29 unschlagbare Projektmanagement-Techniken und -Tools
Willkommen beim ultimativen Leitfaden für Projektmanagement-Tools und -Techniken.
Erforschen Sie bewährte Techniken, entdecken Sie Apps zur Zeiterfassung, die die Produktivität steigern, lernen Sie Tools für eine reibungslose Kommunikation kennen, finden Sie die perfekten Apps zur Aufgabenverwaltung und entdecken Sie die Geheimnisse erfolgreicher Retrospektiven.
Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager sind oder gerade erst anfangen, dieses Handbuch wird Sie mit dem Wissen und den Werkzeugen ausstatten, die Sie benötigen, um jedes Projekt zu meistern und während des gesamten Projektlebenszyklus hervorragende Ergebnisse zu erzielen.
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12 bewährte Projektmanagementtechniken:
Gantt
Was ist das?
Ein Gantt-Diagramm veranschaulicht einen Projektzeitplan, der die Abfolge und Dauer der einzelnen Aufgaben oder Aktivitäten veranschaulicht. Es bietet einen klaren und präzisen Überblick über den Projektzeitplan und zeigt, wann die Aufgaben beginnen und enden sollen und wie sie zusammenhängen.
Wie es funktioniert:
Gantt-Diagramme arbeiten mit horizontalen Balken zur Darstellung von Projektaufgaben oder -aktivitäten. Das Diagramm besteht in der Regel aus einer Zeitleiste auf der horizontalen Achse und einer Liste von Aufgaben oder Aktivitäten auf der vertikalen Achse. Jede Aufgabe wird durch einen horizontalen Balken im Diagramm dargestellt, der sich nach dem Start- und Enddatum richtet.
Die Länge des Balkens steht für die Dauer der Aufgabe, und die Positionierung der Balken zeigt die Reihenfolge der Aufgabe an. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben können visuell dargestellt werden, indem die Balken mit Pfeilen verbunden werden.
Dies ermöglicht es, die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu verstehen und den kritischen Pfad zu ermitteln, d. h. die Abfolge der Aufgaben, die die Gesamtdauer des Projekts bestimmt.
Gantt-Diagramme enthalten zusätzliche Informationen wie Aufgaben-Meilensteine, Fortschrittsindikatoren und Ressourcenzuweisung.
Sie bieten Projektmanagern und Teammitgliedern ein visuelles Hilfsmittel, um den Fortschritt zu verfolgen, potenzielle Terminkonflikte zu erkennen und Projektzeitpläne effektiv zu kommunizieren. Gantt-Diagramme können mit speziellen Softwaretools oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel erstellt werden.
Lesen Sie auch: Erstellung eines Projektmanagement-Zeitplans
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Kanban
Was ist das?
Kanban ist eine Projektmanagement-Methode, die Arbeitsabläufe visualisiert und optimiert, um Effizienz und Produktivität zu verbessern.
Ursprünglich stammt es aus der Fertigungsindustrie, hat sich aber in verschiedenen Bereichen durchgesetzt, darunter Softwareentwicklung und Projektmanagement.
Wie es funktioniert:
Kanban arbeitet mit einer visuellen Tafel mit Spalten, die verschiedene Arbeitsstadien darstellen. Die Tafel ist in der Regel in Spalten wie "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt" unterteilt.
Karten oder Haftnotizen stellen Aufgaben oder Arbeitspunkte dar, die je nach Arbeitsfortschritt von einer Spalte in die andere verschoben werden.
Zu den Grundprinzipien von Kanban gehören die Begrenzung der unfertigen Arbeit (WIP), die Konzentration auf den Fluss und die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses.
Durch die Festlegung von WIP-Grenzen für jede Spalte stellen die Teams sicher, dass sie sich nicht selbst überlasten und einen reibungslosen und ausgewogenen Arbeitsablauf aufrechterhalten. Wenn Arbeitsaufgaben abgeschlossen sind, werden neue Aufgaben in das System gezogen, um einen gleichmäßigen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Kanban legt den Schwerpunkt auf die Visualisierung des gesamten Arbeitsablaufs und macht Engpässe und Verzögerungen sichtbar. Es fördert die Zusammenarbeit und ermutigt die Teams, Probleme sofort zu erkennen und anzugehen.
Eine kontinuierliche Verbesserung wird durch die regelmäßige Überprüfung des Prozesses, die Analyse von Leistungskennzahlen und die Anpassung zur Steigerung von Effizienz und Qualität erreicht.
Kanban hilft Teams, ihre Arbeit effektiv zu verwalten, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Produktivität zu steigern. Es bietet Transparenz und Flexibilität und fördert die Konzentration auf die Bereitstellung von Werten durch die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
Risikomanagement-Matrix
Was ist das?
Eine Risikomanagement-Matrix, auch bekannt als Risikowahrscheinlichkeits- und -auswirkungsmatrix oder Risikobewertungsmatrix, ist ein Instrument, das im Risikomanagement von Projekten zur Bewertung und Priorisierung von Risiken verwendet wird.
Es bietet einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Kategorisierung von Risiken auf der Grundlage ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrer möglichen Auswirkungen auf die Projektziele.
Wie es funktioniert:
Eine Risikomanagement-Matrix besteht in der Regel aus einem Raster oder einer Tabelle mit zwei Achsen, die die Risikowahrscheinlichkeit und den Grad der Auswirkungen darstellen.
Die Wahrscheinlichkeitsachse misst die Wahrscheinlichkeit oder Chance, dass ein Risikoereignis eintritt, während die Auswirkungsachse die potenziellen Folgen oder den Schweregrad des Risikos für die Projektziele bewertet.
Die Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsstufen werden in der Regel auf einer numerischen oder qualitativen Skala definiert, z. B. niedrig, mittel und hoch. Die Risiken werden bewertet und auf beiden Achsen mit Werten versehen, die in die entsprechenden Zellen der Matrix eingetragen werden.
Diese Kategorisierung hilft bei der Priorisierung von Risiken auf der Grundlage ihrer Gesamtrisikobewertung, die durch Multiplikation der Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungswerte berechnet wird.
Die Matrix ermöglicht es Projektteams, risikoreiche Bereiche visuell zu identifizieren und zu priorisieren, indem sie sich auf die Risiken mit den höchsten kombinierten Punktzahlen konzentrieren. Auf diese Weise können die Projektmanager Ressourcen zuweisen, Strategien zur Risikobewältigung entwickeln und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen, um die ermittelten Risiken zu bewältigen.
Die Risikomanagement-Matrix ist ein Instrument für eine effektive Risikokommunikation, Entscheidungsfindung und Überwachung während des gesamten Projektlebenszyklus.
PERT - Technik der Programmbewertung und -überprüfung
Was ist das?
PERT (Program Evaluation and Review Technique) ist eine Projektmanagement-Methode, die zur Analyse und Planung von Aufgaben in einem Projekt verwendet wird.
Es handelt sich um einen probabilistischen Ansatz, der bei der Schätzung von Projektzeitplänen, der Ermittlung kritischer Pfade und dem Management von Projektunsicherheiten hilft. PERT wurde ursprünglich für Großprojekte mit einem hohen Maß an Ungewissheit entwickelt, z. B. für komplexe Ingenieur- und Bauprojekte.
Wie es funktioniert:
PERT gliedert ein Projekt in einzelne Aufgaben oder Aktivitäten und analysiert deren Abhängigkeiten und Dauer. Für jede Aufgabe werden drei Zeitschätzungen verwendet: optimistisch (O), höchstwahrscheinlich (M) und pessimistisch (P). Anhand dieser Schätzungen wird die erwartete Dauer für jede Aufgabe nach folgender Formel berechnet: erwartete Dauer = (O + 4M + P) / 6.
Sobald die voraussichtliche Dauer aller Aufgaben berechnet ist, wird ein Netzdiagramm erstellt, das die Abfolge der Aufgaben und ihre Abhängigkeiten untereinander veranschaulicht.
Das Diagramm besteht aus Knoten (für Aufgaben), die durch Pfeile (für Abhängigkeiten) verbunden sind. Der kritische Pfad, die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben, wird auf der Grundlage der erwarteten Dauer ermittelt.
PERT berücksichtigt auch die Varianz oder Unsicherheit, die mit jeder Aufgabe verbunden ist. Die Varianz wird nach folgender Formel berechnet: Varianz = ((P - O) / 6)^2.
Durch Aufsummieren der Abweichungen entlang des kritischen Pfades können die Projektmanager die Gesamtprojektabweichung ermitteln, die Aufschluss über das potenzielle Terminrisiko des Projekts gibt.
PERT hilft den Projektmanagern bei der Bewertung des Projektzeitplans, bei der Ermittlung von Aufgaben, die für die Einhaltung der Projektfristen entscheidend sind, und bei der entsprechenden Zuweisung von Ressourcen. Außerdem bietet es eine quantitative Grundlage für die Analyse von Projektrisiken und ermöglicht eine effektive Kontrolle und Anpassung des Zeitplans.
PERT kommt Projekten mit ungewisser Dauer und komplexen Aufgabenabhängigkeiten zugute, da es den Projektteams ermöglicht, Schwankungen zu berücksichtigen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
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WBS - Work Breakdown Structure (Projektstrukturplan)
Was ist das?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Untergliederung der Projektleistungen und des Arbeitsumfangs in kleinere, überschaubare Komponenten. Er stellt den gesamten Arbeitsumfang des Projekts in einem strukturierten Format dar, gliedert ihn in kleinere, besser zu verwaltende Teile und hilft dem Team, realistische Ziele zu erreichen.
Wie es funktioniert:
Der WBS unterteilt den Projektumfang systematisch in kleinere Arbeitspakete oder Aufgaben. Er verfolgt einen Top-Down-Ansatz, der mit den wichtigsten Leistungen des Projekts beginnt und diese schrittweise in detailliertere und spezifischere Komponenten aufteilt.
Der Projektstrukturplan wird in der Regel als baumartige Struktur dargestellt, wobei die Elemente auf der obersten Ebene die wichtigsten Ergebnisse oder Phasen des Projekts darstellen.
Auf jeder nachfolgenden Ebene werden diese Elemente weiter in Teilleistungen oder Arbeitspakete zerlegt, bis ein überschaubares Arbeitsniveau erreicht ist.
Die Zerlegung wird fortgesetzt, bis die Aufgaben oder Arbeitspakete klein genug sind, um zugewiesen, geschätzt und geplant zu werden.
Der Projektstrukturplan bietet einen Rahmen für die Organisation und das Verständnis des Projektumfangs und erleichtert die effektive Kommunikation, Ressourcenzuweisung und Projektplanung.
Durch die Unterteilung des Projekts in kleinere Komponenten ermöglicht der Projektstrukturplan den Projektmanagern und -teams eine bessere Definition der erforderlichen Arbeiten, die Ermittlung von Abhängigkeiten, die Schätzung von Ressourcen und Zeiträumen sowie die Verfolgung des Fortschritts.
Es trägt dazu bei, dass die gesamte Projektarbeit berücksichtigt wird, reduziert Unklarheiten und bietet eine solide Grundlage für die Projektplanung und -ausführung.
Methode des kritischen Pfades (CPM)
Was ist das?
Die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) ist eine Projektmanagementtechnik, mit der die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben, der so genannte kritische Pfad, in einem Projektplan ermittelt wird.
Es hilft bei der Bestimmung der Mindestprojektdauer, indem es die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben analysiert und feststellt, welche Aufgaben für den Zeitplan des Projekts entscheidend sind.
Wie es funktioniert:
CPM analysiert die Reihenfolge der Projektaufgaben und ihre Abhängigkeiten, um den kritischen Pfad zu ermitteln.
Der kritische Pfad besteht aus den Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ohne Verzögerungen abgeschlossen werden müssen, um eine Verschiebung des Projektzeitplans zu verhindern.
Um den kritischen Pfad zu bestimmen, werden in der Regel folgende Schritte durchgeführt:
- Identifizieren Sie alle Projektaufgaben: Es wird eine umfassende Liste der Aufgaben erstellt, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind, einschließlich ihrer Abhängigkeiten und Fristen.
- Definieren Sie die Abhängigkeiten von Aufgaben: Die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben werden ermittelt, d. h. es wird angegeben, welche Aufgaben abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können.
- Schätzung der Aufgabendauer: Die für jede Aufgabe benötigte Zeit wird unter Berücksichtigung von Faktoren wie Ressourcen, Aufwand und Beschränkungen geschätzt.
- Berechnen Sie die Aufgabenplanung: Es wird ein Netzdiagramm oder ein Projektplan erstellt, in dem die Reihenfolge und die Dauer der Aufgaben dargestellt werden. Dies ermöglicht die Visualisierung der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die Bestimmung der frühesten Start- und Endzeiten für jede Aufgabe.
- Bestimmen Sie den kritischen Pfad: Er wird ermittelt, indem man die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben ohne Flexibilität bei ihren Start- oder Endzeiten findet. Jede Verzögerung bei den Aufgaben auf dem kritischen Pfad wirkt sich direkt auf die Gesamtdauer des Projekts aus.
Durch die Kenntnis des kritischen Pfads können sich Projektmanager auf die für den Projekterfolg wichtigsten Aufgaben konzentrieren und Ressourcen und Zeit entsprechend zuweisen.
CPM hilft bei der Planung und Terminierung von Projektaktivitäten, bei der Verwaltung von Einschränkungen und bei der Sicherstellung einer rechtzeitigen Fertigstellung. Es ermöglicht auch die Identifizierung von nicht kritischen Aufgaben, die flexibel sind und verschoben werden können, ohne den endgültigen Liefertermin des Projekts zu beeinträchtigen.
Stakeholder-Analyse
Was ist das?
Die Stakeholder-Analyse ist ein systematischer Ansatz, der im Projektmanagement verwendet wird, um die an einem Projekt beteiligten Stakeholder zu identifizieren, zu bewerten und zu verstehen.
Es geht darum, Einzelpersonen, Gruppen oder Organisationen zu identifizieren, die an den Projektergebnissen interessiert sind oder von ihnen beeinflusst werden können.
Die Analyse zielt darauf ab, die Rollen, Erwartungen, Bedenken, Einflüsse und potenziellen Auswirkungen der Beteiligten auf das Projekt zu verstehen.
Wie es funktioniert:
Die Stakeholder-Analyse umfasst in der Regel die folgenden Schritte:
- Identifizierung: Projektmanager und -teams ermitteln und listen alle potenziellen Stakeholder auf, die von dem Projekt betroffen sein könnten oder ein Interesse daran haben. Dazu gehören interne Stakeholder wie Teammitglieder, Projektsponsoren, Führungskräfte und externe Stakeholder wie Kunden, Lieferanten, Aufsichtsbehörden und die Gemeinschaft.
- Bewertung: Sobald die Stakeholder identifiziert sind, werden ihre Eigenschaften, Interessen und möglichen Auswirkungen auf das Projekt analysiert. Dazu gehört das Verständnis ihrer Projektziele, Anforderungen, Erwartungen, Einstellungen und ihres Einflusses. Die Stakeholder werden anhand von Faktoren wie Macht, Legitimität, Dringlichkeit und Nähe zum Projekt bewertet.
Durch die Analyse der Stakeholder können die Projektmanager den Grad ihres Einflusses, ihrer Unterstützung oder ihres potenziellen Widerstands gegen das Projekt bestimmen.
Qualitätsmanagement
Was ist das?
Qualitätsmanagement im Projektmanagement bezieht sich auf die systematischen und koordinierten Aktivitäten und Prozesse, die eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Projektergebnisse den erforderlichen Qualitätsstandards und den Erwartungen der Kunden entsprechen.
Dazu gehören die Festlegung von Qualitätszielen, die Durchführung von Qualitätskontrollmaßnahmen und die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Projektqualität während des gesamten Lebenszyklus.
Wie es funktioniert:
Das Qualitätsmanagement im Projektmanagement umfasst in der Regel die folgenden Schlüsselelemente:
- Qualitätsplanung: Die Projektteams legen Qualitätsziele und -anforderungen fest, definieren Qualitätskennzahlen und -kriterien und entwickeln einen Qualitätsmanagementplan. Dieser Plan umreißt die Prozesse, Ressourcen und Aktivitäten, die zum Erreichen des gewünschten Qualitätsniveaus erforderlich sind.
