Projektledning Tidsspårning: Verktyg och insikter

När det gäller att hantera projekt är tidrapportering det absolut bästa sättet att hålla projekten på rätt spår.

Om du i dagens snabba värld inte håller koll på hur mycket tid du och ditt team lägger på olika uppgifter och hur långt ni har kommit, är du förmodligen inte så effektiv som du borde vara och inte alls så lönsam som du skulle kunna vara.

Tidsuppföljning och effektiv tidshantering kan hjälpa dig att uppnå allt detta och mycket mer.

I det här blogginlägget gör vi en djupdykning i vad tidrapportering för projektledning är, fördelarna med tidrapportering och de bästa apparna för tidrapportering för projekt som finns där ute.

Låt oss börja med att diskutera vad spårning av projektledning handlar om.

Letar du efter den bästa programvaran för tidsregistrering för projektledning?

Prova Timeular gratis och bli en av tusentals projektledare som registrerar sin tid med oss!

Prova Timeular gratis

Vad är tidsuppföljning för projektledning?

Tidsuppföljning inom projektledning innebär att man analyserar hur uppgifter och projekt fortskrider, registrerar den tid man lägger på varje uppgift, övervakar och optimerar resursanvändningen och ser till att projekten följer tidsplanen och budgeten.

Enkelt uttryckt säkerställer tidsspårning för projekthantering att teamen förstår hur de använder sin tid. När det görs på ett effektivt sätt kan programvaran för teamsamarbete bidra till att förbättra teamens kommunikation och arbetsflöde och ge insikter som ökar deras produktivitet.

TIP: Regler för tidsredovisning för anställda

Varför ska jag använda tidrapportering i projektledning?

När du hanterar komplexa projekt och inte har något sätt att spåra utgifter och resurser är det mycket lättare att stöta på problem. Det är därför tidsuppföljning är avgörande för projektledning.
Några av anledningarna till att du bör använda tidsuppföljning i projektledning inkluderar:

1. Spåra dina teams effektivitet: Tidsuppföljning för team kan ge en tydlig bild av teamets prestationer. Med hjälp av tidsregistrering kan du identifiera områden som behöver förbättras och uppgifter som helt enkelt kan elimineras. Dessutom får du insikter som du kan använda för att ge feedback och förbättra teamets övergripande effektivitet.
2. Optimera planering och resursallokering: Noggrann tidsrapportering kan hjälpa projektledare som du att förstå hur mycket tid deras team behöver för en viss uppgift eller ett visst projekt. Med den här informationen kan du fördela resurserna mer exakt och se till att rätt teammedlemmar tilldelas rätt uppgifter vid rätt tidpunkt och undvika att överbelasta teamet.
3. Exakta tidsuppskattningar: Genom att utnyttja tidsuppföljningsdata får du reda på hur mycket tid du och ditt team har lagt på liknande projekt eller uppgifter. Med hjälp av dessa data kan du som projektledare göra mer exakta tidsuppskattningar för framtida projekt, vilket förbättrar din projektplanering och schemaläggning.
4. Att hålla deadlines: När du spårar tidsåtgången för olika uppgifter är det lättare att få en överblick över hur ett projekt fortskrider och identifiera potentiella flaskhalsar. Med hjälp av dessa uppgifter kan du ändra kurs om det behövs och se till att projekten slutförs inom de tidsfrister som du har kommit överens om med kunderna.
5. Minska tidsslöseriet och upptäck ineffektivitet: Tidsspårning hjälper till att identifiera aktiviteter och uppgifter som tar för mycket tid och som inte bidrar till projektets positiva resultat. Som projektledare kan du helt enkelt eliminera tidsslöseri och ineffektivitet, vilket bidrar till att effektivisera processer och förbättra teamets övergripande produktivitet.
6. Stöd för beslutsfattande: Genom att spåra tid får du viktiga insikter som kan underlätta din beslutsprocess och i slutändan bidra till projektets framgång. Det hjälper också dig och dina medarbetare att hålla er till projektets mål och deadlines eftersom alla har full insyn i hur projektet utvecklas och hur man resonerar bakom vissa beslut.
7. Fakturerbar tid och fakturering: Noggrann tidrapportering är avgörande för olika typer av projektfakturering. För alla företag som behöver spåra fakturerbar tid säkerställer en programvara för tidrapportering att fakturerbara timmar registreras korrekt, vilket leder till transparent fakturering och en närmare relation med kunderna.
8. Intäkter och kostnader: att säkerställa korrekt debiterbar tid är en smart strategi för att öka intäkterna och minska kostnaderna. Tidsspårning säkerställer att du fångar och fakturerar mer tid, slutar ge bort din tid gratis och underdebitera.

Läs mer: Vad är tidstjuvar och hur identifierar man dem?

Gratis e-bok: Projektledarens handbok om tidrapportering

Få en steg-för-steg-guide till hur du behärskar tidrapportering som projektledare

Ladda ner nu

Hur man spårar tid som läggs på projekt

Det finns flera olika sätt och verktyg för att spåra tid som läggs på projekt. Alla har sina för- och nackdelar, så när du väljer en metod för tidsrapportering är det viktigt att du väljer den som passar dig och ditt team bäst.

Börja med att bedöma teamets storlek, projektets krav och rapporteringsbehov för att hitta den lämpligaste metoden för att spåra tid som läggs på projekt.

Här är några praktiska sätt att följa upp tiden i projekthanteringen:

Automatiserade verktyg för tidrapportering

Automatiserade tidsregistreringsverktyg använder programvara eller appar för att automatiskt registrera tid genom att övervaka aktiviteter på datorer eller mobila enheter.

• De ger de mest exakta metoderna för tidsregistrering och eliminerar risken för mänskliga fel. Tidsregistreringsverktyg registrerar data i realtid, vilket minskar risken för glömda eller felrapporterade timmar.
• En annan fördel är att medarbetarna kan fokusera på sitt arbete utan att behöva registrera och beräkna sin tid manuellt eftersom tidrapporteringen körs i bakgrunden. Den strömlinjeformade tidrapporteringsprocessen sparar värdefull tid och förbättrar produktiviteten, vilket möjliggör effektivare projektledning och resursallokering.
• Programvaran för automatisk tidsregistrering ger detaljerade rapporter och analyser som ger värdefulla insikter om hur tiden fördelas mellan olika projekt, uppgifter och kunder. Med hjälp av dessa data kan du optimera arbetsflöden, identifiera flaskhalsar och fatta välgrundade beslut baserat på den faktiska tidsanvändningen.
• En app för tidsregistrering fungerar perfekt för distansteam eftersom du inte behöver besöka kontoret för att registrera din tid.
• De skickar automatiska påminnelser om tidrapporter så att du inte behöver skicka dem manuellt.

Manuell tidsregistrering

Manuell tidrapportering är en av de traditionella metoderna för att registrera tid i projekt. Manuella tidrapporter innebär att man manuellt registrerar den tid som läggs på varje uppgift med hjälp av t.ex. tidrapportmallar, kalkylblad eller papper och penna.

Trots sitt traditionella tillvägagångssätt ger det möjlighet till viss flexibilitet och anpassning. Det är dock en tidskrävande metod för tidsregistrering som är känslig för mänskliga fel.

Läs också:
Mätning av projektlönsamhet
De bästa mallarna och exemplen för tidshantering

Appar för tidrapporter

En Timesheet-programvara erbjuder team en digital plattform för att spåra och logga sin tid på specifika projekt.

Det ser ut som en bekväm lösning på papperet eftersom det gör det så enkelt att övervaka de anställdas tid. Men det bygger nästan helt - om inte helt - på manuell registrering, vilket kan leda till flera avvikelser i tidrapporteringen.

Programvarulösningar för projekthantering

Flera programvaror för projekthantering har redan inbyggda funktioner för tidrapportering.

Det gör det möjligt för teammedlemmar att spåra tid inom samma plattform där de hanterar uppgifter och projekt.

Det erbjuder också sömlös integration, men kan kräva ytterligare utbildning och installation.

System för in-/utlåsning av klockor

In-/utklockningssystem är en annan enkel och traditionell metod för att registrera arbetstid. Huvudsyftet är att få teamen att logga sina arbetstimmar med hjälp av fysiska stämpelklockor eller digitala system. De används ofta i större team som huvudsakligen arbetar på plats. System med in-/utklockning har dock några betydande nackdelar:

• Att implementera och underhålla system för in- och utlåsning kan vara kostsamt och tidskrävande. Det kräver investeringar i hårdvara (t.ex. stämpelklockor eller biometriska skannrar) och mjukvara, samt löpande underhåll, uppdateringar och felsökning.
• Traditionella system för in-/utstämpling är känsliga för bedrägerier, där en anställd stämplar in/ut för en annan, eller manipulation av tidrapporter. Dessa metoder kan leda till felaktig tidsregistrering och avvikelser i löneutbetalningarna.
• System för in-/utklockning kanske inte är lämpliga för arbetsplatser som tillämpar flexibla arbetsformer som distansarbete eller hybridarbete. De är främst utformade för att spåra fasta arbetstider och kanske inte tar hänsyn till variationer i arbetstider eller platser. Detta kan resultera i ofullständiga eller felaktiga uppgifter.

Biometrisk tidsregistrering

Biometriska tidrapporteringssystem är ett relativt nytt sätt att registrera tid inom projektledning. Det innebär att man använder biometriska data som fingeravtryck eller ansiktsigenkänning för att registrera människors arbetstid.

Även om det ger korrekta och säkra tidsregistreringar väcker de frågor om integritet.

För att tidrapporteringssystemet ska fungera korrekt måste medarbetarna lämna biometriska uppgifter, och det är inte något som alla känner sig bekväma med.

Dessutom kräver ett biometriskt tidrapporteringssystem att biometriska enheter implementeras på plats, t.ex. biometriska klockor.

Sammanfattning

Huvudsyftet med att spåra tidsåtgången i projekt är att samla in korrekta data som kan hjälpa dig att analysera och förbättra projektets effektivitet, hur du fördelar resurser och dina teams övergripande produktivitet.

Det är därför det är så viktigt att välja en tidsregistreringsmetod som är anpassad till projektets krav, teamets storlek och arbetsflöde.

Så innan du väljer en tidsregistreringsmetod bör du ta hänsyn till faktorer som noggrannhet, integrationsmöjligheter och den detaljnivå som behövs för projektledning och rapportering.

När du har valt ut de metoder som bäst passar dina mål kan du prova dig fram och experimentera med olika tekniker och verktyg som kan hjälpa dig att hitta det som passar dig och ditt team bäst.

Gratis e-bok: Projektledarens handbok om tidrapportering

Få en steg-för-steg-guide till hur du behärskar tidrapportering som projektledare

Ladda ner nu

De bästa apparna för tidrapportering för projekt

När det gäller tidsspårning för projektledning finns det flera appar som erbjuder ett effektivt sätt att hantera den tid som läggs på uppgifter och projekt. Här är de 10 bästa apparna för tidsspårning som finns tillgängliga:

1. Timeular

Timeular är den enklaste och mest exakta appen för tidsregistrering av projekt, med ett brett utbud av funktioner som är utformade för att göra projekthanteringen så effektiv och lönsam som möjligt.

Praktiska funktioner som påminnelser, automatiserad spårning, detaljerad rapportering, spårning av ledighet och integrering med populära projekthanteringsverktyg gör det till den självklara tidsregistreringsappen för alla som vill ta projektplanering och resurshantering till en ny nivå.

Proffs

• Budgetöversikt och rapportering: Spåra tid som läggs på projekt och skapa korrekta, omfattande rapporter.
• Kalendervy: Skapa nya aktiviteter genom att dra och släppa dem i kalendern.
• Integrationer: Anslut till Jira, Asana, Toggl och alla andra verktyg du arbetar med.
• Spårning av ledighet: Hantera enkelt alla typer av ledighet för anställda på ett och samma ställe. Spåra betald ledighet, sjukdagar, ledighet i stället för ledighet och mycket mer.
• Kortkommandon på tangentbordet: Växla snabbt mellan olika uppgifter med hjälp av praktiska kortkommandon.
• Automatisk spårning: Se vilka appar, dokument och webbplatser du har använt vid vilken tidpunkt och vad som fanns i din kalender, och lägg sedan till dem i din översikt över tidsregistrering med ett enda klick! Din integritet är skyddad till 100 %: Uppgifterna lagras enbart på din lokala maskin, så ingen annan kan komma åt dem.
• Tidrapporterna fylls i automatiskt, så att du får tid över för mer produktiva uppgifter.
• Skrivbords- och mobilapp: Registrera tid snabbt var du än befinner dig med en mobilapp för iOS och Android
• Fysisk tidmätare: Vänd helt enkelt på Tracker när du vill börja mäta tid för en ny uppgift.
• Användarnas integritet: Användarnas tidsdata är konfidentiella.

Letar du efter den bästa programvaran för tidsregistrering för projektledning?

Prova Timeular gratis och bli en av tusentals projektledare som registrerar sin tid med oss!

Prova Timeular gratis

2. Asana

Asana är ett välkänt och ett av de bästa projekthanteringsverktygen, även känt för sin inbyggda tidsspårningsfunktion.

Asanas tidsregistreringsfunktion är dock mindre robust än andra tidsregistreringsprogram, vilket leder till flera felaktigheter vid spårning av faktureringstimmar, vilket resulterar i förlorade intäkter.

Nackdelar

• Begränsade alternativ för rapportering och analys
• Inkonsekvens i spårningen av faktureringstimmar jämfört med andra verktyg för tidsspårning
• Det är tidskrävande att skapa tidrapporter

Koppla Timeular till Asana för att registrera tid automatiskt

Prova Timeular gratis och gör som tusentals andra projektledare som håller koll på sin tid utan ansträngning

Prova Timeular gratis

3. Basecamp

Basecamp är ett projekthanteringsverktyg som hjälper till att övervaka hur uppgifter och projekt fortskrider. Det gör att du kan integrera med populära verktyg och appar, t.ex. Slack.

Designsystemet ser dock föråldrat ut och användarna har ibland problem med att registrera sin aktivitetsstatus.

Nackdelar

• Föråldrat UX/UI-designsystem
• Avsaknad av spårning och meddelanden i realtid
• Enstaka problem vid nedladdning i mobilappen

Läs också: Tidsregistrering med Basecamp

4. Xero

Xero är en programvara för automatisering av uppgifter för revisorer som har funktioner för tidsspårning, så att du kan spåra fakturerbara timmar och integrera dem i ditt faktureringssystem.

Vissa faktureringsfunktioner är dock inte intuitiva och eller användarvänliga. Du kan till exempel inte ställa in manuella återkommande betalningar.

Läs också: Xero tidsspårning

Nackdelar

• Tidsregistreringsfunktioner är endast tillgängliga i två av de tre abonnemangen
• Projektledare får inte tilldela flera medarbetare samma uppgift
• Funktionen för att spåra fakturerbara timmar är inte lika robust som i andra projekthanteringsverktyg

Det kan vara användbart: Gratis mallar för tidrapporter för fakturering

5. BambooHR

BambooHR är ett molnbaserat verktyg för hantering av personalresurser.

Den största fördelen med BambooHR är att du enkelt kan effektivisera onboardingprocessen för nyanställda och effektivt hantera anställdas information, till exempel ersättningsfrågor.

BambooHR:s personalfunktioner är dock mycket fokuserade på USA-baserade anställda. Om du behöver hantera olika team i flera länder kan andra hanteringsverktyg förutom BambooHR erbjuda bättre projekthanteringsintegration.

