Sådan forbedrer du dine projektledelseskompetencer: De 15 bedste tips
At have nogen, der er ansvarlig for at styre virksomhedens projekter, hjælper virksomheden med at vokse og nå de forventede mål og deadlines.
Projektledere er normalt en eftertragtet stilling i mange virksomheder, der jævnligt har projekter som f.eks. udvidelse af en produktlinje eller udvikling af en ny app. Så hvis du er projektleder eller ønsker at blive det, er det super vigtigt at have et stærkt sæt færdigheder og nogle kvaliteter, der kan hjælpe dig med at håndtere dit ansvar.
Gratis e-bog: Projektlederens håndbog om tidsregistrering
Få din trin-for-trin guide til at mestre tidsregistrering som projektleder
Projektledelsesfærdigheder er vigtige, fordi de hjælper dig med at lede projekter på den mest produktive måde for både din virksomhed og det team, der støtter projektet. Dine færdigheder kan hjælpe dit team med at være ansvarligt, motiveret, produktivt, opfindsomt og stolt af deres arbejde.
Men for at få så stor succes som muligt skal du lære at forbedre dine projektledelsesevner.
15 tips til, hvordan du kan forbedre dine projektledelsesevner
- Hold styr på din tid med tidsregistreringssoftware
- Hav en klar kommunikation
- Hav empati
- Tag kurser og uddannelse
- Bed regelmæssigt om feedback
- Brug projektledelsesmetoder
- Følg med i andre projektlederes arbejde
- Indarbejd teambuilding-øvelser
- Følg med i andre projektlederes arbejde
- Brug skabeloner til at understøtte dit arbejde
- Sæt realistiske forventninger
- Læg vægt på ansvarlighed
- Være meget organiseret
- Hold det roligt
- Vær en god leder (hvad det så end betyder)
1. Hold styr på din tid med et tidsregistreringsprogram
Registrering af din tid bidrager til bedre tidsstyring af dit projekt.
Ved at bruge tidsregistreringssoftware kan du blive klar over, hvor du bruger din tid, og du vil sandsynligvis være bedre i stand til at analysere din og dit teams arbejdsdag og opdage, hvor du kan justere din tid.
At udforske din tidsstyring kan hjælpe dig med at styre andres tid under et projekt og indse, hvis et projekt ikke følger en fastlagt tidsplan.
Vi anbefaler på det kraftigste, at du bruger en nem og brugervenlig time tracker som Timeular. Ud over at gøre det nemt for den enkelte giver Timeular appen dig mulighed for at spore tid baseret på aktiviteter og tags, der deles af teamet. Opret rapporter fra alle teamets tidsregistreringer, tilpas dem, eller eksporter dine data.
Hold dine projekters tid og budgetter sikre med den mest nøjagtige tidsregistreringsløsning
2. Hav klar kommunikation
Som projektleder skal du sandsynligvis have med mange forskellige mennesker at gøre: teammedlemmer, folk fra andre afdelinger, ledelse, kunder osv.
De fleste projekter har en lang liste af interessenter, som du er nødt til at holde på linje med og ajour med hele vejen. Kommunikation er nøglen til at arbejde gnidningsløst, når du har så mange mennesker at holde styr på.
Hvis arbejdet skal flyde, skal du sørge for, at alle er på samme side, arbejder mod de samme mål og holdes orienteret om eventuelle ændringer eller problemer. Men det er lettere sagt end gjort, især når dit job er at interagere med mennesker på alle niveauer.
Det betyder, at du hele tiden skal tilpasse din kommunikationsstil og dit indhold til den rigtige målgruppe.
Har du brug for hjælp til at skræddersy din kommunikation? Få de bedste tips til at forbedre dine kommunikationsevner.
Det vigtigste er altid at lytte (og stille spørgsmål). Uanset om du sidder i et kundemøde eller har en medarbejder på tomandshånd, er det at lytte noget af det stærkeste, du kan gøre. Og med en bedre forståelse af de aktuelle situationer, og hvordan teamet har det med deres arbejde, er du bedre i stand til at forstå deres problemer.
