Objetivos de gestión del tiempo para maximizar su productividad

Es probable que tenga objetivos para todas las áreas de su vida. Entonces, te preguntarás: ¿es el tiempo también un área en la que deberías tener objetivos?

Pues bien, teniendo en cuenta que el tiempo determina la consecución de todos los demás objetivos, merece la pena invertir energía y esfuerzo en gestionarlo.

Sumérgete en este artículo para aprender a establecer tus objetivos de gestión del tiempo y cada uno de los pasos que contribuyen a alcanzarlos.

¿Qué son los objetivos de gestión del tiempo?

Los objetivos degestión del tiempo son objetivos estratégicos que pretenden optimizar el uso de su tiempo. Aunque el tiempo sea un activo intangible, considere que la fijación de objetivos contribuye a obtener un rendimiento de su inversión en tiempo. El mejor resultado de establecer objetivos para la gestión del tiempo es que le permite ser intencionado con su tiempo a la vez que consigue productividad.

Es más, estos objetivos te desafían a alinear tu inversión de tiempo con tus valores más profundos, tus aspiraciones y tu visión a largo plazo.

¿Por qué necesitas objetivos de gestión del tiempo?

Además de permitirle alinear la forma en que emplea su tiempo con sus objetivos a corto y largo plazo y su visión más amplia, unos objetivos de gestión del tiempo adecuados le permiten hacer lo siguiente:

• Prioriza con determinación: Centra tu tiempo y energía en el trabajo de alto impacto que impulsa el progreso significativo, realiza el trabajo que importa y llena tu copa.
• Minimice el trabajo ocupado de poco valor: Alcanzar el éxito, ya sea en la vida profesional o personal, rara vez consiste en centrarse en actividades de poco valor. Se trata de tareas de alta prioridad que deben gestionarse como corresponde.
• Equilibre todas las actividades de forma dinámica: Asigne tiempo de forma flexible a todas las áreas de su vida, incluidos el trabajo, la familia, la salud, el aprendizaje y el ocio, y adáptese a medida que cambien las circunstancias. Así conseguirás el ansiado equilibrio entre trabajo y vida privada y te mantendrás alejado del agotamiento.
• Ejecutar con atención: Comprométase plenamente en el momento presente, centrándose por completo en cada actividad. Cuando tienes control sobre tu agenda, la ansiedad por el tiempo desaparece y te permite trabajar a fondo sin distracciones en tareas cognitivamente exigentes.
• Reflexione y optimice el gasto de tiempo: Una vez fijados los objetivos de gestión del tiempo, podrá hacer una pausa periódicamente para revisar el uso del tiempo, celebrar los progresos y reajustar las prioridades. Esto es posible gracias a que tienes un objetivo inteligente con el que puedes medir tus habilidades y comportamientos de gestión del tiempo. De lo contrario, sin objetivos de gestión del tiempo, no eres consciente de cómo empleas el tiempo, cuáles son tus pérdidas de tiempo y cómo optimizarlo.

En última instancia, los objetivos de gestión del tiempo te permiten vivir y trabajar de forma más intencionada, centrarte en lo que más te importa y alcanzar el éxito personal y profesional.

🎯 Sobre el mismo tema, también puedes consultar nuestra completa guía sobre cómo escribir objetivos laborales. Está lleno de consejos sobre cómo establecer sus objetivos de carrera para tímidos estos asuntos de objetivos de trabajo de nuestro equipo, y no sólo.

Cómo fijar objetivos de gestión del tiempo

1. Empieza por pensar cuál es tu relación con el tiempo

Primero tienes que reflexionar y admitir la verdad sobre cómo estás empleando tu tiempo. Si tienes una auditoría del tiempo llena de "banderas rojas", ya es hora de que te fijes objetivos de gestión del tiempo.

