Comment inciter les employés à suivre leur temps ?
Le suivi du temps est un élément essentiel de toute entreprise. Peu importe que vous soyez à la tête d'une entreprise internationale, que vous gériez un projet ou que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise.
Un suivi précis du temps vous permet de savoir combien de temps est consacré à chaque tâche. Il vous permet de facturer vos clients avec précision. Il n'y aura plus d'heures de travail non rémunérées.
Malgré son importance, de nombreuses entreprises éprouvent encore des difficultés à inciter leurs employés à effectuer le suivi de leur temps. Si vous êtes un chef d'entreprise, un chef de projet ou un chef d'équipe et que vous ne trouvez pas de réponse à la question "Comment faire en sorte que les employés fassent le suivi de leur temps", nous sommes là pour vous aider.
Dans ce blog, nous discutons de 7 étapes qui vous aideront à amener vos employés à suivre leur temps!
Comment amener les employés à suivre leurs heures de travail en 7 étapes
1. Expliquer les avantages
La première étape pour inciter vos employés à suivre leur temps est de leur expliquer ce qu'est le suivi du temps et quels en sont les avantages
Le suivi du temps permet aux entreprises d'économiser de l'argent, d'augmenter leur productivité et d'améliorer l'exactitude de la facturation des heures.
Expliquez d'abord comment le suivi du temps aidera l'entreprise dans son ensemble. Veillez ensuite à ce que votre équipe comprenne les avantages qu'elle en retirera.
2. Faciliter le suivi du temps
Si vous voulez que vos employés suivent leur temps, vous devez leur faciliter la tâche.
Il existe plusieurs façons de procéder, par exemple en utilisant un modèle de feuille de temps en ligne ou en investissant dans un logiciel de suivi du temps comme Timeular.
Avec un logiciel de suivi du temps, vous n'avez pas besoin de passer d'une application à l'autre pour modifier vos relevés ; il vous suffit de jeter les dés. Oui, Timeular dispose d'un cube de suivi du temps qui facilite tout. Le plus intéressant est que l'application fonctionne sur Windows, Mac, Linux, iOS et Android.
Veillez à ce que le système que vous utilisez soit convivial et facile à comprendre. Sinon, le suivi du temps sera à la fois un goulot d'étranglement et un casse-tête.
Suivez sans effort le temps de toute votre équipe. Avec Timeular, vos employés apprécient enfin le suivi du temps !
"Nous aimons tous utiliser Timeular. Il est vraiment facile à utiliser et simple, surtout si vous n'avez jamais fait de suivi du temps auparavant. Nous aimons vraiment l'utiliser et il nous est très utile." - Eva Lightfoot, Chargée de clientèle senior, Harpswood
3. Expliquer aux salariés ce qu'ils y gagnent
De nombreux salariés hésitent à suivre leur temps parce qu'ils ont l'impression que c'est un moyen pour l'entreprise de les surveiller. Ils s'inquiètent souvent de la microgestion.
Expliquez aux employés en quoi le suivi de leur temps peut leur être bénéfique. Par exemple, faites-leur savoir qu'ils pourront voir combien de temps ils consacrent à chaque tâche et à chaque projet.
Ces informations peuvent les aider à gérer leur temps plus efficacement. Par exemple, cette technique peut aider vos employés, en particulier les travailleurs à distance, à mener une vie plus équilibrée.
En même temps, ce type d'analyse des données peut aider à justifier la nécessité d'ajouter de nouveaux membres à une équipe ou d'acheter un outil qui automatise une tâche.
4. Montrer l'exemple
Si vous voulez que vos employés commencent à suivre leur temps, montrez l'exemple et commencez par suivre votre propre temps.
Cela montrera à vos employés que vous prenez au sérieux l'importance du suivi du temps et les aidera à en comprendre le fonctionnement.
Une fois que vous avez commencé à suivre votre propre temps, organisez une réunion d'équipe pour expliquer le système à tout le monde. Donnez aux employés la possibilité de poser des questions et d'exprimer leurs préoccupations.
Assurez-vous que tout le monde est d'accord avec le système avant d'aller de l'avant. Une fois que tout le monde a compris le fonctionnement du suivi du temps, il est essentiel de définir des lignes directrices et des attentes :
- À quelle fréquence voulez-vous que les employés fassent le suivi de leur temps ?
- Quels sont les principaux objectifs : augmenter la productivité ? Trouver les goulets d'étranglement ? Facturation précise ?
5. Récompensez vos employés
Une petite incitation peut s'avérer très utile pour inciter les employés à suivre leur temps.
Par exemple, vous pourriez offrir une prime aux employés qui suivent leur temps chaque jour pendant un mois. Vous montrerez ainsi à vos employés que vous êtes attaché au système et vous les encouragerez à l'utiliser plus souvent.
Vous pouvez également décerner des prix à l'employé dont le suivi du temps est le plus précis.
Ces incitations aideront vos employés à comprendre l'importance du suivi du temps et les motiveront à utiliser le système régulièrement.
Lorsque nous parlons de primes ou de prix, il ne s'agit pas nécessairement d'argent. Si vous y réfléchissez, vous trouverez plusieurs alternatives, telles que la reconnaissance de l'équipe, des abonnements à Spotify ou Netflix, des heures de travail réduites le vendredi, des abonnements à une salle de sport, etc.
6. Célébrer les réalisations de l'équipe
Lorsque votre équipe commencera à suivre son temps, vous obtiendrez des résultats étonnants.
Par exemple, vous pouvez constater que votre équipe est plus productive que vous ne le pensiez. Ou encore que certains projets prennent plus de temps que prévu.
Vous pouvez organiser une réunion d'équipe pour discuter des résultats du suivi du temps afin que vos employés comprennent l'importance du suivi du temps.
Il est essentiel de célébrer ces réalisations en équipe. Vous montrerez ainsi que vous êtes dévoués au système et vous les encouragerez à l'utiliser plus fréquemment.
7. Demander un retour d'information
Avant de mettre en place un système de suivi du temps de travail, écoutez leurs pensées, leurs idées et leurs préoccupations.
Ce retour d'information doit se poursuivre après la mise en place d'un système de suivi du temps. Découvrez ce que vos employés pensent du suivi du temps, ce qu'ils aiment et ce qu'ils n'aiment pas dans le système.
Utilisez ce retour d'information pour améliorer le processus et le rendre plus agréable pour tout le monde. Faites preuve de souplesse en ce qui concerne les méthodes de suivi du temps, car il n'existe pas de solution unique en la matière.
Ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour une autre. Et ce qui fonctionne pour une équipe peut ne pas fonctionner pour une autre équipe au sein de la même entreprise. C'est pourquoi il est important d'être flexible.
Pourquoi les employés résistent-ils au suivi du temps ?
Il y a quelques raisons pour lesquelles les employés peuvent résister au suivi du temps :
- Ils ont l'impression d'être soumis à une microgestion.
- Ils ne comprennent pas comment le suivi du temps peut leur être bénéfique.
- Ils pensent que c'est une perte de temps.
- L'enregistrement des heures est une corvée
Par conséquent, si vous vous demandez comment inciter vos employés à suivre leurs heures de travail, vous devez aborder ces questions de front.
Comme nous l'avons mentionné, expliquez-leur l'importance du suivi du temps et les avantages qu'il présente pour eux et pour l'entreprise. Veillez également à ce que le système que vous utilisez soit convivial.
Conclusion
Si vous voulez savoir comment amener vos employés à suivre leur temps, suivez ces sept étapes.
Montrez l'exemple, établissez des lignes directrices, demandez un retour d'information et faites en sorte que l'expérience soit gratifiante. Cela vous aidera à convaincre vos employés de commencer à suivre leur temps.
En fin de compte, tout le monde sera gagnant avec la mise en œuvre du suivi du temps parce que vous et votre employé serez plus productifs et garderez la maîtrise des choses.
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