Ihre Projektmanagement-Checkliste [Vorlage]
Als Projektleiter stehen Sie vor vielen Herausforderungen. Sie müssen nicht nur dafür sorgen, dass jedes Projekt reibungslos abläuft, sondern auch das Team anfeuern und mit den Beteiligten verhandeln.
Das bedeutet, dass Sie als Verantwortlicher für diese Stelle in alles einbezogen werden müssen.
Ihr Projekt und Ihr Team brauchen Ihre Führung und Ihre Entscheidungen, um das gewünschte Ziel mit erstaunlichem Erfolg zu erreichen.
Die Verwaltung von Projekten ist aufgrund der vielen Faktoren, die sich stark auf die Projekte auswirken, nicht immer einfach.
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In diesem Artikel erfahren Sie alles über das Konzept der Projektmanagement-Checkliste.
Außerdem erhalten Sie Tipps zur Erstellung Ihrer Checkliste, eine Vorlage zur Orientierung und einige häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.
Was ist eine Projektmanagement-Checkliste?
Eine Projektmanagement-Checkliste ist ein Dokument, das zur Verfolgung eines Projekts verwendet wird und alle Aufgaben, Fristen, Ressourcen, den Status und die Projektziele enthält.
Die Checkliste für das Projektmanagement von Missionen stellt sicher, dass Sie keinen Schritt vergessen und nichts übersehen.
So bleiben Sie konzentriert und haben alles im Blick. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, keine Zeit und Ressourcen zu verschwenden, da Sie der Liste Punkte hinzufügen oder Ihre eigenen hinzufügen können.
Natürlich muss jede Checkliste, um zu funktionieren, sehr klar, prägnant und übersichtlich sein, nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr Team, das vom Projektleiter angeleitet werden muss. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Checkliste unfehlbar ist. Sie muss gelegentlich zum Wohle des Projekts selbst überprüft werden.
Wenn Sie also Hilfe bei der Erstellung einer nützlichen Projektmanagement-Checkliste benötigen, lesen Sie unseren Blog weiter.
Lesen Sie auch: Die Projektmanagementberichte
Warum ist eine Checkliste für das Projektmanagement so wichtig?
Mithilfe der Projektmanagement-Checkliste können Sie endlich den Überblick über alle Aufgaben, Termine, Sitzungen, Ressourcen und Ziele behalten.
Es gibt auch viele Gründe, warum Sie sich mit dieser vorteilhaften Technik beschäftigen sollten:
Sich jeder Verantwortung bewusst
Mit einer Checkliste können Sie sich auf jede Aktion konzentrieren, die mit dem Projekt, Ihrem Team und den Beteiligten zu tun hat.
Sie können sich über alle Beteiligten und die Aufgaben auf dem Laufenden halten.
Klarer Blick auf das große Ganze
Mit einer Checkliste können Sie endlich erkennen, worauf Sie zuerst achten müssen und was Sie an Ihr Team delegieren können.
Außerdem wird die Dringlichkeit dieser Aufgaben angegeben und wie Sie sie einordnen können.
Erfahren Sie, wie die 4 Ds des Zeitmanagements die Effizienz Ihrer Projekte steigern können.
Minimiert Risiken
Eine Checkliste ist ein hervorragendes Hilfsmittel für jeden Risikomanagementplan eines Projekts. Mit der aktiven Hilfe der Checkliste können Sie zehn Schritte vor der Fertigstellung eines Projekts denken. Und da Sie sich viele Gedanken gemacht haben, werden Sie die Risiken eines jeden Projekts erheblich reduzieren.
Lesen Sie unseren Leitfaden und erfahren Sie alles über das Risikomanagement von Projekten: was es ist, welche Arten von Risiken es gibt und wie man sie bewältigt.
Effizienz bei der Verwaltung der Ressourcen
Da Sie mit Ihrer Checkliste alles abgestimmt und vorbereitet haben, werden alle Aufgaben effizient vorbereitet und delegiert, so dass alles reibungslos auf die Dauer und den Abschluss des Projekts hinläuft.
Möchten Sie wissen, was der Unterschied zwischen Effizienz und Produktivität ist?
Wie man eine Projektmanagement-Checkliste erstellt
Als Projektmanager braucht man viel Energie und Zeit, aber eine Checkliste ist ein perfektes Instrument, um alle Aufgaben und Aktionen, die für ein bestimmtes Projekt erforderlich sind, zu zentralisieren.
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Im Folgenden finden Sie die zehn Grundlagen für jedes erfolgreiche Projekt:
- Projektforschung - Wer in ein Projekt investieren will, muss auch in die Forschung investieren. Es ist wichtig, sich mit allen Begriffen, Fakten und Zahlen vertraut zu machen;
- Verstehen Sie Ihre Stakeholder - Sie müssen die Interessen und Vorlieben Ihrer Stakeholder kennen, damit Sie Ihr Projekt reibungslos durchführen können;
- Erkennen Sie Ihre Rolle - Im Rahmen eines Projekts müssen Sie Ihre Rolle kennen und wissen, was Sie damit anfangen können;
- Stellen Sie sich Ihr Projekt vor und setzen Sie sich Ziele - Stellen Sie sich Ihr Ziel vor, arbeiten Sie hart daran, es zu erreichen, und bringen Sie Ihr Team mit. Legen Sie außerdem erreichbare Ziele fest, die mit Ihren Ressourcen übereinstimmen, und besprechen Sie sie mit Ihren Interessengruppen;
- Erstellen Sie einen Projektplan - Um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen, sollten Sie ein Dokument mit den Zielen, der Vision und den Fristen des Projekts erstellen. Darin sind auch alle Aktivitäten und Aufgaben festgelegt, die durchgeführt werden müssen;
TIPP: Um Ihnen dabei zu helfen, können Sie einen der besten Produktivitätsplaner verwenden. Wenn Sie nicht wissen, was ein Planer ist und wie man ihn benutzt, könnte Sie unser Blog interessieren.
- Legen Sie Ihr Budget fest - eine weitere Aufgabe des Projektleiters. Es würde Ihnen sehr helfen, wenn Sie ein geschätztes Budget für die Fertigstellung hätten. Dies ist das wichtigste Element, das Sie beachten müssen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden, auch wenn es für einen Projektmanager eine große Herausforderung darstellt. Sie sollten auch bestimmen, welche Kosten direkt und indirekt anfallen, denn das hilft Ihnen bei den Berechnungen;
- Ressourcenzuweisung - Sie müssen über die anstehenden Aufgaben nachdenken und sie den verfügbaren Ressourcen zuweisen, die über die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Es gibt auch Ausrüstung, Produktionsmaterial und Software, die auf das gesamte Team verteilt werden müssen;
- Erstellen Sie einen Zeitmanagementplan - Um alle Aufgaben und Fristen einhalten zu können, ist es wichtig, dass Sie einen Zeitplan erstellen, der für alle Beteiligten passt. Natürlich dient er auch als Hilfsmittel, um alles zu kontrollieren und auf Kurs zu halten. TIPP: Es ist auch eine gute Idee, Meilensteine für das Projektmanagement zu definieren, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind;
- Kommunikationsplan für die Projektleitung - Ein Projekt, an dem viele Menschen beteiligt sind, braucht ein verbessertes Kommunikationssystem. Dieses Element ist der Schlüssel für die Entwicklung und den Erfolg eines jeden Projekts, unabhängig von den Ressourcen oder der Größe des Teams;
- Risikomanagementplan - Manchmal kommt es zu unvorhersehbaren Ereignissen, die für ein Projekt katastrophale Folgen haben können. Ein Risikomanagementplan stellt sicher, dass jeder Fehler vorhergesagt und berücksichtigt werden kann. Er kann die Auswirkungen möglicher Risiken durch deren Identifizierung und Wahrscheinlichkeitsberechnung verringern.
Wussten Sie, dass Risikomanagement eine entscheidende Fähigkeit für einen PM ist? In unserem Beitrag finden Sie die wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten, die Sie benötigen.
