Come gestire i conflitti di programmazione?
I conflitti di programmazione sono più comuni di quanto si pensi. Anche se tutti puntano all'efficienza di una perfetta programmazione di tutti gli impegni di un team, di un'azienda o di un'agenda individuale, a volte i conflitti sono inevitabili.
Esistono modi per ribaltare a proprio favore i problemi di programmazione e valutare rapidamente le diverse cause.
Continuate a leggere e scoprite come gestire i conflitti di programmazione una volta per tutte.
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Cosa sono i conflitti di programmazione?
I conflitti di programmazione si verificano quando ci sono due o più compiti e/o eventi che si sta cercando di gestire contemporaneamente. Probabilmente, entrambi richiedono tempo e attenzione. Possiamo anche considerare, con questa definizione, due doppi turni, compiti o agende attribuiti alla stessa persona.
Purtroppo non è possibile essere in due posti o lavorare a due compiti diversi contemporaneamente, quindi i conflitti di programmazione devono essere gestiti. Dobbiamo sottolineare che il multitasking non è positivo per la produttività. Questa gestione può consistere nel cambiare il programma o nel chiedere un aiuto, sia esso umano o materiale.
Tipi comuni di conflitti di programmazione
- Doppia prenotazione: può verificarsi quando due attività/eventi/riunioni vengono prenotate nella stessa fascia oraria;
- Eventi che si sovrappongono: la fine di un evento si sovrappone all'inizio di un altro;
- Membri del team non disponibili: questo può accadere quando, ad esempio, un membro del team viene invitato a partecipare a qualcosa, ma è assente per lavoro, per motivi personali o magari per lavorare da casa. Quando la comunicazione non funziona;
- Agenda non disponibile: si verifica quando un lavoro, un'attività o un evento sensibile al tempo viene programmato in una fascia oraria già dedicata ad altre attività. Questo può portare qualcuno a dover decidere quale compito è più importante o a lasciarne uno incompleto;
- Problemi dell'ultimo minuto: il vostro calendario deve essere rimescolato a causa di un evento inaspettato (giorno di malattia, problemi di traffico, emergenze familiari, ecc.)
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Come gestire i conflitti di programmazione in 6 passi
Preparazione e anticipazione sono le parole chiave da tenere a mente quando si gestiscono i problemi di pianificazione. Il modo migliore per affrontare i problemi di pianificazione del lavoro è disporre di un sistema o di un processo per gestirli non appena si presentano.
Prendete nota di alcuni passaggi/tipi che potete implementare in questo sistema:
- Non fatevi prendere dal panico: questo è esattamente il motivo per cui avete progettato questo processo di risposta. Fate alcuni respiri tranquillizzanti per entrare in uno stato d'animo migliore e, se siete alla guida di un team, ricordate che c'è una squadra che guarda verso l'alto e aspetta una guida. In uno stato d'animo più calmo, penserete e comunicherete più chiaramente e valuterete tutte le opzioni disponibili;
- Assicuratevi di avere tutte le informazioni: l'agenda e il calendario o un programma centralizzato per i dipendenti che potete controllare e modificare. Potreste prendere in considerazione un software di pianificazione, un'agenda o un calendario, a seconda delle esigenze vostre o dei vostri team. L'uso di questi strumenti e la rappresentazione visiva degli orari vi aiuteranno a giustificare i conflitti di orario e a evitarli in futuro;
- Suggerite fasce orarie diverse: A volte la flessibilità è tutto ciò che serve per risolvere i problemi di programmazione. Cercate di riprogrammare l'evento, la telefonata o la riunione in conflitto. Cercate di dare diverse fasce orarie per permettere al cliente di scegliere quella più conveniente. E non dimenticate di scusarvi per la confusione, tenendo presente che non può accadere spesso;
- Riprogrammare le attività non urgenti: Riorganizzare alcuni impegni meno urgenti nella vostra agenda o nel vostro programma per risolvere un conflitto di compiti potrebbe essere una buona soluzione. Se il conflitto di programma coinvolge clienti o persone esterne all'organizzazione, queste potrebbero essere disposte a lavorare con le date riprogrammate. Assicuratevi di avvertirli;
- Tenete a mente i back-up: I back-up sono fondamentali per combattere gli effetti dannosi dei conflitti di programmazione. Se siete a capo di un team, tenete un elenco di persone che possono svolgere ogni compito o fornire ogni servizio secondo gli standard richiesti. In questo modo, se si verifica un conflitto di programmazione, ci saranno diverse opzioni a cui rivolgersi rapidamente per colmare la lacuna;
- Imparate dai vostri errori per evitare frustrazioni future: Ogni volta che si verifica un conflitto, si impara una nuova lezione. Se questo tipo di problemi si verifica spesso, è il momento di rivedere le vostre capacità di gestione del tempo. Se continuate a riprogrammare i piani, soprattutto con i clienti o i partner, il vostro team o la vostra azienda ne risentono. È un segno di scarsa professionalità. Assicuratevi che le soluzioni migliori siano incorporate e che i piani e i processi di backup siano disponibili per essere controllati da tutti.
