Riskmatris i projektledning: Vad är det och hur använder man det?
Riskmatrisen är ett begrepp som vi har närmat oss varje gång projektledning nämns. Risker är en del av alla projekt, och det är tydligt att det tyvärr inte finns något sätt att säkert veta när och var de kommer att inträffa.
Det är inte omöjligt att gå igenom ett projekt utan att drabbas av några risker eller konsekvenser, men det är mycket osannolikt. I allt vi gör i livet finns Murphys lag (allt som kan gå fel kommer att gå fel) precis runt hörnet, redo att attackera.
Det vi kan göra när det gäller sannolikheten för risk är att förebygga projektrisker och vara förberedda på dem, och en riskmatris kan vara till stor hjälp.
Vad är en riskmatris inom projektledning?
Riskmatrisen är en allmänt använd projektledningsteknik för riskanalys. Det är ett verktyg som ger information om sannolikheten för att en risk ska inträffa och om det kommer att bli ett stort eller litet problem.
Formeln för att beräkna risk är: Risk = Sannolikhet x Allvarlighetsgrad.
När riskbedömningen har gjorts, genom att sannolikheten för och allvarlighetsgraden av varje risk har beräknats, är det möjligt att organisera dem i en matris för att beräkna riskpåverkan.
Denna övning är mycket viktig eftersom den hjälper till att prioritera riskerna i ett projekt och sedan hantera dem.
Vilka steg ska vidtas vid en riskbedömning?
För att säkerställa en heltäckande strategi för att hantera potentiella problem är det viktigt att följa strukturerade steg i riskbedömningen, från att identifiera risker till att kontinuerligt övervaka deras inverkan. Detta är en steg-för-steg-guide om hur man implementerar riskhanteringsprocessen:
1. Identifiera risker: Identifiera potentiella risker genom brainstorming, expertkonsultationer och analys av historiska data. Denna omfattande identifieringsprocess säkerställer att alla möjliga risker identifieras och dokumenteras, vilket ger en grund för vidare bedömning.
2. Bedöm sannolikhet och påverkan: Utvärdera varje risks sannolikhet för att inträffa och dess potentiella påverkan. Detta steg innebär att riskerna poängsätts utifrån sannolikhet och allvarlighetsgrad, vilket hjälper till att förstå omfattningen av deras potentiella effekter på projektet.
3. Beräkna riskklassificeringar: Använd en riskmatris för att kombinera sannolikhets- och konsekvenspoängen till ett övergripande riskbetyg. Denna beräkning hjälper till att prioritera risker genom att kvantifiera deras potentiella hot, vilket möjliggör effektivt fokus på de mest kritiska riskerna.
4. Utveckla strategier för riskreducering: Formulera handlingsplaner för att hantera de högst prioriterade riskerna, inklusive förebyggande åtgärder och beredskapsplaner. Genom att utveckla dessa strategier förbereder du dig för att hantera risker proaktivt och minska deras potentiella inverkan på projektet.
5. Övervaka och granska: Följ kontinuerligt upp de identifierade riskerna och hur effektiva åtgärderna för att minska dem är. Regelbundna granskningar och uppdateringar säkerställer att riskbedömningen förblir korrekt och relevant och anpassas till eventuella förändringar eller nya risker som kan uppstå.
Riskmatrisen är en del av programmet för APM - en av de bästa pmp-certifieringarna.
Exempel på riskmatris
Riskmatrisen är ett standardverktyg i en riskhanteringsplan för ett projekt och gör det möjligt för projektledaren och teammedlemmarna att analysera varje risk genom att fastställa att varje händelse har hög, medelhög eller låg påverkan.
Riskmatrisen kan beräknas med hjälp av olika mallar, t.ex. 5×5, men också 3×3 eller 4×4. När allvarlighetsgraden och sannolikheten för varje risk har bedömts är det möjligt att prioritera riskerna och förbereda sig för dem vid behov.
För att visa ett exempel på en riskmatris här använder vi en 4×4 riskbedömningsmatris.
Det första man bör göra är att identifiera så många potentiella risker som möjligt. En brainstorming med projektgruppen är idealisk för att analysera och identifiera potentiella risker som är relaterade till själva projektet.
Det är också bra att organisera dessa risker genom att skriva in dem i separat dokumentation. Bedömningsformuläret eller riskregistret bör se ut ungefär så här.
Mall för riskmatris
| Potentiella risker | Sannolikhet/Sannolikhet | Påverkan/allvarlighet | Riskklassificering |
| risk a | - | - | - |
| risk b | - | - | - |
| risk c | - | - | - |
| risk d | - | - | - |
Likelihood / Sannolikhet
Följ upp med att bestämma riskens sannolikhet och den skala du ska använda. Vanligtvis följer sannolikhetsnivåerna nivåerna i matrisen.
Om vi använder en 4×4-matris innebär det alltså att vi har fyra risknivåer. Den kompletta riskmatrisen är 5×5. Låt oss överväga dessa fyra:
- Mycket osannolikt / Osannolikt
- Möjligt
- Sannolikt
- Mycket troligt
| Potentiella risker | Sannolikhet/Sannolikhet | Påverkan/allvarlighet | Riskklassificering |
| risk a | 4 | - | - |
| risk b | 3 | - | - |
| risk c | 1 | - | - |
| risk d | 3 | - | - |
Påverkan / allvarlighetsgrad
Härnäst måste konsekvens- eller allvarlighetsskalan rangordnas. I det här fallet kommer vi också att överväga fyra nivåer.
- Mycket låg / låg
- Måttlig
- Betydande
- Katastrofal
Observera att dessa skalor är helt anpassningsbara efter dina behov och projektspecifikationer.
| Potentiella risker | Sannolikhet/Sannolikhet | Påverkan/allvarlighet | Riskklassificering |
| risk a | 4 | 4 | - |
| risk b | 3 | 4 | - |
| risk c | 1 | 3 | - |
| risk d | 3 | 2 | - |
Beräkna riskklassificeringen
Därefter är det dags att beräkna riskvärdet med hjälp av formeln sannolikhet/sannolikhet x påverkan/allvarlighet. Eftersom vi arbetar med en 4×4-matris är det högsta värdet vi får 16. Detta skulle vara den högst rankade risken.
Det är dessa risker som kan leda till att projektet spårar ur, så de måste hanteras noggrant. Använd den här informationen för att förebygga denna risk.
| Potentiella risker | Sannolikhet/Sannolikhet | Påverkan/allvarlighet | Riskklassificering |
| risk a | 4 | 4 | 16 |
| risk b | 3 | 4 | 12 |
| risk c | 1 | 3 | 3 |
| risk d | 3 | 2 | 6 |
Slutlig riskmatris
Risk A är alltså den farligaste. De andra riskerna kan också delas in i olika nivåer. I det här fallet kan till exempel 1-6 vara låg, 7-11 medelhög och 12-16 hög.
Nu finns all information tillgänglig och är redo att föras in i matrisen. Riskerna identifieras och beskrivs kortfattat mellan de två axlarna. Vissa risker kan falla inom samma mätområde.
| Påverkan / allvarlighetsgrad | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Sannolikhet / Likelihood | 1 | 2 | 3 | 4 | |
| 4 | risk a (16) | ||||
| 3 | risk d (6) | risk b (12) | |||
| 2 | |||||
| 1 | risk c (3) | ||||
För ytterligare anpassning kan matrisen färgkodas, t.ex. grön för låg risk och röd för hög risk.
Fördelarna med en riskbedömningsmatris
Att ta fram en riskbedömning och sedan matrisberäkningarna är ett kritiskt steg som ingår i projektledarens arbete och funktioner.
Det är viktigt att känna till sina tillgångar och veta hur man ska hantera och skydda dem. Detta är den största fördelen med en riskbedömningsmatris.
Att regelbundet genomföra en riskbedömning är nyckeln till att ta reda på vilka potentiella hot som kan skada projektets livscykel, vilket är fördel nummer två.
Förstå sannolikheten för och den hypotetiska allvarlighetsgraden hos de identifierade hoten. Här har du chansen att beräkna riskmatrisen. Genom att göra detta får man möjlighet att vara proaktiv när det gäller risker i stället för reaktiv.
Riskbedömningsmatrisen är det verktyg som gör det möjligt att genomföra proaktiva åtgärder för att minimera effekterna av projektets risker.
Få en steg-för-steg-guide till hur du behärskar tidrapportering som projektledare
Vilka är nackdelarna med riskmatrisen?
Här är fem av de mest relevanta och vanliga nackdelarna med att använda en riskmatris:
- Försummelse av ömsesidiga beroenden: Riskmatriser tar ofta inte hänsyn till interaktioner och beroenden mellan olika risker, vilket leder till en ofullständig förståelse av den övergripande riskmiljön.
- Subjektivitet: Utvärderingen av risker är ofta beroende av personliga bedömningar, vilket kan leda till inkonsekventa och partiska bedömningar.
- Överdriven förenkling: Risker kan kategoriseras för brett och viktiga detaljer och nyanser som är avgörande för en effektiv riskhantering saknas.
- Statisk natur: En riskmatris ger en ögonblicksbild av riskbilden vid en viss tidpunkt och tar inte hänsyn till förändringar under projektets gång, vilket gör att den snabbt blir inaktuell.
- Felaktigheter: Förenklade skalor kan leda till felaktiga riskbedömningar om den faktiska sannolikheten och effekten inte passar in i de fördefinierade kategorierna.
TIPS: En riskmatris är en bra tillgång att inkludera i projektrapporten.
Slutsats
Den här typen av verktyg är lika mycket analogt som digitalt, och den stora fördelen är att det kan användas för att hantera flera projekt. Varje projekt står dock inför unika risker, och dessa frågor måste ofta omvärderas.
Att använda en riskmatris löser tyvärr inte alla problem, men det hjälper till att minska både sannolikheten för och effekterna av ett problem. Använd den i din strategi.
VANLIGA FRÅGOR
Vad är en riskmatris och hur används den?
En riskmatris är ett projektledningsverktyg som används för att bedöma och prioritera risker genom att fastställa deras sannolikhet och allvarlighetsgrad, vilket hjälper till att hantera och förbereda sig för potentiella risker.
Hur beräknar man risk i en riskmatris?
Risken beräknas genom att korsa sannolikheten för att en risk inträffar med den inverkan eller allvarlighetsgrad som den kan ha på projektet om den inträffar.
Vad gör du med resultaten från riskmatrisen?
Resultaten från riskmatrisen kommer att vara grundläggande för att skapa ett svar eller en åtgärdsplan för att hantera och minska riskerna. Med hjälp av de data du samlar in kan du skapa rapporter och tilldela riskreducerande uppgifter till de teammedlemmar som har bäst kompetens för att arbeta med dem.
Det är viktigt att börja med att hantera de risker som rankas högst och fortsätta att övervaka resten.
Att använda det här verktyget är ett kraftfullt sätt att stödja arbetsgruppen och minska eventuella problem som kan hindra ett framgångsrikt projekt.
Vem uppfann riskmatrisen?
Det finns en del olika åsikter om ursprunget till användningen av riskmatrisen, men den mest samstämmiga är att den först föreslogs i det amerikanska flygvapnet.
Vad är en riskmatrispoäng?
En riskmatrispoäng är ett mått som används för att förutsäga riskaspekterna. Poängen uppnås eller utvecklas genom att använda indikatorerna i analysen.
Hur gör man en riskmatris i Excel?
Det är möjligt att bygga en riskmatris i Microsoft Excel genom att skapa en tabell som tar hänsyn till sannolikhets- och allvarlighetsskalorna. Lägg till etiketter och använd kolumnerna för allvarlighetsgrad och raderna för sannolikheten för förekomst. Se till att varje fras och definition som används är de som teamet har skisserat.
Färgkoordinera riskmatrisen för en bättre och mer lättolkad visuell representation. Tilldela de fastställda värdena och tillämpa multiplikationsformeln för att beräkna risken.
Varför behövs en riskmatris?
En riskmatris ger en gedigen kunskap om riskmiljön och vad som kan gå fel under projektets livscykel. Riskerna och deras komplexitet kommer inte att sluta växa och utvecklas. I klartext: man vet aldrig vad som händer i morgon.
Nu, och mer än någonsin, måste företagen möta dagens och framtidens utmaningar genom att identifiera, analysera och minska riskerna på ett effektivt sätt.
Vilka är de 5 elementen i riskhantering?
En riskmatris ger en gedigen kunskap om riskmiljön och vad som kan gå fel under projektets livscykel. Risker och deras komplexitet kommer inte att sluta växa och utvecklas. I klartext: du vet aldrig vad som händer i morgon bDe fem elementen i riskhantering är identifiering, analys, planering, begränsning och övervakning.
Riskmatrisen är också känd som?
Riskmatrisen kallas också för riskmatris för sannolikhet och allvarlighetsgrad.
Vad är en 3×3 riskmatris?
En riskbedömningsmatris innehåller en uppsättning värden som bestämmer en risks sannolikhet och allvarlighetsgrad. En riskmatris på 3×3 har 3 nivåer av sannolikhet och 3 nivåer av allvarlighetsgrad.
Vad är en 4×4 riskmatris?
En riskbedömningsmatris innehåller en uppsättning värden som bestämmer en risks sannolikhet och allvarlighetsgrad. En riskmatris på 4×4 har 4 sannolikhetsnivåer och 4 allvarlighetsgrader.
Vad är en 5×5 riskmatris och hur använder man den?
En 5×5-riskmatris hjälper till att bedöma risker genom att titta på hur sannolikt det är att de inträffar och hur allvarliga konsekvenserna skulle bli. För att använda den ska du ta reda på sannolikhetsnivån och allvarlighetsgraden för en risk och sedan matcha dem i matrisen för att se den övergripande risknivån.
Hur använder du riskhanteringsverktyg?
Riskhanteringsverktyg används för att systematiskt identifiera, bedöma och prioritera risker, utveckla strategier för riskreducering, övervaka riskhanteringsaktiviteter och kommunicera riskinformation till intressenter.
Du kanske är intresserad av: