Viktige utfordringer ved å lede eksterne medarbeidere

I vår tid er sannsynligheten for å lede et eksternt team stor. Hybrid- og fjernarbeid har blitt superpopulært de siste årene på grunn av pandemien, og er helt klart kommet for å bli.

Å lede eksterne medarbeidere og team har mange fordeler, men byr også på en god del utfordringer.

Som leder kan du ha all verdens erfaring med å jobbe i et kontormiljø med store team, men ikke all denne erfaringen kan overføres til den eksterne verdenen. Som fjernleder må du tilpasse deg og prøve å finne en måte å få medarbeiderne dine til å føle at de fortsatt har en tilknytning til deg, jobben sin og de andre kollegene.

Heldigvis er vi her for å hjelpe deg! Her er vår liste over de 10 største utfordringene ved å lede eksterne medarbeidere, og hvordan du kan løse dem.

De 10 største utfordringene ved å lede eksterne medarbeidere

1. Kommunikasjon

Det er ingen hemmelighet at det er mye vanskeligere å kommunisere med de ansatte når du jobber eksternt.

Når medarbeiderne kommer til kontoret hver morgen, er det lett å holde seg oppdatert og diskutere ideer - enten det er ved skrivebordet, i gangen eller over en kopp kaffe. Men når man jobber eksternt, er det umulig å engasjere seg spontant ansikt til ansikt. All kommunikasjon og interaksjon må være bevisst og planlagt.

En god løsning for å forbedre teamkommunikasjonen er å sørge for at kommunikasjonen skjer regelmessig. Sett av tidspunkter på dagen der du er tilgjengelig for korte økter med eksterne medarbeidere, og del kalenderen din slik at de vet når du er ledig og kan ringe deg ved behov.

Noen verktøy kan være nyttige for det. Ta en titt på de beste verktøyene for å administrere eksterne ansatte, og velg ditt!

2. Sosial isolasjon og ensomhet

Dette er en av utfordringene for dem som jobber eksternt, ikke bare for ledere.

Det er lett å ta menneskelig interaksjon for gitt når du går på kontoret. Det er mye enklere når du alltid er full av mennesker rundt deg! Når du jobber eksternt, spesielt hjemmefra, er det en helt annen sak.

Ensomhet er en av de vanligste klagene fra fjernarbeidere. Sosial isolasjon kan dessverre påvirke folks mentale og fysiske helse, motivasjon og produktivitet.

Som leder bør du forsøke å bygge sosiale forbindelser når det er mulig. Sett av tid på agendaen og planlegg eksterne interaksjoner mellom teamene dine. Planlegg en åpen, morsom chat, la alle ta en kaffe sammen virtuelt, og diskuter ikke-arbeidsrelaterte emner. Det kan være så enkelt som å spille et nettspill sammen.

Sørg for at du lytter til medarbeiderne dine og oppmuntrer til emosjonell støtte når det er nødvendig. Dette er "obligatorisk" hvis du ønsker å lede teamet ditt til suksess.

3. Spore teamets produktivitet

Selv om mye forskning tyder på det motsatte, er det fortsatt et stort stigma rundt fjernarbeid og medarbeidernes effektivitet.

Å følge opp medarbeidernes prestasjoner er en av de største utfordringene ved å lede et eksternt team, og en av flere grunner til at noen ledere ikke liker å jobbe eksternt. Mange ledere er nemlig fortsatt bekymret for at medarbeiderne ikke vil jobbe like hardt som de pleide å gjøre på kontoret.

På den annen side kan mange medarbeidere slite med å føle den samme støtten fra lederne sine som de pleide å få på kontoret.

Hvis de eksterne medarbeiderne ikke kommuniserer, kan de føle at eksterne ledere ikke har kontakt med deres behov og ikke føler at de får støtte til å få jobben gjort. Men ikke bekymre deg!

Som fjernleder kan du enkelt holde kontakten med alle ved å etablere strukturerte daglige eller ukentlige avstemminger.

Sett opp milepæler for prosjektet med konkrete og veldefinerte tidsfrister, slik at medarbeiderne dine har konkrete mål å jobbe mot. Prøv også å ringe medarbeiderne dine med jevne mellomrom for å diskutere fremdrift og potensielle hindringer for arbeidet. 

Det kan også være nyttig å innføre en tidsregistreringsapp i arbeidsflyten. Ved å spore tid sammen kan en leder se hva teamet jobber med, og sikre at de fokuserer på de riktige tingene.

4. Ansette nye medarbeidere

Det kan være utfordrende å ansette nye medarbeidere hvis du har jobbet med det samme teamet en stund og alt har gått på skinner. Spesielt når det gjelder folk som kan lede seg selv. 

Det er ingen tvil om at det å ansette et nytt teammedlem eksternt kan ha stor innvirkning på teamet og påvirke alles produksjon og flyt. Alle vil sannsynligvis slite med å samarbeide, og det kan bli vanskelig for den nyansatte å begynne å jobbe selvstendig. 

Det første du bør gjøre som leder, er å forsikre deg om at personen passer inn i teamets kultur. I løpet av ansettelsesprosessen må du finne ut om personen du intervjuer allerede har erfaring med fjernarbeid, og hvilke forventninger som stilles til vedkommende. Du kan også ta med resten av teamet til et mer avansert stadium for å se om det er noen kjemi! 

Du må også finne en person som lett kan lede seg selv. Med fjernarbeid blir det vanskeligere for nyansatte å få tilgang til lederen sin enn i en kontorjobb. Derfor må ansettelsesprosessen være annerledes!

Du bør nå se etter en person som viser evne til selvledelse. For eksempel bør denne personen ha tidligere dokumenterte suksesser i et eksternt miljø, ha en engasjert holdning, gode ferdigheter i tidsstyring og evne til å jobbe med tidsfrister og sette seg mål. 

5. Arbeid på tvers av ulike tidssoner

En klassisk utfordring for virtuelle team: tidssoner.

Fjernarbeid har gjort det mulig for mange selskaper å ansette folk i utlandet. Selv om dette kan være bra for selskapet, gjør det jobben din som leder mye vanskeligere. Selv om tidssoneforskjellene kan være minimale, kan det være vanskelig å jobbe med mennesker fra den andre siden av kloden.  

Derfor må du legge ned mer arbeid i å koordinere kommunikasjonen mellom alle. Når du planlegger møter, bør du for eksempel prøve å finne et tidspunkt som passer for alle, eller tilby et alternativ, for eksempel asynkron kommunikasjon. Hvis alle vet at de ikke kan forvente å få svar umiddelbart, reduserer det presset om å være "på vakt" 24/7. 

TIPS: Unngå problemer med ulike tidssoner ved å ta i bruk en av våre gratis maler for arbeidsplaner.

6. Balanse mellom arbeid og fritid

Fjernarbeid kan være en fin måte å oppnå en bedre balanse mellom jobb og fritid på, ettersom du lettere kan bruke tid på privatlivet ditt. Det er slutt på trafikken, å stå opp supertidlig for å rekke bussen og å bruke altfor mye tid på å pendle fra hjemmet til kontoret.

Noen ganger kan imidlertid grensene mellom arbeidstid og fritid være uklare. 

Uten det tydelige fysiske skillet mellom kontoret og hjemmet, kan teamet ditt lett falle inn i dårlige og usunne vaner, som utbrenthet, ensomhet eller til og med depresjon. Som en god leder må du ha kontroll på dette for å forhindre at det skjer, og for å ha et sunt, lykkelig og velfungerende team!

Du kan gjøre litt research og foreslå at noen av medarbeiderne dine bruker en tidsregistreringsapp for å hindre dem i å jobbe mer enn de burde. Du bør også planlegge regelmessige møter for å sjekke hvordan alle har det, og gi råd når du blir spurt.

Hvis du begynner å innse at noen av teammedlemmene ikke engasjerer seg like mye sosialt, kan du prøve å ringe dem og sjekke om alt er i orden privat. Ikke forvent at folk skal stå frem med problemene sine, for det kommer de ikke til å gjøre.

Noen av dem kan sannsynligvis ikke engang innse at det er et problem. Vær oppmerksom på hvordan alle oppfører seg i det daglige, og tilby støtte proaktivt når du finner det nødvendig. Ikke vent, ellers kan det være for sent!

7. Utstyr fjernteamet ditt med de beste verktøyene

For å kunne jobbe komfortabelt må fjernarbeidere ha de rette forutsetningene for å gjøre det hjemme, akkurat som de pleide å ha på kontoret. Selv om det ofte er mulig å jobbe hjemmefra med en bærbar datamaskin og en internettforbindelse, er det ikke nok. Oppsettet ditt må være optimalt!

Derfor er det viktig at du som leder sørger for å gi teamet ditt et optimalt, komfortabelt og rent arbeidsområde. Medarbeiderne må få støtte til å skape den ideelle arbeidsplassen når de jobber utenfor kontoret.

Sørg for å sette av et budsjett som gjør det mulig å skaffe alt man trenger: ergonomiske kontormøbler, en ekstra skjerm, utstyr for videosamtaler og så videre.

8. Tilbyr nye karrieremuligheter

Det blir enda vanskeligere å gi medarbeideren den lønnsforhøyelsen og det nye prosjektet han eller hun håpet på når folk jobber eksternt.

Det er avgjørende at selv om de ikke er fysisk sammen med deg, føles ikke forholdet deres så annerledes. Derfor bør du gi dem de samme mulighetene for karriereutvikling som alle andre ansatte, det er avgjørende for å skape et team med høy ytelse.

Det er ekstremt vanskelig for fjernarbeidere å utvikle seg i en tradisjonell karrierevei som kontorarbeidere, så du må veilede dem og la dem vise sine sterke sider på andre måter. Dette bringer oss til neste punkt...

9. En-til-en-møter

Vi har allerede snakket om dette mange ganger, men sannheten er at det å ha regelmessige en-til-en-samtaler med teamet ditt er nøkkelen til alt. Som fjernleder er det helt avgjørende at du konsekvent setter av tid til å lytte til teamet ditt, uansett hva som skjer. 

Hvis du var fysisk sammen med dem, ville dere hatt mange flere muligheter til å diskutere ideer, tanker, problemer, bekymringer, prosjekter og hva som helst med hverandre. På avstand er det imidlertid ditt ansvar å sette av tid til at teammedlemmene dine kan komme i kontakt med deg og føle seg trygge på at de kan diskutere det de trenger.

10. Behandler alle likt

Hvis du jobber med et hybridteam, det vil si at noen jobber fra kontoret og andre jobber eksternt, må du virkelig prøve å behandle folk likt. Du må ikke glemme at de som jobber eksternt og går glipp av mange av kontorfordelene, lett kan føle seg utenfor.

Hvis dere på kontoret for eksempel bestemmer dere for å gå ut og spise lunsj sammen, må du gi beskjed til det eksterne teammedlemmet og kanskje gi dem en halvtimes ekstra lunsjpause eller et budsjett til å kjøpe mat også.

Men dette gjelder begge veier. Fjernarbeidere har også noen fordeler, som for eksempel større frihet i løpet av dagen. La for eksempel de kontoransatte gå 10 minutter tidligere for å unngå trafikk. Uansett hva du bestemmer deg for er best for teamet ditt, må du sørge for å være rettferdig overfor alle. 

Konklusjon

Her er vår liste over de 10 største utfordringene som leder for fjernarbeidere.

Nøkkelen er å gjøre så mye research som mulig og lære så mye som mulig om hvordan du kan forbedre din hybrid-fjernarbeidssituasjon. Alt avhenger også av bedriftskulturen og hva som fungerer best for teamet ditt.

Sørg for å skape et virtuelt rom for medarbeiderne dine der de kan nå sine mål, være sunne og lykkelige og føle seg selvstendige! Du vil se hvor lett du blir den lederen alle ønsker å ha. 

Du er kanskje interessert i:

• Hvordan lede et møte
• Hvordan håndtere ansatte som klager over arbeidsmengden
• Slik får du teamet ditt til å følge tiden
• Ting du kan si for å motivere teamet ditt
• De beste kommunikasjonsappene for team