Produktywność biznesowa odkryta na nowo: Sposoby na utrzymanie przewagi

Produktywność biznesowa jest niezmiennie na szczycie listy priorytetów każdego lidera biznesu i nie tylko. Nic dziwnego, że tak się dzieje.

Dane pokazują, że brak zaangażowania pracowników może kosztować średniej wielkości firmy S&P od 228 do 355 milionów dolarów rocznie w postaci zmarnowanej produktywności. (Badanie McKinsey, do którego link znajduje się na dole artykułu). Dlatego też przyjrzyjmy się kilku praktycznym i sprawdzonym metodom, które liderzy biznesowi mogą wykorzystać do poprawy produktywności.

W tym artykule dowiesz się:

• Poznaj krytyczne wskaźniki pozwalające ocenić i zwiększyć produktywność firmy;

• Dowiedz się, w jaki sposób cyfryzacja doprowadziła do najwyższej produktywności w czterech sektorach biznesowych w USA w latach 1989-2019;

• Dowiedz się, jak proste narzędzie do śledzenia produktywności może wpłynąć na wiele procesów biznesowych i zwiększyć produktywność ;

• Uzyskaj wgląd w niekonwencjonalne sposoby zwiększania produktywności, od płaskich struktur po grywalizację.

Czym jest produktywność biznesowa?

Wydajność jest miarą produkcji firmy w stosunku do nakładów.

Makroekonomia wyjaśnia, że produktywność biznesowa mierzy, jak skutecznie firma przekształca nakłady, takie jak kapitał i praca, w produkty wyjściowe, takie jak produkty lub usługi. Równanie to jest wartością wytworzonych usług i produktów podzieloną przez ilość pracy i kapitału wykorzystanego do ich produkcji.

Dlatego też głównymi wskaźnikami mierzonymi przez firmy podczas oceny produktywności biznesowej są produktywność kapitału i produktywność pracy . Produktywność kapitałowa mierzy kapitał fizyczny, taki jak surowce, koszty energii, sprzęt biurowy, oprogramowanie i narzędzia sprzętowe, podczas gdy produktywność pracy mierzy koszty pracy, godziny pracy i inne.

Ogólnie rzecz biorąc, produktywne firmy są w stanie generować większą wartość przy mniejszym marnotrawstwie i nie chodzi tylko o robienie rzeczy szybko, ale robienie właściwych rzeczy - rzeczy, które faktycznie poruszają igłę dla ich działalności.

Podsumowując, produktywność biznesowa odnosi się do wydajności i skuteczności działań firmy. Chodzi o maksymalizację wyników przy jednoczesnym minimalizowaniu nakładów i robieniu tego w sposób zgodny ze strategicznymi celami organizacji.

Kluczowe wskaźniki do pomiaru produktywności

Aby zmaksymalizować produktywność, istnieje kilka kluczowych wskaźników, które należy ocenić, aby upewnić się, że mierzysz rzeczywisty wpływ na wyniki finansowe.

Oto kilka przykładów:

• Wydajność pracy: Jest to klasyczny wskaźnik produktywności, mierzący wydajność na godzinę pracy. Można ją łatwo obliczyć za pomocą aplikacji do śledzenia czasu pracy.

• Wskaźniki ukończenia projektów: W przypadku pracy opartej na projektach śledzenie odsetka projektów ukończonych na czas i zgodnie z budżetem jest ważnym wskaźnikiem produktywności. Pomaga zidentyfikować wąskie gardła i obszary, w których potrzeba więcej zasobów.

• Całkowita produktywność czynników produkcji (TFP): TFP uwzględnia nie tylko siłę roboczą, ale także inwestycje kapitałowe, takie jak sprzęt i technologia. Jest to bardziej kompleksowa miara tego, jak efektywnie firma wykorzystuje wszystkie swoje zasoby.

• Wartość dodana brutto (WDB): Wartość dodana brutto mierzy całkowitą wartość towarów i usług wyprodukowanych przez firmę pomniejszoną o koszt nakładów pośrednich. Jest to przydatny wskaźnik do oceny ogólnej produktywności i wkładu gospodarczego firmy.

• Przychód na pracownika: Ten wskaźnik ocenia całkowity wygenerowany przychód podzielony przez liczbę pracowników. Jest to dobry sposób na zmierzenie ogólnej produktywności i rentowności pracowników.

• Zadowolenie i zaangażowanie pracowników: Zadowolenie i zaangażowanie pracowników, choć trudniejsze do oszacowania, są kluczowymi czynnikami wpływającymi na produktywność. Wskaźniki takie jak wskaźnik Net Promoter Score (eNPS) i wskaźniki absencji mogą dać ci poczucie, jak zmotywowany i zaangażowany jest twój zespół.

