Jak sprawić, by pracownicy rejestrowali czas pracy?
Rejestracja czasu jest istotną częścią każdej działalności. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz globalną firmę, zarządzasz projektem, czy jesteś właścicielem małej firmy.
Dokładne śledzenie czasu pomaga śledzić, ile czasu poświęcasz na każde zadanie. Pozwala Ci to dokładnie rozliczać klientów . Nie będzie już więcej niezapłaconych godzin pracy.
Pomimo jego znaczenia, wiele firm nadal ma problemy z tym, aby ich pracownicy śledzili swój czas. Jeśli jesteś właścicielem firmy, kierownikiem projektu lub liderem zespołu i nie znajdujesz odpowiedzi na pytanie „ Jak sprawić, aby pracownicy śledzili swój czas ?”, jesteśmy z Tobą.
W tym blogu omówimy 7 kroków, które pomogą Ci sprawić, by Twoi pracownicy śledzili swój czas !
Jak sprawić, by pracownicy śledzili czas pracy w 7 krokach
1. Wyjaśnij korzyści
Pierwszym krokiem do skłonienia pracowników do śledzenia czasu jest wyjaśnienie im , czym jest śledzenie czasu i jakie przynosi korzyści
Rejestracja czasu pracy pomaga firmom oszczędzać pieniądze, zwiększać produktywność i poprawiać dokładność rozliczania godzin pracy.
Najpierw wyjaśnij, w jaki sposób śledzenie czasu pomoże firmie jako całości. Następnie upewnij się, że Twój zespół rozumie, w jaki sposób przyniesie to korzyści konkretnie im.
2. Ułatw śledzenie czasu
Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy mogli śledzić swój czas, musisz im to ułatwić.
Istnieje kilka sposobów, aby to zrobić, na przykład korzystając z internetowego szablonu arkusza czasu pracy lub inwestując w oprogramowanie do śledzenia czasu, takie jak Timeular .
Dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu nie musisz przełączać się między aplikacjami, aby zmienić swoje dzienniki; wystarczy rzucić kostką. Tak, Timeular ma kostkę do śledzenia czasu , która wszystko ułatwia. Najlepsze jest to, że aplikacja działa na Windows, Mac, Linux, iOS i Android.
Upewnij się, że system, którego używasz, jest przyjazny dla użytkownika i łatwy do zrozumienia. W przeciwnym razie śledzenie czasu będzie zarówno wąskim gardłem, jak i bólem głowy.
Bez wysiłku śledź czas z całym zespołem. Dzięki Timeular , Twoi pracownicy w końcu mogą cieszyć się śledzeniem czasu pracy!
„Wszyscy uwielbiamy korzystać z Timeular . Jest naprawdę łatwy w użyciu i przejrzysty, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie śledziłeś czasu. Naprawdę lubimy go używać i jest bardzo pomocny.” – Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood
3. Wyjaśnij pracownikom, co z tego dla nich wyniknie
Wielu pracowników waha się przed śledzeniem swojego czasu, ponieważ uważają, że jest to sposób, w jaki firma może ich kontrolować. Często martwią się o mikromanagement.
Wyjaśnij pracownikom, jak śledzenie ich czasu może im pomóc. Na przykład, powiedz im, że będą mogli zobaczyć, ile czasu spędzają na każdym zadaniu i projekcie.
Informacje te mogą pomóc im efektywniej zarządzać czasem . Na przykład ta technika może pomóc Twoim pracownikom, zwłaszcza pracownikom zdalnym, żyć bardziej zrównoważonym życiem
Jednocześnie tego typu analiza danych może pomóc w uzasadnieniu potrzeby dodania nowych członków do zespołu lub zakupu narzędzia automatyzującego zadanie.
4. Daj dobry przykład
Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy zaczęli monitorować swój czas, daj im dobry przykład i zacznij monitorować swój własny czas.
Pokaże to Twoim pracownikom, że poważnie podchodzisz do kwestii rejestrowania czasu pracy, a także pomoże im zrozumieć, jak to działa.
Gdy zaczniesz śledzić swój własny czas, zorganizuj spotkanie zespołu, aby wyjaśnić system wszystkim. Daj pracownikom szansę na zadawanie pytań i omówienie wszelkich wątpliwości, jakie mogą mieć.