Prøv derfor at bruge et teamstyringsværktøj, som giver dig et centralt sted til alle dine vigtige diskussioner og opdateringer på både opgave- og projektniveau. Det vil være super praktisk for dig og dit team.
Forbedr jeres kommunikation ved at indføre og bruge de bedste apps til teamkommunikation.
3. Hav empati
Det må stå øverst på listen over de vigtigste færdigheder, en projektleder kan have. Desværre er vi nok alle stødt på mange projektledere, som virker fuldstændig ligeglade med dig, og som ikke har nogen empati for dig og dine problemer. Og det føles forfærdeligt.
Som projektleder giver empati dig derfor mulighed for at engagere dig i alle, du arbejder med, på en mere medfølende og produktiv måde, hvilket forbedrer alt.
Gratis e-bog: Projektlederens håndbog om tidsregistrering
Få din trin-for-trin guide til at mestre tidsregistrering som projektleder
At være empatisk hjælper dig til at være en mere indsigtsfuld leder og skabe et mere motiverende og givende forretningsmiljø for dit team.
Alle vil føle sig meget mere motiverede og derfor være meget mere produktive i deres arbejde, fordi du er bedre i stand til at forstå, hvad der driver hver enkelt. Samtidig er du også bedre rustet til at hjælpe dem med at udvikle deres færdigheder og nå deres mål.
Empati er også supervigtigt i konfliktløsning, især når det bruges sammen med fremragende kommunikationsevner. Empati vil gøre dig til en meget bedre mægler og hjælpe dine teammedlemmer til at føle sig mere respekterede og værdsatte.
4. Tag på træningskurser
Dette er et "obligatorisk" skridt til at forbedre projektledelsesevnerne: at holde sig opdateret.
En god ting, du kan gøre for at forstå, hvad projektledelse er, og hvad du har brug for at vide om det, er at tilmelde dig kurser, såsom seminarer, webinarer og konferencer, for at forbedre dine evner inden for projektledelse.
Se efter online projektledelseskurser eller de bedste PMP-certificeringer, der fokuserer på forskellige aspekter af projektledelse eller tilbyder træning i en bestemt færdighed, som du har brug for hjælp til at udvikle.
- Læs mere om PMP-certificering
5. Bed regelmæssigt om feedback
Det er ekstremt vigtigt at være åben over for feedback fra dit team, så du kan forbedre dine projektledelsesevner. Det er en af de vigtigste kvaliteter, du bør have som teamleder.
Da du er ansvarlig for at uddelegere opgaver, forklare projektbetingelserne og holde teamet på tidsplanen, skal du gøre det på en måde, som dit team reagerer på.
Du kan bede om deres feedback, når projekterne er færdige, men du kan også overveje at spørge fra tid til anden. Det kan også være en stor fordel, hvis du beder om feedback fra dine kunder, så du ved, hvad du skal forbedre.
6. Brug projektledelsesmetoder
Der er over 8.000 projektledelsesmetoder at vælge imellem. Uanset om du har en formel projektledelsescertificering, eller om du lærer at blive projektleder af erfaring, er der et absolut udvalg af projektmetoder at vælge imellem.
Afhængigt af dine færdigheder, arbejdspladsens struktur og de projektteams, du skal arbejde med, er der mange muligheder at vælge imellem.
Udforsk dem for at vælge en, der understøtter dine nuværende færdigheder og giver dig mulighed for at opbygge nye!
Bliv klogere på, hvordan vandfaldsmetoden kan hjælpe med projektledelse.
7. Følg andre projektlederes arbejde
En god måde at forbedre sine projektledelsesfærdigheder på er at lære af andre. Hvis der er projektledere, du arbejder sammen med, så spørg, om du må se, hvad de laver i løbet af en dag, og tag nogle noter.