• Wykorzystanie mocy produkcyjnych: Ten wskaźnik mierzy procent całkowitych dostępnych godzin pracy, które są faktycznie wykorzystywane produktywnie, dzięki czemu można zrozumieć, czy personel jest niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywany.

Regularne śledzenie tych wskaźników pozwala uzyskać oparty na danych obraz produktywności zespołu i podejmować świadome decyzje dotyczące tego, na czym należy się skupić w celu poprawy produktywności.

Kluczem do poprawy produktywności jest nie tylko mierzenie produktywności, ale także wykorzystywanie tych pomiarów do ciągłego doskonalenia.

Dlaczego produktywność biznesowa ma znaczenie?

Zanim przejdziemy do szczegółów strategii produktywności, , ważne jest, aby cofnąć się o krok i odpowiedzieć na pytanie, dlaczego produktywność biznesowa w ogóle ma znaczenie i jaki jest jej rzeczywisty wpływ na wyniki finansowe.

Korzyści płynące z wysoce produktywnego biznesu to nic innego jak zmiana gry. Oto kilka korzyści:

• Zwiększona rentowność: Gdy zespół pracuje na pełnych obrotach, można zrobić więcej w krótszym czasie, co przekłada się na niższe koszty i wyższe zyski. Innymi słowy , osiągaszkorzyści skali. To proste równanie, ale zwiększając produktywność, Twoja firma może być lepiej przygotowana do generowania wyższych zysków i naliczania niższych cen przy tych samych zainwestowanych zasobach.

• Przewaga konkurencyjna: Jednym z najszybszych i najlepszych sposobów na wyprzedzenie konkurencji jest szybka adaptacja i wprowadzanie innowacji. Po zwiększeniu produktywności, jesteś na dobrej drodze, aby znaleźć się na szczycie szybciej niż konkurencja.

• Wysoka zwinność i szybkość reakcji: Wydajne firmy często lepiej komunikują się i usprawniają procesy decyzyjne. Dzięki temu liderzy biznesowi i zespoły mogą szybko reagować na zmiany rynkowe, potrzeby klientów lub wewnętrzne wyzwania.

• Zwiększona zdolność do innowacji: Wydajne operacje uwolnią czas i zasoby, które można skierować na badania i rozwój oraz innowacje. W ten sposób napędzasz ciągłe doskonalenie produktów i usług, jednocześnie utrzymując swoją firmę w czołówce branży.

• Zwiększone zaangażowanie pracowników: Gdy produktywność wzrasta dzięki wydajnym procesom i lepszym narzędziom, pracownicy często czują się mniej zestresowani i bardziej zaangażowani. Zwiększa to morale i indywidualną produktywność, co prowadzi do wyższych wskaźników retencji, mniejszej absencji i silniejszej kultury firmy.

Najlepsze strategie zwiększania produktywności

1. Wykorzystanie cyfryzacji i automatyzacji

Badanie McKinsey dotyczące produktywności ujawniło, że zidentyfikowano 70% korelację między wzrostem produktywności a przyjęciem technologii cyfrowych w latach 1989-2019 wśród firm z USA.

Sektory informacyjne, w tym oprogramowania, telekomunikacji i publikacji internetowych, odnotowały najwyższy wzrost produktywności, ze średnim wzrostem o 5,5% od 2005 roku.

Po drugiej stronie spektrum, sektory związane z usługami, takie jak zakwaterowanie i usługi gastronomiczne lub opieka zdrowotna, odnotowały najniższy wzrost produktywności i należą do najmniej produktywnych branż.

Źródło: Rekindling US productivity for a new era, McKinsey.

Wniosek jest prosty: Zacznij dodawać warstwy technologiczne do wszystkich swoich procesów, usprawnij operacje i zautomatyzuj wszystkie straty czasu.

Wdrożenie tylko jednego narzędzia do naszego stosu technologicznego może zaspokoić wiele potrzeb biznesowych. Na przykład, AI time-tracker może wykonać dla Ciebie następujące czynności:

• Automatycznie generuj raporty na temat czasu spędzanego na zadaniach, aby szybko zidentyfikować blokady operacyjne i być na bieżąco z produktywnością pracowników;

• Lepsze zarządzanie alokacją zasobów w oparciu o postępy w realizacji projektów w czasie rzeczywistym;

• Rejestruj rozliczane godziny na wypadek konieczności dokładnego rozliczenia się z klientami lub zidentyfikowania czynników blokujących rentowność;

• Zarządzaj wszystkimi rodzajami czasu wolnego bez dodatkowego narzędzia do śledzenia urlopów;

• Automatyczne generowanie list płac;

• Zrozumienie trendów w produktywności zespołowej i osobistej,

• Bądź na bieżąco ze zdrowiem psychicznym swojego zespołu, śledząc ich godziny nadliczbowe;

Tylko jedno narzędzie może 10-krotnie zwiększyć produktywność firmy

Rejestruj i raportuj wszystkie kwestie związane z czasem i produktywnością bez ciągłego przełączania się między narzędziami dzięki Timeular, najbardziej łatwej i inteligentnej aplikacji do śledzenia czasu.

