Projektbudget: Was es ist, wie man es erstellt und welche Vorteile es bietet
Ein Projektbudget umfasst viel mehr als nur die Verwaltung und den Umgang mit Geld, auch wenn dies sein Hauptzweck ist.
Die Verwendung eines Projektbudgets, insbesondere im Projektmanagement, stellt einen Plan oder einen Leitfaden dar, der während des gesamten Lebenszyklus des Projekts verwendet wird. Von der Idee über die Erstellung und Ausführung bis hin zur Übergabe ist es eines der wichtigsten Instrumente, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten.
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Wir werden untersuchen, wie man ein Budget im Projektmanagement am besten gestaltet und was dabei nicht vergessen werden darf.
Was ist ein Projektbudget?
Ein Projektbudget ist ein Plan, der alle Einzelheiten darüber enthält, wie viel Geld für ein Projekt, seinen Bedarf und seine Ressourcen ausgegeben werden soll, wofür, von wem und wann.
Die Erstellung eines Budgets erfordert eine ständige Überwachung aller Ausgaben und Investitionen in ein Projekt. Auf diese Weise wird die Wahrscheinlichkeit, dass die Ressourcen (finanzielle und andere, die von Geld abhängen) ausgehen, ziemlich gering sein.
Budgetierungsprobleme sind sehr häufig, können aber durch sorgfältige Planung vermieden oder zumindest verringert werden.
Dies mag selbstverständlich klingen, aber einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg ist die Erstellung des Projektbudgets vor Beginn der Arbeiten.
Wie bei vielen anderen Schritten der Projektmanagement-Aufgabenliste ist eine präventive Haltung besser als eine reaktive.
Das bedeutet, dass eine frühzeitige Budgetierung dazu beiträgt, die Kosten zu kontrollieren und den Bedarf vorauszusehen.
Ein weiterer großer Vorteil besteht darin, dass der Umfang des Budgets den Projektbeteiligten vorgelegt werden kann.
Ein detaillierter Ausgabenplan hilft den Geldgebern zu verstehen, wie die von ihnen unterstützten Kosten zu Ihren Zielen beitragen werden.
Im Laufe der Arbeiten dient das Projektbudget als Basis, um die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Ausgaben zu vergleichen und die zusätzlichen Kosten zu begrenzen.
Was sollte ein Projektbudget beinhalten?
Die Budgetierung des Projektmanagements muss umfassen:
- Arbeitskosten;
- Materialbeschaffungskosten;
- Kosten der Ressourcen pro Menge;
- Ausgaben (Lebensmittel, Reisen, Material);
- einen Fonds für Notfälle;
- Cashflows.
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Warum brauchen Sie ein Projektbudget?
- Es ist eine Schlüsselkompetenz des Projektmanagements: Sie müssen wissen, wie man ein Budget erstellt und verwaltet.
- Er trägt dazu bei, dass das Projekt im Rahmen der verfügbaren finanziellen Mittel abgeschlossen wird;
- Schätzt die Kosten für die Aktivitäten und Ressourcen eines Projekts;
- Erleichtert die Verfolgung der Projektkosten;
- Ermöglicht den Vergleich von geschätzten Kosten und tatsächlichen Kosten;
- Hilft, die mit der Projektfinanzierung verbundenen Risiken zu ermitteln und zu steuern;
- Hilft dabei, die Projektziele mit den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen;
- Erleichtert die Kommunikation zwischen dem Projektleiter, den Teammitgliedern und den Beteiligten;
- Hilft, bessere Entscheidungen zu treffen;
- Ermöglicht eine bessere Überwachung und Kontrolle der finanziellen Leistung des Projekts.
Die Notwendigkeit eines Projektbudgets ergibt sich aus der Notwendigkeit, die Erfolgsquote des Projekts zu bewerten.
Die Beteiligten wollen über den Nutzen des abgeschlossenen Projekts im Vergleich zu seinen Gesamtkosten informiert werden. Sie werden auch die Rolle des Projekts in den Wachstumsstrategien der Organisation oder des Unternehmens bestimmen.
