Schlechtes Zeitmanagement: Anzeichen und unmittelbare Lösungsansätze

Stellen Sie sich vor, es ist das Ende Ihres Arbeitstages. Sie überprüfen Ihre Aufgabenliste und stellen fest, dass die Hälfte davon noch nicht abgehakt ist. Sie werden von Frustration übermannt.

Im Ernst, was ist passiert? Du bist seit Sonnenaufgang an deinen Schreibtisch gekettet. Warum hast du nicht mehr geschafft?

Die Chancen stehen gut, dass es an einem schlechten Zeitmanagement liegt - aber keine Sorge. Die Forschung zeigt, dass Sie nur diese drei zeitbezogenen Fähigkeiten verbessern müssen:

• Zeitbewußtsein
• Zeiteinteilung
• Zeitanpassung

Lassen Sie uns diese Fähigkeiten und einfache Zeitmanagement-Strategien, um sie zu meistern, näher betrachten.

Was ist ein schlechtes Zeitmanagement?

Woran erkennen Sie, dass Sie ein schlechter Zeitmanager sind? Sie nutzen Ihre Zeit ineffektiv, da es Ihnen an Prioritätensetzung, Organisation und Kontrolle über Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten mangelt. Das führt zu einer geringeren Produktivität mit unerledigten Aufgaben, verpassten Terminen und erhöhtem Stresspegel.

Um schlechtes Zeitmanagement besser zu verstehen, erkläre ich, was Zeitmanagement ist.

Zeitmanagement bedeutet, dass wir planen und kontrollieren, wie viel Zeit wir für verschiedene Aktivitäten aufwenden. Dazu gehört es, realistische Ziele zu setzen, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und die Zeit effektiv einzuteilen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Es geht darum, bewusst mit seinen Stunden und Minuten umzugehen, anstatt sie vergehen zu lassen.

Ein schlechtes Zeitmanagement ist natürlich das Gegenteil davon. Es geht einher mit einer schlechten Leistung bei der Verwaltung Ihrer Zeit, mit Zeitverschwendung durch Aufschieben bei der Arbeit, schlechter Zeitplanung und dem Gefühl, keine Zeit für Dinge zu haben, die Sie erfüllen.

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die roten Fahnen werfen, die auf ein schlechtes Zeitmanagement hinweisen.

Denken Sie daran, dass das Erkennen dieser Anzeichen der erste Schritt zu einer positiven Veränderung ist. Machen Sie sich nicht selbst fertig. Laut einer Studie von Salary.com geben 89 % der Angestellten zu, dass sie jeden Tag Zeit bei der Arbeit verschwenden.

Hier sind einige der Anzeichen für ein schlechtes Zeitmanagement:

• Chronische Unpünktlichkeit: Sie haben es ständig eilig und entschuldigen sich dafür, dass Sie zu spät zur Arbeit kommen, sei es bei Anrufen oder bei verpassten Terminen. Wenn diese Verhaltensweisen immer wieder vorkommen, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass Ihre Zeiteinteilung ineffektiv ist.
• Sie fühlen sich überwältigt: Sie sind ständig gestresst wegen Ihres Arbeitspensums und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen oder womit Sie anfangen sollen. Der Gedanke an die Zeit, die Ihnen für den Tag zur Verfügung steht, und an all die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, ist mit dem Begriff Zeitangst verbunden.
• Aufschieberitis: Sie schieben wichtige Aufgaben bis zur letzten Minute auf. Sie fühlen sich überfordert und haben panische Angst, in letzter Minute noch etwas zu leisten. Auch das sind klassische Symptome für schlechtes Zeitmanagement.
• Sie lassen sich ständig ablenken: Sie lassen sich leicht durch E-Mails, soziale Medien oder andere Ablenkungen ablenken. Sie müssen von Anfang an wissen, dass das Wechseln zwischen den Kontexten Ihre Produktivität beeinträchtigt.
• Unfähigkeit, "Nein" zu sagen: Sie engagieren sich oft zu sehr für mehrere Aufgaben oder Projekte, die Ihrem Wachstum förderlich zu sein scheinen, aber am Ende werden Ihre Hauptprojekte nicht abgeschlossen.

💭 Nebenbei bemerkt: Ich habe persönlich damit zu kämpfen, bei der Arbeit Nein zu sagen, und habe gründlich recherchiert, wie ich anfangen kann, Nein zu sagen. Ich habe einen praktischen Weg gefunden und alles darüber in dem Artikel "Wie man bei der Arbeit Nein sagt" geschrieben.

• Sie vernachlässigen sich selbst: Sie mögen beruflich einen guten Ruf haben, weil Sie eine großartige Arbeit leisten, aber das geht zu Lasten Ihres Privatlebens. Sie haben keine Routine für die Selbstfürsorge, keine persönlichen Beziehungen und keine geistige Gesundheit, und Sie fühlen sich nicht gut dabei.

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

An Ratschlägen im Internet mangelt es nicht, aber Untersuchungen der Academy of Management zeigen, dass es drei Fähigkeiten gibt, die Erfolg und Misserfolg im Zeitmanagement unterscheiden:

• Zeitbewusstsein: Realistisches Denken und Einschätzen der Zeit, denn die Zeit ist begrenzt.
• Zeiteinteilung: Gestaltung und Organisation von Aufgaben, Zielen und Arbeitspläne um diese Zeit effektiv zu nutzen.
• Zeitanpassung: Überwachung der Zeitverwendung bei der Ausführung von Tätigkeiten und Anpassung an Unterbrechungen und sich ändernde Prioritäten während der Ausführung.

Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihre Zeit realistisch planen, sich bewusst sind, dass die Zeit begrenzt ist, und sie flexibel handhaben, sind Sie ein erfolgreicher Zeitmanager. Lassen Sie uns jeden der oben genannten Punkte auspacken und sehen, wie Sie an ihnen arbeiten können:

Beherrschen Sie Ihr Zeitbewusstsein

Bei Zeitbewusstsein geht es nicht um eine gigantische Zeitmanagementstrategie, sondern darum, realistisch mit seiner Zeit umzugehen und zu erkennen, dass der Tag nur 24 Stunden hat, so sehr man sich das auch wünschen mag.

Es geht darum, ein feines Gespür dafür zu entwickeln, wie lange Aufgaben dauern, und nicht darum, wie lange man sich wünscht, dass sie dauern würden.

1. Prüfen Sie Ihre Zeit

Um sich bewusst zu machen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, müssen Sie sich mit Ihren Zeitgewohnheiten vertraut machen.

Ein automatisches Zeiterfassungssystem kann dabei helfen. Zum Beispiel, Timeular erfasst Ihre Zeit automatisch und gibt Ihnen einen ehrlichen, objektiven Überblick darüber, wo Ihre Stunden wirklich hingehen.

Mit einem Zeit-Audit müssen Sie nicht mehr schätzen oder die 45 Minuten, die Sie mit dem Scrollen durch Memes verbracht haben, einfach vergessen. Die harte Wahrheit ist, dass Sie jetzt ein klares, datengestütztes Bild von Ihrem Zeitaufwand haben. Eine solche Zeitbilanz, Timeular, zeigt mit Präzision, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, ohne dass Sie manuell eingreifen mussten.

Einer der Berichte gibt Aufschluss darüber, wie viel Ihrer Zeit Sie produktiv verbracht haben oder nicht. Hier ist eine Vorschau:

2. Schätzen Sie Ihre Zeit

Da Sie sich der Zeit bewusst geworden sind, können Sie nun realistischere Schätzungen und Pläne für die Zukunft machen, und es ist an der Zeit, diese Erkenntnisse in die Tat umzusetzen. Es ist von Vorteil, den Bericht mit einem Rahmen im Kopf zu prüfen. Die folgenden Fragen können dabei helfen:

• Wie viel Zeit habe ich für Projekt X veranschlagt, und wie viel Zeit habe ich aufgewendet?
• Wie lange habe ich in der Vergangenheit für ähnliche Aufgaben oder Projekte gebraucht? Sehen Sie sich Ihre Daten auf Timeular an und suchen Sie nach Aufgaben oder Projekten, die von der Art oder vom Umfang her mit Ihrem Vorhaben vergleichbar sind. Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie für jede Phase oder Komponente aufgewendet haben, und verwenden Sie dies als Grundlage für Ihre neue Projektschätzung.
• Neige ich dazu, die für Recherchen oder Überarbeitungen benötigte Zeit zu unterschätzen?
• Dauern bestimmte Aufgaben immer länger als erwartet?
• Welche externen Faktoren haben die Zeit, die ich für Projekt X aufgewendet habe, beeinflusst?
• Wie viel "produktive" Zeit habe ich durchschnittlich pro Tag oder Woche? Anhand dieser Angaben können Sie abschätzen, wie viele Aufgaben oder Projekte mit hoher Priorität Sie realistischerweise in Ihrem Zeitplan unterbringen können, und Ihre Schätzungen auf der Grundlage Ihrer verfügbaren Kapazitäten anpassen.

Lesen: Wie füllt man einen Stundenzettel aus?

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• Wie viel Pufferzeit brauche ich für unerwartete Probleme? Sehen Sie sich Ihr Zeitberichtssystem an, um festzustellen, wie viel Zeit Sie normalerweise für unerwartete Aufgaben oder Probleme aufwenden, und bauen Sie diesen Puffer in Ihre zukünftigen Schätzungen ein.

Beherrschen Sie Ihre Zeiteinteilung

In dieser Phase setzen Sie Ihren Strategenhut auf und werden zum Architekten Ihres Zeitplans. Es geht darum, erreichbare kurz- und langfristige Ziele zu setzen, Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und einen Zeitmanagementplan zu erstellen, der Ihre Produktivität maximiert, ohne Ihre Gesundheit zu gefährden.

Hier könnten Sie Fehler im Zeitmanagement machen, die zu einer schlechten Work-Life-Balance, erhöhtem Stresspegel und Zeitverschwendung führen. Sehen wir uns also an, wie wir den Prozess unter Kontrolle bekommen:

1. Realistische Ziele setzen

Der Schlüssel zur Zielsetzung liegt darin, umfangreiche Ziele in überschaubare Komponenten zu zerlegen, die mit Ihren Produktivitätsmustern übereinstimmen. Anstatt sich ehrgeizige Ziele zu setzen, wie z. B. "die gesamte Projektüberholung bis Freitag abschließen", sollten Sie sich auf spezifische, messbare Meilensteine konzentrieren: "Schließen Sie das ursprüngliche Gerüst bis Mittwochnachmittag ab".

Hier sind die Schritte, die bei der Festlegung konkreter Ziele zu beachten sind:

• Machen Sie einen Realitätscheck
  • Bewertung Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung und laufenden Projekte
  • Überprüfen Sie Ihre Zeiterfassungsdaten aus früheren ähnlichen Projekten
  • Berücksichtigen Sie Ihre Energiemuster im Laufe des Tages
  • Seien Sie ehrlich über mögliche Hindernisse und Einschränkungen
• Anwendung der "Scaling Down"-Methode
  • Große Ziele in kleinere, konkrete Etappenziele aufteilen
  • Jeder Meilenstein sollte innerhalb von 1-3 Arbeitssitzungen erreicht werden können.
  • Definieren Sie klare Abschlusskriterien für jeden Meilenstein
• Legen Sie Ihre Erfolgsmetriken fest
  • Legen Sie für jedes Ziel spezifische, messbare Ergebnisse fest.
  • Definieren Sie, wie "erledigt" in konkreten Begriffen aussieht
  • Erstellen Sie Kontrollpunkte, um den Fortschritt zu messen
  • Legen Sie fest, wie Sie die Ergebnisse verfolgen und bewerten wollen
• Einbauen von strategischen Puffern
  • Fügen Sie zu den ursprünglichen Schätzungen 20-30 % zusätzliche Zeit für Pufferzeiten hinzu.
  • Erstellen Sie Notfallpläne für Ihre vorrangigen Ziele
• Ausrichten auf Ihre Spitzenleistung
  • Versuchen Sie, die anspruchsvollen Aufgaben in Ihren energiereichen Stunden zu erledigen
  • Planen Sie Routineaufgaben in energiearme Zeiten
  • Schützen Sie Ihre produktivsten Zeiten vor Unterbrechungen mit Time-Blocking

2. Aufgaben richtig priorisieren

Alle Aufgaben fühlen sich manchmal wie dringende Aufgaben an, aber Sie müssen die Produktivität steigern und die eine Aufgabe priorisieren, die wirklich wichtig ist. Ich stelle Ihnen die Eisenhower-Matrix vor, mit der Sie den oben erwähnten Zweck erfüllen können:

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als die Zeitmanagement-Matrix, wurde vom ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower während des Zweiten Weltkriegs entwickelt. Sie ist eine einfache Methode, um Prioritäten für Ihre Aufgaben auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu setzen.

Bei dieser Methode werden die Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt:

• Dringend, wichtig: Zuerst tun (der Feuerlöschmodus).
• Wichtig, nicht dringend: Zeitplan (langfristig wichtige Projekte).
• Dringend, nicht wichtig: Delegieren (Arbeit, die von einem anderen Mitglied Ihres Teams erledigt werden kann).
• Weder dringend noch wichtig: Löschen: (diese Aufgaben sind oft Zeitfresserund müssen daher gestrichen werden).

Um Ihre Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix zu priorisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie für den Tag haben.
2. Bewerten Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit jeder Aufgabe.
3. Ordne jede Aufgabe entsprechend in Quadranten ein.
4. Handeln Sie: Beginnen Sie mit wichtigen und dringenden Aufgaben, gefolgt von den anderen Quadranten.

3. Organisieren Sie Ihre Aufgaben

Um Ihre Aufgaben zu organisieren, können Sie eine einfache Kanban-Tafel verwenden. Dieses visuelle Tool zur Verwaltung von Arbeitsabläufen hilft Ihnen, Ihre Projekte in mundgerechte Aufgaben zu unterteilen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu erkennen, bevor sie Ihr gesamtes Vorhaben zum Scheitern bringen.

Wenn Sie Ihre Arbeit in klare, überschaubare Etappen einteilen, können Sie sich konzentrieren, sich nicht überwältigen lassen und Ihre Erfolge auf dem Weg dorthin feiern. Außerdem ist es einfach befriedigend, diese kleinen Aufgabenkarten von "in Arbeit" auf "erledigt" zu verschieben. Das ist wie die erwachsene Version eines goldenen Sterns für die Hausaufgaben.

Bei Kanban werden die Aufgaben in drei einfache Kategorien eingeteilt:

• Zu tun
• In Arbeit
• Erledigt

Beherrschen Sie Ihre Zeitanpassung

Bei der Zeitanpassung geht es darum, flexibel zu sein, präsent zu bleiben und bewusst mit seiner Zeit umzugehen. Sie müssen Ihre Strategie spontan anpassen und sich nicht durch unerwartete Unterbrechungen oder veränderte Prioritäten aus der Bahn werfen lassen. Um Ihre Anpassungsfähigkeiten zu verbessern, müssen Sie ein Meister im Umgang mit Ihrer eigenen Zeit und Energie werden.

Das bedeutet, dass Sie sich regelmäßig selbst überprüfen, Ihre Fortschritte bewerten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Stellen Sie sich Fragen wie diese:

• Verbringe ich zu viel Zeit mit Aufgaben, die keine hohe Priorität haben? Trifft Sie das Nachmittagstief härter als eine Tonne Ziegelsteine?

Scheuen Sie sich nicht, Aufgaben zu verschieben, zu delegieren oder sogar eine wohlverdiente Pause einzulegen, wenn Ihr Körper und Ihr Gehirn Ihnen sagen, dass es an der Zeit ist. Wenn aus der 30-Minuten-Aufgabe 45 Minuten werden, geraten Sie nicht in Panik - nutzen Sie diese Daten, um Ihre zukünftigen Schätzungen zu verfeinern.

Eine wichtige Anpassungsfähigkeit besteht darin, zu lernen, seine Energie zu managen, nicht nur seine Zeit.

Das bedeutet, dass Sie auf Ihren natürlichen Rhythmus achten und mit Ihrer eigenen Biologie arbeiten, anstatt gegen sie. Wenn Sie wissen, dass Sie ein Morgenmuffel sind, der vor dem Mittag am besten arbeitet, sollten Sie sich nicht dazu zwingen, bis Mitternacht zu arbeiten. Wenn Sie eine Nachteule sind, die erst nach Sonnenuntergang in Schwung kommt, sollten Sie das akzeptieren und Ihren Tag entsprechend strukturieren.

Und denken Sie daran: Auch die besten Pläne gehen manchmal schief. Wenn das passiert, machen Sie sich nicht selbst fertig. Atmen Sie tief durch, überdenken Sie Ihre Prioritäten und reagieren Sie flexibel.

Beheben Sie Ihr schlechtes Zeitmanagement mit den richtigen Tools

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Beherrschen Sie das Zeitmanagement

Inzwischen sollten Sie gelernt haben, dass zu einem guten Zeitmanagement gehört, sich seiner Zeit bewusst zu sein und zu wissen, dass sie begrenzt ist, sie dann mit einer Struktur wie Zielen, Prioritäten und Kanban-Board zu ordnen und sich schließlich an neue Herausforderungen anzupassen.

Sie werden nicht von heute auf morgen zu einem Meister des Zeitmanagements, aber mit etwas Übung werden Sie eine bessere Work-Life-Balance und Selbstverwirklichung erreichen, wenn Sie mehr Aufgaben bewältigen.

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