Matriz de risco no gerenciamento de projetos: O que é e como usá-la
A matriz de riscos é um conceito do qual nos aproximamos sempre que o gerenciamento de projetos é mencionado. Os riscos fazem parte de qualquer projeto, e é claro que, infelizmente, não há como saber com certeza quando e onde eles ocorrerão.
Embora não seja impossível passar por um projeto sem sofrer nenhum risco ou consequência, isso é muito improvável. Em tudo o que fazemos na vida, a Lei de Murphy (tudo o que pode dar errado, dará) está bem na esquina, pronta para atacar.
O que podemos fazer com relação à probabilidade de risco é evitar os riscos do projeto e estar preparados para eles, e uma matriz de risco pode ser bastante útil.
O que é uma matriz de risco no gerenciamento de projetos?
A matriz de riscos é uma técnica de gerenciamento de projetos amplamente utilizada para a análise de riscos. É uma ferramenta que fornecerá informações sobre a probabilidade de um risco acontecer e se será um problema maior ou menor.
A fórmula para calcular o risco é: Risco = Probabilidade x Gravidade.
Depois que a avaliação de riscos é feita, em termos de cálculo da probabilidade e da gravidade de cada risco, é possível organizá-los em uma matriz para calcular as classificações de impacto dos riscos.
Esse exercício é fundamental, pois ajuda a priorizar os riscos em um projeto e depois gerenciá-los.
Quais são as etapas a serem seguidas em uma avaliação de risco?
Para garantir uma abordagem abrangente no gerenciamento de possíveis problemas, é essencial seguir etapas estruturadas na avaliação de riscos, desde a identificação dos riscos até o monitoramento contínuo de seu impacto. Este é um guia passo a passo sobre como implementar o processo de gerenciamento de riscos:
1. Identificar riscos: Identificar os possíveis riscos por meio de brainstorming, consultas a especialistas e análise de dados históricos. Esse processo abrangente de identificação garante que todos os possíveis riscos sejam reconhecidos e documentados, fornecendo uma base para uma avaliação mais aprofundada.
2. Avalie a probabilidade e o impacto: Avalie a probabilidade de ocorrência de cada risco e seu possível impacto. Essa etapa envolve a pontuação dos riscos com base em sua probabilidade e gravidade, o que ajuda a entender a extensão de seus possíveis efeitos sobre o projeto.
3. Calcule as classificações de risco: Use uma matriz de riscos para combinar as pontuações de probabilidade e impacto em uma classificação geral de riscos. Esse cálculo ajuda a priorizar os riscos, quantificando sua ameaça potencial, permitindo o foco efetivo nos riscos mais críticos.
4. Desenvolver estratégias de mitigação: Formule planos de ação para lidar com os riscos de maior prioridade, incluindo medidas preventivas e planos de contingência. Ao desenvolver essas estratégias, você se prepara para gerenciar os riscos de forma proativa e reduzir seu impacto potencial no projeto.
5. Monitorar e revisar: Acompanhe continuamente os riscos identificados e a eficácia dos esforços de mitigação. Revisões e atualizações regulares garantem que a avaliação de riscos permaneça precisa e relevante, adaptando-se a quaisquer mudanças ou novos riscos que possam surgir.
A matriz de riscos faz parte do programa do APM - uma das melhores certificações pmp.
Exemplo de matriz de risco
A matriz de risco é uma ferramenta padrão em um plano de gerenciamento de risco de projeto e permite que o gerente de projeto e os membros da equipe analisem cada risco, determinando cada evento como de alto, médio ou baixo impacto.
A matriz de riscos pode ser calculada usando diferentes modelos, como 5×5, mas também 3×3 ou 4×4. Uma vez avaliadas a gravidade e a probabilidade de cada risco, é possível priorizar os riscos e se preparar para eles conforme necessário.
Para mostrar um exemplo de matriz de risco aqui, usaremos uma matriz de avaliação de risco 4×4.
A primeira coisa a fazer é identificar o maior número possível de riscos potenciais. Uma sessão de brainstorming com a equipe do projeto é ideal para analisar e identificar os possíveis riscos relacionados ao próprio projeto.
Também é útil organizar esses riscos digitando-os em uma documentação separada. O formulário de avaliação ou o registro de riscos deve ser mais ou menos assim.
Modelo de matriz de risco
| Riscos potenciais | Probabilidade | Impacto/gravidade | Classificação de risco |
| risco a | - | - | - |
| risco b | - | - | - |
| risco c | - | - | - |
| risco d | - | - | - |
Probabilidade / Probabilidade
Em seguida, determine a probabilidade do risco e a escala que você usará. Normalmente, os níveis de probabilidade seguem os níveis da matriz.
Portanto, usar uma matriz 4×4 significa que teremos quatro níveis de risco. A matriz de risco completa é a 5×5. Vamos considerar esses quatro níveis:
- Muito improvável / Improvável
- Possível
- Provável
- Muito provável
| Riscos potenciais | Probabilidade | Impacto/gravidade | Classificação de risco |
| risco a | 4 | - | - |
| risco b | 3 | - | - |
| risco c | 1 | - | - |
| risco d | 3 | - | - |
Impacto / Gravidade
Em seguida, a escala de impacto ou gravidade precisa ser classificada. Nesse caso, também consideraremos quatro níveis.
- Muito baixo / Baixo
- Moderado
- Significativo
- Catastrófico
Observe que essas balanças são totalmente personalizáveis de acordo com suas necessidades e especificações de projeto.
| Riscos potenciais | Probabilidade | Impacto/gravidade | Classificação de risco |
| risco a | 4 | 4 | - |
| risco b | 3 | 4 | - |
| risco c | 1 | 3 | - |
| risco d | 3 | 2 | - |
Calcular a classificação de risco
Em seguida, é hora de calcular a classificação do risco usando a fórmula probabilidade/probabilidade x impacto/severidade. Como estamos trabalhando com uma matriz 4×4, o valor mais alto que obteremos é 16. Esse seria o risco de classificação mais alta.
Esses são os que podem fazer com que o projeto saia dos trilhos, portanto, precisam ser tratados com atenção. Use essas informações para ser preventivo com relação a esse risco.
| Riscos potenciais | Probabilidade | Impacto/gravidade | Classificação de risco |
| risco a | 4 | 4 | 16 |
| risco b | 3 | 4 | 12 |
| risco c | 1 | 3 | 3 |
| risco d | 3 | 2 | 6 |
Matriz de risco final
Portanto, o risco A é o mais perigoso. Os outros também podem ser organizados em diferentes níveis. Por exemplo, nesse caso específico, 1-6 poderia ser baixo, 7-11 médio e 12-16 alto.
Agora todas as informações estão disponíveis e prontas para serem inseridas na matriz. Os riscos serão identificados e brevemente descritos entre os dois eixos. Alguns riscos podem se enquadrar na mesma métrica.
| Impacto / Gravidade | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Probabilidade / Probabilidade | 1 | 2 | 3 | 4 | |
| 4 | risco a (16) | ||||
| 3 | risco d (6) | risco b (12) | |||
| 2 | |||||
| 1 | risco c (3) | ||||
Para personalizar ainda mais, a matriz pode ser codificada por cores, por exemplo, verde para baixo risco e vermelho para alto risco.
Os benefícios de uma matriz de avaliação de riscos
Desenvolver uma avaliação de riscos e, em seguida, os cálculos da matriz é uma etapa essencial que faz parte do trabalho e das funções do gerente de projetos.
É fundamental conhecer seus ativos e saber como lidar com eles e protegê-los. Esse é o principal benefício de uma matriz de avaliação de riscos.
A realização regular de uma avaliação de riscos é a chave para descobrir quais ameaças em potencial podem prejudicar o ciclo de vida do projeto, o que é o benefício número dois.
Entender a probabilidade e a gravidade hipotética das ameaças identificadas. Aqui está a chance de calcular a matriz de riscos. Fazer isso permite a oportunidade de ser proativo em relação aos riscos, em vez de reativo.
A matriz de avaliação de riscos é a ferramenta que permite a implementação de medidas proativas para minimizar o impacto dos riscos do projeto.
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Quais são as desvantagens da matriz de risco?
Aqui estão cinco das desvantagens mais relevantes e comuns do uso de uma matriz de risco:
- Negligência das interdependências: As matrizes de risco geralmente deixam de considerar as interações e dependências entre os diferentes riscos, resultando em uma compreensão incompleta do ambiente geral de risco.
- Subjetividade: A avaliação de riscos geralmente depende de julgamento pessoal, o que pode levar a avaliações inconsistentes e tendenciosas.
- Simplificação excessiva: Os riscos podem ser categorizados de forma muito ampla, perdendo detalhes e nuances importantes que são cruciais para o gerenciamento eficaz de riscos.
- Natureza estática: Uma matriz de riscos fornece um instantâneo do cenário de riscos em um momento específico e não leva em conta as mudanças no decorrer do projeto, tornando-a rapidamente desatualizada.
- Imprecisão: escalas simplificadas podem levar a classificações de risco imprecisas se a probabilidade e o impacto reais não se encaixarem perfeitamente nas categorias predefinidas.
DICA: Uma matriz de risco é um bom recurso para incluir no relatório do seu projeto.
