Wie hilft Timeular Meghan dabei, wann sie Nein sagen sollte?

Als Lehrassistentin und Doktorandin an der Drexel University in Philadelphia, Pennsylvania, ist der Alltag von Meghan Barrett voll von verschiedenen Aufgaben und Herausforderungen rund um das Zeitmanagement.

Das war der Grund, warum sie Timeular zum ersten Mal benutzt hat. Die Motivation war, herauszufinden, wie viel Zeit sie für jeden Teil des Forschungsprozesses aufwendet und wie viel Zeit sie für andere Dinge aufwendet (Lehre, Service, Öffentlichkeitsarbeit, Mentorenschaft, Soziales), die nicht zu ihren Forschungszielen gehören. Lies weiter, um herauszufinden, wie Timeular Meghan geholfen hat, herauszufinden, wann sie Nein sagen muss.

Sicherstellen, dass das Budget nicht "überzogen" wird

Meghan stand unter großem Stress, weil sie sicherstellen musste, dass sie ihr Budget für die Lehrtätigkeit nicht überschritt (sie hat nur 20 Stunden pro Woche zur Verfügung), was oft als Beeinträchtigung ihrer Forschungszeit empfunden wurde.

Sie wollte auch wissen, wie viel Zeit sie für bestimmte Tätigkeiten aufwenden muss, damit sie sich produktiv fühlen. Reichen z. B. 25 Minuten pro Tag für das Schreiben aus oder muss sie ihren Tag so strukturieren, dass sie sich zwei Stunden Zeit nimmt, um Fortschritte zu erzielen?

Hier findest du alles, was du über die häufigsten Ursachen für Stress am Arbeitsplatz wissen musst.

Der Tag eines Forschers

Der erste Teil ihrer Woche wird von Lehrtätigkeiten, Sitzungen und dienstleistungsbezogenen Aufgaben eingenommen, die in einem engen Zeitplan aneinandergereiht sind. Donnerstags und freitags hat sie Zeit für Forschung und andere Aufgaben, da es schwierig sein kann, Forschungsaufgaben in kurzen Zeitabschnitten zu bearbeiten. Viele Laborexperimente dauern mehrere Stunden, und es ist hilfreich, sich längere Zeiträume für die Datenanalyse und das Schreiben zu nehmen.

Sie strukturiert ihre Tage folgendermaßen:

• 1. Bezugnahme auf eine ständig aktualisierte, nach Prioritäten geordnete Liste von Aufgaben der Klassen A bis C (am dringendsten bis am wenigsten dringend).
• Sie nimmt die Klasse A in die Hand und trägt in einen Papierplan ein, wie viel Zeit sie für jede einzelne Aktivität veranschlagt (multipliziert mit 1,5), bis der Tag voll ist.
• Um ihre Motivation aufrechtzuerhalten, schiebt Meghan lohnendere Aktivitäten auf weniger lohnende, um sich mental durchzukämpfen". 

Anschließend beginnt sie mit der Aufzeichnung der folgenden Aktivitäten: Schreiben von Zuschüssen, Schreiben von Veröffentlichungen, Laborarbeit (aufgeschlüsselt nach Projektnamen), Mentorentätigkeit, Öffentlichkeitsarbeit, Service, Teilnahme an Seminaren/Treffen, Lesen von Hintergrundliteratur, soziale Aktivitäten, Lehre/Benotung.
(Lesen Sie mehr darüber, wie Sie Unteraktivitäten erstellen können)

Die Kunst zu wissen, wann man Nein sagen muss

Anhand der Analysen am Ende der Woche kann Meghan ihren Lehr- und Forschungsmentoren genau zeigen, wie viel Zeit sie für bestimmte Dinge aufgewendet hat, "damit ich fair sein kann, wenn ich sage: 'Diese Woche keine Benotung mehr, ich habe mein Zeitlimit erreicht'".

Die Daten helfen ihr auch zu erkennen, wann ihre Prioritäten aus dem Ruder laufen und wann sie auf zusätzliche Dienstleistungen oder Einsätze verzichten sollte (was ihr wirklich Spaß macht). Wenn sie feststellt, dass sie zu wenig Zeit für ihre Hauptaufgabe aufwendet, ändert sie ihren Zeitplan und ihre Aktivitätenliste auf der Grundlage der echten Daten. Aus diesem Grund ist die Zeiterfassung für Meghan so wichtig.

"Als Wissenschaftlerin liebe ich die analytischen Berichte von Timeular und schätze das Echtzeit-Feedback, mit dem ich meinen Zeitaufwand über viele verschiedene Zeiträume hinweg analysieren und sehen kann, ob Änderungen in meinem Zeitplan meinen Output tatsächlich so verändert haben, dass er besser zu meinen Prioritäten passt."

Timeular für Universitäten

Meghan ist der Meinung, dass Timeular eine großartige Investition für Universitäten ist, die ihren Studenten dabei helfen wollen, ihre tatsächliche Zeit für jede Aufgabe zu erfassen. 

"Doktoranden und Dozenten sind notorisch überlastet, aber viele dieser Verpflichtungen werden von unseren Chefs nicht anerkannt (insbesondere Dienstleistungen wie Ausschüsse, die der Universität helfen und viel Zeit in Anspruch nehmen können).

Genaue Daten darüber, wie wenig Zeit für die Arbeit aufgewendet wird, auf die die Universität angeblich am meisten Wert legt (Forschung), können helfen, Abteilungen umzustrukturieren, um unnötige Belastungen zu reduzieren und Arbeitsstrukturen zu überdenken. 

"Es fällt mir wirklich schwer, nein zu sagen, wenn es um Service und Öffentlichkeitsarbeit geht. Timeular hat mir geholfen, meine begrenzte Zeit wertzuschätzen, indem es mir gezeigt hat, dass ich meinen Forschungsfortschritt und meine Karriereziele gefährde, wenn ich diesen Dingen zu viel Priorität einräume. Das hat mich dazu gebracht, mehr 'Nein-Sagen'-Fähigkeiten zu entwickeln.

Bio

Meghan Barrett ist Lehrassistentin und Doktorandin an der Drexel University in Philadelphia, PA. Sie arbeitet im Fachbereich Biologie und erforscht die Thermoregulation und Neuroanatomie einheimischer Bienen.