Upewnij się, że wszyscy są na pokładzie systemu, zanim przejdziesz dalej. Gdy wszyscy zrozumieją, jak działa śledzenie czasu, kluczowe jest ustalenie pewnych wytycznych i oczekiwań:
- Jak często chcesz, aby pracownicy monitorowali swój czas?
- Jakie są główne cele: zwiększenie produktywności? Znajdowanie wąskich gardeł? Dokładne rozliczanie?
5. Nagradzaj swoich pracowników
Niewielka zachęta może okazać się bardzo pomocna w zachęceniu pracowników do śledzenia swojego czasu.
Na przykład możesz zaoferować premię pracownikom, którzy codziennie przez miesiąc śledzą swój czas. Pokaże to Twoim pracownikom, że jesteś oddany systemowi i zachęci ich do częstszego korzystania z niego.
Możesz też przyznać nagrody pracownikom, którzy najdokładniej śledzą czas pracy.
Tego typu zachęty pomogą Twoim pracownikom zrozumieć, jak ważne jest śledzenie czasu pracy, i zmotywują ich do regularnego korzystania z systemu.
Kiedy mówimy o premiach lub nagrodach, nie muszą to być pieniądze. Jeśli się nad tym zastanowisz, znajdziesz kilka alternatyw, takich jak uznanie zespołu, subskrypcje Spotify lub Netflix, skrócone godziny pracy w piątki, karnety na siłownię itp.
6. Świętuj osiągnięcia zespołu
Gdy Twój zespół zacznie śledzić swój czas, zobaczysz niesamowite rezultaty.
Na przykład możesz odkryć, że Twój zespół jest bardziej produktywny, niż myślałeś. Albo możesz odkryć, że niektóre projekty zajmują więcej czasu, niż oczekiwano.
Możesz zorganizować spotkanie zespołu, aby omówić wyniki monitorowania czasu pracy, tak aby pracownicy zobaczyli, jak ważne jest monitorowanie czasu.
Ważne jest, aby świętować te osiągnięcia jako zespół. To pokaże, że jesteś oddany systemowi i zachęci ich do częstszego korzystania z niego.
7. Poproś o opinię
Zanim wdrożysz system śledzenia czasu, wysłuchaj ich myśli, pomysłów i obaw.
Ta informacja zwrotna powinna być kontynuowana po wdrożeniu systemu śledzenia czasu. Dowiedz się, co Twoi pracownicy sądzą o śledzeniu czasu i co im się podoba, a co nie w tym systemie.
Użyj tej informacji zwrotnej, aby ulepszyć proces i uczynić go przyjemniejszym dla wszystkich. Bądź elastyczny w metodach śledzenia czasu, ponieważ nie ma jednego rozwiązania pasującego do wszystkich, jeśli chodzi o śledzenie czasu.
To, co działa w jednej firmie, może nie działać w innej. A to, co działa w jednym zespole, może nie działać w innym zespole w tej samej firmie. Dlatego ważne jest, aby być elastycznym.
Dlaczego pracownicy są niechętni śledzeniu czasu pracy?
Istnieje kilka powodów, dla których pracownicy mogą być niechętni śledzeniu czasu pracy:
- Mają wrażenie, że są kontrolowani.
- Nie rozumieją, jakie korzyści może im przynieść śledzenie czasu.
- Uważają, że to strata czasu.
- Rejestrowanie godzin jest uciążliwe
Jeśli więc zastanawiasz się, jak sprawić, by pracownicy rejestrowali czas pracy, musisz zająć się tymi kwestiami bezpośrednio.
Jak wspomnieliśmy, wyjaśnij im, jak ważne może być śledzenie czasu i jak przynosi korzyści im, a także firmie. I upewnij się, że system, którego używasz, jest przyjazny dla użytkownika.
Wnioski
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zachęcić pracowników do rejestrowania czasu pracy, wykonaj poniższe siedem kroków.
Daj przykład, ustal wytyczne, poproś o opinię i spraw, aby było to satysfakcjonujące doświadczenie. Pomoże Ci to przekonać pracowników do śledzenia czasu.
Ostatecznie wszyscy zyskają wiele dzięki wdrożeniu śledzenia czasu, ponieważ Ty i Twoi pracownicy będziecie bardziej produktywni i będziecie mieć pełną kontrolę nad wszystkim .
Możesz być zainteresowany: