to najprostszy sposób na sprawdzenie, czy umiejętności zarządzania czasem są lepsze, ponieważ wszystkie kwestie związane z czasem są przedstawione w raporcie takim jak ten:
Inne prostsze sposoby to sprawdzenie i zrozumienie, czy masz lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym i czy masz teraz większą kontrolę nad swoim czasem dzięki różnym technikom zarządzania czasem. Świętuj swoje sukcesy, wyciągaj wnioski z niepowodzeń i zmieniaj swoje cele.
Cele zarządzania czasem [przykłady]
Teraz, gdy masz już ramy, jak wyznaczać cele w zarządzaniu czasem, oto pięć przykładów celów wraz z konkretnymi strategiami ich realizacji:
1. Zidentyfikuj czynności marnujące czas
Zarządzanie czasem to coś więcej niż tylko umiejętność. Zaczyna się od zrozumienia czasu poświęcanego na zadania i czasu marnowanego na pracę o niskim wpływie, dzięki czemu można zacząć robić stałe postępy w kierunku tego, co najważniejsze.
- Co należy zrobić: Użyj oprogramowania do śledzenia czasu (Timeular) do śledzenia wszystkich czynności związanych z pracą przez następne 30 dni. Twoim celem będzie rejestrowanie co najmniej 95% zadań i analizowanie cotygodniowych raportów w celu zidentyfikowania osób marnujących czas.
- Cel: Uzyskanie wglądu w wykorzystanie czasu, bardziej realistyczne planowanie zadań w oparciu o czasochłonne zachowania i wyeliminowanie nieefektywności.
Powered by AI and supercharged with easy-to-use methods, Timeular helps you track your time and manage it in < 1 minute a day.
Kroki:
- Skonfiguruj kategorie i tagi w Timeular które są dostosowane do priorytetów pracy (np. połączenia, pisanie, e-maile).
- Zobowiązać się do konsekwentnego korzystania z aplikacji w godzinach pracy. Wspaniałą rzeczą w Timeular jest to, że automatycznie śledzi twoją pracę bez żadnych ręcznych działań po jej skonfigurowaniu.
- Zaplanuj 15-minutowy przegląd w każdy piątek, aby śledzić postępy, analizować tygodniowy raport i dostosowywać priorytety na następny tydzień.
- Wyznacz cele w zakresie zarządzania czasem w oparciu o swoje obserwacje (np. skrócenie czasu spotkań o 10% do końca miesiąca).
Wskazówka: Obraz przedstawia raport czasu w witrynie Timeular, który zawiera dane takie jak produktywne i nieproduktywne korzystanie z aplikacji, godziny, w których jesteś najbardziej produktywny i inne.
2. Skuteczne ustalanie priorytetów zadań
Wykonywanie zadań jest trudne, jeśli wszystko, co robisz, to gaszenie pożarów w ciągu dnia. Musisz więc nauczyć się priorytetyzować zadania i nie mam tu na myśli tylko tych pilnych, ale także wszystkie czynności, które popychają Cię do przodu w wielu projektach.
- Co należy zrobić: Każdego dnia stosuj strategię ustalania priorytetów zwaną matrycą zarządzania czasem (inaczej matrycą Eisenhowera). W ten sposób zrozumiesz, które zadania mają wysoki priorytet i muszą zostać wykonane w pierwszej kolejności.
- Cel: Skuteczne ustalanie priorytetów pozwala upewnić się, że najważniejsze zadania zostaną wykonane na czas, zapanować nad stresem związanym ze zbliżającymi się terminami i poczynić postępy w pracy.
Kroki:
- Stwórz codzienną listę rzeczy do zrobienia: Wypisz wszystkie swoje zadania na początku dnia.
- Przypisz swoje zadania do kwadrantów:
- Pilne i ważne (Zrób to teraz).
- Ważne, ale nie pilne (Plan).
- Pilne, ale nieważne (delegat).
- Ani pilne, ani ważne (Wyeliminuj).
- Zaplanuj czas skupienia: Poświęć najbardziej produktywne godziny na zadania z kwadrantu 1 i 2.
- Regularnie dokonuj przeglądu: Pod koniec każdego dnia lub tygodnia ponownie oceń swoją matrycę, aby sprawdzić, czy ta technika zarządzania czasem działa dla Ciebie, czy też musisz ją dostosować, a może wypróbować inną strategię.
W tym samym temacie możesz zapoznać się ze strategiami zarządzania czasem, takimi jak tworzenie list, grupowanie przerw i korzystanie z narzędzi do zarządzania czasem.
3. Zmniejszenie prokrastynacji
Prokrastynacja niszczy produktywność, ale wszyscy jesteśmy jej winni, być może bardziej niż chcielibyśmy to przyznać. Problem polega na tym, że prokrastynacja powstrzymuje nas przed osiąganiem celów i powoduje niepotrzebny stres.
Jeśli jest jakaś czynność, z którą zwlekasz najbardziej, prawdopodobnie jest to najtrudniejsze lub nieatrakcyjne zadanie na twojej liście.
- Co musisz zrobić: Stosuj technikę " zjedz żabę " każdego ranka w tygodniu pracy. W tym przypadku "żabą" jest trudne zadanie wspomniane powyżej. Zasadniczo musisz zacząć i ukończyć to zadanie z samego rana, aby nie ciągnąć go ze sobą w nieskończoność.