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

Zasadniczo takie narzędzie określa przyszłość wewnętrznego procesu, identyfikuje, które codzienne zadania pochłaniają najwięcej godzin pracy, rozumie nawyki pracy, rozpoznaje wzorce i zyskuje głębsze zrozumienie tego, dokąd zmierza czas.

• Należy pamiętać, że podczas śledzenia czasu pracowników najlepiej jest wybrać narzędzie zapobiegające inwigilacji i zapewniające prywatność, takie jak Timeularponieważ monitorowanie pracowników ma wiele wad.

2. Dostosowanie strategii biznesowej do transformacji cyfrowej

Badanie McKinsey wykazało, że firmy zazwyczaj realizują tylko od 25% do 30% oczekiwanej wartości z cyfryzacji. Niedobór, według ich badań, wynika z braku aktualizacji strategii biznesowej lub modelu biznesowego w celu zwiększenia transformacji cyfrowej.

To samo badanie wykazało, że pionierskie firmy, które zwiększają produktywność dzięki cyfryzacji, wyznaczają nowe cele biznesowe możliwe dzięki technologii. Mówiąc prościej, rekonfigurują swoje firmy w celu digitalizacji operacji, które mogą uchwycić korzyści płynące z technologii.

W związku z tym, po digitalizacji procesów we własnej firmie, aby zagwarantować zwiększoną produktywność, należy dostosować strategie biznesowe.

Jeśli zmiana modelu biznesowego lub strategii brzmi jak złożony projekt, oto proste i małe kroki, od których można zacząć, aby zwiększyć produktywność:

• Zacznij od zidentyfikowania jednego lub dwóch kluczowych obszarów, w których technologia może znacząco wpłynąć na produktywność w miejscu pracy. Na przykład, jeśli jesteś właścicielem firmy zajmującej się sprzedażą detaliczną, możesz zacząć od wdrożenia systemu zarządzania zapasami, aby usprawnić kontrolę zapasów i procesy zamawiania.

• Wdrożenie cyfrowych platform współpracyw celu poprawy komunikacji i produktywności wśród członków zespołu. Jeśli jesteś właścicielem małej agencji marketingowej, możesz zastosować narzędzia do zarządzania projektami oparte na sztucznej inteligencji, aby usprawnić workflows i zapewnić dotrzymanie terminów.

3. Zbudowanie przyszłościowej siły roboczej

Liderzy wygrywają wojnę o talenty, gdy uznają wartość swoich pracowników, inwestują w ich rozwój zawodowy i traktują priorytetowo ich rozwój zawodowy. Dostępne opcje to albo nieproporcjonalne zabezpieczenie i inwestowanie w wykwalifikowane talenty, aby wykorzystać technologię, albo przyciągnięcie najlepszych talentów. Proces ten może przybierać różne formy:

• Zapewnienie możliwości mentoringu
• Inwestowanie w internetowe platformy edukacyjne
• Zachęcanie do szkoleń międzyfunkcyjnych
• Zapisywanie ich na obozy treningowe

Listę tę można kontynuować, ale głównymi cechami przyszłościowych pracowników są zdolności adaptacyjne, innowacyjność i wyposażenie pracowników w narzędzia umożliwiające wykorzystanie nowych technologii w celu zwiększenia produktywności.

4. Wspieranie kultury dbałości o czas

Jednym z największych zabójców produktywności jest marnowanie czasu na spotkania, e-maile lub pracę bez struktury lub strategii zarządzania czasem. strategii zarządzania czasem. Oto kilka strategii, które przyczyniają się do lepszych relacji z czasem i lepszej produktywności:

1. Wdrożenie "dnia bez spotkań": Wyznacz jeden dzień w tygodniu, w którym nie są dozwolone żadne wewnętrzne spotkania, dając pracownikom nieprzerwany czas na skupienie się na głębokiej pracy i indywidualnych zadaniach. Swoją drogą, czy wiesz ile godzin pracy przypada na rok?

