Produktywność a wydajność: Czy to to samo?
Prawdopodobnie wielokrotnie używałeś słów produktywność i efektywność jako synonimów. Mimo że terminy te są powszechnie używane w codziennej pracy, nie można ich stosować zamiennie.
Produktywność odnosi się do ilości pracy, a wydajność odnosi się do jakości pracy.
Pojęcia te nie są synonimami, ale są od siebie zależne. W tym artykule zbadamy dokładnie, w jaki sposób różnią się one od siebie, ale oba są potrzebne do wykonywania pracy.
Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko
Uzyskaj bezpłatną kopię eBooka i poznaj najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów.
Czym jest produktywność?
W produktywności chodzi o wydajność, która przekłada się na produkcję wytwarzanych towarów i usług przez kogoś (lub zespół) za pomocą dostępnych zasobów. Odzwierciedla ona maksymalne wykorzystanie i największą wydajność (pod względem ilościowym) przy użyciu dostępnych zasobów.
Nie chodzi o liczbę rzeczy, które ktoś produkuje, ale o to, ile jest ich produkowanych przy określonych dostępnych zasobach.
To osiąganie lepszych wyników przy użyciu tych samych zasobów, które mieliśmy poprzednim razem lub przy użyciu mniejszej ich ilości, aby wyprodukować to samo. Istnieje bezpośrednia korelacja między wkładem a wynikiem.
Przeczytaj nasz przewodnik, jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność.
Czy można zmierzyć produktywność? W jaki sposób?
Rzeczywiście, mierzenie produktywności jest możliwe. Podąża za obecnymi tendencjami cenionymi przez wielu menedżerów i przedsiębiorców, koncentrując się na liczbach.
Choć produktywność to coś więcej niż tylko liczby, w ostatecznym rozrachunku mają one ogromne znaczenie.
Biorąc pod uwagę mierzalność produktywności, nacisk kładziony jest na robienie jak najwięcej lub osiąganie więcej, przy użyciu tych samych lub mniejszych zasobów. Jest to wynik osiągnięty w stosunku do zainwestowanego wkładu.
Wzór: Całkowita produkcja / całkowity wkład = produktywność
Ta formuła, choć ma zastosowanie do całej firmy, prawdopodobnie będzie różnić się w różnych obszarach i działach firmy lub przedsiębiorstwa.
Przykłady produktywności
Przykład A
Dobrym przykładem produktywności jest maksymalizacja czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania. Na przykład, podczas przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi nowymi pracownikami, menedżerowi HR może to zająć około 30 minut. Aby zwiększyć produktywność, menedżer ten prawdopodobnie będzie dążył do przeprowadzenia rozmowy z dwoma kandydatami w ciągu tych samych 30 minut.
Przykład B
Wyobraźmy sobie, że jesteś koordynatorem mediów społecznościowych i publikujesz średnio 30 postów tygodniowo na wszystkich platformach. Twój pracodawca chce dodać kolejną platformę mediów społecznościowych lub zwiększyć liczbę tygodniowych postów do 40.
Masz tyle samo godzin pracy i musisz wykorzystać swoje zasoby, aby zwiększyć produktywność i osiągnąć zamierzone rezultaty.
Możesz znaleźć narzędzie, które pomoże Ci zaoszczędzić czas, a tym samym tworzyć więcej postów, lub możesz zmienić przeznaczenie tych samych treści na różne platformy. Liczy się to, że poziom produktywności wzrasta. Ale ten przykład prowadzi do dyskusji na temat ilości vs. jakości.
Twoje posty mogą dotrzeć do większej liczby osób, ale czy ich treść jest wystarczająco dobra, aby przyciągnąć biznes? Menedżer HR przeprowadził rozmowę kwalifikacyjną z dwoma kandydatami w ciągu 30 minut: czy był to wystarczający czas, aby ich poznać i prawidłowo ocenić?
Przykład C
Przyjrzyjmy się kolejnemu przykładowi wyników w porównaniu z nakładem zasobów. Firma tekstylna produkuje 50 sztuk odzieży dziennie, z których 20 ma wady uniemożliwiające ich sprzedaż. Czy jest ona bardziej czy mniej produktywna niż konkurencyjna firma, która produkuje 35 doskonałych, pozbawionych wad sztuk?
Mają tego samego dostawcę tkanin i używają tych samych narzędzi. Głębsza analiza pomogłaby wyjaśnić, dlaczego różnią się one pod względem wyników.
Czym jest wydajność?
Skoro poznaliśmy już znaczenie produktywności, czym dokładnie jest efektywność? W przypadku produktywności zależy nam na osiągniętym wyniku, a w przypadku wydajności zarządzamy tym, jak dobrze dostępne zasoby są wykorzystywane do osiągnięcia wyniku.
Gdy skupiamy się na wydajności, koncentrujemy się na osiąganiu tego samego przy użyciu mniejszej ilości zasobów. Wydajność dotyczy zasobów zainwestowanych w celu osiągnięcia wyników cenionych przez produktywność.
Jak mierzyć wydajność?
Natomiast w przypadku produktywności najważniejszy był wynik. Wydajność dba o zasoby potrzebne do wytworzenia określonej produkcji. W tym przypadku brana jest również pod uwagę jakość wyników, przy czym lepsze wyniki mają wyższy priorytet niż zwykła ilość.
Wzór: Koszty wejściowe + Jakość wyjściowa = Wydajność
Przykłady wydajności
Przykład A
Wyobraź sobie, że pracujesz w dziale obsługi klienta i musisz odebrać 20 telefonów od klientów na zmianę i rozwiązać ich zapytania w ciągu 24 godzin. Jednak niedawno ktoś został zwolniony, a twój przełożony prosi cię o odebranie dodatkowych 5 telefonów na zmianę (z tymi samymi 34 godzinami na rozwiązanie żądań klienta, o których złożoności nic wcześniej nie wiesz).
Będziesz musiał odbierać więcej połączeń przy ograniczonych zasobach (czasie). Gdybyś mógł odebrać te 25 połączeń i rozwiązać problemy w tym samym czasie, co zwykle, byłbyś wydajny.
Przykład B
Liczba kont mierzy produktywność sprzedawcy zamkniętego w określonym czasie. Powiedzmy pięć nowych kont miesięcznie. Jeśli sprzedawca osiągnie ten wynik, produktywność jest na najwyższym poziomie.
Aby zrozumieć efektywność tego pracownika, można śledzić, ile spotkań/rozmów potrzeba średnio do zamknięcia transakcji, ile telefonów i e-maili jest potrzebnych do zarezerwowania rozmowy oraz ile warta jest każda nowa transakcja.
Przykład C
Spójrzmy na inny przykład: firma produkcyjna, która w październiku wyprodukowała o 25% więcej jednostek swojego produktu niż w poprzednim miesiącu, wrześniu. Niestety, później okazuje się, że 20% jednostek było wadliwych. Oznacza to, że wydajność była niska, podczas gdy produktywność wzrosła. W tym przypadku prawdopodobnie będziemy musieli zastosować techniki poprawiające wydajność pracy.
WSKAZÓWKA: W naszym przewodniku znajdziesz najlepsze wskazówki dotyczące poprawy wydajności biznesowej.
Różnica między wydajnością a produktywnością
Produktywność mierzy ilość lub ilość wykonanej pracy, koncentrując się na osiągniętej wydajności. Z drugiej strony, wydajność ocenia, jak dobrze zasoby, takie jak czas, wysiłek i materiały, są wykorzystywane do wykonania pracy, kładąc nacisk na skuteczność i optymalizację procesu. Mówiąc prościej, produktywność dotyczy "ile", podczas gdy wydajność dotyczy "jak dobrze".
Obie koncepcje są niezbędne do maksymalizacji wydajności i skutecznego osiągania celów. Są to dwie odrębne rzeczy i koncepcje, ale ważne jest, aby pamiętać, że są one współzależne.
Główna różnica między nimi polega na tym, że produktywność odnosi się bezpośrednio do ilości, a wydajność do jakości. W rzeczywistości to, co sprawia, że te dwa pojęcia współpracują ze sobą, jest ważniejsze niż różnice między nimi.