Conclusão
Esse tipo de ferramenta é tanto analógico quanto digital, e o principal benefício é que pode ser usado para gerenciar vários projetos. No entanto, cada projeto enfrenta riscos únicos, e essas questões precisam ser reavaliadas com frequência.
Infelizmente, o uso de uma matriz de risco não resolve todas as questões, mas ajuda a reduzir a probabilidade e o impacto de um problema. Use-a em sua estratégia.
PERGUNTAS FREQUENTES
O que é uma matriz de risco e como ela é usada?
Uma matriz de riscos é uma ferramenta de gerenciamento de projetos usada para avaliar e priorizar os riscos, determinando sua probabilidade e gravidade, o que ajuda a gerenciar e a se preparar para os possíveis riscos.
Como você calcula o risco em uma matriz de risco?
O risco é calculado cruzando-se a probabilidade de ocorrência de um risco com o impacto ou a gravidade que ele pode ter no projeto, caso ocorra.
O que você faz com os resultados da matriz de risco?
Os resultados da matriz de riscos que você obterá serão fundamentais para criar uma resposta ou um plano de ação para responder e mitigar os riscos. Com os dados coletados, será possível criar relatórios e atribuir tarefas de atenuação aos membros da equipe com as melhores habilidades para trabalhar nelas.
É crucial começar abordando os riscos mais bem classificados e continuar monitorando os demais.
O uso dessa ferramenta é uma maneira poderosa de apoiar a equipe de trabalho e atenuar quaisquer problemas que possam impedir o sucesso do projeto.
Quem inventou a matriz de risco?
Há algumas opiniões divergentes sobre as origens do uso da matriz de risco, mas a mais consensual é que ela foi proposta pela primeira vez na Força Aérea dos EUA.
O que é uma pontuação de matriz de risco?
Uma pontuação de matriz de risco é uma métrica usada para prever os aspectos do risco. A pontuação é alcançada ou desenvolvida usando os indicadores na análise.
Como criar uma matriz de risco no Excel?
É possível construir uma matriz de risco no Microsoft Excel criando uma tabela que considere as escalas de probabilidade e gravidade. Adicione rótulos e use as colunas para a gravidade e as linhas para a probabilidade de ocorrência. Certifique-se de que todas as frases e definições usadas sejam aquelas delineadas pela equipe.
Coordene a cor da matriz de riscos para obter uma representação visual melhor e mais fácil de interpretar. Atribua os valores determinados e aplique a fórmula de multiplicação para calcular o risco.
Por que uma matriz de risco é necessária?
Uma matriz de riscos proporciona um conhecimento sólido do ambiente de riscos e do que pode dar errado durante o ciclo de vida do projeto. Os riscos e sua complexidade não param de crescer e evoluir. Em termos simples, você nunca sabe o que o amanhã trará.
Agora, mais do que nunca, as empresas precisam enfrentar os desafios atuais e futuros, identificando, analisando e mitigando os riscos de forma eficiente.
Quais são os 5 elementos do gerenciamento de riscos?
Uma matriz de riscos fornece um conhecimento sólido do ambiente de riscos e do que pode dar errado durante o ciclo de vida do projeto. Os riscos e sua complexidade não param de crescer e evoluir. Em termos simples, nunca se sabe o que acontecerá amanhã. Os cinco elementos do gerenciamento de riscos são: identificação, análise, planejamento, mitigação e monitoramento.
A matriz de risco também é conhecida como?
A matriz de risco também é conhecida como matriz de risco de probabilidade e gravidade.
O que é uma matriz de risco 3×3?
Uma matriz de avaliação de riscos contém um conjunto de valores que determinam a probabilidade e a gravidade de um risco. Uma matriz de risco 3×3 tem 3 níveis de probabilidade e 3 níveis de gravidade.
O que é uma matriz de risco 4×4?
Uma matriz de avaliação de riscos contém um conjunto de valores que determinam a probabilidade e a gravidade de um risco. Uma matriz de risco 4×4 tem 4 níveis de probabilidade e 4 níveis de gravidade.
O que é uma matriz de risco 5×5 e como usá-la?
Uma matriz de risco 5×5 ajuda a avaliar os riscos, observando a probabilidade de eles acontecerem e a gravidade do impacto. Para usá-la, encontre o nível de probabilidade e gravidade de um risco e, em seguida, combine-os na matriz para ver o nível geral de risco.
Como você usa as ferramentas de gerenciamento de riscos?
As ferramentas de gerenciamento de riscos são usadas para identificar, avaliar e priorizar sistematicamente os riscos, desenvolver estratégias de mitigação, monitorar as atividades de gerenciamento de riscos e comunicar as informações sobre riscos às partes interessadas.
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