- Qualitätskontrolle: Bei der Qualitätskontrolle werden die Projektleistungen und -prozesse überprüft, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen. Sie umfasst die Durchführung von Inspektionen, Tests und Überprüfungen in verschiedenen Projektphasen, um etwaige Qualitätsprobleme zu erkennen und zu beheben. Die Qualitätskontrolle umfasst auch die Überwachung und Messung der Leistung anhand von Qualitätskennzahlen und die Durchführung von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Das Qualitätsmanagement legt Wert auf eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Lehren aus früheren Projekten, Kundenfeedback und laufende Überwachung helfen dabei, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Projektteams setzen Techniken wie Ursachenanalyse, Prozessoptimierung und Qualitätsaudits ein, um die kontinuierliche Verbesserung von Projektprozessen und -ergebnissen voranzutreiben.
Ein wirksames Qualitätsmanagement trägt dazu bei, dass die Projektergebnisse die festgelegten Qualitätsanforderungen erfüllen, Nacharbeit reduziert und die Kundenzufriedenheit erhöht wird.
Änderungsmanagement
Was ist das?
Change Management im Projektmanagement bezieht sich auf den strukturierten Ansatz und eine Reihe von Prozessen, die zur Vorbereitung, Unterstützung und Bewältigung organisatorischer und individueller Übergänge aufgrund von Änderungen in einem Projekt verwendet werden.
Sie hilft dem Projektleiter bei der Wahrnehmung einer der Hauptaufgaben, nämlich der Planung, Kommunikation und Umsetzung von Änderungen, um Widerstände zu minimieren, die Akzeptanz zu gewährleisten und den Projekterfolg zu maximieren.
Wie es funktioniert:
Das Änderungsmanagement umfasst in der Regel die folgenden Schlüsselelemente:
- Planung von Änderungen: Die Projektteams ermitteln den Änderungsbedarf, bewerten die Auswirkungen der Änderung auf die Beteiligten und entwickeln einen Plan für das Änderungsmanagement. Der Plan umreißt die Strategie, die Aktivitäten und die Ressourcen, die erforderlich sind, um reibungslose Übergänge zu ermöglichen und Widerstände zu mindern. Er umfasst eine Analyse der Interessengruppen, Kommunikationspläne, Schulungsprogramme und Bewertungen der Bereitschaft zur Veränderung.
- Implementierung von Änderungen: Change-Management-Aktivitäten werden durchgeführt, um die Umsetzung von Veränderungen zu unterstützen. Dazu gehören die Kommunikation der Gründe für die Veränderung, die Einbindung der Beteiligten, die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung sowie der Umgang mit Bedenken oder Widerständen. Effektive Kommunikations- und Einbindungsstrategien werden eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Beteiligten den Zweck, den Nutzen und die Auswirkungen der Änderung auf ihre Aufgaben und Zuständigkeiten verstehen.
Das Änderungsmanagement umfasst auch die Überwachung der Annahme und der Wirksamkeit der Änderung, das Einholen von Rückmeldungen und gegebenenfalls die Vornahme von Anpassungen.
Die Projektteams arbeiten eng mit den Beteiligten zusammen, um alle Herausforderungen zu bewältigen, kontinuierliche Unterstützung zu leisten und den Wandel zu verstärken, damit er in der Unternehmenskultur und den Prozessen verankert wird.
Durch ein effektives Veränderungsmanagement können Projektmanager und -teams die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektergebnisses erhöhen, Störungen minimieren und die Zufriedenheit der Beteiligten steigern.
Lies auch: Wie man einen Projektüberwachungsplan erstellt
Techniken zur Kostenschätzung
Was ist das?
Die Kostenschätzungstechniken im Projektmanagement beziehen sich auf die Methoden und Ansätze, die zur Schätzung und Vorhersage der für die Durchführung eines Projekts erforderlichen finanziellen Ressourcen verwendet werden. Dazu gehören die Analyse der Projektanforderungen, die Ermittlung der Kostenkomponenten und die Festlegung des Budgets.
Wie es funktioniert:
Kostenschätzungsmethoden umfassen in der Regel die folgenden Schlüsselelemente:
- Bottom-up-Schätzung: Bei dieser Technik werden die Kosten für einzelne Projektaufgaben oder Arbeitspakete geschätzt und zur Ermittlung der Gesamtprojektkosten zusammengefasst. Sie erfordert eine detaillierte Aufschlüsselung des Projektumfangs und berücksichtigt verschiedene Kostenelemente wie Arbeit, Material, Ausrüstung und Gemeinkosten. Die Bottom-up-Schätzung liefert eine genauere Schätzung, kann aber zeit- und ressourcenaufwändig sein.
- Analoge Schätzung: Diese auch als Top-down-Schätzung oder Expertenurteil bekannte Technik stützt sich auf historische Daten oder Expertenwissen, um die Projektkosten zu schätzen. Dabei wird das aktuelle Projekt mit ähnlichen früheren Projekten verglichen und deren Kostendaten für die Schätzung verwendet. Die analoge Schätzung kann schnelle und hochwertige Schätzungen liefern, aber ihre Genauigkeit kann je nach der Ähnlichkeit der verglichenen Projekte variieren.
Andere häufig verwendete Techniken zur Kostenschätzung sind:
- Parametrische Schätzung (mit Hilfe statistischer Modelle und Regressionsanalyse);
- Drei-Punkte-Schätzung (mit optimistischen, pessimistischen und höchstwahrscheinlichen Schätzungen);
- Analyse der Reserven (Zuweisung von Mitteln für ungewisse oder unvorhergesehene Kosten).
Kostenschätzungsmethoden beruhen auf genauen und detaillierten Projektinformationen, wie z. B. dem Umfang, den Ressourcenanforderungen und den Projektbeschränkungen.
Projektmanager und Schätzungsexperten nutzen diese Techniken, um realistische und zuverlässige Kostenschätzungen zu erstellen, die als Grundlage für die Budgetierung, Ressourcenzuweisung und Finanzplanung dienen.
Verfolgung der Projektkosten
Erfahren Sie alles über dieses Thema: was es ist, warum es wichtig ist und wie Sie Ihre Projektausgaben am besten verfolgen können.
Entscheidungsmatrix
Was ist das?
Wenn Sie nicht wissen , wie Sie Entscheidungen treffen sollen, ist diese Matrix vielleicht genau das Richtige für Sie.
Eine Entscheidungsmatrix, auch bekannt als Entscheidungsmatrix oder gewichtete Entscheidungsmatrix, ist ein Instrument, das im Projektmanagement zur Bewertung und zum Vergleich verschiedener Optionen oder Alternativen auf der Grundlage mehrerer Kriterien verwendet wird.
Es bietet einen systematischen und strukturierten Ansatz für die Entscheidungsfindung, indem es die Kriterien gewichtet und die Optionen anhand dieser Kriterien bewertet.
Wie es funktioniert:
Die Entscheidungsmatrix umfasst in der Regel die folgenden Schritte:
- Identifizierung der Kriterien: Die Projektteams ermitteln die Kriterien, die für die Bewertung der Optionen wichtig sind. Diese Kriterien können quantitativ (z. B. Kosten, Dauer) oder qualitativ (z. B. Qualität, Risiko) sein. Die Kriterien sollten für das Projekt relevant sein und sich an den Projektzielen orientieren.
- Zuweisung von Gewichtungen: Jedem Kriterium wird eine Gewichtung oder ein Wichtigkeitswert zugewiesen, um seine relative Bedeutung im Entscheidungsprozess widerzuspiegeln. Die Gewichtung kann durch Diskussionen, Beiträge von Interessengruppen oder andere quantitative Methoden wie den paarweisen Vergleich ermittelt werden.
- Bewertung der Optionen: Die in Betracht gezogenen Optionen oder Alternativen werden anhand jedes Kriteriums bewertet und mit einer Punktzahl oder einem Rating versehen. Die Bewertung kann auf einer numerischen Skala (z.B. 1 bis 10) oder mit qualitativen Beschreibungen (z.B. niedrig, mittel, hoch) erfolgen. Die Punktzahlen spiegeln die Leistung oder Eignung jeder Option für das jeweilige Kriterium wider.
- Berechnung der gewichteten Punktzahlen: Die den einzelnen Optionen zugewiesenen Punktzahlen werden mit den den Kriterien zugewiesenen Gewichtungen multipliziert. Die gewichteten Punktzahlen für jede Option werden dann durch Summierung der Produkte aus Punktzahlen und Gewichtungen berechnet.
- Entscheidungsfindung: Die Entscheidungsmatrix bietet einen umfassenden Überblick über die Leistung der Optionen in Bezug auf die Kriterien. Die Option mit der höchsten gewichteten Punktzahl wird als die günstigste Wahl angesehen. Projektteams können auf der Grundlage der Ergebnisse der Entscheidungsmatrix fundierte Entscheidungen treffen und dabei sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte berücksichtigen.
Die Entscheidungsmatrix hilft Projektmanagern und -teams bei der objektiven Bewertung von Alternativen unter Berücksichtigung mehrerer Kriterien und ihrer relativen Bedeutung.
Sie bringt Transparenz und Struktur in die Entscheidungsprozesse und ermöglicht eine systematische Bewertung von Optionen.
Kostenloses eBook: Das Handbuch für Projektmanager zur Zeiterfassung
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Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse
Was ist das?
Die Dokumentation von Lessons Learned im Projektmanagement bezieht sich auf den Prozess der Erfassung und Dokumentation von Erkenntnissen, Erfahrungen und Wissen, die während des Projektlebenszyklus gewonnen werden.
Dazu gehört das systematische Sammeln und Aufzeichnen von Informationen darüber, was gut funktioniert hat, was nicht, und was die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt sind. Die Dokumentation der Lessons Learned dient als wertvolle Ressource für künftige Projekte und trägt zur Verbesserung der Projektmanagementpraktiken bei.
Wie es funktioniert:
Der Prozess der Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse umfasst in der Regel die folgenden Elemente:
- Sammlung von Informationen: Die Projektteams sammeln Informationen über Projektaktivitäten, -prozesse und -ergebnisse. Dies kann durch Umfragen, Interviews, Workshops oder regelmäßige Teambesprechungen geschehen. Zu den Lessons Learned gehören Erfolge, Herausforderungen, Risiken, unerwartete Ereignisse und bewährte Verfahren, die während des Projekts ermittelt wurden.
- Dokumentation und Analyse: Die erfassten Informationen werden dokumentiert und strukturiert aufbereitet. Dies kann in Form von schriftlichen Berichten, Datenbanken, Wissensspeichern oder anderen Wissensmanagement-Tools geschehen. Die Informationen werden analysiert, um wiederkehrende Muster, die Ursachen von Problemen und Empfehlungen für Verbesserungen zu ermitteln. Es ist wichtig, Vertraulichkeit und Anonymität zu gewährleisten, um einen offenen und ehrlichen Austausch zu fördern.
