Jak radzić sobie z konfliktami harmonogramów?
Konflikty w harmonogramie są bardziej powszechne niż się ludziom wydaje. Pomimo tego, że każdy dąży do perfekcyjnego zaplanowania wszystkich zobowiązań w zespole, firmie lub indywidualnie, konflikty są czasami nieuniknione.
Istnieją sposoby, aby odwrócić problemy z harmonogramem na swoją korzyść i szybko ocenić różne ich przyczyny.
Czytaj dalej i dowiedz się, jak raz na zawsze poradzić sobie z konfliktami w harmonogramie.
Kontroluj swój czas i minimalizuj konflikty w harmonogramie.
Śledzenie czasu pomaga tysiącom zespołów dokładnie planować i szacować czas pracy
Czym są konflikty harmonogramu?
Konflikty w harmonogramie zdarzają się, gdy istnieją dwa lub więcej zadań i/lub wydarzeń, którymi próbujesz zarządzać jednocześnie. Prawdopodobnie oba wymagają czasu i uwagi. W ramach tej definicji możemy również rozważyć dwie podwójne zmiany, zadania lub agendy przypisane tej samej osobie.
Niestety, bycie w dwóch miejscach lub praca nad dwoma różnymi zadaniami jednocześnie nie jest możliwa, więc konflikty w harmonogramie wymagają pewnego zarządzania. Musimy podkreślić, że wielozadaniowość nie sprzyja produktywności. Zarządzanie to może polegać na zmianie harmonogramu lub poproszeniu o pomoc, czy to ludzką, czy materialną.
Typowe rodzaje konfliktów harmonogramu
- Podwójna rezerwacja: może się zdarzyć, gdy dwa zadania/wydarzenia/spotkania są zarezerwowane w tym samym przedziale czasowym;
- Nakładające się zdarzenia: koniec jednego zdarzenia nakłada się na początek innego;
- Niedostępni członkowie zespołu: może się to zdarzyć, gdy na przykład członek zespołu zostanie na coś zaproszony, a będzie w podróży służbowej, w czasie wolnym lub będzie pracował z domu. Gdy zawodzi komunikacja;
- Niedostępna agenda: dzieje się tak, gdy praca, zadanie lub wydarzenie, na którym zależy na czasie, jest zaplanowane w czasie przeznaczonym na inne zadania. Może to spowodować, że ktoś będzie musiał zdecydować, które zadanie jest ważniejsze lub pozostawi jedno niekompletne;
- Problemy w ostatniej chwili: Twój kalendarz musi zostać przetasowany z powodu nieoczekiwanego zdarzenia (choroba, korki, nagłe wypadki rodzinne itp.).
Darmowy eBook: Jak najlepiej zarządzać swoim czasem
Poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem dla siebie i swojego zespołu
Jak radzić sobie z konfliktami w harmonogramie w 6 krokach
Przygotowanie i przewidywanie to słowa kluczowe, o których należy pamiętać przy rozwiązywaniu problemów z harmonogramem. Najlepszym sposobem na stawienie czoła problemom związanym z harmonogramem pracy jest posiadanie systemu lub procesu, który pozwoli radzić sobie z nimi, gdy tylko się pojawią.
Zwróć uwagę na kilka kroków / wskazówek, które możesz wdrożyć w tym systemie:
- Nie panikuj: właśnie dlatego zaprojektowałeś ten proces reagowania. Weź kilka uspokajających oddechów, aby uzyskać lepszy nastrój, a jeśli kierujesz zespołem, pamiętaj, że masz zespół, który patrzy w górę i czeka na wskazówki. W spokojniejszym stanie umysłu będziesz myśleć i komunikować się jaśniej oraz oceniać wszystkie dostępne opcje;
- Upewnij się, że masz wszystkie informacje: agendę i kalendarz lub scentralizowany harmonogram pracowników, który możesz sprawdzać i edytować. Możesz rozważyć oprogramowanie do planowania, agendy lub kalendarze, w zależności od potrzeb Twoich lub Twoich zespołów. Korzystanie z tych narzędzi i posiadanie wizualnej reprezentacji harmonogramów pomoże ci uzasadnić konflikty harmonogramów i uniknąć ich w przyszłości;
- Zaproponuj różne przedziały czasowe: Czasami elastyczność jest wszystkim, czego potrzeba, aby rozwiązać problemy z harmonogramem. Spróbuj przełożyć kolidujące wydarzenie, rozmowę lub spotkanie. Spróbuj podać różne przedziały czasowe, aby umożliwić im wybór najbardziej dogodnego. I nie zapomnij przeprosić za zamieszanie, pamiętając, że nie może się to zdarzać często;
- Zmiana harmonogramu niepilnych zadań: Reorganizacja niektórych mniej pilnych zobowiązań w agendzie lub harmonogramie w celu rozwiązania konfliktu zadań może być dobrym rozwiązaniem. Jeśli konflikt harmonogramu dotyczy klientów lub osób spoza organizacji, mogą oni być skłonni do pracy w zmienionych terminach. Pamiętaj, aby ich o tym uprzedzić;
- Miej na uwadze tworzenie kopii zapasowych: Kopie zapasowe mają kluczowe znaczenie w zwalczaniu szkodliwych skutków konfliktów w harmonogramie. Jeśli kierujesz zespołem, przygotuj listę osób, które mogą wykonać każde zadanie lub dostarczyć każdą usługę zgodnie z wymaganym standardem. W ten sposób, jeśli wystąpi konflikt w harmonogramie, będzie kilka opcji, z których można szybko skorzystać, aby wypełnić tę lukę;
- Ucz się na błędach, aby uniknąć frustracji w przyszłości: Każdy konflikt to nowa lekcja. Jeśli tego rodzaju problemy zdarzają się często, nadszedł czas, aby zweryfikować swoje umiejętności zarządzania czasem. Ciągłe przekładanie planów, zwłaszcza z klientami lub partnerami, sprawia, że cierpi na tym twój zespół/firma. To oznaka nieprofesjonalizmu. Upewnij się, że najlepsze rozwiązania zostały wdrożone, a plany i procesy tworzenia kopii zapasowych są dostępne dla wszystkich.
WSKAZÓWKA : Zapobiegaj konfliktom harmonogramów, wykorzystując techniki znalezione w najlepszych książkach o zarządzaniu czasem.
Wskazówki pozwalające uniknąć konfliktów w harmonogramie
Zapobieganie jest najlepszym sposobem na uniknięcie konfliktów w harmonogramie lub kalendarzu.
Przeanalizujmy kilka procesów i kroków, które można skonfigurować, aby uniknąć typowych konfliktów w harmonogramie.
1. Wdrożenie narzędzi i technik zarządzania czasem
Punktualność i metodyczność w wykonywaniu zadań pomoże uniknąć konfliktów w harmonogramie.
Organizując swój czas, pamiętaj o zablokowaniu kalendarza na spotkania i terminy w ten sam sposób, w jaki robisz to dla zadań i czasu skupienia. W ten sposób będziesz już wiedzieć, kiedy wymagana jest Twoja całkowita dyspozycyjność.
Korzystając z narzędzia do śledzenia czasu pracy, będziesz bardziej zorganizowany w swoim dniu pracy, wykonasz wszystko na czas i nigdy nie przegapisz żadnego spotkania.
- Bezpłatne pobieranie:
Szablon planera zarządzania czasem
Szablon dziennego blokowania czasu
Śledź czas bez wysiłku, używając Timeular
Kontroluj swój czas i minimalizuj konflikty w harmonogramie.
2. Korzystanie z oprogramowania do planowania
Może to oznaczać korzystanie z aplikacji do planowania (np. planera lub agendy), zarówno cyfrowej, jak i analogowej. Jeśli zarządzasz tylko swoim harmonogramem, znalezienie narzędzia, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, jest zwykle wystarczające. Jeśli jednak zarządzasz zespołem, dedykowane oprogramowanie jest niezbędne.
Tego typu oprogramowanie automatyzuje rezerwacje i dostępność, informując wszystkich, kto jest dostępny, a kto nie. Świetnie nadaje się również do zarządzania pracą zmianową i obsługi zapytań o spotkania. Jeśli cały zespół ma dostęp do tego programu, może w razie potrzeby zmieniać przedziały czasowe między sobą. Zachęcaj ludzi do korzystania z tych narzędzi.
Jeśli Ty lub Twój zespół nie chcecie korzystać z narzędzi, proponujemy darmowy szablon harmonogramu pracy.
3. Promowanie skutecznej komunikacji
Zachęcaj do proaktywnej komunikacji, dawania i otrzymywania informacji zwrotnych oraz przejrzystości pracy w zespole, aby ograniczyć problemy pojawiające się w ostatniej chwili lub inne konflikty harmonogramu.
Jasna komunikacja pomaga uniknąć typowych błędów, takich jak podwójne rezerwacje i inne. Zapewnienie kanałów komunikacji w celu omówienia harmonogramów między sobą jest również znaczącym plusem.
Przeczytaj nasz post o tym , jak poprawić komunikację w zespole.
4. Bądź dokładny w planowaniu
Konflikty w harmonogramie są nieuniknione w firmach zatrudniających pracowników godzinowych. Najlepsze praktyki planowania i szybkie zarządzanie konfliktami zaowocują mniejszą liczbą problemów, ale fundamentalne znaczenie ma również organizacja i dokładne planowanie harmonogramu od samego początku.
Ustanowienie zorganizowanego procesu planowania harmonogramu i systemu dla członków zespołu w celu potwierdzenia przydzielonej pracy i informowania o wszelkich zmianach w planach.
Wnioski
Ludzie popełniają błędy, a konflikty w harmonogramie są ich częścią. Ważną rzeczą jest, aby nie szukać wymówek i nie obwiniać nikogo za błąd. To nie naprawi ani nie rozwiąże sytuacji i może zaszkodzić przyszłym relacjom biznesowym.
W takiej sytuacji należy komunikować się ze wszystkimi zaangażowanymi stronami i zawsze zachowywać uprzejmość i szacunek, wyjaśniając okoliczności, które doprowadziły do konfliktu harmonogramu. Przeproś za niedogodności, ale nie wyjaśniaj zbyt wiele. Może to przynieść odwrotny skutek i świadczyć o nieprofesjonalizmie. Okaż empatię, a wszystko się ułoży.
Możesz być zainteresowany: