7 beste Projektbudget-Software für 2024
Falsche Kostenvoranschläge, ausufernde Projektkosten oder ausufernde Ressourcen?
Wir haben es verstanden; das sind die häufigsten Probleme, die wir von PMs hören. Aber das ist nicht der Fall, wenn Sie das richtige Toolpaket verwenden.
Deshalb haben wir einen Überblick über die 7 besten Projektbudgetierungstools auf dem Markt erstellt, damit Sie die Kontrolle wiedererlangen.
Die besten Projektbudget-Softwareanwendungen
Bildquelle: Timeular.
Was ist eine Projektbudgetierungssoftware?
Bei einer Projektbudgetierungssoftware handelt es sich im Wesentlichen um eine Projektmanagement-Software zur Rationalisierung der Projektbudgetierung. Sie ermöglicht es Projektmanagern und Teams, die Projektkosten zu verfolgen und Ressourcen während des gesamten Projektzyklus effizient zuzuweisen.
Natürlich ist der Einsatz von Projektbudgetierungssoftware von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte innerhalb des Budgets und des Zeitplans durchgeführt werden. Dies trägt zur finanziellen Gesundheit und Rentabilität eines Unternehmens bei.
Wenn Sie sich für die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers interessieren, lesen Sie unseren Artikel zu diesem Thema.
Warum brauchen Sie eine Software zur Verwaltung des Projektbudgets?
Ein Projekt ohne ein solides Budget und Budgetprognosen zu beginnen, ist wie Segeln ohne Kompass. Die Realität ist, dass eines von sechs IT-Projekten nicht rechtzeitig fertig wird und erhebliche Kostenüberschreitungen aufweist.
In einer Studie der Harvard Business Review, die 1.471 IT-Projekte untersuchte, lag die Kostenüberschreitung bei 27 %, aber das ist noch nicht einmal das eigentliche Risiko.
Jedes sechste Projekt der Stichprobe war ein Schwarzer Schwan mit einer durchschnittlichen Budgetüberschreitung von 200 % und einer Überschreitung des Zeitplans von fast 70 %.
Ein Schwarzer Schwan ist ein extrem negatives Ereignis oder Vorkommnis, das unmöglich vorhergesagt werden kann. Mit anderen Worten: Schwarze Schwäne sind Ereignisse, die unerwartet und unvorhersehbar sind.
Unternehmensfinanzierungsinstitut.de
Allerdings kann die weitgehend unkontrollierbare Projektbudgetierung mit den richtigen Software-Tools kontrollierbarer werden, als es der Fall wäre:
- Höhere Datengenauigkeit bei höherer Geschwindigkeit: Projektbudgetierungstools verwenden fortschrittliche Algorithmen und Datenanalysen mit höherer Geschwindigkeit als Sie selbst, um Daten, Zahlen und Berechnungen zu verarbeiten. Software-Tools können Vorhersagen auf der Grundlage früherer Projekte mit ähnlichen Kosten oder ähnlichem Umfang treffen und Schätzungen mit höherer Präzision vornehmen. All diese Funktionen können das Risiko von Budgetüberschreitungen erheblich verringern.
- Klarheit über die Projektparameter: Mit einem Dashboard der Projektparameter und der für Aufgaben aufgewendeten Zeit sowie der Budgetausgaben beseitigen Sie Datensilos und erhalten einen kohärenten und klaren Arbeitsablauf.
- Erkennung von Anomalien: Projektbudgetierungssoftware hilft bei der frühzeitigen Minderung finanzieller Risiken und warnt Sie, wenn Sie das Budget überschreiten oder mehr ausgeben, als Sie ursprünglich für ein Projekt veranschlagt hatten.
- Reibungsloser Arbeitsablauf: Eine Budgetmanagement-Software zentralisiert alle Projektbeteiligten auf einer Plattform: Projektmanager, Teamleiter, Finanzteams und andere. Mit einfachen Berichten, die von der App für Budgetgenehmigungen erstellt werden, erhalten Sie einen kohärenten Arbeitsablauf.
Mit der richtigen Software wird das, was weitgehend unkontrollierbar schien, zu präzisen Vorhersagen.
Worauf Sie bei Projektmanagement-Budgetierungstools achten sollten
| Zuverlässige Berichterstattung | Entscheiden Sie sich für ein umfassendes Zeiterfassungssystem, mit dem Sie nahtlos automatische, anpassbare und interaktive Berichte erstellen können. Die App erhält Bonuspunkte, wenn die Berichte optisch ansprechend aussehen. |
| Benutzerfreundliche Schnittstelle | Budget und Ressourcenzuweisung sind schon kompliziert genug. Entscheiden Sie sich für ein Tool, das den Prozess so weit wie möglich vereinfacht und mit einer einfachen und intuitiven Schnittstelle mögliche Fehler reduziert. |
| Automatisierung und KI-Funktionen | Da KI auf dem Vormarsch ist, wird manuelle Arbeit bald überflüssig sein. Verschaffen Sie sich also einen Wettbewerbsvorteil, indem Sie sorgfältig Tools mit automatisierten Arbeitsabläufen und sogar KI-Funktionen auswählen. |
| Integrationsfähigkeit | Die Wahl inkompatibler Systeme führt zu Konflikten. Prüfen Sie daher die Integration von Drittanbietern in bestehende Systeme. Es könnte sich lohnen, die Kompatibilität mit Ihrer Projektmanagement-App, Ihrem HR-Stack, Ihrer Buchhaltung und anderen Systemen zu prüfen. |
| Hohe Datensicherheit | Projektbudget-Software sollte Ihre Daten schützen. Prüfen Sie, ob die App Daten in der Cloud oder auf dem lokalen Computer speichert und ob sie sich an die GDPR-Vorschriften hält. |
| Teamübergreifend verfügbar | Alle Teams sollten Zugang zu diesem Instrument haben und es in großem Umfang nutzen können . |
| Skalierbar | Stellen Sie sicher, dass Sie eine Software wählen, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Auch die Anpassung ist wichtig, da Sie möglicherweise einzigartige Projekte mit unterschiedlichen Anforderungen verwalten. |
Welches sind die besten Projektbudget-Softwarelösungen?
Timeular
In Zeiten, in denen Budgets mehr denn je auf dem Prüfstand stehen, brauchen Sie als PM eine reibungslose App zur Zeiterfassung, die mit intelligenten Funktionen ausgestattet ist, die Sie mit einem Klick nutzen können und die Ihre Arbeit wirklich erleichtert.
DieZeiterfassungs-App Timeular ist einfach zu bedienen und bietet Ihnen einen 360-Grad-Überblick über den Projektfortschritt in Echtzeit, so dass Sie wichtige finanzielle Entscheidungen treffen können.
"Seit wir Timeular nutzen und unsere Zeit erfassen, haben wir keinen Fehler mehr bei der Planung, der Erstellung genauer Angebote oder der Budgetierung für Kunden gemacht. Es ist so einfach zu bedienen." - AC Coppens, Gründer von THE CATALYSTS
Wesentliche Merkmale:
- Budget-Überwachung und wiederkehrende Budgetwarnungen werden automatisch auf der Grundlage einer einfachen Voreinstellung ausgelöst ( AKA konfigurieren Sie Timeular so, dass Sie benachrichtigt werden, wenn ein Schwellenwert von 50 % oder 80 % der einem Projekt zugewiesenen Zeit erreicht wird;
- Automatische Zeiterfassung bei Projekten, um einen ehrlichen Überblick darüber zu erhalten, warum und wie sich die geschätzten Kosten in Echtzeit auswirken, Risiken proaktiv zu korrigieren und den Ärger mit manuellen Zeiterfassungsbögen zu vermeiden;
- Anpassbar Zeitberichts-System für eine verständliche Aufschlüsselung von Aktivitäten, Aufgaben oder Kundenprojekten, um Einblicke in die Verwaltung verschiedener Projektkomponenten zu erhalten;
- Verfolgung der abrechenbaren Stunden erfolgt mit einem Klick und wird dann auf der Grundlage von Stundensätzen und Arbeitsstunden automatisch berechnet und in Ihren Projektberichten ausgewiesen;
- Integrationen mit über 3000 Tools wie Trello, Slack, Quickbooks und Asana, um nahtlos zwischen Anwendungen zu navigieren und Daten dort zu spiegeln, wo Sie sie benötigen.
Weitere Fakten, die Timeular zu einem großartigen Projektbudgetierungswerkzeug machen:
- Es gibt viele Möglichkeiten, die für Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen, von automatischen über KI-generierte Zeiteinträge bis hin zur manuellen Zeiterfassung;
- Es ist die einzige Projektbudgetierungssoftware mit einem physischen ZeiterfasserEin Gadget, das, wenn es auf die andere Seite gedreht wird, eine andere Aufgabe oder Aktivität erfasst. Sie ist bei Teams und Managern gleichermaßen beliebt und steigert die Teameffizienz aufgrund ihrer hohen Nutzung.
- Es funktioniert sowohl als PTO-Tracker und Überstunden-Tracking-Appdie eine große Hilfe bei der Aufgabenzuweisung und Ressourcenzuteilung darstellt.
- Es enthält einen AI Produktivitäts-Tracker der sich in einem individuellen Dashboard widerspiegelt, einschließlich Apps, die die Arbeitseffizienz ablenken, oder Zeiten, in denen Sie am produktivsten sind.
Preisgestaltung:
30 Tage kostenloser Test
Beginnt bei $7,50 pro Benutzer/Monat
„ Timeular ist einfach und wirklich leicht zu bedienen, sodass die Teams es sehr schnell angenommen haben. Es macht es uns wirklich leicht zu erkennen, wo wir unsere Zeit und Prozesse optimieren können.“ – Nadiya Eichberg, Leiterin der Batterietests bei Kiwa
Zoho-Projekte
Projektmanager tragen in ihrer Rolle viele Hüte und haben vielfältige Aufgaben. Daher benötigen sie ein Projektmanagement-Tool, das ihren Bedürfnissen und hohen Erwartungen gerecht wird. Zoho Projects ist eines dieser Tools.
Zoho Projects umfasst Funktionen wie die Verwaltung von Projektbudgets, Ausgabenmanagement, Budgetprognosen und andere. Da es sich um ein Online-Projektmanagement-Tool handelt, verbessert es die Zusammenarbeit im Team und steigert die Zusammenarbeit bei komplexen Projekten.
Wesentliche Merkmale:
- Vielseitige Verfolgung des Projektbudgets, einschließlich des zugewiesenen Betrags, der für Projekte, Meilensteine oder Projektaufgaben aufgewendeten Stunden;
- Budgetschwellenwarnungen werden gesendet, wenn das Budget einen Schwellenwert überschreitet;
- Status der Budgetprognose mit Kennzeichnungen wie "Risiko", "Überschreitung" oder "Überschuss";
- Kundenabrechnungen und Zeiterfassung sind ebenfalls möglich.
Beschränkungen:
- Es gibt keine mobile App;
- Benutzer können keine Aufgaben erstellen oder sie anderen Mitarbeitern zuweisen , was die Aufgabenverwaltung umständlich macht.
Preisgestaltung:
- Kostenlos: $0 für drei Benutzer für bis zu zwei Projekte
- Premium: $4 für unbegrenzte Projekte, bis zu 50 Benutzer
Adobe Workfront
Die Adobe Suite wäre nicht vollständig , wenn sie nicht auch Projektmanagement-Software enthielte. Workfront ist eine praktikable Budgetierungsanwendung für jede Unternehmensfunktion, von Marketing, IT und PMO bis hin zu Dienstleistungen. Neben der Verwaltung von Projektbudgets deckt Workfront auch die Projektplanung und Aufgabenverwaltung ab und optimiert die Erstellung und Bereitstellung von Assets.
Wesentliche Merkmale:
- Prognostizierte, geplante und tatsächliche Projektkosten werden in einem Dashboard angezeigt, um die Budgetkontrolle während der Projektentwicklung zu unterstützen;
- Echtzeit-Ressourcenmanagement, das es Ihnen ermöglicht, Ressourcenkonflikte durch Neuzuweisung zu verringern;
- Manager und C-Suite können ein Projekt oder "Was-wäre-wenn"-Szenarien direkt in der Plattform genehmigen;
- Integration in den Adobe Experience Manager, mit dem Sie fast alle Funktionen miteinander verbinden können.
Beschränkungen:
- Die Verwendung von Adobe-Produkten kann für kleine Unternehmen kostspielig sein, und für jedes Adobe-Produkt benötigen Sie ein weiteres Abonnement;
- Die Produkte von Adobe haben im Allgemeinen eine steile Lernkurve , und Workfront ist da keine Ausnahme.
Preisgestaltung:
- Individuelle Preisgestaltung
Das könnte dich auch interessieren:
- Ein Leitfaden zur Projektüberwachung
Smartsheet
Smartsheet ist eine vielseitige und benutzerorientierte Lösung, die den Schwerpunkt auf Zusammenarbeit und Planung legt. Diese Plattform macht es jedem in der Unternehmenshierarchie leicht, sich an Projekten auszurichten, da sie Zugriff auf dieselbe Ansicht haben. Ohne die Plattform zu überfrachten, aber mit einer einfachen Schnittstelle, ist es Smartsheet gelungen, alle Beteiligten in einem einzigen Repository zu versammeln.
Wesentliche Merkmale:
- Automatisierte Genehmigungen für neue Posten oder Budgetänderungen;
- Dokumente wie z. B. Angebote von Lieferanten werden an einem Ort zentralisiert;
- Eine einzige Ansicht mit Echtzeit-Dashboards für Finanzkennzahlen;
- Kostenverfolgung in Echtzeit, Kostenzusammenfassungsdiagramme und Diagrammvisualisierungsfunktionen.
Beschränkungen:
- Keine automatische Zeiterfassung;
- Keine Option zur Visualisierung von Aufgabenebenen;
Preisgestaltung:
- Kostenlos: $0 pro Benutzer und Monat
- Pro: $7 pro Benutzer/ pro Monat
- Unternehmen: $25 pro Benutzer/pro Monat
- Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung
RodeoDrive
RodeoDrive ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool , das dem Projektmanager vom Beginn eines Projekts bis zu dessen Abschluss als bester Assistent dienen kann. Mit dieser cloudbasierten Software können Sie Projekte nachverfolgen, Berichte erstellen und die Rechnungsstellung und Projektbudgetierung rationalisieren.
Wesentliche Merkmale:
- Vergleich der tatsächlichen Echtzeit-Budgets mit den prognostizierten, um Mehrausgaben und Gewinneinbußen zu vermeiden;
- Verfolgung der abrechenbaren Stunden und Festsetzung von Aufschlägen zur Verbesserung der Projektmargen;
- Projekte können in Phasen aufgeteilt und auf der Grundlage von Ist-Werten, Selbstbehalten oder Fertigstellungsprozentsätzen separat in Rechnung gestellt werden , um eine genaue Kostenverwaltung zu ermöglichen.
Beschränkungen:
- Einige Nutzer erwähnen, dass sie Integrationen mit weiteren Anwendungen, wie z. B. Buchhaltung, benötigen würden.
- Es ist keine kostenlose Testversion verfügbar
Preisgestaltung:
- Kostenlos: $0 für einen Benutzer pro Monat
- Achiever: $14.99 pro Benutzer/ pro Monat
Monday.com
Monday.com krempelt das Projektmanagement um, indem es visuelle Verfolgung und flexible Arbeitsabläufe in einem dynamischen Raum für Teams kombiniert. Sein Design lässt es wie eine visuelle Leinwand aussehen, auf der Teams ihre Projekte verwalten. Obwohl Monday.com in erster Linie ein Projektmanagement-Tool ist, bietet es auch eine Funktion zur Projektbudgetierung.
