Hvordan forbedre dine ferdigheter innen prosjektledelse: De 15 beste tipsene
Å ha noen som er ansvarlige for å lede bedriftens prosjekter, bidrar til at bedriften vokser og når de forventede målene og tidsfristene.
Prosjektledere er vanligvis en ettertraktet stilling i mange selskaper som jevnlig har prosjekter, for eksempel å utvide en produktlinje eller utvikle en ny app. Så hvis du er prosjektleder eller ønsker å bli det, er det svært viktig å ha et sterkt sett med ferdigheter og egenskaper som hjelper deg med å håndtere ansvaret ditt.
Gratis e-bok: Prosjektlederens håndbok i tidsregistrering
Få en trinnvis guide til hvordan du mestrer tidsregistrering som prosjektleder
Prosjektledelsesferdigheter er viktige fordi de hjelper deg med å lede prosjekter på den mest produktive måten for både bedriften og teamet som støtter prosjektet. Ferdighetene dine kan hjelpe teamet ditt med å være ansvarlig, motivert, produktivt, ressurssterkt og stolt av arbeidet sitt.
For å lykkes best mulig må du imidlertid lære hvordan du kan forbedre dine ferdigheter innen prosjektledelse.
15 tips til hvordan du kan forbedre dine ferdigheter innen prosjektledelse
- Hold oversikt over tiden din med tidsregistreringsprogramvare
- Ha tydelig kommunikasjon
- Ha empati
- Ta opplæringskurs
- Be om tilbakemeldinger regelmessig
- Bruk prosjektledelsesmetoder
- Følge andre prosjektlederes arbeid
- Inkluder teambuilding-øvelser
- Følge andre prosjektlederes arbeid
- Bruk maler som støtte for arbeidet ditt
- Sett realistiske forventninger
- Legg vekt på ansvarlighet
- Være svært godt organisert
- Behold roen
- Vær en god leder (hva nå enn det betyr)
1. Spor tiden din med et tidsregistreringsprogram
Tidsregistrering bidrar til bedre tidsstyring av prosjektet.
Ved å bruke tidsregistreringsprogramvare kan du bli klar over hvor du bruker tiden din, og du vil sannsynligvis bli bedre i stand til å analysere din egen og teamets arbeidsdag og finne ut hvor du kan justere tiden din.
Ved å utforske tidsstyringen din kan du få hjelp til å styre andres tid i løpet av et prosjekt, og du kan bli klar over om et prosjekt ikke følger den oppsatte tidsplanen.
Vi anbefaler på det sterkeste at du bruker en enkel og brukervennlig tidsregistreringsapp som Timeular. I tillegg til å gjøre det enkelt for den enkelte, kan du med Timeular -appen spore tid basert på aktiviteter og tagger som deles av teamet. Lag rapporter fra alle teamets tidsregistreringer, tilpass dem eller eksporter dataene dine.
Hold prosjektenes tid og budsjetter trygge med den mest nøyaktige løsningen for tidsregistrering
2. Ha tydelig kommunikasjon
Som prosjektleder vil du sannsynligvis måtte forholde deg til mange forskjellige mennesker: teammedlemmer, folk fra andre avdelinger, ledelsen, kunder og så videre.
De fleste prosjekter har en lang liste med interessenter som du må holde oppdatert hele veien. Kommunikasjon er nøkkelen til å få alt til å fungere når du har så mange mennesker å forholde deg til.
For at arbeidet skal flyte, må du sørge for at alle er på samme side, jobber mot de samme målene og holdes informert om eventuelle endringer eller problemer. Det er imidlertid lettere sagt enn gjort, spesielt når jobben din består i å samhandle med mennesker på alle nivåer.
Det betyr at du hele tiden må skreddersy kommunikasjonsstilen og innholdet ditt til riktig målgruppe.
Trenger du hjelp til å skreddersy kommunikasjonen din? Få de beste tipsene for å forbedre kommunikasjonsferdighetene dine.