- Weitergabe und Anwendung: Die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse wird mit den relevanten Interessengruppen geteilt, z. B. mit den Mitgliedern des Projektteams, dem Management und künftigen Projektteams. Sie kann durch Projektabschlussberichte, Präsentationen oder Plattformen zum Wissensaustausch verbreitet werden. Die dokumentierten Lessons Learned dienen als Referenz für künftige Projekte und ermöglichen es den Projektteams, Fehler zu vermeiden, bewährte Verfahren zu nutzen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse ist ein iterativer und kontinuierlicher Prozess während des gesamten Projekts. Er fördert eine Kultur des Lernens, der Reflexion und der Verbesserung.
Warum ist die Zeiterfassung im Projektmanagement so wichtig?
Ein guter Projektmanager muss verstehen, dass die Zeiterfassung aus mehreren Gründen für den Erfolg seiner Arbeit unerlässlich ist:
- Bessere Planung und Zeiteinschätzung - Durch die Bereitstellung historischer Daten hilft die Zeiterfassung bei der genauen Einschätzung des Aufwands und der Festlegung realistischer Fristen.
- Optimiert die Ressourcenzuweisung - Die Überwachung der Zeiteinteilung ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung zu optimieren und Aufgaben effektiver zuzuweisen, um eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.
- Rationalisierung der Budgetverwaltung - Die Nachverfolgung der für Aktivitäten aufgewendeten Zeit hilft bei der Kostenkontrolle und der Ermittlung von Ineffizienzen, die sich auf die Projektfinanzen auswirken können.
- Vereinfacht die Fortschrittsverfolgung - Die Zeiterfassung bietet wertvolle Einblicke in den Aufgabenfortschritt, ermöglicht rechtzeitige Anpassungen und stellt sicher, dass Projekte auf Kurs bleiben.
3 Leistungsstarke Projektmanagement-Apps zur Zeiterfassung
Timeular
Timeular ist aufgrund seiner intuitiven Benutzeroberfläche und seiner fortschrittlichen Berichtsfunktionen das am besten geeignete und müheloseste Zeiterfassungstool für das Projektmanagement. Projektmanager empfehlen Timeular aus mehreren Gründen:
- Es ist einfach zu benutzen. Timeular Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit machen die Zeiterfassung für Einzelpersonen und Teams zu einer angenehmen Erfahrung. So einfach ist es, dass man am Ende des Monats nicht unermüdlich den Stundenzetteln hinterherlaufen muss. Sie werden automatisch und unterwegs erstellt.
- Der Timeular Tracker hilft dabei, sich die Zeiterfassung zur Gewohnheit zu machen. Es ist ein kleiner, 8-seitiger Würfel, den Sie auf Ihren Schreibtisch legen können, um Sie daran zu erinnern, Ihre Aktivitäten zu erfassen. Bitte beachten Sie: Sie können die Software Timeular mit oder ohne den Tracker verwenden.
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- Es eignet sich sowohl für Teams als auch für Einzelpersonen. Mit Timeular können Sie die Zeit erfassen und die Zeiteinträge mit Notizen und Tags versehen, die vom gesamten Team gemeinsam genutzt werden können. Sie können die Zeit gemeinsam mit Ihrem Team in gemeinsamen Ordnern erfassen und sowohl individuelle als auch Teamberichte erstellen.
- Timeular wächst mit Ihrem Team. Schaffen Sie unendlich viele Sitze, um Ihre Teamzusammensetzung widerzuspiegeln.
- Es hilft Ihnen, die Budgets und Zeitpläne Ihrer Projekte im Auge zu behalten. Mit der Budgetfunktion sehen Sie auf einen Blick die verbleibende Zeit und das Budget für bestimmte Projekte oder Kunden. Sie können Warnungen einstellen, um sicherzustellen, dass Sie die Ausgaben nicht überschreiten.
Timeular ist eine großartige Möglichkeit, die Zeit zu erfassen! Ich habe die Zeit, die ich für die Meldung meiner Projektzeit benötige, reduziert, wodurch ich mehr Zeit für die Projektarbeit als für die Verwaltung aufwenden kann.
Ivan S. Umsetzungsberater/ Projektleiter
- Sie automatisiert Ihre Zeitberichte. Timeular revolutioniert die Erfassung abrechenbarer Stunden und die Erstellung transparenter Zeitberichte für Ihre Kunden. Die App automatisiert diese Aufgaben und bietet eine akribische Aufschlüsselung Ihrer Aktivitäten und stellt sicher, dass jede einzelne Aufgabe genau erfasst und in Ihre Rechnung aufgenommen wird. Darüber hinaus bietet Timeular die Möglichkeit, Ihre Berichte in verschiedene Formate zu exportieren, wie z. B. PDF, XLSX oder CSV, was eine nahtlose Weitergabe und Integration in Ihre Fakturierungsprozesse ermöglicht.
Wir sind viel besser in der Lage, unsere Zeit genau zu erfassen, was die Abrechnung mit den Kunden verbessert.
Michele C., Gründerin von Clementine Healthcare Marketing
- Es hält die Budgets unter Kontrolle. Mit Timeular können Sie die Projektbudgets genau überwachen und ein wachsames Auge auf deren Fortschritt und Rentabilität haben. So können Sie Projekte, bei denen die Gefahr besteht, dass das Budget überschritten wird, schnell erkennen und die Zeit Ihres Teams proaktiv dorthin umverteilen, wo sie am dringendsten benötigt wird. Indem Sie den Überblick über die Projektbudgets behalten, verschafft Ihnen Timeular den nötigen Einblick, um fundierte Entscheidungen zu treffen und den Projekterfolg zu sichern.