2. Przyjęcie polityki "20% czasu": Pozwól swojemu zespołowi spędzać 20% czasu pracy na samodzielnych projektach związanych z celami firmy, wspierając innowacyjność i kreatywność oraz poświęcając swój czas na to, co ich zdaniem jest ważne i ma największy wpływ na biznes.

3. Wdrożenie timeboxing: Zachęcaj pracowników do przydzielania określonych przedziałów czasowych na konkretne zadania, ponieważ pomaga im to zwiększyć koncentrację i zapobiega pracy w nadgodzinach lub opóźnieniom projektów.

4. Planowanie oparte na biorytmie: Umożliwienie pracownikom pracy w najbardziej produktywnych godzinach w oparciu o ich indywidualny rytm dobowy, co może oznaczać różne godziny rozpoczęcia pracy dla różnych członków zespołu.

Czy wiesz, że nawet prosta metoda, taka jak Don't Break the Chain, metoda produktywności, która uczyniła Seinfelda legendą, może mieć duży wpływ na produktywność twojego zespołu?

Twój zespół spędza w pracy 1 912 godzin. Jak wykorzystać ich czas?

Upewnij się, że ich czas jest dobrze wykorzystany, zarządzając nim za pomocą automatycznych, inteligentnych i bezpiecznych aplikacji do śledzenia czasu pracy.

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

Niekonwencjonalne sposoby na zwiększenieproduktywności w miejscu pracy

Produktywność zależy od wielu elementów w środowisku pracy. Może być wynikiem tego, jak pracownicy czują się w związku z porażką, czy delegują zadania, czy też nie, lub ich osobistych technik produktywności lub ich braku.

Niemniej jednak istnieją niekonwencjonalne i łatwe sposoby na zwiększenie produktywności bez inwestowania w drogie technologie lub całkowitą zmianę strategii biznesowej. Oto kilka prostych przykładów:

1. "Ściany niepowodzeń": Stwórz przestrzenie, w których pracownicy mogą dzielić się swoimi porażkami i wyciągniętymi wnioskami, aby wspierać kulturę eksperymentowania i ciągłego doskonalenia.

2. Holakracja lub płaskie struktury organizacyjne: Wdrażanie systemów samozarządzania, które rozdzielają władzę i podejmowanie decyzji w całej organizacji. Płaskie struktury mają wysoki potencjał generowania wzrostu biznesowego i wysokiej produktywności, ponieważ zwiększają zwinność firmy.

3. Przyjęcie środowiska pracy opartego wyłącznie na wynikach (ROWE): Skoncentruj się na wynikach, a nie na przepracowanych godzinach pracy i innych podobnych wskaźnikach, ponieważ w ten sposób oceniasz wskaźniki, które mają bezpośredni wpływ na Twoją organizację i dajesz pracownikom większą autonomię w zakresie tego, kiedy i jak wykonują swoje zadania.

4. Wspieranie współtworzenia za pomocą hackathonów dla procesów wewnętrznych: Organizuj regularne wydarzenia, podczas których wielofunkcyjne zespoły intensywnie pracują nad rozwiązywaniem wewnętrznych wyzwań lub usprawnianiem procesów firmy.

5. Wykorzystaj sztuczną inteligencję do zadań administracyjnych (i nie tylko): Wdrażaj narzędzia oparte na sztucznej inteligencji do obsługi rutynowych, powtarzalnych zadań, dzięki czemu Ty i Twój zespół zyskacie czas na bardziej złożoną i kreatywną pracę.

6. Wykorzystanie grywalizacji: Włącz elementy przypominające gry do procesów pracy, aby zwiększyć zaangażowanie i motywację, takie jak systemy punktowe, tabele liderów lub odznaki za wykonanie zadań lub osiągnięcie celów.

Najwyższy czas zwiększyć produktywność

Jesteś teraz wyposażony w niektóre z najbardziej skutecznych strategii poprawy produktywności biznesowej. Pamiętaj, że nie musisz wdrażać wszystkich tych strategii na raz. Zacznij od małych kroków, eksperymentuj z różnymi technikami i zobacz, co najlepiej sprawdza się w przypadku Twojego wyjątkowego zespołu i firmy.

Kluczem jest konsekwencja i zaangażowanie w proces. Produktywność nie jest czymś jednorazowym - to ciągła podróż, która wymaga ciągłych iteracji i ulepszeń. Powoli będziesz w stanie podejmować większe wyzwania, szybciej wprowadzać innowacje i ostatecznie osiągać większe sukcesy w swojej firmie.

FAQ

Źródło:

https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/some-employees-are-destroying-value-others-are-building-it-do-you-know-the-difference