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Horario de Trabajo: Tipos, consejos y estrategia para crearlo
Clientes satisfechos, operaciones fluidas, alta productividad y rentabilidad, junto con el bienestar de los empleados. Es obvio que lo que busca en su empresa es alcanzar todos estos objetivos, y por algo se necesita un horario de trabajo. Bien hecho, hace maravillas.
Sin embargo, crear horarios de trabajo que satisfagan a todos es todo un reto. Hay que utilizar una aparente magia de ingredientes para tener éxito. En este artículo, voy a desgranar los tipos de horarios de trabajo y cómo crearlos con el atractivo de los empleados y la eficiencia empresarial.
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TLDR
Establecer los horarios de trabajo de los empleados de forma equilibrada es una situación en la que todos salen ganando: tus empleados estarán más contentos, se implicarán más en su trabajo y serán más productivos, y tu empresa obtendrá la moneda de cambio que tanto necesita para funcionar: la rentabilidad. Esto es lo que encontrarás en este artículo:
Entender qué es un horario de trabajo y por qué es importante
Descubra qué tipos de horarios de trabajo puede adaptar a su empresa
Aprenda estrategias y consejos que le ayuden a configurar su horario de trabajo
¿Qué es un horario de trabajo?
Los horarios de trabajo se han creado para garantizar que su equipo se adapte a las exigencias de su empresa. En otras palabras, es importante asegurarse de que su equipo está en el lugar adecuado en el momento adecuado para que las cosas funcionen sin problemas.
Un horario de trabajo es un plan sobre cuándo trabajará cada miembro del equipo y suele incluir información como las horas de trabajo designadas, los descansos, las horas de comida y otros detalles relacionados con las actividades laborales. Es como un mapa que muestra quién trabaja, cuándo trabaja y qué se supone que debe hacer durante su turno.
Nota: Hay más hábitos de trabajo que conducen a un negocio de éxito. ¡Explórelos todos!
Al igual que los motores de búsqueda utilizan algoritmos para entender lo que quieren los usuarios, las empresas utilizan los calendarios laborales para alinear sus operaciones tanto con las necesidades de los empleados como con los objetivos empresariales. Cuando se crea un horario de trabajo, no sólo se rellenan franjas horarias. Está pensando en cómo maximizar la productividad, acomodar las preferencias de los empleados y asegurarse de que su empresa cumple sus requisitos operativos.
Así que, en realidad, la creación de horarios de trabajo tiene todo que ver con la comprensión y la satisfacción de los seres humanos: eso es algo que debería poner las cosas en perspectiva.
Recuerda que a veces también hay que saber decir que no en el trabajo.
Tipos de horarios de trabajo
Tener un horario de trabajo eficaz empieza por entender qué tipos de horarios de trabajo existen. Si esto no es suficiente, estoy convencido de que puedes crear el tuyo propio, pero reinventar la rueda puede llevar mucho tiempo. Un calendario laboral es un tipo de proceso en constante cambio. Evoluciona con tu empresa y tienes que estar siempre atento a las necesidades de tus empleados y también al crecimiento de la empresa.
¿Sabías que en un horario laboral de 40 horas pasamos en el trabajo el 71,5% de nuestro tiempo al año? Amplié más este tema en el artículo sobre cuántos días laborables hay en un año.
Permítame presentarle 10 tipos de horarios de trabajo:
1. Horario a tiempo completo
El patrón de jornadas laborales de 8 horas, de lunes a viernes, es el tipo más común de horario de trabajo que se cumple, a menudo identificado como horario de trabajo fijo. Normalmente, este tipo de horario de trabajo incluye 40 horas de trabajo a la semana, con un horario de trabajo regular de 9 de la mañana a 5 de la tarde, pero depende de la industria.
Lo mejor de los horarios fijos es el hecho de que tanto los empleados tienen la previsibilidad de un horario fijo, como su empresa tiene una disponibilidad fiable durante las horas clave de trabajo.
2. Horario a tiempo parcial
Los empleados a tiempo parcial pueden preferir un horario de trabajo alternativo, ya que esto puede ayudarles a equilibrar su vida personal y sus compromisos familiares. Por el lado de la empresa, un horario de trabajo óptimo puede implicar adaptarse a las horas punta sin comprometerse a una semana de 40 horas.
Con estos horarios de trabajo flexibles, las empresas pueden gestionar los costes laborales sin dejar de cubrir necesidades operativas críticas. Este tipo de horario laboral oscila entre 20 y 30-35 horas semanales y puede ser un horario fijo o no, quedando a discreción de la empresa o del empleado cuántas horas de trabajo deben tener.
Por cierto, el trabajo a tiempo parcial suele ser el mejor horario para los autónomos. Muchos de los autónomos que conocí mencionaron que cuanto más aumentaban sus tarifas, más empezaban a tener un horario de trabajo saludable.
- Compruébelo usted mismo: Aplicación de control del tiempo para autónomos
3. 3. Horarios flexibles
El horario de trabajo flexible, como se le llama, ha ido ganando popularidad en los últimos años. Y la pregunta es: ¿por qué no? Mientras los empleados trabajen y cumplan sus compromisos, se les debería permitir trabajar siempre que sean productivos.
Sin embargo, algo que resulta útil para un horario de trabajo flexible es establecer un horario de trabajo básico.
Tomemos nuestro ejemplo: en Timeularpodemos trabajar siempre que queramos, pero con una condición: estar disponibles entre las 13:00 y las 16:00 CET. Éstas son nuestras horas centrales, en las que todos tenemos que estar sincronizados en un día, o tener llamadas, y el resto de horas son a nuestra discreción.
4. Horarios comprimidos
Imagínese poder trabajar una semana entera en menos días. Un sueño.
Eso es lo que es un horario de trabajo comprimido: trabajar más horas durante cuatro días en lugar de cinco. Este tipo de horario también se conoce como horario de 4-10 turnos. Este horario comprimido mantiene el equilibrio entre la vida laboral y personal del empleado y las operaciones de la empresa predecibles, ya que las horas trabajadas son fijas.
5. Horario de los turnos de Dupont
El horario Dupont es un tipo de programa más complejo que funciona según el modelo de un horario de trabajo por turnos rotativos. Se da con frecuencia en empresas o industrias que funcionan las veinticuatro horas del día, como la sanidad, la policía, los servicios de alimentación y la industria manufacturera, ya que necesitan cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana.
Así, el calendario de turnos de Dupont se forma a partir de un ciclo de 8 semanas con turnos de 12 horas. Es importante señalar que los empleados suelen tener descansos prolongados en un turno de este tipo para mantener su productividad y reducir las tasas de agotamiento.
Los turnos de trabajo rotativos implican trabajar 4 días seguidos, seguidos de 3 días de descanso, 3 días de trabajo, 1 día de descanso, 3 días de trabajo y 3 días de descanso. Este ciclo garantiza el descanso de los empleados, pero no se puede controlar si los turnos son más tempranos o más tardíos.
6. Horario de guardia
El horario de guardia suele aplicarse a la sanidad, los servicios de urgencias o las tiendas online que necesitan estar enfuncionamiento 24 horas al día, 7 días a la semana. Este tipo de horario de trabajo irregular puede dificultar la conciliación de la vida laboral y familiar, ya que quien tiene turnos nocturnos de guardia o un día de guardia debe estar disponible para ir a trabajar con poca antelación.
Por lo tanto, si su empresa requiere una respuesta tan inmediata a necesidades urgentes, este horario de trabajo imprevisible podría convenirle.
7. Horario de turnos 2-2-3
Otra solución alternativa consistía en trabajar 12 horas en un ciclo de 2 días de trabajo, 2 días de descanso y 3 días de trabajo, que se repetía cada dos semanas. Este horario ayuda a mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, pero también permite una cobertura continua del negocio. Este horario de trabajo también se denomina horario de Panamá.
- Más información sobre el calendario 2 2 3.
8. Horario de los turnos 9-80
Este innovador horario permite a los empleados trabajar 80 horas en nueve días en lugar de los diez habituales, lo que se traduce en un fin de semana largo cada dos semanas. Es una solución bastante creativa para los empleados que buscan un horario de trabajo más flexible en lugar de un horario estándar.
9. Horario de trabajo dividido
En un turno partido, los empleados trabajan dos turnos distintos en un mismo día, a menudo con una pausa mayor entre ellos. Suele utilizarse en hostelería y atención al cliente, donde las mayores exigencias se dan durante las horas del desayuno y la cena, pero con una disminución entre medias.
El horario de trabajo de los empleados en turnos partidos suele ser de 7 a 11 de la mañana y de 4 a 8 de la tarde.
10. Horarios estacionales
Los horarios estacionales son adecuados para las empresas que experimentan fluctuaciones en la demanda a lo largo del año, como las tiendas minoristas durante la temporada de vacaciones o los complejos turísticos durante los meses de mayor afluencia de turistas. Con este tipo de horario, puede contratar temporalmente personal adicional para hacer frente a un aumento de la carga de trabajo.
Por ejemplo, una estación de esquí podría contratar más personal durante los meses de invierno y reducirlo durante el verano. De lo contrario, la estación de esquí podría tener una sobrecarga de personal a tiempo completo durante todo el año, lo que afecta a la sostenibilidad financiera.
Estrategia y consejos para configurar su horario de trabajo
Configurar el mejor horario de trabajo para su equipo, su sector específico y su empresa requiere comprender algunas dinámicas importantes. Tenga en cuenta lo siguiente:
A. Comprender su zona cero
Empiece por comprender las necesidades específicas de su empresa con dos objetivos claros en mente: Evaluar las necesidades operativas e identificar sus horas punta.
Para llegar a una respuesta, hágase las siguientes preguntas:
¿Estamos satisfaciendo la demanda con nuestra oferta actual?
¿Cuándo tiene el mayor tráfico de clientes en su tienda en línea?
¿Cuál es el momento en que recibe más solicitudes de servicio?
¿Qué transmiten sus datos de ventas?
¿Pertenece su empresa a un sector de actividad intensa que necesita cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana?
¿Tiene demandas estacionales, como durante el verano, el invierno o sólo durante el Black Friday?