Top-Merkmale Timeular
- Physischer Tracker
- Quicktrack, das das Starten neuer Zeiteinträge mit Tastaturkürzeln ermöglicht
- Einfache Zeiterfassung überall dank einer mobilen App
- Automatisierte Datenvisualisierung und Einblicke
- Genaue Rechnungsstellung mit benutzerdefinierten Berichten und Datenexport
- Hinzufügen von Notizen und Tags zu Zeiteinträgen
- Gemeinsame Ordner zur Zeiterfassung mit deinem Team
- Automatisierte, genaue und gut aussehende Berichte für Kunden
- Über 3.000 Anwendungen über Zapier integriert
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Clockify
Clockify ist eine kostenlose Zeiterfassungs-App, mit der Nutzer ihre Zeit erfassen und die Produktivität analysieren können. Sie bietet Funktionen für die Erstellung von Projekten, die Zeiterfassung für Aufgaben und die Erstellung von Berichten.
Clockify bietet visuelle Einblicke in die Zeiteinteilung, die abrechenbaren Stunden und den Projektfortschritt. Es lässt sich mit anderen Produktivitätstools integrieren und bietet Browser-Erweiterungen und mobile Apps für eine bequeme Zeiterfassung.
Aus all diesen Gründen ist Clockify ein gutes Produktivitätswerkzeug.
Harvest
Harvest ist eine Zeiterfassungs-App, mit der Einzelpersonen und Teams ihre Zeit überwachen und Projekte effizient verwalten können. Sie bietet Funktionen zur Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit, zur Erstellung von Stundenzetteln und zur Erstellung von Berichten. Harvest bietet Einblicke in Projektbudgets, Teamproduktivität und abrechenbare Stunden.
Es lässt sich in gängige Projektmanagement-Tools und Buchhaltungssoftware integrieren und bietet Desktop- und mobile Apps für eine nahtlose Zeiterfassung.
Wenn Sie dieses Tool bereits kennen und es Ihren Bedürfnissen nicht entspricht, lesen Sie unseren Beitrag und lernen Sie die besten Harvest-Alternativen kennen.
3 Die besten Projektmanagement-Tools für die Kommunikation
Slack
Slack ist ein weit verbreitetes Projektmanagement-Tool für Kommunikation und Zusammenarbeit. Es bietet eine zentrale Plattform für Teamnachrichten, Dateifreigabe und die Integration mit verschiedenen Projektmanagement- und Produktivitätstools.
Slack bietet Kanäle für die Organisation von Diskussionen auf der Grundlage von Themen, Direktnachrichten für Einzelgespräche und die Möglichkeit, private Gruppen zu erstellen. Es unterstützt auch Sprach- und Videoanrufe, Bildschirmfreigabe und Dateifreigabe und ist damit ein umfassendes Kommunikationswerkzeug für Projektteams.
Lesen Sie auch: Wie die Zeiterfassung von Slack die Produktivität steigert
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine App für Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, die sich nahtlos in andere Microsoft-Produkte und -Dienste integrieren lässt. Sie bietet Funktionen für Team-Messaging, Videokonferenzen, Dateifreigabe und die Zusammenarbeit an Dokumenten.
Teams bietet spezielle Kanäle für die Organisation von Unterhaltungen auf der Grundlage von Projekten oder Themen, Direktnachrichten und die Möglichkeit, virtuelle Meetings zu planen und daran teilzunehmen. Es lässt sich auch mit Microsoft Office-Anwendungen integrieren und ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit innerhalb der Plattform.
TIPP: Steigern Sie die Rentabilität von Projekten, indem Sie die in Microsoft Teams verbrachte Zeit verfolgen.
Basecamp
Basecamp ist ein Projektmanagement-Tool, das sich auf Kommunikation und Zusammenarbeit konzentriert. Es bietet einen zentralen Knotenpunkt für Teams, um Updates, Aufgaben, Dateien und Nachrichten zu teilen.
Mit Basecamp können Benutzer projektspezifische Themen und Diskussionen erstellen, Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und Dateien gemeinsam nutzen. Es bietet eine einfache und intuitive Schnittstelle und fördert die Transparenz und Verantwortlichkeit in der Projektkommunikation.
Lesen: Basecamp Zeiterfassung in 2 Minuten
9 Unverzichtbare Projektmanagement-Apps für die Aufgabenverwaltung
JIRA
JIRA ist ein hochgradig anpassbares und eines der besten Projektmanagement-Tools, das in erster Linie für die Softwareentwicklung und Problemverfolgung verwendet wird. Es bietet Funktionen zur Verfolgung von Aufgaben, Fehlern und projektbezogenen Problemen.
Die Hauptstärke von JIRA liegt in seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an verschiedene Projektmethodologien, einschließlich Agile und Scrum. Es bietet umfangreiche Anpassungsoptionen, mit denen Teams Workflows erstellen, Problemtypen definieren und Boards und Berichte konfigurieren können. JIRA lässt sich auch mit Entwicklungstools wie Bitbucket und GitHub integrieren.
Monday.com
Monday.com ist eine visuelle und eine der besten Ressourcenmanagement-Software und Planungswerkzeuge, die es Teams ermöglicht, Projekte zu planen, zu verfolgen und gemeinsam zu bearbeiten. Es bietet eine flexible und anpassbare Oberfläche, auf der Benutzer Tafeln erstellen können, um Arbeitsabläufe zu visualisieren, Aufgaben zuzuweisen, Fristen zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen.
Monday.com bietet mehrere Ansichten, darunter Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Zeitleisten, um den unterschiedlichen Anforderungen des Projektmanagements gerecht zu werden. Es lässt sich auch in verschiedene Anwendungen von Drittanbietern integrieren, was eine nahtlose Datensynchronisation ermöglicht.
Lesen Sie auch: Monday.com Zeiterfassung
Asana
Asana ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams bei der Zusammenarbeit und Organisation ihrer Arbeit unterstützt. Es bietet Funktionen zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, Festlegen von Fälligkeitsdaten, Erstellen von Projektzeitplänen und Verfolgen des Fortschritts.
Asana ermöglicht es Benutzern, Projektabläufe zu visualisieren, innerhalb von Aufgaben zu kommunizieren und Prioritäten zu setzen. Es lässt sich auch mit anderen beliebten Produktivitäts-Tools integrieren und bietet eine Vielzahl von anpassbaren Funktionen, um sich an verschiedene Projektmanagement-Stile anzupassen.
Zoho-Projekte
Zoho Projects ist eine umfassende Projektmanagement-Software, die die Zusammenarbeit, das Aufgabenmanagement und die Projektverfolgung erleichtert. Es bietet Aufgabenlisten, Meilensteine, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement.
Zoho Projects unterstützt verschiedene Projektmethodiken, darunter Agile und Waterfall, und ermöglicht es Teams, ihre Arbeitsabläufe entsprechend anzupassen. Es lässt sich mit anderen Zoho-Anwendungen wie Zoho CRM und Zoho Docs integrieren, um ein ganzheitliches Projektmanagement-Erlebnis zu bieten.
Microsoft-Projekt
Microsoft Project ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das sich in erster Linie auf die Terminierung und Planung konzentriert. Es bietet Funktionen für die Erstellung von Projektzeitplänen, die Zuweisung von Ressourcen, die Verfolgung des Fortschritts und die Verwaltung von Budgets.
Microsoft Project bietet erweiterte Planungsfunktionen, eine Analyse des kritischen Pfads und Funktionen zur Ressourcenverwaltung. Es lässt sich mit anderen Microsoft-Tools wie Excel und SharePoint integrieren und ermöglicht so einen nahtlosen Datenaustausch.
Wrike
Wrike ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das die Zusammenarbeit im Team und die Projekttransparenz verbessert. Es bietet Funktionen für Aufgabenmanagement, Dateifreigabe, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und Zusammenarbeit in Echtzeit.
Wrike bietet anpassbare Dashboards, Workflow-Automatisierung und Integrationen mit beliebten Tools wie Slack, Google Drive und Adobe Creative Cloud.
TIPP: Verbessern Sie die Effizienz des Projektmanagements mit dieser Zeiterfassungsintegration von Wrike.
TeamGantt
TeamGantt ist ein intuitives Projektmanagement-Tool, das sich auf die visuelle Projektplanung und Terminierung konzentriert. Es bietet Funktionen zum Erstellen von Gantt-Diagrammen, Festlegen von Abhängigkeiten, Zuweisen von Aufgaben und Verfolgen des Fortschritts.
TeamGantt ermöglicht die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, die gemeinsame Nutzung von Projektzeitplänen und die Verwaltung von Ressourcen. Es lässt sich mit gängigen Tools wie Trello, Asana und Google Calendar integrieren.
GanttPro
GanttPro ist eine Online-Gantt-Diagramm-Software, die die Projektplanung und -terminierung vereinfacht. Sie ermöglicht es Benutzern, interaktive Gantt-Diagramme zu erstellen, Abhängigkeiten festzulegen und Aufgaben zuzuweisen.
GanttPro bietet Funktionen für Ressourcenmanagement, Fortschrittsverfolgung und Zusammenarbeit. Es bietet verschiedene Ansichten, einschließlich Gantt, Board und Timeline, um Projektdaten effektiv zu visualisieren.
Primavera P6
Primavera P6 ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das in der Bau-, Ingenieur- und Energiebranche weit verbreitet ist. Es konzentriert sich auf die Projektplanung, Terminplanung und das Ressourcenmanagement.
Primavera P6 bietet Funktionen für die Analyse des kritischen Pfades, das Earned-Value-Management und das Projektportfolio-Management. Es ist bekannt für seine Skalierbarkeit und robusten Fähigkeiten bei der Abwicklung großer und komplexer Projekte.
Die 2 besten Projektmanagement-Tools für Retro
FunRetro
FunRetro ist ein kollaboratives, agiles Retrospektiv-Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu reflektieren und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Es bietet einen virtuellen Arbeitsbereich, in dem Teammitglieder Ideen einbringen, über Vorschläge abstimmen und den Fortschritt verfolgen können.
FunRetro bietet verschiedene Retrospektivformate, wie z.B. Mad Sad Glad und Start Stop Continue, um effektive Teamretrospektiven zu ermöglichen.
Parabol
Parabol ist ein Werkzeug für agile Meetings und Retrospektiven, das die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessert. Es bietet Funktionen zur Erleichterung von Stand-ups, Retrospektiven und Check-ins.
Parabol bietet anpassbare Vorlagen, die Verfolgung von Aktionen und Integrationen mit gängigen Projektmanagement-Tools wie JIRA und Asana.
Schlussfolgerung
Sie haben das Ende unseres umfassenden Leitfadens für Projektmanagement-Tools und -Techniken erreicht. Mit diesem Wissen sind Sie nun in der Lage, jedes Projekt mit Zuversicht anzugehen.
Dieser Leitfaden bietet ein komplettes Arsenal für den Erfolg, von bewährten Projektmanagementtechniken bis hin zu Apps für die Zeiterfassung, Kommunikationstools, Aufgabenmanagement-Apps und Retro-Tools.