Produktivitet vs. effektivitet: Er det det samme?
Du har sandsynligvis brugt ordene produktivitet og effektivitet som synonymer mange gange. Selvom disse begreber i høj grad bruges som et vigtigt dagligdags sprogsprog, er de ikke udskiftelige.
Produktivitet refererer til mængden af arbejde, og effektivitet refererer til kvaliteten af arbejdet.
Disse begreber er ikke synonymer, men de er indbyrdes afhængige. I denne artikel vil vi undersøge præcis, hvordan de adskiller sig fra hinanden, men begge er nødvendige i din jobpræstation.
Gratis e-bog: Sådan arbejder du smart, ikke hårdt
Få en gratis kopi af e-bogen og lær de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere.
Hvad er produktivitet?
Produktivitet handler om ydeevne, oversat til output af producerede varer og tjenester af nogen (eller et team) via ressourcer, de har til rådighed. Den reflekterer over at få mest muligt ud og yde mest (i mængde) med de tilgængelige ressourcer.
Det er ikke antallet af ting, nogen producerer, men hvor meget det er produceret med bestemte ressourcer til rådighed.
Det opnår bedre med de samme ressourcer, som vi havde sidst eller bruger færre til at producere det samme. Der er en direkte sammenhæng mellem hvad input er og dets output.
Læs vores guide, hvis du vil øge din produktivitet .
Kan du måle produktivitet? Hvordan?
Det er faktisk muligt at måle produktivitet. Det følger de nuværende tendenser værdsat af mange ledere og iværksættere, med fokus på tal.
Selvom produktivitet er mere end blot tal, betyder de meget i sidste ende.
Med tanke på produktivitetens målbarhed er fokus på at gøre mest eller opnå mere ved at bruge de samme eller færre ressourcer. Det er det opnåede output vs. det investerede input.
Formel: Samlet output / Samlet input = Produktivitet
Denne formel, selvom den er gældende for den overordnede forretning, vil sandsynligvis forekomme forskelligt i forskellige områder og afdelinger af en virksomhed eller en virksomhed.
Eksempler på produktivitet
Eksempel A
Et godt eksempel på produktivitet er at maksimere den tid, der bruges til at udføre en bestemt opgave. For eksempel, mens en HR-chef udfører interviews med mulige nye medarbejdere, kan det tage omkring 30 minutter. For at øge produktiviteten vil denne leder sandsynligvis sigte efter at interviewe to kandidater på de samme 30 minutter.
Eksempel B
Lad os forestille os, at du er koordinator for sociale medier, og at du i gennemsnit og på tværs af alle platforme udgiver 30 opslag om ugen. Din arbejdsgiver ønsker at tilføje endnu en social medieplatform til bordet eller øge antallet af ugentlige opslag til 40.
Du har den samme mængde arbejdstimer og skal bruge dine ressourcer til at øge din produktivitet og opnå de tilsigtede resultater.
Du kan finde et værktøj, der hjælper dig med at spare tid og dermed producere flere indlæg, eller du kan genbruge det samme indhold til forskellige platforme. Det, der betyder noget, er, at produktivitetsniveauet stiger. Men dette eksempel bringer diskussionen om kvantitet vs. kvalitet på bordet.
Dine opslag når måske ud til flere mennesker, men er indholdet godt nok til at tiltrække forretning? HR-chefen interviewede to kandidater på 30 minutter: Var det tid nok til at lære dem at kende og evaluere dem korrekt?
Eksempel C
Lad os få et andet eksempel på et output af resultater vs. input af ressourcer. En tekstilvirksomhed producerer dagligt 50 stykker tøj, hvoraf de 20 har fejl, der gør det umuligt at sælge dem. Er de mere eller mindre produktive end en konkurrentvirksomhed, der producerer 35 perfekte, fejlfrie stykker?
De har samme stofleverandør og bruger de samme værktøjer. En dybere analyse ville hjælpe med at forklare, hvorfor de adskiller sig i deres output.
Hvad er effektivitet?
Nu hvor vi undersøgte betydningen af produktivitet, hvad er effektivitet så egentlig? Med produktivitet bekymrer vi os om det opnåede output, og med effektivitet styrer vi, hvor godt de tilgængelige ressourcer bruges til at opnå output.
Når vi fokuserer på effektivitet, fokuserer vi på at opnå det samme med færre ressourcer . Effektivitet handler om de ressourcer, der investeres for at opnå de resultater, der værdsættes af produktivitet.
Hvordan måler man effektivitet?
Hvorimod med produktivitet var resultatet det vigtigste. Effektivitet bekymrer sig om de ressourcer, der er nødvendige for at producere et bestemt output. I dette tilfælde betragtes også resultaternes kvalitet, hvor overlegne resultater har en højere prioritet end simpel kvantitet.
Formel: Inputomkostninger + Outputkvalitet = Effektivitet
Eksempler på effektivitet
Eksempel A
Forestil dig, at du arbejder i kundesupport, og du er forpligtet til at tage 20 kundeopkald pr. skift og løse deres forespørgsel på 24 timer. Men nogen blev fyret for nylig, og din leder beder dig tage 5 ekstra opkald på vagt (med de samme 34 timer til at løse kundens ønsker, hvilken kompleksitet du ikke ved noget om på forhånd).
Du bliver nødt til at besvare flere opkald med begrænsede ressourcer (tid). Hvis du kunne tage de 25 opkald og løse problemerne på samme tid, som normalt, ville du være effektiv.
Eksempel B
Antallet af konti måler en sælgers produktivitet lukket i en bestemt periode. Lad os sige fem nye konti om måneden. Hvis sælgeren opnår dette resultat, er produktiviteten på højeste niveau.
For at forstå effektiviteten af denne medarbejder kan du spore, hvor mange møder/opkald det tager i gennemsnit at afslutte en aftale, hvor mange opkald og e-mails der er nødvendige for at booke et opkald, og hvor meget hver ny aftale er værd.
Eksempel C
Ser vi på et andet eksempel: en produktionsvirksomhed, der i oktober producerede 25 % flere enheder af deres produkt end den foregående måned, september. Desværre finder du senere ud af, at 20 % af enhederne var defekte. Det betyder, at du kørte med lav effektivitet, mens produktiviteten var oppe. Vi bliver nok nødt til at håndhæve teknikker for at forbedre arbejdseffektiviteten i dette tilfælde.
TIP: Find de bedste tips til at forbedre virksomhedens effektivitet i vores guide.
Forskellen mellem effektivitet og produktivitet
Produktivitet måler mængden eller mængden af udført arbejde med fokus på det opnåede output. På den anden side evaluerer effektivitet , hvor godt ressourcer som tid, kræfter og materialer bruges til at udføre arbejdet, hvilket understreger effektiviteten og optimeringen af processen. I enklere vendinger handler produktivitet om "hvor meget", mens effektivitet handler om "hvor godt."
Begge koncepter er afgørende for at maksimere output og opnå mål effektivt. De er to separate ting og begreber, men det er vigtigt at huske, at de er indbyrdes afhængige.
Den største forskel mellem disse to er, at produktivitet relaterer direkte til kvantitet og effektivitet til kvalitet . I virkeligheden er det vigtigere, hvad der får disse to forestillinger til at fungere sammen, end deres forskelle.
Det bedste eksempel på dette er måden mangel på en eller anden form for ressourcer, såsom tid eller arbejdskraft, bringer begge dele ned. Hvis der mangler ressourcer, er arbejdsprocessen mindre effektiv og afspejler dårligt produktiviteten.
Produktivitet er i sidste ende afhængig af ressourcerne eller deres effektive brug af dem. Dette, den opnåede mængde i sidste ende, er højere eller bedre, når kvaliteten af ressourcer og effektivitet lægges til ligningen.
Er det muligt at øge produktiviteten uden at ofre effektiviteten? Eller er det bedre at fokusere på effektivitet, selvom det betyder at ofre produktivitetsniveauer?
Hvis hver virksomhed, virksomhed eller individuel professionel finder ud af, hvad der fungerer bedst for dem, kræver det ikke at ofre effektiviteten ved at øge produktiviteten.
Enkelt sagt fungerer nogle mennesker bedst i et roligt, isoleret miljø. Andre trives måske med støj, musik og mere stimulering. Nogle mennesker har brug for to eller tre skærme, andre har ikke, og disse detaljer skal overvejes.
Hvis du ved, hvad du skal bruge for at opnå et bestemt output, og hvad der er vigtigst i processen, bliver det lettere at forblive fokuseret og produktiv.
Konklusion
At fokusere på produktivitet og få flere ting gjort, mens du bruger de samme ressourcer, resulterer muligvis ikke i bedre kvalitet. På samme måde kan det have samme resultat at bede nogen om at øge arbejdseffektiviteten så meget som muligt. Den (næsten) perfekte balance er hovedmålet.
At balancere produktivitet og effektivitet er afgørende for at levere ensartede resultater. Det er meget vigtigt at overveje begge faktorer for at opnå succes. Du kan ikke betragte en af disse begreber som vigtigere end den anden.
Du vil gerne være produktiv nok til at nå dine mål, men ikke så meget, at du spilder tid eller energi på unødvendige ting.
Produktivitet uden effektivitet er farligt for enhver virksomhed. Den bedste måde at opnå succes på er bevidst at koble produktivitet med effektivitet.
De kan være indbyrdes afhængige, men at påvirke den ene bringer ikke automatisk den anden.
Mange mennesker fokuserer på at øge produktiviteten for at få mere gjort, men hvis du ofrer effektivitet, opnår du ikke noget. Men de skal finde den næsten perfekte balance, hvilket er muligt ved at anvende flere teknikker og metoder.
I denne tid kan vi ikke nævne teknologiens rolle i dette produktivitets/effektivitetsforhold. Nye teknologiske værktøjer forbedrer arbejdsgivernes tilgængelighed, skaber nye jobstillinger og forbedrer organisationens rolle på sit marked.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Produktivitet handler om mængden af udført arbejde, hvorimod effektivitet handler om, hvor godt ressourcerne bruges til at opnå det ønskede resultat.
Mens produktivitet er et mål for output, normalt udtrykt som nogle enheder pr. tid, afspejler produktionseffektivitet omkostningerne pr. produktionsenhed.
Produktivitetsformel: Samlet output / Samlet input = Produktivitet
Effektivitetsformel: Inputomkostninger + Outputkvalitet = Effektivitet
Frederick Taylor sagde, at produktivitet og effektivitet arbejder i omvendt forhold. I 1909 udgav Frederick Taylor "The Principles of Scientific Management".
Der er flere måder at forbedre produktiviteten og effektiviteten på. Der er individuel coaching, kurser, mentoring og tilbud om mere ansvar for sidstnævnte. For produktiviteten er det nyttigt at undgå tidsspildere , undgå multitasking og administrere tiden bedre med værktøjer som f.eks. Timeular .