Schlechtes Zeitmanagement: Anzeichen und unmittelbare Lösungsansätze

Stelle dir vor, es ist das Ende deines Arbeitstages. Du überprüfst deine Aufgabenliste und stellst fest, dass die Hälfte davon noch nicht abgehakt ist. Du wirrst von Frustration übermannt.

Im Ernst, was ist passiert? Du bist seit Sonnenaufgang an deinen Schreibtisch gekettet. Warum hast du nicht mehr geschafft?

Die Chancen stehen gut, dass es an einem schlechten Zeitmanagement liegt - aber keine Sorge. Die Forschung zeigt, dass du nur diese drei zeitbezogenen Fähigkeiten verbessern musst:

• Zeitbewußtsein
• Zeiteinteilung
• Zeitanpassung

Lass uns diese Fähigkeiten und einfache Zeitmanagement-Strategien, um sie zu meistern, näher betrachten.

Was ist ein schlechtes Zeitmanagement?

Woran erkennst du, dass du ein schlechter Zeitmanager bist? Du nutzt deine Zeit ineffektiv, da es dir an Prioritätensetzung, Organisation und Kontrolle über deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten mangelt. Das führt zu einer geringeren Produktivität mit unerledigten Aufgaben, verpassten Terminen und erhöhtem Stresspegel.

Um schlechtes Zeitmanagement besser zu verstehen, erkläre ich, was Zeitmanagement ist.

Zeitmanagement bedeutet, dass wir planen und kontrollieren, wie viel Zeit wir für verschiedene Aktivitäten aufwenden. Dazu gehört es, realistische Ziele zu setzen, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und die Zeit effektiv einzuteilen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Es geht darum, bewusst mit seinen Stunden und Minuten umzugehen, anstatt sie vergehen zu lassen.

Ein schlechtes Zeitmanagement ist natürlich das Gegenteil davon. Es geht einher mit einer schlechten Leistung bei der Verwaltung Ihrer Zeit, mit Zeitverschwendung durch Aufschieben bei der Arbeit, schlechter Zeitplanung und dem Gefühl, keine Zeit für Dinge zu haben, die Sie erfüllen.

Lass uns nun einen Blick auf die roten Fahnen werfen, die auf ein schlechtes Zeitmanagement hinweisen.

Denken Sie daran, dass das Erkennen dieser Anzeichen der erste Schritt zu einer positiven Veränderung ist. Machen Sie sich nicht selbst fertig. Laut einer Studie von Salary.com geben 89 % der Angestellten zu, dass sie jeden Tag Zeit bei der Arbeit verschwenden.

Hier sind einige der Anzeichen für ein schlechtes Zeitmanagement:

• Chronische Unpünktlichkeit: Sie haben es ständig eilig und entschuldigen sich dafür, dass Sie zu spät zur Arbeit kommen, sei es bei Anrufen oder bei verpassten Terminen. Wenn diese Verhaltensweisen immer wieder vorkommen, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass Ihre Zeiteinteilung ineffektiv ist.
• Sie fühlen sich überwältigt: Sie sind ständig gestresst wegen Ihres Arbeitspensums und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen oder womit Sie anfangen sollen. Der Gedanke an die Zeit, die Ihnen für den Tag zur Verfügung steht, und an all die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, ist mit dem Begriff Zeitangst verbunden.
• Aufschieberitis: Du schiebst wichtige Aufgaben bis zur letzten Minute auf. Du fühlst dich überfordert und hast panische Angst, in letzter Minute noch etwas zu leisten. Auch das sind klassische Symptome für schlechtes Zeitmanagement.
• Ständige Ablenkung: Du lässt dich leicht durch E-Mails, soziale Medien oder andere Ablenkungen ablenken. Du musst von Anfang an wissen, dass das Wechseln zwischen den Kontexten deine Produktivität beeinträchtigt.
• Unfähigkeit, "Nein" zu sagen: Du engagieren dich oft zu sehr für mehrere Aufgaben oder Projekte, die deinem Wachstum förderlich zu sein scheinen, aber am Ende werden deine Hauptprojekte nicht abgeschlossen.

💭 Nebenbei bemerkt: Ich habe persönlich damit zu kämpfen, bei der Arbeit Nein zu sagen, und habe gründlich recherchiert, wie ich lernen kann, Nein zu sagen. Ich habe einen praktischen Weg gefunden und alles darüber in dem Artikel "Wie man bei der Arbeit Nein sagt" geschrieben.

• Du vernachlässigst dich selbst: Du magst beruflich einen guten Ruf haben, weil du eine großartige Arbeit leistest, aber das geht zu Lasten deines Privatlebens. Du hast keine Routine für die Selbstfürsorge, keine persönlichen Beziehungen und keine geistige Gesundheit, und du fühlst dich nicht gut dabei.

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

An Ratschlägen im Internet mangelt es nicht, aber Untersuchungen der Academy of Management zeigen, dass es drei Fähigkeiten gibt, die Erfolg und Misserfolg im Zeitmanagement unterscheiden:

• Zeitbewusstsein: Realistisches Denken und Einschätzen der Zeit, denn die Zeit ist begrenzt.
• Zeiteinteilung: Gestaltung und Organisation von Aufgaben, Zielen und Arbeitspläne um diese Zeit effektiv zu nutzen.
• Zeitanpassung: Überwachung der Zeitverwendung bei der Ausführung von Tätigkeiten und Anpassung an Unterbrechungen und sich ändernde Prioritäten während der Ausführung.

Mit anderen Worten: Wenn du deine Zeit realistisch planst, dir bewusst bist, dass die Zeit begrenzt ist, und sie flexibel handhabst, bist du ein erfolgreicher Zeitmanager. Lass uns jeden der oben genannten Punkte auspacken und schauen, wie du an ihnen arbeiten kannst:

Beherrsche dein Zeitbewusstsein

Bei Zeitbewusstsein geht es nicht um eine gigantische Zeitmanagementstrategie, sondern darum, realistisch mit seiner Zeit umzugehen und zu erkennen, dass der Tag nur 24 Stunden hat, so sehr man sich das auch wünschen mag.

Es geht darum, ein feines Gespür dafür zu entwickeln, wie lange Aufgaben dauern, und nicht darum, wie lange man sich wünscht, dass sie dauern würden.

1. Prüfe deine Zeit

Um dir bewusst zu machen, wie du deine Zeit verbringst, musst du dich mit deinen Zeitgewohnheiten vertraut machen.

Ein automatisches Zeiterfassungssystem kann dabei helfen. Timeular zum Beispiel erfasst deine Zeit automatisch und gibt dir einen ehrlichen, objektiven Überblick darüber, wo deine Stunden wirklich hingehen.

Mit einem Zeit-Audit müssen Sie nicht mehr schätzen oder die 45 Minuten, die Sie mit dem Scrollen durch Memes verbracht haben, einfach vergessen. Die harte Wahrheit ist, dass Sie jetzt ein klares, datengestütztes Bild von Ihrem Zeitaufwand haben. Eine solche Zeitbilanz, Timeular, zeigt mit Präzision, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, ohne dass Sie manuell eingreifen mussten.

Einer der Berichte gibt Aufschluss darüber, wie viel deiner Zeit du produktiv verbracht hast oder nicht. Hier ist eine Vorschau:

2. Schätze deine Zeit

Da du jetzt ein besseres Bewusstsein für deine Zeit hast, kannst du realistischere Schätzungen und Pläne für die Zukunft erstellen, und es ist an der Zeit, diese Erkenntnisse in die Tat umzusetzen. Es ist hilfreich, den Bericht mit einem bestimmten Rahmen im Hinterkopf zu überprüfen. Die folgenden Fragen können dabei helfen:

• Wie viel Zeit habe ich für Projekt X veranschlagt, und wie viel Zeit habe ich aufgewendet?
• Wie lange habe ich in der Vergangenheit für ähnliche Aufgaben oder Projekte gebraucht? Sehen Sie sich Ihre Daten auf Timeular an und suchen Sie nach Aufgaben oder Projekten, die von der Art oder vom Umfang her mit Ihrem Vorhaben vergleichbar sind. Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie für jede Phase oder Komponente aufgewendet haben, und verwenden Sie dies als Grundlage für Ihre neue Projektschätzung.
• Neige ich dazu, die für Recherchen oder Überarbeitungen benötigte Zeit zu unterschätzen?
• Dauern bestimmte Aufgaben immer länger als erwartet?
• Welche externen Faktoren haben die Zeit, die ich für Projekt X aufgewendet habe, beeinflusst?
• Wie viel "produktive" Zeit habe ich durchschnittlich pro Tag oder Woche? Anhand dieser Angaben kannst du abschätzen, wie viele Aufgaben oder Projekte mit hoher Priorität du realistischerweise in deinem Zeitplan unterbringen kannst, und deine Schätzungen auf der Grundlage deiner verfügbaren Kapazitäten anpassen.

Lesen: Wie füllt man einen Stundenzettel aus?

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• Wie viel Pufferzeit brauche ich für unerwartete Probleme? Sehen Sie sich Ihr Zeitberichtssystem an, um festzustellen, wie viel Zeit Sie normalerweise für unerwartete Aufgaben oder Probleme aufwenden, und bauen Sie diesen Puffer in Ihre zukünftigen Schätzungen ein.

Beherrsche deine Zeiteinteilung

In dieser Phase setzt du deine Strategenmütze auf und wirst zum Architekten deines Zeitplans. Es geht darum, realistische kurz- und langfristige Ziele zu setzen, Aufgaben zu priorisieren und einen Zeitmanagement-Plan zu erstellen, der deine Produktivität maximiert, ohne deine mentale Gesundheit zu beeinträchtigen.

Hier kannst du Fehler im Zeitmanagement machen, die zu einer schlechten Work-Life-Balance, erhöhtem Stress und verschwendeter Zeit führen. Also, schauen wir uns an, wie du die Kontrolle über den Prozess behältst:

1. Realistische Ziele setzen

Der Schlüssel zur Zielsetzung liegt darin, bedeutende Ziele in überschaubare Komponenten zu zerlegen, die mit deinen Produktivitätsmustern übereinstimmen. Anstatt dich zu ehrgeizigen Zielen wie „das gesamte Projekt bis Freitag überarbeiten“ zu verpflichten, konzentriere dich auf spezifische, messbare Meilensteine: „das erste Rahmenkonzept bis Mittwoch Nachmittag fertigstellen

Hier sind die Schritte, die bei der Festlegung konkreter Ziele zu beachten sind:

• Mache einen Realitätscheck
  • Bewertung deiner aktuellen Arbeitsbelastung und der laufenden Projekte
  • Überprüfen Sie Ihre Zeiterfassungsdaten aus früheren ähnlichen Projekten
  • Berücksichtige deine Energiemuster im Laufe des Tages
  • Sei ehrlich über mögliche Hindernisse und Einschränkungen
• Anwendung der "Scaling Down"-Methode
  • Große Ziele in kleinere, konkrete Etappenziele aufteilen
  • Jeder Meilenstein sollte innerhalb von 1-3 Arbeitssitzungen erreicht werden können.
  • Definieren Sie klare Abschlusskriterien für jeden Meilenstein
• Legen Sie Ihre Erfolgsmetriken fest
  • Legen Sie für jedes Ziel spezifische, messbare Ergebnisse fest.
  • Definieren Sie, wie "erledigt" in konkreten Begriffen aussieht
  • Erstellen Sie Kontrollpunkte, um den Fortschritt zu messen
  • Lege fest, wie du die Ergebnisse verfolgen und bewerten willst
• Einbauen von strategischen Puffern
  • Füge zu den ursprünglichen Schätzungen 20-30 % zusätzliche Zeit für Pufferzeiten hinzu.
  • Erstelle Notfallpläne für deine vorrangigen Ziele
• Ausrichten auf Ihre Spitzenleistung
  • Versuchen Sie, die anspruchsvollen Aufgaben in Ihren energiereichen Stunden zu erledigen
  • Planen Sie Routineaufgaben in energiearme Zeiten
  • Schützen Sie Ihre produktivsten Zeiten vor Unterbrechungen mit Time-Blocking

2. Aufgaben richtig priorisieren

Alle Aufgaben fühlen sich manchmal wie dringende Aufgaben an, aber du musst die Produktivität steigern und die eine Aufgabe priorisieren, die wirklich wichtig ist. Ich stelle dir die Eisenhower-Matrix vor, mit der du den oben erwähnten Zweck erfüllen kannst:

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als die Zeitmanagement-Matrix, wurde vom ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower während des Zweiten Weltkriegs entwickelt. Sie ist eine einfache Methode, um Prioritäten für Ihre Aufgaben auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu setzen.

Bei dieser Methode werden die Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt:

• Dringend, wichtig: Zuerst tun (der Feuerlöschmodus).
• Wichtig, nicht dringend: Zeitplan (langfristig wichtige Projekte).
• Dringend, nicht wichtig: Delegieren (Arbeit, die von einem anderen Mitglied Ihres Teams erledigt werden kann).
• Weder dringend noch wichtig: Löschen (diese Aufgaben sind oft Zeitfresserund müssen daher gestrichen werden).

Um Ihre Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix zu priorisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie für den Tag haben.
2. Bewerten Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit jeder Aufgabe.
3. Ordne jede Aufgabe entsprechend in Quadranten ein.
4. Handle: Beginne mit wichtigen und dringenden Aufgaben, gefolgt von den anderen Quadranten.

3. Organisiere deine Aufgaben

Um deine Aufgaben zu organisieren, kannst du eine einfache Kanban-Tafel verwenden. Dieses visuelle Tool zur Verwaltung von Arbeitsabläufen hilft dir, deine Projekte in mundgerechte Aufgaben zu unterteilen, deinen Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu erkennen, bevor sie dein gesamtes Vorhaben zum Scheitern bringen.

Wenn Sie Ihre Arbeit in klare, überschaubare Etappen einteilen, können Sie sich konzentrieren, sich nicht überwältigen lassen und Ihre Erfolge auf dem Weg dorthin feiern. Außerdem ist es einfach befriedigend, diese kleinen Aufgabenkarten von "in Arbeit" auf "erledigt" zu verschieben. Das ist wie die erwachsene Version eines goldenen Sterns für die Hausaufgaben.

Bei Kanban werden die Aufgaben in drei einfache Kategorien eingeteilt:

• Zu tun
• In Arbeit
• Erledigt

Beherrsche deine Zeitanpassung

Bei der Zeitanpassung geht es darum, flexibel zu sein, präsent zu bleiben und bewusst mit seiner Zeit umzugehen. Sie müssen Ihre Strategie spontan anpassen und sich nicht durch unerwartete Unterbrechungen oder veränderte Prioritäten aus der Bahn werfen lassen. Um Ihre Anpassungsfähigkeiten zu verbessern, müssen Sie ein Meister im Umgang mit Ihrer eigenen Zeit und Energie werden.

Das bedeutet, dass Sie sich regelmäßig selbst überprüfen, Ihre Fortschritte bewerten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Stellen Sie sich Fragen wie diese:

• Verbringe ich zu viel Zeit mit Aufgaben, die keine hohe Priorität haben? Trifft Sie das Nachmittagstief härter als eine Tonne Ziegelsteine?

Scheuen Sie sich nicht, Aufgaben zu verschieben, zu delegieren oder sogar eine wohlverdiente Pause einzulegen, wenn Ihr Körper und Ihr Gehirn Ihnen sagen, dass es an der Zeit ist. Wenn aus der 30-Minuten-Aufgabe 45 Minuten werden, geraten Sie nicht in Panik - nutzen Sie diese Daten, um Ihre zukünftigen Schätzungen zu verfeinern.

Eine wichtige Anpassungsfähigkeit besteht darin, zu lernen, seine Energie zu managen, nicht nur seine Zeit.

Das bedeutet, dass Sie auf Ihren natürlichen Rhythmus achten und mit Ihrer eigenen Biologie arbeiten, anstatt gegen sie. Wenn Sie wissen, dass Sie ein Morgenmuffel sind, der vor dem Mittag am besten arbeitet, sollten Sie sich nicht dazu zwingen, bis Mitternacht zu arbeiten. Wenn Sie eine Nachteule sind, die erst nach Sonnenuntergang in Schwung kommt, sollten Sie das akzeptieren und Ihren Tag entsprechend strukturieren.

Und denken Sie daran: Auch die besten Pläne gehen manchmal schief. Wenn das passiert, machen Sie sich nicht selbst fertig. Atmen Sie tief durch, überdenken Sie Ihre Prioritäten und reagieren Sie flexibel.

Behebe dein schlechtes Zeitmanagement mit den richtigen Tools

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Beherrsche das Zeitmanagement

Bis jetzt solltest du gelernt haben, dass gute Zeitmanagementfähigkeiten bedeuten, sich der Tatsache bewusst zu sein, dass deine Zeit begrenzt ist, und sie dann mit einer Struktur wie Zielen, Prioritäten und einem Kanban-Board zu organisieren, um schließlich an neue Herausforderungen anzupassen.

Du wirst nicht über Nacht zum Meister im Zeitmanagement, aber mit Übung wirst du ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben sowie Selbstverwirklichung erreichen, während du mehr Aufgaben bewältigst.

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