Det viktigste er alltid å lytte (og stille spørsmål). Enten du sitter i et kundemøte eller har en medarbeider på tomannshånd, er det å lytte noe av det viktigste du kan gjøre. Og med en bedre forståelse av den aktuelle situasjonen og hvordan teamet opplever arbeidet sitt, er du bedre rustet til å forstå hva de sliter med.
Prøv å bruke et teamadministrasjonsverktøy for å samle alle viktige diskusjoner og oppdateringer på både oppgave- og prosjektnivå på ett sted. Det vil være veldig praktisk for deg og teamet ditt.
Forbedre kommunikasjonen ved å ta i bruk de beste appene for teamkommunikasjon.
3. Ha empati
Dette må være på toppen av de viktigste ferdighetene en prosjektleder kan ha. Dessverre har vi nok alle opplevd mange prosjektledere som ikke kunne brydd seg mindre om deg, og som har null empati for deg og dine problemer. Og det føles forferdelig.
Som prosjektleder gir empati deg derfor mulighet til å engasjere deg i alle du jobber med på en mer medfølende og produktiv måte, noe som forbedrer alt.
Gratis e-bok: Prosjektlederens håndbok i tidsregistrering
Få en trinnvis guide til hvordan du mestrer tidsregistrering som prosjektleder
Empati gjør deg til en mer innsiktsfull leder og bidrar til å skape et mer motiverende og givende arbeidsmiljø for teamet ditt.
Alle vil føle seg mye mer motiverte og dermed være mye mer produktive i arbeidet sitt, fordi du er bedre i stand til å forstå hva som driver hver enkelt. Samtidig er du også bedre rustet til å hjelpe dem med å utvikle ferdighetene sine og nå målene sine.
Empati er også superviktig i konfliktløsning, særlig når det brukes sammen med gode kommunikasjonsferdigheter. Empati vil gjøre deg til en mye bedre mekler og bidra til at teammedlemmene dine føler seg mer respektert og verdsatt.
4. Ta opplæringskurs
Dette er et "obligatorisk" trinn for å forbedre prosjektledelsesevnen: å holde seg oppdatert.
En god ting du kan gjøre for å forstå hva prosjektledelse er og hva du trenger å vite om det, er å melde deg på kurs, for eksempel seminarer, webinarer og konferanser, for å forbedre dine evner innen prosjektledelse.
Se etter nettbaserte kurs i prosjektledelse eller de beste PMP-sertifiseringene som fokuserer på ulike aspekter ved prosjektledelse, eller som tilbyr opplæring i en bestemt ferdighet du trenger hjelp til å utvikle.
- Les mer om PMP-sertifisering
5. Be om tilbakemeldinger regelmessig
Å være åpen for tilbakemeldinger fra teamet ditt er ekstremt viktig for at du skal kunne forbedre dine ferdigheter innen prosjektledelse. Dette er en av de viktigste egenskapene du bør ha som teamleder.
Siden du er ansvarlig for å delegere oppgaver, forklare prosjektets vilkår og holde teamet i rute, må du gjøre det på en måte som teamet ditt responderer på.
Du kan be om tilbakemelding når prosjektene er ferdigstilt, men du kan også vurdere å spørre fra tid til annen. Det kan også være en stor fordel å be om tilbakemelding fra kundene dine, slik at du vet hva du bør perfeksjonere.
6. Bruke prosjektledelsesmetoder
Det finnes over åtte tusen prosjektledelsesmetoder å velge mellom. Enten du har en formell sertifisering i prosjektledelse eller om du er i ferd med å lære deg å bli prosjektleder av egen erfaring, finnes det et stort utvalg av prosjektmetoder å velge mellom.
Avhengig av kompetansen din, arbeidsplassens struktur og prosjektteamene du skal jobbe med, finnes det mange alternativer du kan velge mellom.
Utforsk dem for å velge en som støtter dine nåværende ferdigheter og lar deg bygge nye!
Bli kjent med hvordan fossefallsmetoden kan hjelpe deg med prosjektledelse.
7. Følge andre prosjektlederes arbeid
En god måte å forbedre prosjektledelsesferdigheter på er å lære av andre. Hvis det er noen prosjektledere du jobber sammen med, kan du spørre om du kan få se hva de gjør i løpet av en dag og ta noen notater.