Du kan også se projektledelseskanaler på YouTube eller deltage i professionelle grupper for projektledere, hvor du kan komme i kontakt med andre og udveksle ideer.
I begge tilfælde kan du overtage de metoder og færdigheder, du ser hos disse projektledere, og anvende dem i dit eget daglige arbejde.
8. Tilmeld dig indhold fra andre fagfolk
Der er mange projektledelsesblogs, artikler, podcasts og andre former for indhold, som succesfulde projektledere producerer.
Vi foreslår, at du tager et kig på disse podcasts om projektledelse, som er meget velkendte: The Digital Project Manager Podcast med Galen Low som vært, PM Point Of View med Kendall Lott som vært, PMO Strategies med Laura Barnard som vært eller Project Management Happy Hour med Kim Essendrup og Kate Anderson som værter.
Jo mere du læser og lytter til den slags indhold, jo mere kan du måske følge med i de tendenser inden for projektledelse, der kan gøre dig mere succesfuld. Du kan også udvikle din kritiske tænkning og dine evner til problemløsning ved at variere synspunkterne.
9. Indarbejd teambuilding-øvelser
Teambuilding-øvelser er afgørende for at forbedre de professionelle relationer mellem kolleger, hvilket kan hjælpe dig med at forbedre dit arbejde som projektleder.
Når personerne i dit team naturligt kommer godt ud af det med hinanden og forstår hinanden, er der større sandsynlighed for, at de samarbejder, udvikler kreative løsninger og støtter dit arbejde som projektleder.
Vidste du, at teambuilding-aktiviteter er en af de bedste måder at holde dine medarbejdere motiverede på?
10. Brug skabeloner til at understøtte dit arbejde
Du kan sikkert finde mange skabeloner til projektledere, som du kan bruge i dit arbejde.
Prøv at finde en skabelon eller en tjekliste til projektledelse, som på nogen måde kan støtte dig i dit arbejde og gøre det meget lettere.
Denne skabelon kan fungere som en guide, der f.eks. hjælper dig med at bruge mindre tid på en bestemt opgave og giver dig mulighed for at optimere tiden.
11. Sæt realistiske forventninger
At sætte realistiske mål og forventninger er afgørende for både dit team og dine kunder. God planlægning, god kommunikation, overholdelse af budgettet, klare mål og øget medarbejderproduktivitet er drevet af realistiske forventninger.
En god projektleder ved, at man ikke kan sætte sit team op til succes uden at opstille realistiske forventninger til alle involverede. Du kan ikke yde fremragende kundeservice, hvis kunderne ikke ved, hvad de kan forvente af dig.
12. Læg vægt på ansvarlighed
Projektledelse trives med, at alle udfører deres roller og leverer deres del af arbejdet til tiden. Når du fordeler arbejdet mellem dine medarbejdere, bliver det hurtigt klart, at alle skal stå til ansvar for deres del.
Ansvarlighed betyder ikke, at man skal rapportere om andre medarbejdere for manglende fremskridt. Det betyder også at identificere, hvor de måske kæmper, og hvordan og hvornår man skal gribe ind.
Det vigtigste er altid at lytte (og stille spørgsmål). Uanset om du sidder i et kundemøde eller har en personlig samtale med en medarbejder, er det at lytte noget af det stærkeste, du kan gøre. Og med en bedre forståelse af de aktuelle situationer og af, hvordan teamet har det med det arbejde, de udfører, er du bedre i stand til at forstå deres problemer.
Prøv at bruge et teamstyringsværktøj til at give et centralt sted til alle dine vigtige diskussioner og opdateringer på både opgave- og projektniveau. Det vil være super praktisk for dig og dit team.
Læs vores guide, hvis du har brug for hjælp til at lede et møde.
13. Være meget organiseret
Selv om det er en superkliché, kan man ikke komme uden om det: Organisering er en af de vigtigste færdigheder, man har brug for som projektleder. Det er i sandhed en af de mest værdifulde og nemmeste færdigheder at øve sig på og udvikle.
Fra den detaljerede planlægning af projektet til dagligdags ting som personlig tidsstyring, der giver dig mulighed for at få dit daglige arbejde gjort og være på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt, skal alt være så struktureret som muligt for at arbejde effektivt.
Som projektleder er du ikke kun ansvarlig for at holde dig selv organiseret og styre dit eget arbejde, da alle andre er afhængige af dig. Så det er let at se, hvorfor det at være organiseret er en af de vigtigste styrker hos en projektleder.
Lær, hvordan du bruger en planner til at organisere dig på arbejdet.
14. Bevar roen
Evnen til at bevare roen under pres er ikke et let job. Som projektleder vil du befinde dig i mange pressede situationer, og hvordan du håndterer dem, vil gøre en enorm forskel i sidste ende.
Deadlines, der nærmer sig, vanskelige kundesamtaler, ting, der ikke går som planlagt, og så videre. Mange ting kan (og vil sandsynligvis) gå galt.
Som projektleder kan du ikke bare overleve kaos; du skal kunne trives i det, især i arbejdsmiljøer, hvor tempoet er højt. Du skal være i stand til at holde hovedet koldt og træffe gode beslutninger under pres. Husk, at det er vigtigt at holde teamet i en positiv stemning, ikke i panik.
Gratis e-bog: Projektlederens håndbog om tidsregistrering
Få din trin-for-trin guide til at mestre tidsregistrering som projektleder
15. Vær en god leder (hvad det så end betyder)
Ja, det ved vi godt. Hvor vagt kan det være? Sagen er, at fremragende lederskab vil se forskelligt ud for forskellige mennesker. Det er ikke noget, der passer til alle mennesker på samme måde. Hvad det vil sige at være en god leder, kan variere afhængigt af branchen, teamet, de enkelte teammedlemmer og personen selv.
Efter vores mening skal man have mange af projektledelseskompetencerne på denne liste for at være en god leder.
Du skal kunne kommunikere projektets mål, forholde dig til dit team med empati og styre projektet gennem vanskelige perioder. Men du har også brug for det ekstra, som ikke mange mennesker har, den gnist af noget, der kan tænde inspirationen i resten af teamet: lederskab.
Det er netop det, vi mener med "at være en god leder". Det er "ingredienserne" til at opbygge et højtydende team.
Selvom det lyder heroisk, skal du ikke tro, at det er noget, der er umuligt at opnå. Det er noget, der vokser i dig, efterhånden som du udvikler din projektledelseserfaring med tilstrækkelig tid og engagement.
Vi tror på, at det at være en god leder betyder at forstå, hvad der skal til for at motivere og drive dit team på din måde, ved at bruge dine unikke projektlederfærdigheder og -kompetencer, ved at være dig selv.
Konklusion
Værsgo; her er flere måder at forbedre dine projektledelsesevner på. Som projektleder har du brug for hjælp fra et pålideligt team og de rigtige projektledelsesværktøjer og software for at få succes med dine projekter!
Projektledelse er utvivlsomt en af de mest udfordrende og givende karriereveje, man kan tage. En god projektleder kan hjælpe en virksomhed med at afklare projektledelsesmål, strømline processer og øge omsætningen. Det er ikke overraskende, at projektledere er meget efterspurgte i mange brancher.
Men uanset hvor du tager dine projektledelsesfærdigheder hen, skal du holde fast i de kernefærdigheder, der gør dig "god".
For at blive en bedre projektleder skal du være meget velorganiseret og procesorienteret, samtidig med at du er en afslappet og tilpasningsdygtig person, der virkelig kan lide en god udfordring. Det er ikke let, men det kan være meget tilfredsstillende.
Vi håber, at du med denne artikel kan lære mere om nogle af de bedste metoder og tips til at blive en succesfuld projektleder!
Du er måske interesseret i: