Die 1 3 5-Regel: Ein einfacher Rahmen für die tägliche Produktivität

Waren Sie schon einmal den ganzen Tag beschäftigt und hatten das Gefühl, wenig zu erreichen? Liegt es daran, dass Sie Produktivitätsstrategien mit Raketenwissenschaft ausprobiert haben?

Lassen Sie sie fallen. Sie haben schon genug Komplexität bei der Arbeit. Sie brauchen eine unglaublich einfache, aber effektive Methode, um Aufgaben zu kategorisieren und zu erledigen.

Hier kommt die 1-3-5-Regel ins Spiel - ein einfacher Rahmen für Produktivität, der sich nicht wie Raketenwissenschaft anfühlt.

Was ist die 1-3-5-Regel?

Die 1-3-5-Regel ist ein einfacher Rahmen für die Aufgabenverwaltung, bei dem die Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt werden: eine große Aufgabe, drei mittlere Aufgaben und fünf kleine Aufgaben. Der harte Anschlag ist jedoch nicht mehr als neun Aufgaben.

In ihrem Kern erkennt diese Regel eine grundlegende Realität der Produktivität an: Nicht alle Aufgaben wiegen gleich schwer oder erfordern das gleiche Maß an geistiger Energie. Wenn man also versucht, alle Aufgaben auf die gleiche Weise zu erledigen, hat das Folgen wie Ineffizienz und sogar Burnout.

Die 1 3 5-Regel wurde von Alex Cavoulacos, dem Mitbegründer von The Muse, populär gemacht und wurde aufgrund ihrer Einfachheit so bekannt.

Es ist ganz einfach, Ihre Liste mit erledigten Aufgaben zu sehen, indem Sie morgens entscheiden, welche Aufgabe den ganzen Unterschied macht (die große), drei mittelgroße Aufgaben und die restlichen fünf kleinen Aufgaben, die immer noch die Nadel bewegen und sich auf andere Projekte und Teammitglieder auswirken, die mit ihrer Arbeit vorankommen.

Hier finden Sie übrigens einen Leitfaden, wie Sie Ihre Energie schützen können.

Wie funktioniert die 1-3-5-Regel?

Die Schönheit der 1-3-5-Regel liegt in ihrer Einfachheit. Sie kann an jeden Arbeitsstil und jede Art von Branche angepasst werden. Sie erfordert keine Schulung, keine komplizierte Einrichtung oder ähnliches. Sie entspricht jedoch der natürlichen Art unseres Gehirns, Informationen zu verarbeiten und zu priorisieren.

Alles läuft auf eine kurze Überlegung und die Unterscheidung zwischen kritischen Aufgaben, großen Aufgaben oder Routineaufgaben in Ihrer Aufgabenliste hinaus. Hier ist die Aufschlüsselung der 1-3-5-Regel:

Eine große Aufgabe

Schauen Sie sich Ihre Aufgabenliste für den jeweiligen Wochentag an, und es muss eine Aufgabe geben, die durch Attribute wie wichtig, herausfordernd oder zeitaufwändig definiert ist. Dies sind wichtige Aufgaben, die sich am stärksten auf Ihre Arbeitsziele auswirken werden.

Diese Aufgaben erfordern in der Regel intensive Arbeit, Konzentration und Kreativität. Das kann das Schreiben eines detaillierten Angebots, die Vorbereitung einer Kundenpräsentation oder die strategische Planung für das nächste Quartal sein. Große Aufgaben erfordern in der Regel mehr Stunden konzentrierter Arbeit und sollten sich an Ihren wichtigsten Prioritäten orientieren.

Drei mittlere Aufgaben

Mittlere Aufgaben sind ebenfalls wichtig, benötigen jedoch weniger Zeit und sind weniger intensiv. Wenn Sie Ihre To-Do-Liste mit mittelgroßen Aufgaben erstellen, finden Sie hier einige Beispiele, die Sie der Kategorie hinzufügen können:

• Analyse der wöchentlichen Leistungsdaten;
• Verfassen eines umfassenden Team-Updates;
• Die Arbeit eines Kollegen überprüfen und ihm Feedback geben;
• Planung des Inhaltskalenders für die nächste Woche;
• Einzelgespräche im Team zu führen.

Fünf kleine Aufgaben

Kleine Aufgaben sind Ihre Quick Wins, die in der Regel in 30 Minuten oder weniger erledigt werden können, aber dennoch erledigt werden müssen, da sie sich auf andere Projekte oder den Fortschritt des Teams auswirken. Hier sind einige Beispiele für kleine Aufgaben:

• Schnelles Beantworten wichtiger E-Mails;
• Überprüfung der Zeiterfassung in Ihrem automatischen Zeiterfassungstool;
• Aktualisierung des Projektstatus in Ihrem Aufgabenverwaltungssystem;
• Terminieren eines Anrufs;
• Nachfassen bei Ihrem Team zu einigen Ergebnissen;
• Kleine Aktualisierungen der Website;
• Ausfüllen von Spesenabrechnungen.

Warum funktioniert die 1 3 5-Regel?

Untersuchungen von Gallup zeigen, dass Autonomie bei der Organisation von Aufgaben, der Zeiteinteilung und der Erstellung eigener Arbeitspläne das Burnout um 43 % reduziert.

Als Methode zur Prioritätensetzung und zum Zeitmanagement macht sich die 1-3-5-Regel psychologische Prinzipien zunutze, die sie besonders effektiv machen:

1. Geringere kognitive Belastung: Wenn Sie Ihre täglichen Aufgaben auf neun beschränken, wird die natürliche Kapazität Ihres Gehirns, Informationen zu verarbeiten, reduziert. Laut der Studie "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information" (Die magische Zahl Sieben, plus oder minus zwei: Einige Grenzen unserer Informationsverarbeitungskapazität), die 1956 von George A. Miller veröffentlicht wurde, kann unser Arbeitsgedächtnis 7±2 Elemente gleichzeitig verarbeiten. Je weniger kognitive Belastung wir unserem Gehirn auf einmal zumuten, desto besser können wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren und desto produktiver sind wir. Genau aus diesem Grund ist die 1 3 5-Regel sehr effektiv.

2. Geringere Entscheidungsmüdigkeit: Die Fähigkeit unseres Gehirns, Entscheidungen zu treffen, verschlechtert sich mit jeder Entscheidung, die wir im Laufe eines Tages treffen, ganz gleich wie groß oder klein sie ist. Wenn wir im Laufe des Tages entscheiden müssen, welche Aufgaben wir erledigen sollen, und wenn wir chaotisch und unstrukturiert arbeiten, führt dies zu großer Ermüdung. Auf diese Weise ist es schwer, die Produktivität aufrechtzuerhalten, und man fühlt sich leicht überfordert. Mit der 1-3-5-Regel treffen Sie Entscheidungen direkt und haben eine klare Struktur, die die Anzahl der Entscheidungen darüber, was als nächstes zu tun ist, reduziert.

3. Gesteigerte Motivation: Der gesamte Prozess der Priorisierung von Aufgaben nach der 1 3 5-Regel erfordert, dass Sie eine Aufgabenliste erstellen, die dann abgehakt wird. Dieser Prozess spricht das Belohnungssystem Ihres Gehirns an, und Sie fühlen sich motivierter, mit Ihren Aufgaben fortzufahren. Die in der Zeitschrift HBR veröffentlichte Studie "The Power of Small Wins" (Die Macht der kleinen Erfolge) hat ergeben, dass Fortschritte bei einer sinnvollen Arbeit der wichtigste Motivationsfaktor im Arbeitsalltag sind.

4. Realistische Planung des Arbeitspensums: Planen und erwarten Sie oft, dass Sie mehr Aufgaben erledigen, als Sie es tatsächlich tun? Wir alle machen uns schuldig - psychologisch nennt man das den Planungsirrtum. Mit einer Zeitmanagementtechnik wie der 1-3-5-Regel haben Sie die Möglichkeit, alle großen und kleinen Aufgaben im Voraus aufzulisten, was es Ihnen schwer macht, sich zu viel vorzunehmen.

Wie Sie die 1-3-5-Regel in Ihren Tagesablauf einbauen

Schritt 1: Planung der morgendlichen Stromversorgung

A. Beginnen Sie Ihren Tag mit der Synchronisierung Ihres bevorzugten AI Produktivitäts-Tracker (wie Timeular, Microsoft Copilot oder ähnliche Tools) mit Ihrem Kalender. Dieses Tool sollte in der Lage sein, Ihre bisherigen Produktivitätsmuster zu analysieren und Ihnen einen optimalen Zeitblock für Ihre wichtigsten Aufgaben vorzuschlagen, gemäß der 1 3 5 Regel. Idealerweise sollten Sie diesen Prozess befolgen, da es am besten ist, eine schwierigere Aufgabe dann zu planen, wenn Sie am leistungsfähigsten sind.

Wenn Sie zum Beispiel Softwareentwickler sind, könnte Ihre "wichtigste" Aufgabe darin bestehen, einen neuen Microservice zu entwickeln, und Ihr KI-Tracker könnte Ihnen empfehlen, dies zwischen 9 und 11 Uhr morgens zu tun, da dies auf der Grundlage Ihrer früheren Coding-Sitzungen und Energiemuster zur Maximierung der Produktivität beiträgt.

Beachten Sie, dass Sie am Ende dieses Schrittes Ihre große Aufgabe für den Tag kennen sollten.

B. Identifizieren Sie Ihre kleinen und mittleren Aufgaben auf der Grundlage von Prioritäten, ihrer Länge und ihrer Abhängigkeit von anderen Aufgaben und Projekten. Sie könnten ein Projektmanagement-Tool verwenden, das automatisch alle Aufgaben und ihre Priorität auf der Grundlage von Projektfristen, Teamabhängigkeiten und allgemeinen geschäftlichen Auswirkungen kategorisiert.

Schritt 2: Konzentrieren Sie sich und arbeiten Sie an Ihren Aufgaben

Jetzt, wo Sie Klarheit über Ihre Prioritäten für den Tag haben, konzentrieren Sie sich darauf, diese nacheinander zu erledigen. Die folgenden Soma-Strategien helfen Ihnen, produktiv zu sein:

A. Die Pomodoro-Technik

Bei der Pomodoro-Technik wird in 25-Minuten-Schüben gearbeitet, mit fünfminütigen Pausen dazwischen. Diese Technik ist sehr hilfreich, um sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, anstatt Multitasking zu betreiben, und setzt Sie unter Zeitdruck, was sich positiv auf die Gesamtproduktivität auswirkt. Alles, was Sie bei der Pomodoro-Methode tun müssen, ist:

1. Einstellen eines Pomodoro-Timer: Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten ein, um an der Aufgabe zu arbeiten, die Sie zuvor ausgewählt haben.
2. Konzentrieren Sie sich intensiv: Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf diese Aufgabe, und wenden Sie bei Bedarf Methoden an, um Ihre Aufmerksamkeit zu schützen, z. B. das Ausschalten von Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon oder Laptop.
3. Machen Sie eine 5-minütige Pause: Legen Sie nach Ihrer ersten 25-minütigen Sitzung eine kurze Pause ein, um neue Energie zu tanken. Gehen Sie am besten spazieren, dehnen Sie sich oder entspannen Sie sich, aber konzentrieren Sie sich nicht auf die Arbeit.
4. Wiederholen Sie den Zyklus.

B. Stapelung von Aufgaben

Bei der Aufgabenzusammenstellung werden, wie der Name schon sagt, bestimmte Aufgaben aufgrund von Ähnlichkeit, Priorität oder Fristen gruppiert. In diesem Fall ist es am besten, nach der Länge zu gruppieren. Zum Beispiel könnten kleine Aufgaben in Gruppen zusammengefasst werden. Hier sind die Schritte:

1. Erstellen Sie Zeitblöcke: Weisen Sie Zeitblöcke für jede Aufgabenkategorie zu mit Zeitblockierung (z. B. alle kleinen Aufgaben zu Beginn des Tages, nachdem Sie Ihre größte Aufgabe erledigt haben).
2. Erledigen Sie Aufgaben schubweise: Konzentrieren Sie sich in jedem Zeitblock ausschließlich auf eine Aufgabenkategorie, da es am besten ist, so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen, ohne den Kontext zu wechseln, was Ihre Produktivität beeinträchtigt.
3. Planen Sie Pausen ein: Legen Sie zwischen den einzelnen Aufgaben kurze Pausen ein, um sich zu konzentrieren und geistig gesund zu bleiben.
4. Wiederholen Sie: Nachdem Sie eine Reihe kleiner Aufgaben erledigt haben, können Sie nun mittelgroße Aufgaben in einem größeren Zeitblock zusammenfassen, da diese mehr Zeit benötigen.

Schritt 3: Behalten Sie Ihre Flexibilität für unerwartete Aufgaben

Verfolgen Sie Ihre Fortschritte in Echtzeit, um Ihren Fokus bei Bedarf zu verschieben, je nachdem, wie Störungen und Prioritäten auftreten. Unvorhergesehene Ereignisse sind unvermeidlich, aber Sie brauchen trotzdem einen Notfallplan, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und die Produktivität nicht beeinträchtigen, sondern Ihre Aufgaben neu priorisieren.

Zu diesem Zweck können Sie ein Dashboard mit Ihren Echtzeit-Produktivitätsmetriken verfolgen. Wenn eine dringende Kundenanfrage eintrifft, kann Ihr Dashboard sofort zeigen, wie sich die Umverteilung der Aufgaben auf Ihre Wochenziele auswirkt, und die optimale Neuzuweisung von Zeitblöcken auf der Grundlage Ihrer historischen Leistungsdaten und aktuellen Prioritäten vorschlagen.

Schritt 4: Überprüfung am Ende des Tages und entsprechende Anpassung

Um besser zu werden und Ihren Zeitplan so anzupassen, dass er jeden Tag effizienter wird, führen Sie eine Analyse der Wirksamkeit des aktuellen Zeitplans durch:

Am besten überprüfen Sie die Daten zur Erledigungsquote in der automatischen Zeiterfassung, um die tatsächlich für jede Aufgabenkategorie aufgewendete Zeit zu sehen, und aktualisieren die Aufgabenkategorien auf der Grundlage der tatsächlichen Zeitdaten. Verfeinern Sie Ihre Zeitblöcke für Spitzenproduktivität, erstellen Sie einen kleinen Notfallplan für häufige Unterbrechungen und planen Sie entsprechende Puffer.

Häufige Fallstricke bei der Anwendung der 1-3-5-Regel

Wie bei jeder anderen Planungsmethode gibt es auch bei der 1 3 5-Regel einige Herausforderungen. Entweder verfallen wir in den oben erwähnten Planungsirrtum, haben eine optimistische Tendenz, enden mit einem unrealistischen Arbeitspensum oder verpflichten uns zu dringenden Aufgaben.

Der erste Fallstrick ist die Festlegung einer unrealistischen Aufgabengröße, was bedeutet, dass Sie die Aufgabengröße falsch einordnen. Was wie eine mittelgroße Aufgabe aussieht, kann in Wirklichkeit eine große Aufgabe sein. Daher müssen Sie die Aufgaben entweder anhand Ihrer Erfahrung mit solchen Aufgaben oder anhand von Zeiterfassungsdaten kategorisieren. Der zweite Fallstrick ist, dass Sie den Kontextwechsel und seine Nebeneffekte ignorieren . Unser Gehirn braucht 23 Minuten und 15 Sekunden um sich nach einer Unterbrechung vollständig zu erholen. Versuchen Sie also, Ihre große Aufgabe nicht direkt vor einer Besprechung oder unmittelbar nach dem Mittagessen zu erledigen.

Der dritte Fallstrick besteht darin, sich zu sehr auf dringende Aufgaben einzulassen. Widerstehen Sie der Versuchung, jedes Mal, wenn ein Kollege Hilfe bei einer dringenden Aufgabe braucht, einzuspringen und ihm zu helfen oder der Retter in der Not zu sein. Denken Sie daran, dass Dringlichkeit nicht immer gleichbedeutend mit Wichtigkeit ist.

1 3 5, Start!

Inzwischen sollten Sie eine wirksame und einfache Methode gelernt haben, um Aufgaben auf die richtige Weise und zum richtigen Zeitpunkt zu priorisieren. Fangen Sie klein an, verfolgen Sie Ihre Fortschritte und passen Sie sie bei Bedarf an.

Ihr zukünftiges Ich wird Ihnen dafür danken.