Du kan også se på prosjektledelseskanaler på YouTube eller melde deg inn i faggrupper for prosjektledere der du kan komme i kontakt med andre og dele ideer.
I begge tilfeller kan du ta i bruk de metodene og ferdighetene du legger merke til hos disse prosjektlederne, og bruke dem i din egen arbeidshverdag.
8. Registrer deg for innhold fra andre fagpersoner
Det finnes mange blogger, artikler, podcaster og andre former for innhold som vellykkede prosjektledere produserer.
Vi foreslår at du tar en titt på disse podkastene om prosjektledelse, som er svært godt kjent: The Digital Project Manager Podcast med Galen Low som vert, PM Point Of View med Kendall Lott som vert, PMO Strategies med Laura Barnard som vert, eller Project Management Happy Hour med Kim Essendrup og Kate Anderson som vert.
Jo mer du leser og lytter til denne typen innhold, jo mer vil du kunne følge med på trender innen prosjektledelse som kan gjøre deg mer vellykket. Du kan også utvikle din kritiske tenkning og dine evner til problemløsning ved å variere synspunkter.
9. Innlemme teambuilding-øvelser
Teambuilding-øvelser er avgjørende for å forbedre de profesjonelle relasjonene mellom medarbeiderne, noe som kan hjelpe deg med å forbedre arbeidet ditt som prosjektleder.
Når medarbeiderne i teamet ditt kommer naturlig overens og forstår hverandre, er det mer sannsynlig at de vil samarbeide, utvikle kreative løsninger og støtte deg i ditt arbeid som prosjektleder.
Visste du at teambuilding-aktiviteter er en av de beste måtene å holde de ansatte motiverte på?
10. Bruk maler som støtte for arbeidet ditt
Du kan sannsynligvis finne mange maler for prosjektledere som du kan bruke i arbeidet ditt.
Prøv å finne en mal eller en sjekkliste for prosjektledelse som kan støtte arbeidet ditt på noen måte og gjøre jobben din mye enklere.
Denne malen kan for eksempel fungere som en veiledning for å hjelpe deg med å bruke mindre tid på en bestemt oppgave, slik at du kan optimalisere tiden.
11. Sett realistiske forventninger
Å sette realistiske mål og forventninger er avgjørende for både teamet ditt og kundene dine. God planlegging, god kommunikasjon, overholdelse av budsjettet, klare mål og økt produktivitet blant de ansatte er drevet av realistiske forventninger.
En god prosjektleder vet at du ikke kan sette teamet ditt i stand til å lykkes uten å stille realistiske forventninger til alle involverte. Du kan ikke yte utmerket kundeservice hvis kundene ikke vet hva de kan forvente av deg.
12. Legg vekt på ansvarlighet
Prosjektledelse er avhengig av at alle utfører sine roller og leverer sin del av arbeidet i tide. Når du fordeler arbeidet mellom medarbeiderne dine, blir det raskt klart at alle må være ansvarlige for sin del av arbeidet.
Ansvarlighet betyr ikke bare å rapportere om andre ansatte på grunn av manglende fremgang. Det betyr også å identifisere hvor de kanskje sliter, og hvordan og når man kan gripe inn.
Det viktigste er alltid å lytte (og stille spørsmål). Enten du sitter i et kundemøte eller har en-til-en-samtaler med en ansatt, er det å lytte noe av det viktigste du kan gjøre. Og med en bedre forståelse av den aktuelle situasjonen og hvordan teamet opplever arbeidet de gjør, er du bedre rustet til å forstå hva de strever med.
Prøv å bruke et teamadministrasjonsverktøy for å samle alle viktige diskusjoner og oppdateringer på både oppgave- og prosjektnivå på ett sted. Det vil være veldig praktisk for deg og teamet ditt.
Les guiden vår hvis du trenger hjelp til hvordan du leder et møte.
13. Være svært godt organisert
Selv om det er en klisjé, er det ikke til å komme utenom: Organisering er en av de viktigste ferdighetene du trenger som prosjektleder. Det er faktisk en av de mest verdifulle og enkleste ferdighetene å øve på og utvikle.
Alt fra den detaljerte planleggingen av prosjektet til hverdagslige ting som personlig tidsstyring som gjør at du får gjort det daglige arbeidet ditt og er på rett sted til rett tid - alt må være så strukturert som mulig for at du skal kunne jobbe effektivt.
Som prosjektleder er du ikke bare ansvarlig for å holde orden på deg selv og styre ditt eget arbeid, alle andre er avhengige av deg. Det er derfor lett å forstå hvorfor det å være organisert er en av de viktigste styrkene til en prosjektleder.
Lær hvordan du kan bruke en planlegger for å holde orden på jobben.
14. Behold roen
Evnen til å bevare roen under press er ikke en enkel jobb. Som prosjektleder vil du befinne deg i mange pressede situasjoner, og hvordan du håndterer disse situasjonene, vil utgjøre en enorm forskjell til slutt.
Tidsfrister som nærmer seg, vanskelige kundesamtaler, ting som ikke går som planlagt, og så videre. Det er mye som kan (og sannsynligvis vil) gå galt.
Som prosjektleder kan du ikke bare overleve kaoset, du må også kunne trives i det, spesielt i arbeidsmiljøer med høyt tempo. Du må kunne holde hodet kaldt og gjøre gode vurderinger under press. Husk at det er viktig å sørge for at teamet føler seg positivt innstilt, ikke at de får panikk.
Gratis e-bok: Prosjektlederens håndbok i tidsregistrering
Få en trinnvis guide til hvordan du mestrer tidsregistrering som prosjektleder
15. Vær en god leder (uansett hva det betyr)
Ja, vi vet det. Hvor vagt kan dette være? Saken er at fremragende lederskap vil se forskjellig ut for ulike mennesker. Det er ikke noe som passer alle mennesker på samme måte. Hva det vil si å være en god leder, kan variere avhengig av bransje, team, individuelle teammedlemmer og personen selv.
Vi mener at for å være en god leder må du inneha mange av prosjektledelsesferdighetene på denne listen.
Du må kunne kommunisere prosjektets mål, forholde deg til teamet ditt med empati og styre prosjektet gjennom vanskelige perioder. Men du trenger også det lille ekstra som ikke så mange har, den gnisten som kan tenne inspirasjonen i resten av teamet: lederskap.
Det er nettopp det vi mener med "å være en god leder". Dette er "ingrediensene" som skal til for å bygge et høytytende team.
Selv om det høres heroisk ut, må du ikke tro at det er noe umulig å oppnå. Det er noe som vokser i deg etter hvert som du utvikler din erfaring med prosjektledelse med nok tid og engasjement.
Vi tror at det å være en god leder betyr å forstå hva som skal til for å motivere og drive teamet ditt på din måte, ved å bruke dine unike prosjektlederferdigheter og -kompetanse, ved å være deg selv.
Konklusjon
Her er flere måter å forbedre dine ferdigheter innen prosjektledelse på. Som prosjektleder trenger du hjelp fra et pålitelig team og de riktige prosjektstyringsverktøyene og programvarene for å lykkes med prosjektene dine!
Prosjektledelse er utvilsomt en av de mest utfordrende og givende karriereveiene man kan ta. En god prosjektleder kan hjelpe en virksomhet med å klargjøre mål for prosjektstyring, effektivisere prosesser og øke inntektene. Ikke overraskende er prosjektledere svært ettertraktet i mange bransjer.
Men uansett hvor du tar prosjektledelsesferdighetene dine hen, må du holde fast ved de kjerneferdighetene som gjør deg "god".
For å bli en bedre prosjektleder må du være svært godt organisert og prosessorientert, samtidig som du er en omgjengelig og tilpasningsdyktig person som liker utfordringer. Det er ikke lett, men det kan være svært givende.
Vi håper at du med denne artikkelen kan lære mer om noen av de beste fremgangsmåtene og tipsene for å være en vellykket prosjektleder!
Du er kanskje interessert i: