Hvordan håndtere planleggingskonflikter?
Planleggingskonflikter er vanligere enn folk tror. Selv om alle har som mål å planlegge alle forpliktelser i et team, en bedrift eller en enkeltperson så effektivt som mulig, er det av og til uunngåelig at det oppstår konflikter.
Det finnes måter å snu planleggingsproblemer til din fordel og raskt vurdere ulike årsaker til disse.
Les videre og lær hvordan du kan håndtere planleggingskonflikter en gang for alle.
Hold kontroll på tiden din og minimer planleggingskonflikter
Tidssporing hjelper tusenvis av team med å planlegge og estimere tiden sin nøyaktig
Hva er planleggingskonflikter?
Planleggingskonflikter oppstår når det er to eller flere oppgaver og/eller hendelser du prøver å håndtere samtidig. Sannsynligvis krever de begge tid og oppmerksomhet. Vi kan også se på to doble skift, oppgaver eller agendaer som er tillagt samme person.
Dessverre er det ikke mulig å være på to steder eller jobbe med to forskjellige oppgaver samtidig, så planleggingskonflikter krever en viss styring. Vi må understreke at multitasking ikke er bra for produktiviteten. Denne håndteringen kan bestå i å endre tidsplanen eller be om en eller annen form for hjelp, enten det er menneskelig eller materiell.
Vanlige typer planleggingskonflikter
- Dobbeltbooking: Dette kan skje når to oppgaver/arrangementer/møter er booket i samme tidsluke;
- Overlappende hendelser: Slutten på en hendelse overlapper med begynnelsen på en annen;
- Utilgjengelige teammedlemmer: Dette kan for eksempel skje når et teammedlem er invitert til noe, men er bortreist på jobbreise, på fritiden eller kanskje jobber hjemmefra. Når kommunikasjonen svikter;
- Utilgjengelig agenda: Dette skjer når en tidssensitiv jobb, oppgave eller hendelse er planlagt på et tidspunkt som allerede er avsatt til andre oppgaver. Dette kan føre til at noen må bestemme seg for hvilken oppgave som er viktigst, eller at en oppgave ikke blir fullført;
- Problemer i siste liten: Kalenderen din må legges om på grunn av en uventet hendelse (sykdomsdag, trafikkork, nødssituasjoner i familien osv.).
Gratis e-bok: Hvordan styre tiden din på best mulig måte
Lær de beste teknikkene for tidsstyring for deg og teamet ditt
Slik håndterer du planleggingskonflikter i 6 trinn
Forberedelse og forutseenhet er nøkkelordene når man skal håndtere problemer med arbeidsplanleggingen. Den beste måten å møte arbeidsplanproblemer på er å ha et system eller en prosess på plass for å håndtere dem så snart de dukker opp.
Legg merke til noen trinn/tips du kan implementere i dette systemet:
- Ikke få panikk: Det er nettopp derfor du har utviklet denne responsprosessen. Ta noen rolige åndedrag for å komme i bedre humør, og hvis du leder et team, må du huske at det er et team som ser opp til deg og venter på veiledning. I en roligere sinnstilstand vil du tenke og kommunisere klarere og vurdere alle tilgjengelige alternativer;
- Sørg for at du har all informasjonen: agendaen og kalenderen din eller en sentralisert timeplan for de ansatte som du kan sjekke og redigere. Det kan være lurt å vurdere planleggingsprogramvare, agendaer eller kalendere, avhengig av dine eller teamets behov. Ved å bruke disse verktøyene og ha en visuell fremstilling av timeplanene kan du lettere rettferdiggjøre og unngå konflikter i fremtiden;
- Foreslå forskjellige tidsluker: Noen ganger er fleksibilitet alt som trengs for å løse problemer med timeplanen. Prøv å flytte det aktuelle arrangementet, samtalen eller møtet. Prøv å tilby ulike tidsluker, slik at de kan velge den som passer best. Og ikke glem å be om unnskyldning for forvirringen, men husk at dette ikke kan skje ofte;
- Planlegg om ikke-presserende oppgaver: Det kan være en god løsning å omorganisere noen mindre presserende forpliktelser i agendaen eller timeplanen for å løse en oppgavekonflikt. Hvis konflikten involverer kunder eller personer utenfor organisasjonen, kan det hende at de er villige til å godta de nye datoene. Sørg for å gi dem beskjed;
- Ha reserveløsninger i bakhodet: Reserveløsninger er avgjørende for å motvirke skadevirkningene av planleggingskonflikter. Hvis du leder et team, bør du ha en liste over personer som kan utføre hver oppgave eller levere hver tjeneste til ønsket standard. På denne måten har du flere alternativer du raskt kan ty til for å fylle tomrommet hvis det oppstår en konflikt i planleggingen;
- Lær av feilene dine for å unngå fremtidige frustrasjoner: For hver konflikt som oppstår, lærer du noe nytt. Hvis slike problemer oppstår ofte, er det på tide å se på tidsstyringsferdighetene dine. Hvis du stadig må legge om planer, spesielt med kunder eller samarbeidspartnere, går det ut over teamet/bedriften din. Det er et tegn på uprofesjonalitet. Sørg for at de beste løsningene er innarbeidet, og at backup-planer og -prosesser er tilgjengelige for alle.