Tipps für die Erstellung einer Projektmanagement-Checkliste
Auch wenn eine Checkliste auf den ersten Blick einfach zu erstellen ist, stellt sie bei einem großen Projekt eine Herausforderung dar.
Trotz einiger offensichtlicher Hindernisse gibt es einige Tipps, die für Sie als Projektleiter nützlich sein können:
- Klare und prägnante Kommunikation mit allen Beteiligten;
- Setzen Sie sich klare und erreichbare Ziele;
- Evaluierung und Auswahl der richtigen Instrumente zur Überwachung des Projektfortschritts;
- Arbeiten Sie mit einem zuverlässigen und flexiblen Team zusammen, das Ihre Vorstellungen teilt;
- Fördern Sie Ihr Team und halten Sie es motiviert.
Projektmanagement Checkliste Vorlage
| Name des Projekts | Projektleiter |
| Datum des Beginns | Datum des Endes |
| Aufgabe abgeschlossen | Beschreibung der Aufgabe | Zugewiesen an | Start | . | Status | Priorität | Budget | Anmerkungen |
| Landing Page | Ben S. | 01/12 | 15/01 | Validierung steht noch aus | Hoch | $500 | K.A. | |
Anhand dieser Vorlage können Sie sehen, dass die Checkliste für das Projektmanagement viele Elemente enthält. Natürlich bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie sich an eine Vorlage halten oder ob Sie sie selbst erstellen.
Jedes Projekt hat seinen eigenen Charakter; möglicherweise müssen Sie einige Dinge zu dieser Checkliste hinzufügen oder von ihr streichen.
Die wichtige Botschaft ist, dass Sie von dieser Technik profitieren und Ihr Projekt effizienter durchführen können.
In diesem Beispiel empfiehlt es sich, ein Dokument mit dem Namen des Projekts und des Projektleiters sowie mit dem Anfangs- und Enddatum des Projekts zu beginnen.
In diesem Beispiel sehen Sie eine typische Aufgabe, bei der Sie festlegen, ob sie abgeschlossen ist oder nicht, ihre Beschreibung und wer ihr zugewiesen wurde. Dann vervollständigen Sie das Start- und Fälligkeitsdatum, zusammen mit dem Status, der Priorität, dem Budget und möglichen Notizen.
Von da an haben Sie alles in einem Dokument zusammengefasst, mit dem Sie den Prozess überwachen und die verschiedenen Aufgaben im Auge behalten können.
Schlussfolgerung
Erst wenn wir alle Aspekte der Projektmanagement-Checkliste berücksichtigen, können wir ihre Bedeutung für jedes Projekt erkennen.
Jeder direkte oder indirekte Aspekt wirkt sich auf den Projekterfolg aus, selbst wenn es sich um Ihr Team, die erforderlichen Aufgaben oder sogar Ihre Rolle als Projektleiter handelt.
Um diesen Artikel zusammenzufassen: Es ist wichtig zu erkennen, welche Rolle Sie spielen und in welchem Kontext Sie sich befinden. Außerdem müssen Sie Ihr Team anleiten und anspornen, damit es dieselbe Vision teilt und die Ziele, die Sie in Ihrem Plan festgelegt haben, auch erreicht.
FAQs
Ist Projektmanagement notwendig?
Ja, das stimmt. Projektmanagement ist notwendig und im Moment für ein erfolgreiches Projekt unabdingbar. Unter der Leitung des Projektmanagers sind das Team und das Projekt selbst auf dem richtigen Weg und arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin.
Sie können Zeit und Geld sparen, den Arbeitsprozess verbessern, die Entscheidungsfindung beschleunigen und somit einen erfolgreichen Projektabschluss erreichen.
Was ist die Projektüberwachung im Projektmanagement?
Wenn ein neues Projekt beginnt, übernimmt es auch die Projektüberwachung nach der Initiierung, Planung und Ausführung.
Bei diesem Überwachungsprozess verfolgt der Projektleiter die Projektkennzahlen, den Fortschritt und die folgenden Aufgaben.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden und alles so schnell wie möglich abläuft, damit das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann.
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