Nackdelar

• Saknar funktioner för schemaläggning av anställda
• Rapportering av inkonsekvenser
• Begränsade anpassningsmöjligheter för team utanför USA

Spåra tid som tilldelats varje kund, projekt och aktivitet för att uppskatta din arbetsbelastning

Prova Timeular gratis och gör som tusentals andra projektledare som håller koll på sin tid utan ansträngning

Prova Timeular gratis

6. Hubstaff

Hubstaff, ett bra Harvest-alternativ, är en app för övervakning av anställda. Den erbjuder funktioner som GPS-spårning, aktivitetsövervakning och produktivitetsanalys, vilket kan vara till hjälp för företag som kräver detaljerad aktivitetsövervakning.

Men om du bryr dig om anställdas integritet är Hubstaff förmodligen inte den bästa tidsregistreringsappen för ditt team eftersom den tillhandahåller skärmdumpfunktioner som kan övervaka enhetsaktivitet.

Nackdelar

• Komplex installation och stor inlärningskurva
• Begränsade integrationsoptioner
• Oro för den personliga integriteten
• Kräver internetuppkoppling för korrekt spårning

Läs också: Topp Hubstaff-alternativ

7. Wrike

Listad i de bästa fjärrtidsspårarna för anställda, Wrike låter dig logga fakturerbara timmar och skapa exakta tidtabeller. Du kan dock inte spåra tid automatiskt med Wrike. Du måste starta timern manuellt när du vill spåra tid som spenderas på en uppgift.

Om du glömmer att stänga av timern efter att ha slutfört en uppgift blir dina tidsregistreringsdata felaktiga, vilket leder till betydande problem när du skickar in fakturerbara timmar till kunder.

Nackdelar

• Avsaknad av automatisk tidrapportering
• Rapportering av inkonsekvenser
• Gränssnittet är inte användarvänligt

TIPS: Slösa inte tid med manuell tidsspårning. Ta reda på hur denna Wrike-tidsspårningsintegration ökar din produktivitet.

8. Jira

Jira Time Tracking System är ett populärt val bland ingenjörs- och mjukvaruutvecklingsteam för uppgiftshantering och övervakning av projektförlopp. Tidsspårning är en ytterligare funktion.

Men om du inte är en del av ett utvecklingsteam som använder Jira varje dag kommer du förmodligen inte att gilla det komplexa gränssnittet.

Nackdelar

• Komplex installation och brant inlärningskurva för icke-tekniska användare
• Samarbetsfunktionerna är ganska begränsade
• Tillfälliga problem med laddningstider

9. Toggl

Toggl projekthanteringsapp kan användas för realtidsspårning, hantering av tidtabeller och omfattande rapportering. Och av dessa skäl anses det vara en av de bästa tidsspårarna.

Nackdelar

• Gratisversion med begränsad funktionalitet
• Saknar avancerad projektledningsförmåga
• Tillfälliga problem med synkronisering

10. Skörd

Harvest är känt för att vara ett mycket mångsidigt program för tidsregistrering som låter dig registrera tid, generera fakturor och registrera projektutgifter, vilket gör det till ett pålitligt alternativ till Time Doctor.

Men precis som med Toggl är det en större utmaning att lära sig att hålla koll på tiden och skapa fakturor i Harvest än vad det kan verka vid första anblicken.

Nackdelar

• Brant inlärningskurva
• Anpassningsmöjligheterna för fakturering är begränsade
• Valmöjligheterna för integration är begränsade

Tidsuppföljning av projekt: nyckeln till framgångsrik projektledning

Tidrapportering är den mest välkända hemligheten bakom effektiv projektledning. Det är det enklaste sättet att kontrollera hur projektet fortskrider och se till att du och ditt team är på rätt spår. Om något inte fungerar får du veta det direkt och du kan ändra kurs så att inget faller mellan stolarna.

Om du är redo att börja spåra din tid och förbättra din produktivitet ska du kolla in Timeular tidsspårningsapp. Oavsett om du leder ett team på jobbet eller arbetar med dina projekt hjälper Timeular dig att se till att alla uppgifter blir gjorda och att alla vet vad de ska göra och när.

Ta det första steget idag och upptäck hur tidrapportering för projekthantering kan förbättra dina projektledaregenskaper och göra dig mer produktiv.

Läs också: Vad är spårning av projektledning?

VANLIGA FRÅGOR