- Cel: Zająć się wartościową pracą, gdy energia jest na najwyższym poziomie, zmniejszyć bałagan umysłowy i stworzyć poczucie spełnienia na początku dnia. I oczywiście ograniczenie prokrastynacji.
Kroki:
- Zidentyfikuj swoją żabę: Każdego wieczoru zidentyfikuj najważniejsze zadanie, które musisz wykonać następnego dnia.
- Ustal priorytety: Spraw, aby żaba była pierwszą rzeczą, którą zajmiesz się rano, przed wszelkimi rozpraszającymi lub mniejszymi zadaniami.
- Podziel zadanie: Jeśli zadanie wydaje się przytłaczające, podziel je na mniejsze, możliwe do wykonania kroki, aby łatwiej było zacząć i łatwiej było się na nim skupić.
- Zobowiązanie się do skupienia: Ustaw licznik czasu na pracę w skupieniu (np. 60-90 minut) i upewnij się, że twoje zadanie jest w pełni skoncentrowane.
- Nagradzaj się: Gdy żaba zostanie "zjedzona", nagródź się przerwą lub małym smakołykiem, aby wzmocnić ten nowy nawyk.
4. Wdrożenie blokowania czasu
Jeśli masz trudności z radzeniem sobie z rozpraszaniem uwagi i koncentrowaniem się tylko na jednym zadaniu naraz, techniki blokowania czasu pomogą ci efektywnie spędzać czas.
- Co należy zrobić: Użyj jednej techniki blokowania czasu, aby podzielić swój dzień na dedykowane okresy dla określonych działań. W tym przykładzie wykorzystam powszechnie znaną technikę Pomodoro.
- Cel: Blokowanie czasu generalnie pomaga wyeliminować czynniki rozpraszające, zmniejszyć zmęczenie decyzjami i ostatecznie osiągnąć pożądane wyniki.
Kroki:
- Wybierz zadanie: Wybierz konkretne zadanie, na którym chcesz się skupić podczas sesji Pomodoro (może to być dowolne zadanie, od trudnych po rutynowe).
- Ustaw minutnik: Ustaw minutnik na 25 minut i pracuj nad zadaniem bez żadnych przerw.
- Zrób sobie krótką przerwę: Gdy minutnik się wyłączy, zrób sobie 5-minutową przerwę i naładuj akumulatory. Wypij kawę lub herbatę albo rozciągnij się.
- Powtórz cykl: Po czterech Pomodoros nagródź się dłuższą przerwą trwającą 15-30 minut.
- Śledź swoje sesje: Użyj notatnika lub darmowego cyfrowego licznika Pomodoro, aby śledzić ukończone Pomodoro i mierzyć swoją produktywność w czasie.
5. Ograniczenie przełączania zadań o 50%
Ciągłe przełączanie się między zadaniami zabija produktywność i wyczerpuje energię psychiczną, a mimo to wielu z nas przeskakuje między zadaniami dziesiątki razy dziennie. Każde przełączenie wymaga od mózgu ponownego skupienia się i zużywa znacznie więcej energii umysłowej niż w przypadku skupienia się tylko na jednym zadaniu.
- Co należy zrobić: Wdrożenie "systemu wsadowego", w którym grupujesz wszystkie podobne zadania i wykonujesz je w określonych przedziałach czasowych. Przez następne 10 dni śledź swoje przełączniki zadań za pomocą narzędzia do śledzenia produktywności, aby uzyskać punkt odniesienia, a następnie monitorować swoje postępy.
- Cel: Ograniczając przełączanie kontekstu, zmniejszasz zmęczenie psychiczne, a jak sugerują badania, możesz stać się o 40% bardziej produktywny.
Kroki:
- Tworzenie kategorii zadań: Pogrupuj wszystkie podobne zadania (np. e-maile, rozmowy telefoniczne, pracę twórczą, zadania administracyjne).
- Zaplanuj sesje wsadowe: Ustaw konkretne bloki czasowe w kalendarzu dla każdej kategorii zadań (np. czytanie e-maili w godzinach 9-9.20 i 16-16.30).
- Wdróż zasadę "ukończ przed przełączeniem": Ukończ całkowicie jedną partię przed przejściem do innej, chyba że jest to naprawdę pilne.
- Skonfiguruj swoje środowisko: Zamykaj niepotrzebne karty, wyłączaj powiadomienia i korzystaj z blokad stron internetowych podczas skoncentrowanych sesji wsadowych. W przeciwnym razie istnieje duże prawdopodobieństwo, że twoja uwaga zostanie odwrócona.
- Śledzenie postępów: Codziennie rejestruj swoje przełączniki zadań i obliczaj średnią tygodniową, aby upewnić się, że osiągnąłeś cel 50%.
Wybierz swoje cele i dąż do nich
Teraz masz ustrukturyzowane ramy, aby zacząć poprawiać swoje relacje z czasem. Niezależnie od tego, czy szukasz lepszego zdrowia psychicznego, chcesz pozostać zorganizowany, z łatwością osiągać cele i mieć ogólnie harmonijną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, czas jest walutą, która prowadzi do wszystkich tych celów.
Wybierz więc swoje cele związane z zarządzaniem czasem i pozwól, by czas pracował dla ciebie i twoich celów.