Hvordan lære bort tidsstyring på jobben

Det er sjelden man lærer å styre tiden mens man sitter fast i et verkstedrom med teamet sitt.

Det er ofte noe man lærer ved å gjøre det. Derfor bør undervisning og læring av tidsstyring være praktisk og praktisk gjennomførbar.

Basert på denne hypotesen, som vi har fått bekreftet gjennom 8 år med våre 100 000 brukere, har vi laget denne artikkelen som en praktisk veiledning.

Gjør tidsregistrering til en så enkel oppgave at teamet ditt til og med vil like det

Spor tiden din på under 1 minutt per dag med Timeular

Prøv Timeular gratis

I løpet av artikkelen finner du følgende:

• De tre viktigste ferdighetene du og teamet ditt bør ha når det gjelder tidsstyring;
• Hvordan utvikle dem på to enkle måter;
• Hva er de mest effektive teknikkene for å styre tiden?
• Et praktisk eksempel på hvordan bruk av et tidsregistreringsverktøy fører til læring av tidsstyring;
• Og andre.

Ferdigheter for vellykket tidsstyring

Ifølge Erich C. Dierdorff, professor i ledelse og entreprenørskap, er det tre ferdigheter som skiller suksess med tidsstyring fra fiasko:

• Bevissthet: evnen til å tenke og estimere tiden din realistisk ved å forstå at tiden er begrenset;
• Organisering: evnen til å utforme og organisere oppgaver, mål og arbeidsplaner slik at tiden utnyttes effektivt;
• Tilpasning: evnen til å overvåke tidsbruken mens du utfører oppgaver, inkludert eventuelle justeringer og avbrytelser som kommer underveis.

Dierdorff peker også på at tilrettelegging er en av de mest kjente, mens bevissthet og tilpasning ikke er like utbredt og anerkjent.

Med dette i bakhodet skal vi se nærmere på to enkle verktøy for å utvikle disse tidsstyringsferdighetene i praksis: tidsstyringsstrategier og verktøy for tidsregistrering og -styring.

Du er kanskje interessert i å finne ut hvilke som er de 10 beste gratis kursene i tidsstyring.

Effektive teknikker for tidsstyring

Hvis du planlegger viktige oppgaver i den mest produktive perioden av dagen eller fokuserer på å bruke tid på å planlegge den kommende uken, er du i ferd med å styre tiden din på en eller annen måte.

Disse eksemplene er korte introduksjoner til teknikker for tidsstyring.

Metoder for tidsstyring er nyttige når det gjelder å utvikle evnen til å organisere og være bevisst, men la oss gå i dybden på utprøvde metoder:

• Eisenhower Matrix: Et rammeverk som hjelper deg med å prioritere oppgaver basert på hvor mye det haster og hvor viktig de er. Den ble laget av Eisenhower selv for å hjelpe ham med å prioritere alle oppgavene i den amerikanske hæren.
• ABCDE-metoden: Ranger oppgavene fra de viktigste til de minst viktige, basert på fem kategorier, og ta fatt på dem i den rekkefølgen.
• Tidsblokkering: Tildel bestemte tidsluker i løpet av en dag til bestemte oppgaver, hold deg til denne tidsluken og fokuser kun på den oppgaven. Denne metoden er spesielt gunstig for prosjektbasert arbeid og forhindrer overbelastning eller bortkastet energi på multitasking.
• Timeboxing: I likhet med tidsblokkering innebærer tidsboksing at man setter av en fast, ubrytelig "boks" med tid til en oppgave, slik at den blir fullført innenfor denne perioden. Denne metoden er spesielt effektiv når det gjelder å forhindre at oppgaver tar lengre tid enn nødvendig, og bidrar til at tidsfrister overholdes mer konsekvent.
• Pomodoro-teknikken: Bruk en gratis Pomodoro-timer og planlegg arbeidstiden din i perioder på 25 minutter, etterfulgt av en pause på 5 minutter. Vi vet at navnet kommer fra det italienske ordet for "tomat", men effekten på fokus og prokrastinering er bevist gjennom forskning.

Visste du at selv en enkel metode som Don't Break the Chain, produktivitetsmetoden som gjorde Seinfeld til en legende, kan ha stor innvirkning på produktiviteten din?

Når disse teknikkene er tatt i bruk, hjelper de deg med å få bedre kontroll over hverdagen, minimere avbrytelser og optimalisere tidsbruken. Samtidig trener disse teknikkene opp bevisstheten din og evnen til å organisere tiden din på en mer effektiv måte, og du trener opp evnen til å estimere mer realistisk.

Du er kanskje interessert i:

• De beste arbeidsvanene for å hacke dagen din
• GRATIS maler for arbeidsplaner
• Maler for tidsstyring
• Mal for tidsregistrering som kan skrives ut
• Maler for tidsblokkering
• Hvordan lage en plan for tidsstyring
• Påminnelser om timelister for team

Praktiske verktøy for tidsregistrering

Mens tidsstyring handler om å planlegge hvordan tiden skal brukes mest mulig effektivt, tar tidsregistrering planleggingen et skritt videre.

Tidsregistrering handler om å konsekvent registrere den faktiske tidsbruken til ulike aktiviteter. Ved å spore tid får du i sin tur

Nøyaktige data er nødvendig for å forstå hvor realistisk planen din var, hvordan du kan forutse neste budsjett, eller om du trenger å endre tidsfristen for et viktig prosjekt proaktivt, ettersom det er i faresonen.

Hvordan et kommunikasjonsbyrå følger opp samlet tid for å opprettholde riktig nivå på kundeservicen

"Vi elsker alle å bruke Timeular. Det er veldig enkelt å bruke og oversiktlig, spesielt hvis du ikke har jobbet med timeregistrering før. Vi liker faktisk å bruke det, og det er så nyttig." - Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood

Les mer om dette

Du kan også bruke tradisjonelle sporingsmetoder som papir eller digitale kalkulatorer (f.eks. Timesheet Calculator) eller den velkjente Google Sheets tidsregistrering og Excel-tidsregistreringmen de skaper friksjon og er tidkrevende.

Hvis teamet ditt derimot får tilgang til en tidsregistreringsapp, kan det være til stor hjelp når det gjelder å organisere og administrere tiden effektivt i sanntid.

Slik bidrar tidsregistrering til å utvikle alle de tre nevnte ferdighetene:

• Det bidrar til å utvikle bevissthet ved å se de sporede dataene og vise hvor realistiske estimatene var i forhold til omsetningstiden.

Merk: Dette er Timeular's dashbord for produktivitetsinnsikt - det hjelper deg med å forstå appbruk, tidspunkter der du er mest produktiv eller uproduktiv, og hvilke oppgaver som spiser opp tiden din på en ineffektiv måte.

• Det utvikler opplegg ettersom det tilbyr et enkelt grensesnitt med flere måter å opprette prosjekter, tagger og mål på, slik at du og teamet kan planlegge;
• Øker tilpasningen samtidig som du og teamet ditt får et fugleperspektiv i sanntid for å forstå fremdriften, inkludert eventuelle justeringer som må gjøres i planen.
• For en omfattende oversikt over hvordan et tidsregistreringsverktøy kan være til hjelp, se avsnittet nedenfor på Timeular.

Kanskje er du også interessert i en omfattende artikkel om manuelle timelister og hvorfor det er på tide å droppe dem.

Beste praksis for implementering av et tidsregistreringsverktøy

Tidsregistrering blir ofte oppfattet som kontroll eller detaljstyring av de ansatte, så det er viktig å introdusere denne praksisen bevisst for teamet ditt for å sikre en sømløs overgang.

De beste fremgangsmåtene som anbefales for en smidig overgang, er

• Velg et verktøy som er enkelt å bruke: Et intuitivt, lett tilgjengelig tidsregistreringsverktøy vil minimere læringskurven for teamet ditt og øke adopsjonen. Kompatibilitet med eksisterende apper og arbeidsflyter bidrar også til at det blir tatt i bruk og blir mer praktisk.
• Forklar fordelene: Vis teamet ditt at tidsregistrering ikke er et overvåkningstiltak, men en måte å redusere overtid, bli mer produktiv og administrere arbeidet bedre på. Forklar også fordelene for organisasjonen, for eksempel bedre prosjektplanlegging, ressursallokering og forbedring av arbeidsestimater.
• Gi opplæring og støtte: Teamet ditt sjonglerer allerede med utallige oppgaver og verktøy; gjør det enkelt for dem å begynne å bruke et nytt verktøy. Det kan være nyttig med innledende opplæring i det nye verktøyet og kontinuerlig støtte etter hvert som alle blir kjent med det.

TIPS: Be gjerne konsulentene som holdt verktøydemonstrasjonen sammen med deg, om å planlegge en workshop for teamet - f.eks. Timeular, for eksempel, tilbyr en gratis innledende workshop for å hjelpe til med oppsett og beste praksis for å oppmuntre til bruk.

"Folk klager mye mindre på tidsregistreringen nå på grunn av det enkle grensesnittet på Timeular."

Kaitlin Snow Seamons, kreativ direktør i Harmon Brothers

Les hele historien

Regelmessige kontroller: Det tar tid å forbedre tidsstyringsferdighetene, så det er best å sjekke de sporede dataene som kan gi innsikt i hva som fungerer og hva som ikke fungerer.

Merk: Det beste er å legge til en huskeliste for å minne studentene (også kalt teamet ditt) om å fortsette å registrere tiden sin, slik at de får en vane med å gjøre det. Ikke alle liker å registrere tid med en gang.

Timeular - verktøy for høy teamadopsjon

La oss utforske Timeularen av de beste appene for tidsstyring, med over 100 000 brukere.

Hvorfor er Timeular en drivkraft for teamadopsjon?

Timeular er et tidsregistreringsverktøy som kjennetegnes av brukervennlighet og automatisering, og det bidrar til å fjerne støyen slik at brukerne lærer seg å bruke tiden som ressurs. Her er noen av de mest foretrukne funksjonene:

• AI-funksjoner - som gjør at teamet ditt automatisk kan spore tid mens de utfører oppgaver i bakgrunnen

• Tiltakene mot overvåking og personvern - du kan vinne teamet ditt med dette - I Timeular, lagres sporingsdata kun på den lokale datamaskinen, ikke i skyen, og ledere kan ikke spionere på teamet mens de jobber, ettersom de har tilgang til sporingsdata først etter 24 timer

• Flere måter å spore på - teamet ditt kan spore i kalendervisningen, med tastatursnarveiereller den fysiske sporingsenheten - de trenger bare å velge det som fungerer best for dem

• Den fysiske tidsregistreringsdingsenheten - gjør det mulig å spore opptil 1000 oppgaver bare ved å snu den til en annen side som er tilordnet en oppgave

Hva gjør Timeular til et godt verktøy for ledere?

Timeular gjør det mulig for ledere å:

• Effektiviser tidsrapporteringen automatisk for å identifisere appbruk og produktivitetsmønstre som må endres i teamet. De kan også oppdage inntektsgenererende oppgaver og aktiviteter som bør prioriteres.

• Få oversikt over fakturerbare og ikke-fakturerbare timer med ett klikk

• Kapasitetsplan og godkjenning basert på fraværs- og overtidsregistrering, inkludert betalt fravær og sykefravær, som automatisk gjenspeiles i den månedlige timelisten. Merk: Mange verktøy av denne typen inkluderer ikke sporing av ferie og overtid.

"Etter at vi begynte å bruke Timeular og spore tiden vår, har vi aldri mer gjort feil i planleggingen, laget nøyaktige tilbud eller budsjettert for kunder. Det er så enkelt å bruke. Alle bruker det, og det merkes." - AC Coppens, grunnlegger av THE CATALYSTS

Les casestudie

• Få oversikt over budsjettene i sanntid, og unngå overbudsjettering ved å motta varsler når visse grenser er nådd;
• Visualisering av oppgaver: Du kan visualisere i sanntid hvordan teamets tid skal fordeles på ulike oppgaver. En annen innsikt kan være å prioritere oppgaver annerledes basert på fremdriften i tidsplanen.

Alle disse funksjonene på Timeular gjør det mulig for deg å frigjøre de nevnte tidsstyringsferdighetene.

Faktorer som bidrar til god tidsstyring

En effektiv måte å lære bort ferdigheter i tidsstyring på er å skape en kultur som støtter og forsterker tidsstyring. For å gjøre dette, bør du vurdere følgende tips:

Etabler tydelige forventninger

Gjennom åpen kommunikasjon kan du fortelle teammedlemmene dine hvordan god tidsstyring ser ut, og hva som forventes av dem. Sørg for at disse forventningene er i tråd med organisasjonens overordnede mål.

Tydelighet når det gjelder tidsfrister, prosjektmål og daglige oppgaver forebygger dessuten forvirring og ineffektivitet. Som leder bør du formulere disse forventningene tydelig og sette en standard for tidsstyring i teamet.

Anbefalt lesestoff:

• Hvor mange arbeidsdager i løpet av et år?
• Hvor mange arbeidstimer i løpet av et år?

Oppmuntre til ansvarlighet

For det første bør ansvarlighet fremstilles i et positivt lys, noe som fremmer ansvarsfølelse og stolthet over eget arbeid.

Hold enkeltpersoner ansvarlige for hvordan de bruker tid på oppgaver, oppmuntre dem til å eie tiden og gjøre den til sin egen fordel.

Når teammedlemmene tar eierskap til oppgavene og tidsfristene sine, øker det ikke bare deres personlige produktivitet, men bidrar også til hele teamets effektivitet.

• Individuelt ansvar: Understrek viktigheten av personlig ansvar for å styre sin egen tid. Dette kan oppmuntres gjennom regelmessige innsjekkinger og fremdriftsrapporter.

• Ansvarlighet i teamet: Skap et teammiljø der medlemmene holder hverandre ansvarlige. Dette kan oppnås ved hjelp av samarbeidsverktøy, for eksempel tidsstyringsverktøysom gir innsyn i hvert enkelt medlems bidrag.

  Før du velger verktøy, må du sørge for at du forstår ulempene med elektronisk overvåking.

Fremme teamsamarbeid

Ved å oppmuntre til samarbeid kan teammedlemmene prioritere oppgaver som påvirker gruppens mål. Når teamet jobber godt sammen, kan de effektivisere prosesser og dele på arbeidsmengden, noe som fører til mer effektiv tidsbruk.

• Teammøter: Regelmessige møter kan bidra til å justere målene, fordele oppgavene jevnt og sørge for at alle er på samme side.

• Samarbeidsverktøy: Implementer samarbeidsverktøy som gjør det enkelt å dele informasjon og spore fremdriften blant teammedlemmene.

Anbefalt lesning: Slik takler du late medarbeidere

Hvordan overvinne utfordringer med tidsstyring

Til tross for fordelene kan implementering av tidsstyringsrutiner møte motstand. Utfordringene oppstår ofte rett og slett på grunn av endringshåndteringen som må vurderes når en ny strategi eller et nytt verktøy skal implementeres.

Felles utfordringer

Motstand mot tidsstyring skyldes vanligvis følgende:

• Opplevelse av detaljstyring: Medarbeiderne kan motsette seg følelsen av å bli "overvåket" eller styrt for tett.

• Læringskurve: Det kan oppstå motstand i begynnelsen på grunn av den ekstra innsatsen som kreves for å innføre nye vaner.

• Skepsis: Noen teammedlemmer ser kanskje ikke umiddelbart verdien av tidsstyring og tidsregistrering.

Strategier for å overvinne motstand

For å løse disse utfordringene bør du vurdere følgende strategier:

• Kommuniser åpent: Ta opp bekymringer på en åpen og transparent måte. Vis fordelene med tidsstyring og hvordan denne praksisen styrker i stedet for å begrense.

• Koble til personlige mål: Hjelp medarbeiderne med å se sammenhengen mellom effektiv tidsstyring og deres personlige karrieremål. Vis dem fordelene med tidsstyring.

• Gi incentiver for fremgang: Tilby insentiver til enkeltpersoner og team som viser fremgang når det gjelder tidsstyring og sporingspraksis.

• Kontinuerlig forbedring: Gjennomgå og finpuss tidsstyringsprosessene jevnlig for å sikre at de er i tråd med teamets skiftende behov.

Lær deg praktisk tidsstyring med smarte tidsregistreringsverktøy

Begynn å spore tid med Timeular i dag

Prøv Timeular gratis

Konklusjon

Å lære seg å administrere og holde oversikt over tiden på en effektiv måte krever at man vedvarende bruker og implementerer en konsekvent rutine, noe som til syvende og sist er en blanding av flere faktorer.

Det hele starter med å forstå prinsippene for effektiv tidsbruk, velge riktig verktøy, sørge for opplæring, skape en støttende kultur og navigere gjennom motstand med strategisk lederskap.

Ved å nærme deg denne utfordringen med flid, empati og en klar visjon kan du katalysere en transformasjon som ikke bare forbedrer den enkeltes produktivitet, men som også løfter hele organisasjonens prestasjoner.

Husk at det å mestre tid ikke er en reise man gjør alene. Enten du er en individuell medarbeider, en teamleder eller en toppleder - din investering i å lære bort og modellere god tidspraksis vil gi gjenklang i hele organisasjonen og føre til en mer effektiv, lykkeligere og, til syvende og sist, mer vellykket arbeidsplass.

VANLIGE SPØRSMÅL

Les mer om dette:

• Tidsbudsjetter
• Tips og hacks for å styre tiden
• Nøkkelen til å øke markedsføringsbyråenes fortjenestemarginer
• Hva er fakturerbare timer og hvilken betydning har de for inntektene dine?
• De beste bøkene om tidsstyring
• De beste sitatene om tidsstyring