SUGGERIMENTO: evitate i conflitti di programmazione utilizzando le tecniche che trovate nei migliori libri per la gestione del tempo.
Suggerimenti per evitare conflitti di programmazione
La prevenzione è il modo migliore per evitare che si verifichino conflitti di programma o di calendario.
Esaminiamo alcuni processi e passaggi che possono essere impostati per evitare i più comuni conflitti di pianificazione.
1. Mettere in atto strumenti e tecniche di gestione del tempo
Essere puntuali e metodici nello svolgimento dei compiti vi aiuterà a evitare conflitti di programmazione.
Quando organizzate il vostro tempo, assicuratevi di bloccare il calendario per le riunioni e gli appuntamenti nello stesso modo in cui lo fate per i compiti e il tempo di concentrazione. In questo modo, sapete già quando è richiesta la vostra totale disponibilità.
Utilizzando un time tracker, sarete più organizzati nella vostra giornata lavorativa, completerete tutto in tempo e non mancherete mai un appuntamento.
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2. Utilizzare un software di programmazione
Questo può significare l'utilizzo di un'applicazione di pianificazione (ad esempio, un planner o un'agenda), sia essa digitale o analogica. Quando si tratta di gestire solo la propria agenda, di solito è sufficiente trovare lo strumento più adatto alle proprie esigenze. Ma se gestite un team, un software dedicato è essenziale.
Questi tipi di software automatizzano le prenotazioni e le disponibilità, consentendo a tutti di sapere chi è disponibile e chi no. È ottimo anche per gestire i turni di lavoro e le richieste di riunioni. Se l'intero team ha accesso a questo programma, può riorganizzare le fasce orarie tra di loro, se necessario. Incoraggiate le persone a utilizzare questi strumenti.
Se voi o il vostro team non volete utilizzare strumenti, vi suggeriamo un modello di programma di lavoro gratuito.
3. Promuovere una comunicazione efficace
Continuate a incoraggiare la comunicazione proattiva, a dare e ricevere feedback e a lavorare con trasparenza nel vostro team per limitare i problemi dell'ultimo minuto o altri conflitti di programma.
Una comunicazione chiara aiuta a evitare errori comuni come la doppia prenotazione e altri. Anche fornire canali di comunicazione per discutere gli orari tra di loro è un vantaggio significativo.
Leggete il nostro post su come migliorare la comunicazione di gruppo.
4. Pianificazione accurata
I conflitti di orario sono inevitabili nelle aziende con dipendenti a ore. Le migliori pratiche di pianificazione e la gestione rapida dei conflitti ridurranno i problemi, ma è anche fondamentale essere organizzati e accurati nella pianificazione degli orari fin dall'inizio.
Stabilire un processo di pianificazione organizzato e un sistema che consenta ai membri del team di confermare il lavoro assegnato e di comunicare qualsiasi cambiamento nei piani.
Conclusione
Gli esseri umani commettono errori e i conflitti di programmazione ne fanno parte. L'importante è cercare di non trovare scuse o incolpare qualcuno per l'errore. In questo modo non si correggerà né si risolverà la situazione e si rischia di danneggiare i rapporti commerciali futuri.
In una situazione del genere, comunicate con tutte le parti interessate e siate sempre cortesi e rispettosi mentre spiegate le circostanze che hanno portato al conflitto di programma. Scusatevi per l'inconveniente, ma non date troppe spiegazioni. Questo può ritorcersi contro e dare prova di scarsa professionalità. Mostratevi empatici e tutto si risolverà.
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