So können beispielsweise zu hohe Ausgaben für ein bestimmtes Projekt die Verfügbarkeit von Mitteln für andere zukünftige Projekte beeinträchtigen.
Eine Organisation muss feststellen, ob der Nutzen des Projekts seine Kosten wert ist und ob es nachhaltig ist, weiter in das Projekt zu investieren.
Ein Projektbudget hilft einer Organisation/einem Unternehmen auch bei der Festlegung von Prioritäten. Viele Organisationen müssen sich zwischen zwei oder mehreren Projekten entscheiden. Wer wird die notwendigen Mittel erhalten? Ein gut kalkuliertes Projektbudget ist von grundlegender Bedeutung für die Entscheidung der Entscheidungsträger, ob ein bestimmtes Projekt eine gute Investition ist.
Das Budget gibt auch einen umfassenden Überblick über die Risiken des Projekts, denn in dieser Phase der Projektvorbereitung ist es gut, einige von ihnen zu antizipieren.
TIPP: Finden Sie heraus, was ein Zeitbudgetplan ist und welche Bedeutung er für Ihr Projekt hat.
Wie man ein Projektbudget erstellt
Dies sind die Schritte, die Sie bei der Erstellung eines Projektbudgets beachten sollten. Der Budgetierungsprozess sollte diesen Schritten folgen, um die Gesamtkosten so genau wie möglich zu bestimmen.
1. Legen Sie die Ziele des Projekts fest und bewerten Sie seine Grenzen und Möglichkeiten
Was ist das Endziel des Projekts? Was wollen der Projektleiter und sein Team erreichen, indem sie das Projekt auf den Weg bringen? Die Ziele des Projekts sind die treibende Kraft und ein guter Ausgangspunkt für die Aufstellung eines Budgets.
Viele verschiedene Strategien können bei der Festlegung von Zielen helfen, wie z. B. die SMART-Methode, mit der sich klare Ziele definieren lassen. Sobald diese festgelegt sind, ist es wichtig, die Grenzen und Möglichkeiten des Projekts zu bewerten.
Denken Sie an die Fristen und Meilensteine, auf die Sie hinarbeiten, und machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Ressourcen. Zeitliche Beschränkungen sind dabei sehr wichtig.
Verfügt Ihr Team über die erforderlichen Fähigkeiten für das Projekt? Müssen Sie einige Arbeiten auslagern? Können Sie das überhaupt in Betracht ziehen? Es ist nützlich, sich über etwaige Einschränkungen im Klaren zu sein, nur für den Fall, dass Sie Anpassungen vornehmen müssen.
Konzentrieren Sie sich auf die Ziele des Projekts, um Ausgaben für Bereiche zu vermeiden, die Sie gar nicht benötigen.
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Lesen Sie auch: Was ist eine Zeitschätzung und warum ist sie für das Projektmanagement wichtig?
2. Gliedern Sie die Arbeit in Meilensteine, Ergebnisse oder Aufgaben
Berücksichtigen Sie die Feinheiten und den Umfang Ihres Projekts und unterteilen Sie die Arbeit in kleinere Teile, sei es in Projektmeilensteine, bestimmte Leistungen oder Aufgaben. Dann gliedern Sie auch diese auf, damit Sie die möglichen Kosten abschätzen können.
Eine Aufteilung der Aufgaben ist äußerst hilfreich, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.
3. Schätzen Sie die Kosten der einzelnen Posten
Nach der Auflistung der einzelnen Punkte und ggf. ihrer Unterabhängigkeiten müssen die Ressourcen aufgelistet und die Kosten geschätzt werden.
Seien Sie bei der Erstellung dieser Ressourcenliste so spezifisch wie möglich, denn für jeden Punkt kann mehr als nur Personal oder Ausrüstung erforderlich sein.