B. Obtenga la opinión de su equipo
Imponer un nuevo horario de trabajo a sus empleados puede ser contraproducente para la productividad de la empresa. Por eso, lo mejor es hablar con los empleados sobre sus preferencias de horario. No hace falta que hables de 1-1 con todo el mundo; basta con una encuesta. Haga preguntas como:
¿Te sientes cómodo trabajando por la mañana temprano, por la tarde o en turnos de noche?
¿Hay días u horas en los que no estás disponible para trabajar?
¿Existe algún motivo personal o de salud que afecte a su capacidad para trabajar determinadas horas?
¿Está satisfecho con su horario de trabajo actual?
¿Tiene alguna sugerencia para mejorar nuestras prácticas actuales de programación?
¿Qué le parece la posibilidad de trabajar en turnos de guardia?
¿Sabía que dar feedback es una de las mejores formas de mantener motivados a sus empleados?
Asegúrate de que tu tiempo está bien empleado controlándolo y gestionándolo con aplicaciones automáticas de seguimiento del tiempo.
C. Evaluar todos los tipos de horarios
No existe un enfoque único ni un único horario de trabajo ideal. Evalúe los distintos tipos de horarios de trabajo que le he presentado y considere cómo se ajustan a las necesidades de su empresa y a las preferencias de sus empleados.
D. Espiar a sus competidores en el sector
Si sus competidores parecen estar prosperando en su negocio, entonces no hay nada malo en tratar de entender cómo enfocan la programación del trabajo. Si te enteras de que otra empresa de éxito de tu sector contrata empleados por unas horas (por ejemplo, a tiempo parcial) mientras que tú contratas a tiempo completo, significa que ellos también tienen un secreto que debes aplicar.
E. Utilice los datos para tomar decisiones
Una vez aplicadas algunas prácticas de programación, hay que identificar lo que funciona y lo que no. Busque patrones que indiquen una programación eficaz y que hagan aflorar métricas importantes para la productividad y el bienestar de los empleados. Es necesario
-> Supervise las métricas de rendimiento que importan: Realice un seguimiento de métricas como la productividad, la asistencia, las horas extra y la satisfacción de los empleados para calibrar la eficacia de los horarios aplicados.
Utilice un software de seguimiento automático del tiempo para obtener información como las horas extraordinarias, cuándo es más productivo su equipo y cuándo no, y cree horarios de trabajo basados en los datos del software de seguimiento del tiempo.
Utilice un software de programación de horarios para comprobar la disponibilidad de los empleados y facilitar el proceso de programación de horarios. Una aplicación de este tipo es Deputy.
F. Revisar y ajustar periódicamente
Crear el horario de trabajo ideal es un proceso continuo. Supervisa continuamente su eficacia y prepárate para hacer ajustes. Del mismo modo que revisarías tu estrategia de contenidos en función de los datos de rendimiento, revisa periódicamente tus prácticas de programación.
Programe reuniones periódicas con su equipo para comprobar cómo les funciona el horario.
Manténgase flexible y abierto a realizar cambios que se reflejen en los comentarios de su equipo o en la evolución de las necesidades de su empresa.
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¿Por qué es importante la programación del trabajo?
La planificación del trabajo es fundamental para mantener un lugar de trabajo feliz, eficiente y productivo. No se trata sólo de decidir quién trabaja cuándo, sino de crear un sistema que beneficie tanto a su empresa como a sus empleados. He aquí por qué la planificación del trabajo es importante y debe ser prioritaria:
Optimiza la productividad: Cuando a los empleados se les da un plazo concreto y un marco estructurado para finalizar un trabajo, se esfuerzan por conseguirlo.
Mejora el cumplimiento: Las leyes laborales en relación con las horas de trabajo, el horario de horas extraordinarias y los descansos son bastante estrictas, por lo que con un horario de trabajo predefinido, estarás cubierto de problemas legales.
Cobertura de personal garantizada : No sólo para las empresas que funcionan las 24 horas del día, sino también para las que pueden necesitar trabajo de guardia. Con un horario preciso, la planificación de la plantilla satisface sus necesidades.
Mayor bienestar en el trabajo: Los empleados tienen una mayor previsibilidad en el manejo de su vida personal y su bienestar, y el equilibrio entre la vida laboral y personal también se ve afectado de buena manera.
Mayor responsabilidad: Cuando se define claramente un horario de trabajo en , los empleados entienden que sus responsabilidades deben cumplirse en esas horas establecidas, ni más ni menos. De este modo, se fomenta la coherencia, la responsabilidad y el compromiso.
Asegúrate de planificar el horario de trabajo basándote en datos. Un seguimiento automático del tiempo pone de manifiesto tus hábitos de consumo de tiempo y los puntos en los que disminuye la productividad.
Crear calendarios laborales centrados en el ser humano
A veces, confundimos el horario de un empleado con el horario de una empresa. Pero en realidad, puede hacer ambas cosas. Puede crear y gestionar horarios de trabajo para los empleados y también para su empresa. Con unas pocas estrategias clave y el horario de trabajo adecuado para su caso particular, puede equilibrar las exigencias de su empresa con un equipo feliz.