Hazte preguntas como

• ¿Pierdo a menudo el control de mi tiempo y me frustro?
• ¿Siempre se me pasan los plazos?
• ¿Me angustia a menudo no terminar mi lista de tareas pendientes?
• ¿Estoy asumiendo demasiadas cosas y abarcando demasiado?
• ¿Sé cómo empleo el tiempo en las tareas diarias?
• ¿Tengo alguna estrategia eficaz de gestión del tiempo a la que recurrir cuando pierdo el control de mi tiempo?

Si tu lista tiene 3 o 4 respuestas afirmativas, entonces sabes que tienes que ponerte manos a la obra, ya que tienes una mala gestión del tiempo. Si tu lista no está tan marcada en rojo, siempre puedes mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.

🎯 Sobre el mismo tema, consulta nuestra guía de habilidades de gestión del tiempo para aprender sobre el establecimiento de objetivos razonables, la gestión de la energía y otros.

2. Empezar a identificar áreas de mejora

Identifique las áreas exactas en las que necesita mejorar su gestión del tiempo.

Esto podría consistir en priorizar tareas o dedicar tiempo a concentrarse cuando le cuesta prestar atención. Otras áreas pueden ser delegar tareas o decir no al trabajo, ya que siempre estás abrumado con demasiado trabajo.

3. Defina sus objetivos de gestión del tiempo

La mayoría de las veces, tenemos problemas para definir objetivos temporales en cualquier área de nuestras vidas, por no hablar de los objetivos directamente relacionados con la gestión del tiempo. Por lo tanto, necesitas elaborar tus objetivos inteligentes (objetivos inteligentes de gestión del tiempo, también conocidos como objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes). Aquí tienes algunos objetivos que se basan en los criterios del marco SMART:

• "Priorizaré mis 3 tareas cruciales diarias y las completaré antes de ocuparme de cualquier otra cosa".
• "Cambiaré mi conducta de revisar el correo electrónico a sólo 3 veces al día".
• "Dedicaré tiempo a la familia todas las tardes de 18:00 a 20:00 y eliminaré todas las demás tareas".

4. Desarrollar un plan de acción

Divida sus objetivos en pasos concretos y hábitos que pueda poner en práctica. También es útil fijar fechas límite para rendir cuentas. Por ejemplo:

• "Empezaré cada mañana haciendo una lista de mis 3 tareas más importantes".
• "Utilizaré un temporizador Pomodoro para trabajar en bloques concentrados de 25 minutos con descansos de 5 minutos entre ellos".
• "Pondré 'No molestar' en mi teléfono durante el tiempo en familia".

5. Revisar y ajustar periódicamente

Evalúe su progreso semanal o mensualmente en función de cómo evoluciona su relación con el tiempo. Una auditoría del tiempo con un software de seguimiento del tiempo es la forma más sencilla de comprobar si tus habilidades de gestión del tiempo han mejorado, ya que muestra todas las cuestiones relacionadas con el tiempo en un informe como este:

Otras formas más sencillas son comprobar y comprender si tienes un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y si ahora controlas mejor tu tiempo con distintas técnicas de gestión del tiempo. Celebra tus éxitos, aprende de los reveses y modifica tus objetivos.

Objetivos de gestión del tiempo [ejemplos]

Ahora que dispone de un marco de referencia sobre cómo establecer sus objetivos de gestión del tiempo, aquí tiene cinco ejemplos de objetivos con estrategias de aplicación específicas:

1. Identifica tus actividades que te hacen perder el tiempo

La gestión del tiempo es algo más que una habilidad. Empieza por comprender el tiempo que dedicas a las tareas y el que pierdes en trabajo de bajo impacto, para poder empezar a avanzar con paso firme hacia lo que más importa.

• Lo que hay que hacer: Utiliza un programa de control del tiempo (Timeular) para registrar todas las actividades relacionadas con el trabajo durante los próximos 30 días. Tu objetivo será registrar al menos el 95% de las tareas y analizar los informes semanales para identificar tus pérdidas de tiempo.
• Propósito: Obtener información sobre su uso del tiempo, programar tareas de forma más realista en función de sus comportamientos que consumen tiempo y eliminar ineficiencias.

Seguimiento de todas las actividades relacionadas con el trabajo con las herramientas adecuadas

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Pasos:

1. Establezca categorías y etiquetas en Timeular que estén alineadas con las prioridades de trabajo (por ejemplo, llamadas, escritura, correos electrónicos).
2. Comprométete a utilizar la aplicación de forma constante durante las horas de trabajo. Lo mejor de Timeular es que, una vez configurada, hace un seguimiento automático de tu trabajo sin que tengas que realizar ninguna acción manual.
3. Programe una revisión de 15 minutos cada viernes para hacer un seguimiento de los progresos, analizar el informe semanal y ajustar las prioridades para la semana siguiente.
4. Establece objetivos de gestión del tiempo basados en tus observaciones (por ejemplo, reducir el tiempo de reunión en un 10% para finales de mes).

Consejo: La imagen muestra un informe de tiempo en Timeular, que muestra datos como el uso productivo e improductivo de aplicaciones, los momentos en los que eres más productivo, etc.

2. Priorizar eficazmente las tareas

Completar tareas es difícil si todo lo que haces es apagar fuegos en un día. Así que tienes que aprender a priorizar tareas, y no me refiero solo a las tareas urgentes, sino también a todas las actividades que te hicieron avanzar en muchos proyectos.

• Lo que tienes que hacer: Utiliza cada día una estrategia de priorización llamada matriz de gestión del tiempo (también conocida como matriz de Eisenhower). De este modo, sabrás qué tareas son prioritarias y debes abordar primero.
• Propósito: Al priorizar eficazmente, se asegurará de que su trabajo más importante se haga a tiempo, controlará el estrés de los plazos inminentes y progresará con el trabajo.

Pasos:

• Crea una lista de tareas diarias: Haz una lista de todas tus tareas al principio del día.
• Asigna tus tareas en cuadrantes:
  1. Urgente e importante (Do Now).
  2. Importante pero no urgente (Plan).
  3. Urgente pero no importante (Delegado).
  4. Ni urgente ni importante (Eliminar).
• Programe tiempo de concentración: Dedica tus horas más productivas a las tareas de los Cuadrantes 1 y 2.
• Revise con regularidad: Al final de cada día o semana, reevalúa tu matriz para ver si esta técnica de gestión del tiempo te funciona o si necesitas ajustarla, y quizás probar otra estrategia.

🎯 Sobre el mismo tema, puedes familiarizarte con estrategias de gestión del tiempo como hacer listas de tareas, agrupar tus interrupciones y aprovechar las herramientas de gestión del tiempo.

3. Reducir la procrastinación

La procrastinación destroza la productividad, pero todos somos culpables de ella, quizá más de lo que nos gustaría reconocer. El problema es que la procrastinación te impide alcanzar tus objetivos y te causa un estrés innecesario.

Si hay una actividad en la que estás procrastinando más, es probable que sea la tarea más difícil o poco atractiva de tu lista.

• Lo que tienes que hacer: Utiliza la técnica "Cómete la rana " cada mañana de tu semana laboral. La "rana", en este caso, es la tarea desafiante mencionada anteriormente. Básicamente, tienes que empezar y terminar esta tarea a primera hora de la mañana para no arrastrarla interminablemente contigo.
• Propósito: Abordar el trabajo de alto valor cuando la energía está al máximo, reducir el desorden mental y crear una sensación de logro al principio del día. Y, por supuesto, reducir la procrastinación.

Pasos:

1. Identifica a tu rana: Cada noche, identifica la tarea más crucial que tienes que completar al día siguiente, y le tienes pavor.
2. Dale prioridad: Haz que tu rana sea lo primero que abordes por la mañana antes de cualquier distracción o tarea menor.
3. Divídela: Si la tarea te parece abrumadora, divídela en pasos más pequeños y factibles para que empezar sea más fácil y te resulte más sencillo mantenerte centrado en ella.
4. Comprométete a concentrarte: Fija un temporizador para el trabajo concentrado (por ejemplo, de 60 a 90 minutos) y asegúrate de que tu tarea reciba toda tu atención.
5. Recompénsate: Una vez que te hayas "comido la rana", prémiate con un descanso o un pequeño capricho para reforzar este nuevo hábito.

4. Aplicar el bloqueo temporal

Si tienes problemas para controlar las distracciones y concentrarte en una sola tarea a la vez, las técnicas de bloqueo temporal te ayudarán a emplear tu tiempo con eficacia.

• Lo que tienes que hacer: Utiliza una técnica de bloqueo temporal para dividir tu día en periodos dedicados a actividades específicas. En este ejemplo utilizaré la conocida técnica Pomodoro.
• Propósito: En general, el bloqueo del tiempo ayuda a eliminar las distracciones, reducir la fatiga de las decisiones y, finalmente, alcanzar los resultados deseados.

Pasos:

1. Elija una tarea: Selecciona una tarea específica en la que centrarte durante tu sesión Pomodoro (puede ser cualquier tipo de tarea, desde tareas difíciles a rutinarias).
2. Ponga un cronómetro: Ponga un cronómetro en marcha durante 25 minutos y comprométase a trabajar en la tarea sin interrupciones.
3. Tómate un breve descanso: Cuando suene el temporizador, tómate 5 minutos para recargar pilas. Tómate un café o un té o estírate un poco.
4. Repita el ciclo: Después de cuatro Pomodoros, recompénsate con un descanso más largo de 15-30 minutos.
5. Realiza un seguimiento de tus sesiones: Utiliza un cuaderno o un temporizador Pomodoro digital gratuito para hacer un seguimiento de los Pomodoros completados y medir tu productividad a lo largo del tiempo.

5. Reducir el cambio de tareas en un 50

El cambio constante de tareas acaba con su productividad y agota su energía mental, aunque muchos de nosotros cambiamos de tarea docenas de veces al día. Cada cambio requiere que el cerebro vuelva a centrarse y consume mucha más energía mental que si se mantuviera centrado en una sola tarea.

• Lo que hay que hacer: Pon en marcha un "sistema de lotes" en el que agrupes todas las tareas similares y las completes en periodos de tiempo dedicados. Durante los próximos 10 días, haz un seguimiento de los cambios de tareas con un rastreador de productividad para tener una línea de base y luego supervisar tu progreso.
• Propósito: Cuando reduces el cambio de contexto, disminuyes la fatiga mental y, como sugieren las investigaciones, puedes llegar a ser un 40% más productivo.

Pasos:

1. Cree categorías de tareas: Agrupa todas las tareas similares (por ejemplo, correos electrónicos, llamadas telefónicas, trabajo creativo, tareas administrativas).
2. Programe sesiones por lotes: Establece bloques de tiempo específicos en tu calendario para cada categoría de tareas (por ejemplo, lectura del correo electrónico de 9 a 9.20 de la mañana y de 4 a 4.30 de la tarde).
3. Aplique la regla de "terminar antes de cambiar": Termina un lote por completo antes de pasar a otro, a menos que haya una emergencia real.
4. Configure su entorno: Cierra las pestañas innecesarias, desactiva las notificaciones y utiliza bloqueadores de sitios web durante las sesiones concentradas por lotes. De lo contrario, es muy probable que tu atención se desvíe.
5. Controle su progreso: Registra diariamente tus cambios de tareas y calcula tu media semanal para asegurarte de que alcanzas tu objetivo del 50%.

Elige tus objetivos y ve a por ellos

Ahora dispone de un marco estructurado para empezar a mejorar su relación con el tiempo. Tanto si buscas mejorar tu salud mental, como si quieres mantenerte organizado, alcanzar objetivos con facilidad y tener un equilibrio armonioso entre la vida laboral y personal, el tiempo es la moneda que conduce a todos estos objetivos.

Por lo tanto, elija sus objetivos de gestión del tiempo y deje que el tiempo trabaje para usted y sus objetivos.