¿Cómo gestionar los conflictos de horarios?
Los conflictos de agenda son más habituales de lo que se cree. Aunque todo el mundo aspira a la eficacia de programar a la perfección todos los compromisos de la agenda de un equipo, una empresa o un individuo, en ocasiones los conflictos son inevitables.
Hay formas de dar la vuelta a los problemas de programación a su favor y evaluar rápidamente las diferentes razones de los mismos.
Sigue leyendo y aprende a gestionar los conflictos de horarios de una vez por todas.
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¿Qué son los conflictos de programación?
Los conflictos de programación se producen cuando hay dos o más tareas y/o eventos que intentas gestionar simultáneamente. Probablemente, ambos exigen tiempo y atención. También podemos considerar bajo esta definición dos dobles turnos, tareas o agendas atribuidas a la misma persona.
Desgraciadamente, no es posible estar en dos sitios o trabajar en dos tareas distintas simultáneamente, por lo que los conflictos de horarios requieren cierta gestión. Hay que insistir en que la multitarea no es buena para la productividad. Esta gestión puede consistir en cambiar el horario o solicitar algún tipo de ayuda, ya sea humana o material.
Tipos habituales de conflictos de programación
- Doble reserva: puede ocurrir cuando se reservan dos tareas/eventos/reuniones en la misma franja horaria;
- Sucesos solapados: el final de un suceso se solapa con el principio de otro;
- Miembros del equipo no disponibles: esto puede ocurrir cuando, por ejemplo, se invita a un miembro del equipo a algo y éste se encuentra de viaje de trabajo, en su tiempo libre o quizá trabajando desde casa. Cuando falla la comunicación;
- Agenda no disponible: esto ocurre cuando un trabajo, tarea o evento sensible al tiempo se programa en una franja horaria ya dedicada a otras tareas. Esto puede provocar que alguien tenga que decidir qué tarea es más importante o dejar una incompleta;
- Problemas de última hora: su calendario tiene que reorganizarse debido a un imprevisto (día de baja por enfermedad, problema de atasco, emergencias familiares, etc.).
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Cómo gestionar los conflictos de horarios en 6 pasos
Preparación y anticipación son las palabras clave que hay que recordar a la hora de gestionar los problemas de horarios. La mejor manera de enfrentarse a los problemas de planificación es disponer de un sistema o proceso que permita resolverlos en cuanto aparezcan.
Toma nota de algunos pasos/consejos que puedes aplicar en este sistema:
- Que no cunda el pánico: este es exactamente el motivo por el que has diseñado este proceso de respuesta. Respira hondo para tranquilizarte y, si estás al frente de un equipo, recuerda que tienes un equipo que te mira y espera que le guíes. En un estado mental más tranquilo, pensarás y te comunicarás con más claridad y evaluarás todas las opciones disponibles;
- Asegúrese de que dispone de toda la información: su agenda y calendario o un horario centralizado de los empleados que pueda consultar y editar. Es posible que quieras considerar un software de programación, agendas o calendarios, dependiendo de tus necesidades o las de tus equipos. Utilizar estas herramientas y tener una representación visual de los horarios te ayudará a justificar los conflictos de horarios y a evitarlos en el futuro;
- Proponga diferentes franjas horarias: A veces, la flexibilidad es lo único que se necesita para resolver los problemas de agenda. Intenta reprogramar el evento, la llamada o la reunión conflictiva. Intenta dar diferentes franjas horarias para que puedan elegir la que más les convenga. Y no olvides disculparte por la confusión, teniendo en cuenta que esto no puede ocurrir a menudo;
- Reorganice las tareas no urgentes: Reorganizar algunos compromisos menos urgentes de su agenda o calendario para resolver un conflicto de tareas puede ser una buena solución. Si el conflicto tiene que ver con clientes o personas ajenas a la organización, puede que estén dispuestos a trabajar con las fechas reprogramadas. Asegúrate de avisarles;
- Tenga en cuenta las copias de seguridad: Los refuerzos son cruciales para combatir los efectos perjudiciales de los conflictos de programación. Si dirige un equipo, mantenga una lista de personas que podrían realizar cada tarea o prestar cada servicio con el nivel requerido. De este modo, si se produce un conflicto de programación, habrá varias opciones a las que podrás recurrir rápidamente para cubrir ese hueco;
- Aprenda de sus errores para evitar futuras frustraciones: Con cada conflicto que surge, se aprende una nueva lección. Si este tipo de problemas ocurren a menudo, es hora de revisar tus habilidades de gestión del tiempo. Al seguir reprogramando planes, especialmente con clientes o socios, tu equipo/empresa se resiente. Es un signo de falta de profesionalidad. Asegúrate de que se incorporan las mejores soluciones y de que los planes y procesos de reserva están disponibles para que todo el mundo los compruebe.
CONSEJO: Evite los conflictos de horarios utilizando las técnicas que se encuentran en los mejores libros para gestionar su tiempo.
Consejos para evitar conflictos de horarios
La prevención es la mejor manera de evitar que se produzcan estos conflictos de agenda o calendario.
Exploremos algunos procesos y pasos que pueden establecerse para evitar los conflictos de programación habituales.
1. Poner en marcha herramientas y técnicas de gestión del tiempo
Ser puntual y metódico con tus tareas te ayudará a evitar conflictos de agenda.
Cuando organices tu tiempo, asegúrate de bloquear tu calendario para reuniones y citas del mismo modo que lo haces para las tareas y el tiempo de concentración. De este modo, ya sabes cuándo se requiere tu total disponibilidad.
Utilizando un cronómetro, será más organizado en su jornada laboral, terminará todo a tiempo y nunca faltará a una cita.
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2. Utilizar software de programación
Esto puede significar utilizar una aplicación de planificación (por ejemplo, un planificador o una agenda), ya sea digital o analógica. Cuando sólo gestionas tu horario, suele bastar con encontrar la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades. Pero si gestionas un equipo, un software específico es esencial.
Estos tipos de software automatizan las reservas y disponibilidades, permitiendo que todo el mundo sepa quién está disponible y quién no. También es ideal para gestionar los turnos de trabajo y las solicitudes de reuniones. Si todo el equipo tiene acceso a este programa, pueden reorganizar las franjas horarias entre ellos si es necesario. Anima a la gente a utilizar estas herramientas.
Si usted o su equipo no desean utilizar herramientas, le sugerimos una plantilla gratuita de calendario laboral.
3. Promover una comunicación eficaz
Siga fomentando la comunicación proactiva, el dar y recibir opiniones, y trabaje la transparencia en su equipo para limitar los problemas de última hora u otros conflictos de agenda.
Una comunicación clara ayuda a evitar errores comunes como la doble reserva y otros. Proporcionar canales de comunicación para discutir los horarios entre ellos también es una ventaja significativa.
Lea nuestro post sobre cómo mejorar la comunicación en equipo.
4. Planifique a conciencia
Los conflictos de horarios son inevitables en las empresas con empleados por horas. Las mejores prácticas de programación y la gestión rápida de los conflictos reducirán los problemas, pero también es fundamental ser organizado y minucioso en la planificación de los horarios desde el principio.
Establezca un proceso organizado de planificación del calendario y un sistema para que los miembros del equipo confirmen el trabajo asignado y comuniquen cualquier cambio en los planes.
Conclusión
Los seres humanos cometemos errores, y los conflictos de agenda forman parte de ellos. Lo importante aquí es intentar no poner excusas ni culpar a nadie del error. Esto no rectificará ni resolverá la situación y podría dañar tus futuras relaciones comerciales.
Cuando te encuentres en una situación de este tipo, comunícate con todas las partes implicadas y sé siempre educado y respetuoso mientras explicas las circunstancias que dieron lugar al conflicto de horarios. Discúlpate por las molestias, pero no des demasiadas explicaciones. Eso puede ser contraproducente y mostrar falta de profesionalidad. Muestra empatía y todo saldrá bien.
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