Wesentliche Merkmale:
- Überwachung der geschätzten und tatsächlichen Kosten;
- Automatische Berechnung auf der Grundlage von Formeln, die Sie darüber informieren, ob Sie "über", "innerhalb" oder "unter" Ihrem Budget liegen;
- Roll-on-Budgetsichtbarkeit, um zu wissen, wie viel Budget Sie noch zur Verfügung haben;
- Dynamische Schnappschüsse von Kanban-Tafeln, Zeitleisten und Diagrammen, um Ihr Team auf einfache Weise auf dem Laufenden zu halten;
- Chatfunktion, gemeinsame Nutzung von Updates und Aufgabeneinstellung sind verfügbar.
Beschränkungen:
- Die Preise sind für kleinere Unternehmen relativ hoch;
- Ehemalige Nutzer berichten, dass es der mobilen App von Monday an Flexibilität mangelt.
Preisgestaltung:
Kostenlos: $0 pro Benutzer/Monat
Basic: $8 pro Benutzer/Monat
Standard: $10 pro Benutzer/Monat
Pro: $16 pro Benutzer/Monat
Unternehmen: Individuelle Preisgestaltung
Wrike
Die Projektmanagement-Software von Wrike ist eine gute Wahl für die Erstellung eines Budgetplans und einer Schätzung sowie für die Verfolgung der Finanzen in Echtzeit.
Eine der besten Funktionen von Wrike ist das Budgetabweichungsmanagement. Der Abweichungsprozess findet statt, wenn die Projektkosten von den vordefinierten oder geplanten abweichen und hilft den Projektmanagern, die Quellen der Schwankungen zu ermitteln.
Wesentliche Merkmale:
- Bevorzugte Währung, die im Rahmen des Kontos eingerichtet wird;
- Voreingestellte Stundensätze für Benutzer, einschließlich benutzerdefinierter Stundensätze für Projekte;
- Eine Reihe von Feldern, die bei der Planung und Verfolgung des finanziellen Fortschritts von Projekten helfen;
- Automatische Berechnung der geplanten Gebühren und Kosten gegenüber den tatsächlichen Kosten und Gebühren;
- Automatische Ressourcenverteilung zur Erfüllung der Budgetierungsanforderungen;
- Integrationen mit mehr als 400 Tools, wie Hubspot, Salesforce und Slack.
Beschränkungen:
- Das Senden und Empfangen von E-Mails über die App ist nicht möglich ;
- Die Preise könnten für kleinere Organisationen zu hoch sein .
Preisgestaltung:
- Kostenlos: $0 pro Benutzer und Monat
- Team: 9,80 $ pro Benutzer pro Monat
- Unternehmen: $24,80 pro Benutzer und Monat
- Unternehmen: individuelle Preisgestaltung
- Pinnacle: Individuelle Preisgestaltung
Umsetzung und bewährte Verfahren
Definieren Sie Projektziele und Budgetierungsprozesse:
Skizzieren Sie klar die Ziele, die Sie mit der Software erreichen wollen, und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmen. Die Schaffung einer soliden Grundlage schafft die Voraussetzungen für eine effektive Implementierung.
Effektive Schulung der Teammitglieder:
Organisieren Sie umfassende Schulungssitzungen, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder schnell begreifen und verstehen, wie man die Projektbudgetmanagement-Software am besten nutzt.
Tipp: Timeular organisiert eine Einführungsschulung durch das interne Spezialistenteam, in der wir Tipps und Tricks für die optimale Nutzung der Software vermitteln.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Budgetierungsstrategien
Ein festgeschriebener Budgetierungsprozess ist wie ein statisches Objekt, das unwirksam ist und nicht auf sich ändernde Umstände reagieren kann. Der Markt ändert sich jedoch häufig, die Inflation steigt oder sinkt, die Preise ändern sich, und es gibt viele andere bewegliche Teile eines Projekts, die miteinander verbunden sind und Anpassungen erfordern.
Kontinuierliche Überwachung und Anpassung Ihrer Projektbudget-Software
Überprüfen Sie ständig, ob es Defizite bei der Integration oder Anpassung der Plattform an Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Teams gibt. Es kann sein, dass Sie auf Herausforderungen stoßen oder einen mehrstufigen Prozess durchführen müssen, weil Ihnen eine Automatisierung oder Integration fehlt, die leicht gemacht werden könnte.
Förderung von kollaborativen Praktiken
Pflegen Sie in Ihren Projektteams kollaborative Praktiken, um Aufgaben gemeinsam zu erledigen, und fördern Sie so eine offene Kommunikation und gemeinsame Erkenntnisse.
Mit der richtigen Software wird das, was weitgehend unkontrollierbar schien, zu präzisen Vorhersagen.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Projektbudget-Software wie Timeular für jeden Projektmanager unerlässlich ist, um die Projektkosten effektiv zu verwalten, da sie eine Reihe von Vorteilen, Funktionen und Lösungen bietet.
Durch die sorgfältige Berücksichtigung der in diesem Leitfaden beschriebenen Faktoren können Unternehmen die richtige Projektbudget-Software auswählen, um die Genauigkeit zu verbessern, Prozesse zu rationalisieren und letztendlich eine erfolgreiche Projektabwicklung zu erreichen.
Inhalte wie diese könnten Sie interessieren:
- Die besten KI-Tools für geschäftliche Effizienz
- Wie man einen Projektzeitplan erstellt
- Ein Leitfaden für effektives Projektmanagement
FAQs
Welches ist die beste Projektbudget-Software?
Die Bestimmung der besten Online-Software für die Verwaltung von Projektbudgets hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab, und unter den Top-Anwärtern zeichnet sich Timeular durch seine robusten Budgetierungsfunktionen und großartigen Projektmanagement-Funktionen aus, die für eine effektive Aufgabenverwaltung sorgen.
Wie kann meine Organisation von einer Projektbudget-Software profitieren?
Projektbudgetsoftware ist ein entscheidender Faktor bei der Kostenverwaltung, der Verfeinerung der Genauigkeit von Schätzungen und der Stärkung der allgemeinen Finanzkontrolle für erfolgreichere Projekte. Ihre Berichts- und Analysefunktionen tragen zu einer hervorragenden Finanzberichterstattung bei.
Ist Projektbudget-Software für kleine Unternehmen geeignet?
Ganz genau. Viele Projektbudget-Softwareoptionen sind auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten, bieten skalierbare Lösungen und ermöglichen eine effiziente Verwaltung der Arbeitsbelastung.
Was sind die wichtigsten Merkmale, die eine Projektbudget-Software aufweisen sollte?
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Budgetplanung, Kostenverfolgung, Ressourcenmanagement und nahtlose Integration mit anderen Projektmanagement-Tools für eine effektive Zusammenarbeit.
Wie lässt sich die Projektbudget-Software in andere Projektmanagement-Software integrieren?
Projektbudgetsoftware lässt sich häufig über APIs nahtlos in andere Projektmanagement-Software integrieren und gewährleistet so einen kohärenten Arbeitsablauf und Datenkonsistenz.
Wie viel kostet eine Projektbudget-Software?
Die Kosten variieren je nach Software und Funktionen. Es ist wichtig, die Preispläne zu prüfen und einen auszuwählen, der zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passt.
Welche Risiken birgt der Verzicht auf eine Projektbudget-Software?
Zu den Risiken gehören ungenaue Budgetschätzungen, überhöhte Ausgaben, mangelnde Finanzkontrolle, Kostenüberschreitungen und Schwierigkeiten bei der effektiven Verfolgung der Projektausgaben.