Produttività ed efficienza: Sono la stessa cosa?
Probabilmente hai usato le parole produttività ed efficienza come sinonimi molte volte. Anche se questi termini sono molto usati come importante gergo lavorativo quotidiano, non sono intercambiabili.
La produttività si riferisce alla quantità di lavoro, mentre l'efficienza si riferisce alla qualità del lavoro.
Queste nozioni non sono sinonimi, ma sono interdipendenti. In questo articolo, esploreremo esattamente in che modo sono diverse l'una dall'altra, ma entrambe sono necessarie per la tua prestazione lavorativa.
eBook gratuito: Come lavorare in modo intelligente, non duro
Ottieni una copia gratuita dell'eBook e scopri i migliori consigli sulla produttività per i team e i loro leader
Cos'è la produttività?
La produttività è tutta una questione di performance, tradotta nell'output di beni e servizi prodotti da qualcuno (o da un team) tramite le risorse che ha a disposizione. Si riflette sul fare il massimo e sul dare il massimo (in quantità) con le risorse disponibili.
Ciò che conta non è il numero di cose che qualcuno produce, ma la quantità di ciò che viene prodotto con determinate risorse disponibili.
Si tratta di ottenere di meglio con le stesse risorse che avevamo l'ultima volta o di usarne di meno per produrre lo stesso. C'è una correlazione diretta tra l'input e l'output.
Leggi la nostra guida se vuoi aumentare la tua produttività .
È possibile misurare la produttività? Come?
In effetti, misurare la produttività è possibile. Segue le tendenze attuali apprezzate da molti manager e imprenditori, concentrandosi sui numeri.
Sebbene la produttività non sia solo una questione di numeri, alla fine è molto importante.
Considerando la misurabilità della produttività, l'attenzione è rivolta a fare di più o a ottenere di più, utilizzando le stesse o meno risorse. È l'output ottenuto rispetto all'input investito.
Formula: Output totale / Input totale = Produttività
Questa formula, pur essendo applicabile all'attività aziendale nel suo complesso, probabilmente verrà applicata in modo diverso a seconda delle aree e dei reparti di un'azienda o di un'attività.
Esempi di produttività
Esempio A
Un buon esempio di produttività è massimizzare il tempo impiegato per svolgere un determinato compito. Ad esempio, mentre esegue colloqui con possibili nuovi lavoratori, un responsabile delle risorse umane può impiegare circa 30 minuti. Per aumentare la produttività, questo responsabile probabilmente cercherà di intervistare due candidati negli stessi 30 minuti.
Esempio B
Immaginiamo che tu sia un coordinatore dei social media e che pubblichi, in media e su tutte le piattaforme, 30 post a settimana. Il tuo datore di lavoro vuole aggiungere un'altra piattaforma di social media alla tabella o aumentare il numero di post settimanali a 40.
Hai lo stesso numero di ore di lavoro e devi utilizzare le tue risorse per aumentare la produttività e raggiungere i risultati attesi.
Puoi trovare uno strumento che ti aiuta a risparmiare tempo e quindi a produrre più post, oppure puoi riutilizzare lo stesso contenuto per diverse piattaforme. Ciò che conta è che i livelli di produttività aumentino. Ma questo esempio porta sul tavolo la discussione di quantità vs. qualità.
I tuoi post potrebbero raggiungere più persone, ma il contenuto è abbastanza buono da attrarre affari? Il responsabile delle risorse umane ha intervistato due candidati in 30 minuti: è stato abbastanza tempo per conoscerli e valutarli correttamente?
Esempio C
Facciamo un altro esempio di output di risultati vs. input di risorse. Un'azienda tessile produce 50 capi di vestiario al giorno, di cui 20 presentano difetti che ne rendono impossibile la vendita. Sono più o meno produttivi di un'azienda concorrente che produce 35 capi perfetti e senza difetti?
Hanno lo stesso fornitore di tessuti e usano gli stessi utensili. Un'analisi più approfondita aiuterebbe a spiegare perché differiscono nel loro output.
Cos'è l'efficienza?
Ora che abbiamo esplorato il significato di produttività, cos'è esattamente l'efficienza? Con la produttività, ci preoccupiamo dell'output ottenuto, e con l'efficienza, gestiamo quanto bene le risorse disponibili vengono utilizzate per ottenere l'output.
Quando ci concentriamo sull'efficienza, ci concentriamo sul raggiungimento dello stesso risultato utilizzando meno risorse . L'efficienza riguarda tutte le risorse investite per raggiungere i risultati valutati dalla produttività.
Come misurare l'efficienza?
Mentre con la produttività, il risultato era la cosa più importante. L'efficienza si preoccupa delle risorse necessarie per produrre un certo output. In questo caso vengono considerati anche i risultati di qualità, con risultati superiori che hanno una priorità maggiore rispetto alla semplice quantità.
Formula: Costi di input + Qualità dell'output = Efficienza
Esempi di efficienza
Esempio A
Immagina di lavorare nei servizi di assistenza clienti e di dover rispondere a 20 chiamate dei clienti a turno e risolvere le loro richieste in 24 ore. Tuttavia, qualcuno è stato licenziato di recente e il tuo responsabile ti chiede di rispondere a 5 chiamate extra a turno (con le stesse 34 ore per risolvere le richieste del cliente, complessità di cui non sai nulla in anticipo).
Dovrai rispondere a più chiamate con risorse limitate (tempo). Se potessi rispondere a quelle 25 chiamate e risolvere i problemi nello stesso lasso di tempo, come al solito, saresti efficiente.
Esempio B
Il numero di account misura la produttività di un venditore chiuso in un certo periodo. Diciamo cinque nuovi account al mese. Se il venditore raggiunge questo risultato, la produttività è al massimo livello.
Per comprendere l'efficienza di questo lavoratore, puoi tenere traccia di quante riunioni/chiamate sono necessarie in media per chiudere un affare, quante chiamate ed e-mail sono necessarie per prenotare una chiamata e quanto vale ogni nuovo affare.
Esempio C
Prendiamo un altro esempio: un'azienda manifatturiera che a ottobre ha prodotto il 25% in più di unità del suo prodotto rispetto al mese precedente, settembre. Sfortunatamente, più tardi, scopri che il 20% delle unità erano difettose. Ciò significa che stavi lavorando a bassa efficienza mentre la produttività era alta. Probabilmente dovremmo applicare tecniche per migliorare l'efficienza del lavoro in questo caso.
SUGGERIMENTO: Trova i migliori suggerimenti per migliorare l'efficienza aziendale nella nostra guida.
La differenza tra efficienza e produttività
La produttività misura la quantità o l'ammontare di lavoro completato, concentrandosi sul risultato ottenuto. D'altro canto, l'efficienza valuta quanto bene vengono utilizzate risorse come tempo, sforzi e materiali per portare a termine il lavoro, sottolineando l'efficacia e l'ottimizzazione del processo. In termini più semplici, la produttività riguarda "quanto", mentre l'efficienza riguarda "quanto bene".
Entrambi i concetti sono essenziali per massimizzare l'output e raggiungere gli obiettivi in modo efficace. Sono due cose e concetti separati, ma è importante ricordare che sono interdipendenti.
La differenza principale tra queste due è che la produttività è direttamente correlata alla quantità e l'efficienza alla qualità . In realtà, ciò che fa funzionare insieme queste due nozioni è più importante delle loro differenze.
L'esempio migliore di questo è il modo in cui la mancanza di qualche tipo di risorsa, come tempo o manodopera, fa crollare entrambi. Se c'è una mancanza di risorse, il processo di lavoro è meno efficiente e si riflette male sulla produttività.
La produttività dipende in ultima analisi dalle risorse o dal loro uso efficiente. Questa, la quantità ottenuta alla fine, è maggiore o migliore quando la qualità delle risorse e l'efficienza vengono aggiunte all'equazione.
È possibile aumentare la produttività senza sacrificare l'efficienza? O è meglio concentrarsi sull'efficienza anche se ciò significa sacrificare i livelli di produttività?
Se ogni azienda, attività o professionista individuasse la soluzione migliore per sé, aumentare la produttività non significherebbe sacrificare l'efficienza.
In parole povere, alcune persone lavorano meglio in un ambiente tranquillo e isolato. Altri possono prosperare con rumore, musica e più stimoli. Alcune persone hanno bisogno di due o tre schermi, altre no, e questi dettagli devono essere considerati.
Se sai cosa ti serve per raggiungere un determinato risultato e cosa è più importante nel processo, sarà più facile rimanere concentrati e produttivi.
Conclusione
Concentrarsi sulla produttività e fare più cose usando le stesse risorse potrebbe non portare a una migliore qualità. Allo stesso modo, chiedere a qualcuno di aumentare l'efficienza lavorativa il più possibile potrebbe avere lo stesso risultato. L'equilibrio (quasi) perfetto è l'obiettivo principale.
Bilanciare produttività ed efficienza è fondamentale per ottenere risultati costanti. È molto importante considerare entrambi i fattori per raggiungere il successo. Non puoi considerare una di queste nozioni più importante dell'altra.
Vuoi essere sufficientemente produttivo per raggiungere i tuoi obiettivi, ma non al punto da sprecare tempo o energie in cose inutili.
La produttività senza efficienza è pericolosa per qualsiasi attività. Il modo migliore per raggiungere il successo è accoppiare intenzionalmente produttività ed efficienza.
Possono essere interdipendenti, ma influenzare l'uno non comporta automaticamente l'influenza dell'altro.
Molte persone si concentrano sull'aumento della produttività per fare di più, ma se si sacrifica l'efficienza, non si ottiene nulla. Tuttavia, devono trovare quel quasi perfetto equilibrio, che è possibile applicando diverse tecniche e metodi.
Al giorno d'oggi, non possiamo menzionare il ruolo della tecnologia in questa relazione produttività/efficienza. I nuovi strumenti tecnologici migliorano la disponibilità dei datori di lavoro, creano nuovi annunci di lavoro e potenziano il ruolo dell'organizzazione nel suo mercato.
FAQ
La produttività riguarda la quantità di lavoro svolto, mentre l'efficienza riguarda il modo in cui vengono utilizzate le risorse per raggiungere il risultato desiderato.
Mentre la produttività è una misura del risultato, normalmente espressa in unità per quantità di tempo, l'efficienza produttiva riflette i costi per unità di produzione.
Formula della produttività: Output totale / Input totale = Produttività
Formula di efficienza: costi di input + qualità di output = efficienza
Frederick Taylor disse che produttività ed efficienza lavorano in proporzione inversa. Nel 1909, Frederick Taylor pubblicò "The Principles of Scientific Management".
Ci sono diversi modi per migliorare la produttività e l'efficienza. Ci sono coaching individuali, corsi, mentoring e l'offerta di maggiori responsabilità per quest'ultimo. Per la produttività, è utile evitare perditempo , evitare il multitasking e gestire meglio il tempo con strumenti come Timeular .