Abgesehen von den Gehältern des Teams müssen Sie möglicherweise freie Mitarbeiter einstellen, Räumlichkeiten mieten, weitere technische Geräte oder Software kaufen, spezielle Schulungen durchführen usw. Denken Sie auch an die alltäglichen Ausgaben, wie Lebensmittel und Reisen.
Für jeden dieser Bedürfnisse sollte ein Kostenvoranschlag erstellt werden, der der Realität so nahe wie möglich kommt.
Ziehen Sie frühere Budgets zum Vergleich heran, setzen Sie sich ein Endziel und arbeiten Sie rückwärts, erstellen Sie verschiedene Szenarien... Es gibt viele Strategien, die Sie bei der Kostenschätzung anwenden können.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Notfallfonds haben
Vorsicht ist besser als Nachsicht. Und auch wenn es nicht möglich ist, den endgültigen Kostenvoranschlag zu 100 % richtig einzuschätzen, da es eine Menge beweglicher Teile und unbekannte Faktoren gibt. Daher ist die Einrichtung eines Notfallfonds die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass das Projekt das Budget nicht übersteigt.
Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben geben Ihrem Budget ein zusätzliches Polster, wenn der Bedarf entsteht. In der Regel wird empfohlen, 5-10 % des Gesamtbudgets für diese Art von Situationen zurückzustellen.
5. Den Haushalt aufstellen
Als Nächstes ist es an der Zeit, das Budgetdokument zu erstellen. Wenn Sie keine spezielle Projektmanagement-Software verwenden, reichen eine Budgetvorlage, Google Sheets oder Microsoft Excel aus.
Geben Sie bei der Erstellung Ihres Haushaltsplans so viele Einzelheiten wie möglich an. Führen Sie jeden Posten und Unterposten sowie die voraussichtlichen Kosten auf.
Es wäre schön, wenn Sie auch die für die einzelnen Posten zuständige Person und eine kurze Beschreibung mit dem voraussichtlichen Datum der Mittelverwendung hinzufügen könnten.
Erstellen Sie eine Tabelle, mit der Sie die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den veranschlagten Kosten verfolgen können, sobald Ihr Projekt anläuft.
Es ist äußerst wichtig, dass jedes Detail registriert wird. Es hilft bei der Beantwortung von Fragen von Interessengruppen und Investoren, es hilft zukünftigen Projektmanagern und es ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie sich an das Budget halten.
TIPP: Lesen Sie unseren Beitrag über "Google Sheets Zeiterfassung" und erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeit mit diesem Tool planen können.
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6. Genehmigung einholen
Wenn alles fertig ist, ist es an der Zeit, es den Beteiligten und Investoren mitzuteilen. Ein detaillierter Plan wird mit größerer Wahrscheinlichkeit schneller genehmigt werden. Achten Sie darauf, ein kristallklares Bild zu vermitteln.
7. Überwachen Sie den Haushalt
Der schwierigste Teil ist hier: das Einhalten des geplanten Budgets.
Planen Sie, wie oft Sie die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den veranschlagten Kosten überprüfen werden. Auf diese Weise können Sie potenzielle Probleme eindämmen und hoffentlich vermeiden, dass das Budget überschritten wird.
Verfolgen Sie Ihre Zeit und Ausgaben, um überhöhte Ausgaben zu vermeiden
Zusätzlich: Lernen Sie einige der besten Projektmanagement-Tools kennen, mit denen Sie das Budget eines Projekts überwachen können.
6 Tipps zur Erstellung eines guten Projektbudgets
Es ist nicht einfach, einen ersten Haushaltsplan zu erstellen, aber man braucht nur ein einziges Mal, um zu begreifen, was nötig ist. Hier finden Sie einige Tipps und Tricks, die Ihnen die Arbeit erleichtern:
1. Beginnen Sie mit der Ermittlung der Kernkosten
Die Dinge, denen man nicht entkommen kann und die man nicht einfach improvisieren kann.
Dies sind die absoluten Muss-Kosten des Projekts, und wenn man sie von Anfang an im Blick hat, kann man sich ein klareres Bild davon machen, wie der Rest des Budgets aussehen könnte.
2. Von anderen Fachleuten und Projekten lernen
Wenn die Möglichkeit besteht, suchen Sie nach früheren Projekten, die Ähnlichkeiten mit Ihrem Projekt aufweisen, und ziehen Sie diese als Beispiel heran. Mit dieser zusätzlichen Hilfe ist es einfacher, herauszufinden, wie viel Geld in jeden Bereich und/oder jede Aufgabe fließt.
3. Das Team auf dem Laufenden halten
Informieren und kommunizieren Sie die Entwicklung der Budgetprognose. Die Mitarbeiter müssen wissen, was von ihnen erwartet wird, um das Budget einzuhalten.
Sie sind eine zusätzliche Hilfe für den Projektleiter bei der Überwachung der Kosten während des Projektverlaufs.
TIPP: Projektberichte sind wichtig, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten.
4. Ständige Überprüfung und Überarbeitung des vorgeschlagenen Haushalts
Die zwangsläufig auftretenden Projektänderungen in Echtzeit müssen nachverfolgt und dokumentiert werden.
Sie können das Budget mindestens einmal pro Woche überprüfen, um festzustellen, ob Ihre Schätzungen aktualisiert werden müssen. Denken Sie daran, dass Schätzungen nur Schätzungen sind, die sich leicht ändern können.
5. Überwachung der Ressourcen
Überwachen Sie alles, was Sie können, z. B. Gehälter und Zahlungen von Auftragnehmern, um sicherzustellen, dass jeder seine Ziele erreicht und kein Geld "verschwendet" wird.
Als Projektleiter ist es am besten, Produktivitätsgewohnheiten zu fördern, z. B. durch die Verwendung von Zeiterfassungsinstrumenten wie Timeularum sicherzustellen, dass die Arbeitszeit gut genutzt wird. Fördern Sie ein gesundes und ausgewogenes Arbeitsumfeld.
Lernen Sie die besten Zeiterfassungs-Apps für Auftragnehmer kennen.
6. Führen Sie ein ehrliches Gespräch mit den Beteiligten
Dies sind die Hauptakteure, die das Projekt unterstützen, und eine offene und ehrliche Kommunikation ist ein kluger Schachzug, falls Sie das Budget aufstocken müssen.
Lernen Sie alles kennen , was Sie für die Leitung eines Meetings benötigen.
Wer bewilligt das Projektbudget?
Das endgültige Projektbudget wird normalerweise von den Beteiligten genehmigt. Wenn der Projektleiter jedoch nicht direkt an der Erstellung des Budgets beteiligt ist, muss es möglicherweise trotzdem von ihm genehmigt werden. Die endgültige Entscheidung liegt jedoch in der Regel bei den Beteiligten.
Denken Sie daran, dass derjenige, der den Haushalt genehmigt, Fragen dazu haben wird. Seien Sie darauf vorbereitet!
Schlussfolgerung
Ein gut geplantes Budget hilft dem Projektleiter und dem Projektteam während des gesamten Projektlebenszyklus, von der Planung über die Genehmigung bis zur Ausführung. Die Fähigkeit zur Budgetierung ist nicht leicht zu beherrschen, aber sie ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Projektteam über die Ressourcen verfügt, die es braucht, um wichtige Ziele zu erreichen und hochwertige Ergebnisse zu liefern.
Denken Sie daran, dass es wesentlich einfacher ist, den Haushalt zu genehmigen, wenn Sie proaktiv und organisiert vorgehen und sich konkrete Ziele setzen, selbst wenn dies sehr teure Projekte erfordert. Indem Sie Geschick und Respekt für das Verhältnis zwischen Zeit und Geld zeigen, werden Sie das Vertrauen haben, dass Ihre Budgetvorschläge von den Beteiligten, die sie genehmigen müssen, ernsthaft in Betracht gezogen werden.
Wenn Sie Fragen zum Projektmanagement haben, sollten Sie sich für einen der besten Online-Kurse zum Projektmanagement anmelden.
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