Najlepszym tego przykładem jest sposób, w jaki brak pewnego rodzaju zasobów, takich jak czas lub siła robocza, obniża oba te czynniki. Jeśli brakuje zasobów, proces pracy jest mniej wydajny i odbija się negatywnie na produktywności.
Produktywność ostatecznie zależy od zasobów lub ich efektywnego wykorzystania. Osiągnięta ostatecznie ilość jest wyższa lub lepsza, gdy do równania doda się jakość zasobów i wydajność.
Czy możliwe jest zwiększenie produktywności bez poświęcania wydajności? A może lepiej skupić się na wydajności, nawet jeśli oznacza to poświęcenie poziomu produktywności?
Jeśli każda firma, przedsiębiorstwo lub indywidualny profesjonalista znajdzie najlepsze dla siebie rozwiązanie, zwiększenie produktywności nie wymaga poświęcania wydajności.
Mówiąc prościej, niektórzy ludzie najlepiej pracują w cichym, odizolowanym środowisku. Inni mogą rozwijać się przy hałasie, muzyce i większej stymulacji. Niektórzy ludzie potrzebują dwóch lub trzech ekranów, inni nie, i te szczegóły należy wziąć pod uwagę.
Jeśli wiesz, czego potrzebujesz, aby osiągnąć określony wynik i co jest najważniejsze w tym procesie, łatwiej będzie zachować koncentrację i produktywność.
Wnioski
Skupianie się na produktywności i wykonywaniu większej liczby zadań przy wykorzystaniu tych samych zasobów może nie skutkować lepszą jakością. W ten sam sposób proszenie kogoś o maksymalne zwiększenie wydajności pracy może mieć ten sam skutek. Głównym celem jest (prawie) idealna równowaga.
Równoważenie produktywności i wydajności ma kluczowe znaczenie dla osiągania spójnych wyników. Aby osiągnąć sukces, bardzo ważne jest uwzględnienie obu czynników. Nie można uznać, że jedno z tych pojęć jest ważniejsze od drugiego.
Chcesz być wystarczająco produktywny, aby osiągnąć swoje cele, ale nie tak bardzo, aby tracić czas lub energię na niepotrzebne rzeczy.
Produktywność bez wydajności jest niebezpieczna dla każdej firmy. Najlepszym sposobem na osiągnięcie sukcesu jest celowe łączenie produktywności z efektywnością.
Mogą one być od siebie zależne, ale wpływanie na jedną z nich nie powoduje automatycznego wpływu na drugą.
Wiele osób koncentruje się na zwiększeniu produktywności, aby zrobić więcej, ale jeśli poświęcisz wydajność, nic nie osiągniesz. Muszą jednak znaleźć tę niemal idealną równowagę, co jest możliwe dzięki zastosowaniu kilku technik i metod.
W dzisiejszych czasach nie możemy nie wspomnieć o roli technologii w tej relacji produktywności/efektywności. Nowe narzędzia technologiczne poprawiają dostępność pracodawców, tworzą nowe stanowiska pracy i zwiększają rolę organizacji na rynku.
FAQ
Produktywność dotyczy ilości wykonanej pracy, podczas gdy wydajność dotyczy tego, jak dobrze zasoby są wykorzystywane do osiągnięcia pożądanego rezultatu.
Podczas gdy produktywność jest miarą produkcji, zwykle wyrażaną jako liczba jednostek na jednostkę czasu, wydajność produkcji odzwierciedla koszty na jednostkę produkcji.
Wzór na produktywność: Całkowita produkcja / Całkowity wkład = Produktywność
WydajnośćFormuła: Koszty wejściowe + Jakość produkcji = Wydajność
Frederick Taylor stwierdził, że produktywność i efektywność są odwrotnie proporcjonalne. W 1909 roku Frederick Taylor opublikował "Zasady naukowego zarządzania".
Istnieje kilka sposobów na poprawę produktywności i wydajności. Istnieje indywidualny coaching, kursy, mentoring i oferowanie większej odpowiedzialności za to ostatnie. Jeśli chodzi o produktywność, warto unikać marnowania czasu, unikać wielozadaniowości i lepiej zarządzać czasem za pomocą narzędzi takich jak Timeular.