TIPS: Unngå planleggingskonflikter ved å bruke teknikker som du finner i de beste bøkene om tidsstyring.
Tips for å unngå konflikter i planleggingen
Forebygging er den beste måten å unngå at slike konflikter oppstår.
La oss se nærmere på noen prosesser og trinn som kan settes opp for å unngå vanlige planleggingskonflikter.
1. Få på plass verktøy og teknikker for tidsstyring
Hvis du er punktlig og metodisk med oppgavene dine, unngår du konflikter i planleggingen.
Når du organiserer tiden din, må du sørge for å blokkere kalenderen for møter og avtaler på samme måte som du gjør det for oppgaver og fokustid. På denne måten vet du allerede når du må være helt tilgjengelig.
Ved å bruke en tidsregistrering vil du være mer organisert i løpet av arbeidsdagen, fullføre alt i tide og aldri gå glipp av en avtale.
- Gratis nedlasting:
Mal for tidsstyringsplanlegger
Mal for daglig tidsblokkering
Spor tid uten anstrengelse ved hjelp av Timeular
Hold kontroll på tiden din og minimer planleggingskonflikter
2. Bruk programvare for planlegging
Dette kan innebære å bruke en planleggingsapp (f.eks. en planlegger eller agenda), enten den er digital eller analog. Når du bare administrerer timeplanen din, er det som regel nok å finne det verktøyet som passer best til dine behov. Men hvis du leder et team, er det viktig med dedikert programvare.
Denne typen programvare automatiserer bestillinger og tilgjengelighet, slik at alle vet hvem som er tilgjengelige og hvem som ikke er det. Det er også perfekt for å administrere skiftarbeid og håndtere møteforespørsler. Hvis hele teamet har tilgang til dette programmet, kan de omorganisere tidsluker seg imellom ved behov. Oppmuntre folk til å bruke disse verktøyene.
Hvis du eller teamet ditt ikke ønsker å bruke verktøy, foreslår vi en gratis mal for arbeidsplan.
3. Fremme effektiv kommunikasjon
Fortsett å oppmuntre til proaktiv kommunikasjon, til å gi og motta tilbakemeldinger og til å jobbe med åpenhet i teamet for å begrense problemer i siste liten eller andre tidskollisjoner.
Tydelig kommunikasjon bidrar til å unngå vanlige feil som dobbeltbooking og annet. Det er også et stort pluss at det finnes kommunikasjonskanaler der man kan diskutere timeplaner seg imellom.
Les innlegget vårt om hvordan du kan forbedre teamkommunikasjonen.
4. Vær grundig i planleggingen
I bedrifter med timeansatte er det uunngåelig at det oppstår konflikter i planleggingen. Best mulig planleggingspraksis og rask håndtering av konflikter vil føre til færre problemer, men det er også viktig å være organisert og grundig i planleggingen fra starten av.
Etabler en organisert tidsplanleggingsprosess og et system der teammedlemmene kan bekrefte tildelte arbeidsoppgaver og kommunisere eventuelle endringer i planene.
Konklusjon
Mennesker gjør feil, og planleggingskonflikter er en del av dem. Det viktige her er å ikke prøve å unnskylde seg eller legge skylden for feilen på noen. Dette vil ikke rette opp eller løse situasjonen, og det kan skade fremtidige forretningsrelasjoner.
I en slik situasjon bør du kommunisere med alle involverte parter og alltid være høflig og respektfull mens du forklarer omstendighetene som førte til at det oppstod en konflikt. Be om unnskyldning for uleiligheten, men ikke overforklar. Det kan slå tilbake og virke uprofesjonelt. Vis empati, så vil alt ordne seg.
Du er kanskje interessert i: