Hvordan påvirkes produktiviteten, når medarbejdere multitasker?
Multitasking er langsomt ved at miste sin positive aura og blive en fjende af produktiviteten. Når medarbejdere multitasker, går det nemlig hårdt ud over produktiviteten. Flere undersøgelser bekræfter det.
På trods af at multitasking står som et krav i de fleste aktuelle jobopslag, er det ikke kun til skade for medarbejdernes produktivitet. I denne artikel finder du alt, hvad du bør vide om virkningerne af multitasking på arbejdspladsen.
Måske finder du endda ud af, hvorfor du ikke får tingene gjort.
Multitasking påvirker produktiviteten
Multitasking er at kunne skifte mellem flere opgaver hurtigt og nemt. At være en god multitasker bliver generelt rost, da det ses som en kvalitet.
I bestemte jobs, f.eks. i kundeservice, er der brug for multitasking-færdigheder. En god tjener skal være god til at multitaske for at sikre, at alle kunder får den rette opmærksomhed og går glade derfra.
Det forholder sig dog anderledes i jobs, der kræver et højt koncentrationsniveau. For revisorer, maskiningeniører og kirurger - bare nogle få eksempler - er det nødvendigt at koncentrere sig om én opgave ad gangen for at producere kvalitetsarbejde og undgå dyre fejl.
Derudover synes der at være en udbredt opfattelse af, at kvinder er bedre til at skifte kontekst end mænd, men der er meget lidt videnskabelig baggrund for dette emne.
Nogle studier har analyseret kvinders og mænds præstationer i multitasking-processer uden relevante resultater.
Den generelle konklusion er dog, at begge køns præstationer forringes, når vi forsøger at fokusere på flere opgaver på samme tid. Så lad os dykke ned i effekten af multitasking på produktiviteten.
Den skjulte sandhed om multitasking på arbejdspladsen
På dagens arbejdsplads bliver vi konstant afbrudt af forskellige stimuli. Selv om man er engageret i at arbejde, føles det, som om man ikke har opnået noget. Det sker, fordi multitasking ikke bare skader vores koncentration, men også vores produktivitet.
Vidste du, at multitasking er en af grundene til, at folk føler sig uproduktive?
De negative virkninger af multitasking begynder, når medarbejderne ikke kan fokusere på deres opgaver. Det er især sandsynligt, at det sker, når medarbejderne ikke er fortrolige med afgifterne, eller når der er en streng deadline.
Opgavernes kompleksitet kan også påvirke evnen til at multitaske. Det mest åbenlyse resultat er selvfølgelig dårlig præstation, men mislykkede forsøg på multitasking kan også resultere i alvorlige fejl eller endda skader.
Ifølge flere undersøgelser kan multitasking:
- Sænker arbejdskvaliteten og øger antallet af fejl;
- Øger stressniveauet og fører til dårlig beslutningstagning;
- Du spilder meget tid, når du skifter mellem opgaver;
- Faktisk sænker det din IQ med 15 point - det svarer til at være oppe hele natten;
- Reducerer produktiviteten med op til 40 %.
Multitasking er produktivitetens fjende. Alligevel er multitasking fortsat et krav i jobannoncer, og kandidater bruger det stadig som en kvalitet i deres ansøgning.
Og så er der problemet med moderne enheder. På en typisk arbejdsdag kan du arbejde på computeren, tage en pause for at læse nyheder på din mobiltelefon og sende e-mails igen på din bærbare computer på mindre end 5 minutter.
At forsøge at udføre flere opgaver på én gang er skadeligt nok, men når du tilføjer flere enheder til historien, bliver det hele værre.
I 2016 viste en undersøgelse offentliggjort i PubMed, at de, der kronisk multitasker mellem forskellige medieformer, f.eks. mellem deres bærbare computer og mobiltelefon, havde flere problemer med langtidshukommelsen end dem, der ikke gør det.
Med andre ord: Hvis du holder pause for at tjekke dine sociale medier midt i arbejdet, er det ikke kun en tidsrøver, men det påvirker også din kognitive evne, ikke kun din produktivitet.
Bedre alternativer til multitasking
Nu hvor du ved, at multitasking ikke hjælper dig, som du troede, det gjorde, er det tid til at finde ud af, hvordan du kan håndtere alt dit arbejde. Har du meget at se til? Svaret kan være effektiv tidsstyring.
Korrekt tidsstyring resulterer i højere produktivitet og dermed bedre resultater. Derudover bidrager det til motivation og generel trivsel.
Tidsstyring er en færdighed, man kan lære med tiden, og der er masser af kurser og ressourcer til at lære, hvordan man gør det ordentligt.
Læs også: Træning i tidsstyring for medarbejdere
Her er nogle tips til at begynde at praktisere bedre tidsstyring i dag:
- Lav en to-do-liste, og arbejd på én opgave ad gangen;
- Sæt SMARTe mål;
- Prioriter opgaver ud fra effekt og indsats - prøv RICE-metoden;
- Fjern alle distraktioner, især apparater;
- Prøv nogle teknikker til tidsstyring;
- Udnyt værktøjer til tidsstyring.
Alle disse tips er gode første skridt til at holde op med at arbejde på en uorganiseret og hektisk måde.
Læs også: Forbedring af medarbejdernes produktivitet
Sådan hjælper du dit team med ikke at multitaske
Ledere spiller en afgørende rolle for teamets og virksomhedens arbejdskultur. Så hvis du har en lederstilling, er det tid til at se på dine teammedlemmer og reflektere over den arbejdskultur, du fremmer.
Er dine medarbejdere begravet under arbejde, hvilket får dem til at føle behov for at multitaske? Hvis det er tilfældet, er det tid til at foretage ændringer.
Opbyg en kultur med langsommere, men mere målrettet arbejde. Det er den sande betydning af udtrykket "kvalitet frem for kvantitet".
Det ville være bedst at opfordre medarbejderne til at holde pauser i løbet af dagen. Når folk er overvældede af deres opgaver, vil de føle sig mere pressede til at reagere hurtigt og multitaske.
Endelig skal du prøve at fejre positiv adfærd og tilgange til arbejdet, som er mere engagerede og fokuserede. Det er urealistisk at tro, at du kan kontrollere dine teammedlemmers arbejdsmetoder, så fejr de små sejre.
Læs vores guide og lær, hvordan du organiserer dig på arbejdet, når du er overvældet.
Konklusion
Multitasking blev i mange år betragtet som en vigtig færdighed og værdsat af arbejdsgiverne. Men nyere forskning har vist de ødelæggende virkninger af multitasking: Produktiviteten kan blive alvorligt påvirket og reduceret med op til 40 %.
Multitasking har ikke ligefrem positive effekter.
Bare illusionen om, at vi har travlt og kommer videre med alle opgaverne.
Bortset fra erhverv, der kræver, at du udfører flere opgaver på samme tid, bør den gennemsnitlige arbejdstager undgå at springe mellem flere opgaver.
I stedet bør du arbejde på dine evner til at styre din tid og få hjælp fra dine ledere til at styre din arbejdsbyrde på en hensigtsmæssig måde.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvordan påvirker teamwork produktiviteten?
Teamwork kan hjælpe dig med at opnå større produktivitet takket være deling af arbejdsbyrden, støtte fra kolleger og generel motivation. Samarbejde har vist sig at øge arbejdsproduktiviteten og kan påvirke dine resultater betydeligt.
Hvordan påvirker fjernarbejde produktiviteten?
På trods af den indledende frygt øger fjernarbejde produktiviteten. Flere undersøgelser har vist de positive effekter af fjernarbejde: Præstationen kan stige med op til 13%, og produktiviteten øges med op til 77%.
Hvordan påvirker stress arbejdsproduktiviteten?
Stress påvirker i høj grad arbejdsproduktiviteten. Det bliver sværere at koncentrere sig, hvilket gør medarbejderne mindre produktive og endda får sværere ved at lære ny information. Stress påvirker også det generelle velbefindende og motivationen.
Hvordan motiverer man medarbejdere til at være mere produktive?
Nogle strategier til at holde dine medarbejdere motiverede, engagerede og inspirerede er at fremme teambuilding-aktiviteter, sætte realistiske mål, fejre milepæle og give konstruktiv feedback. Det ville være bedst, hvis du også opfordrede dem til at udvikle nye færdigheder, nemlig tidsstyring.
Du er måske interesseret i: